淺談如何提高醫(yī)院基建檔案的完整性

文/肇慶市皮膚病醫(yī)院 林俊達

一套完整的基建檔案應該包含的內容有：該工程的規(guī)劃文件、設計圖紙、施工資料、驗收資料等文書類、文件類、圖紙類、電子類資料?；n案能夠給醫(yī)院地上地下工程規(guī)劃和設計工作提供歷史依據(jù)和現(xiàn)實條件。其質量高低及完整性程度直接影響到醫(yī)院后續(xù)建設、改造的效率和成本。同時，基建檔案還能夠給經濟糾紛、責任歸屬、產權查證以及科學研究提供具備法律效力的依據(jù)。

一、醫(yī)院基建檔案完整性的不利因素

（一）基建項目周期長。隨著新醫(yī)改的深入推進，國家對醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的投入持續(xù)增長。各大醫(yī)院基礎建設項目開展如火如荼。醫(yī)院基建項目一般設計復雜，建設周期較長?；ńㄔO環(huán)節(jié)包括前期勘探、項目立項、建設審批、項目施工、工程驗收、交付使用等。每一個環(huán)節(jié)都會產生很多的程序及手續(xù)工程資料，但這些資料在建設周期中往往經常使用，醫(yī)院基建部門只能等待工程竣工驗收后才得以統(tǒng)一歸檔。由于建設周期長、環(huán)節(jié)多，很多工程資料在此過程中發(fā)生丟失；有的項目設計變更較多，但變更通知單數(shù)量和竣工圖修改標注并不一致。這些情況都造成了醫(yī)院基建檔案的不完整。

（二）基建檔案收集難。及時、全面的收集工程建設資料是保證醫(yī)院基建檔案完整性的關鍵一步，但由于醫(yī)院基建項目牽涉單位多、涉及內容繁雜、時間跨度大，這一步也是最瑣碎、最麻煩，也是最難以保證質量的一步。項目工程建設過程中，建設方、施工方、監(jiān)理方、業(yè)主方都牽扯其中。項目工程建設完畢后，建筑公司、監(jiān)理公司轉赴下一個項目，許多重要基建資料無法重補，為以后基建項目的維修、測評帶來不便。比如在實際工作中，有的工程原材料缺少出廠證明及質檢認定書，但由于原始資料收集不完整，后期施工方撤離項目部，資料很難補齊，嚴重影響檔案的完整性。

（三）檔案資料缺少原件。項目資料原件是保證基建檔案原始性的關鍵。任何資料復印件，其法律效果和存檔效果都不及原件。但是在醫(yī)院基建項目建設過程中，施工單位往往將工程資料原件留作自用，而將復印件交給醫(yī)院基建部門留作存檔。且工程內業(yè)資料由于沒有醫(yī)院基建部門工作人員的參與，在其收集過程中存在無人負責的胡亂狀況，增加了醫(yī)院基建檔案的不完整性。

二、提高醫(yī)院基建檔案完整性的措施

（一）健全基建項目歸檔制度，厘清歸檔責任。醫(yī)院基建檔案不僅有助于項目盡快交付使用，對之后的改建擴建也是意義重大。為了確保檔案的完整性，醫(yī)院需建立健全基建項目歸檔制度，并厘清施工單位、監(jiān)理單位等建設各方的檔案歸檔責任，明確歸檔期限、范圍和具體要求，約定違約責任。如果醫(yī)院基建項目較大，建設周期跨兩個及以上的年度，則有必要要求施工及監(jiān)理單位配備專職的檔案聯(lián)絡員，以便催交歸檔資料，提高檔案完整性。

（二）提高醫(yī)院檔案員建設參與程度，劃分歸檔時間段。根據(jù)基建項目的建設周期和施工特點，劃分工程資料歸檔階段。明確每個階段應收集的歸檔資料，以及歸檔資料應達到的標準。概括來說，每一個立項的醫(yī)院基建項目建設階段分為：準備階段、設計階段、施工/監(jiān)理階段、竣工驗收階段、交付使用階段，每個階段都會產生很多具有保存價值的資料和文件。如住院樓工程項目，除了土建、水電、照明、消防、通訊、信息系統(tǒng)等之外，還需要中心供氧、負壓、對講等設備帶系統(tǒng)。因此，在每個階段的檔案收集階段，檔案與安寧都需要根據(jù)工程進展和使用功能確定資料收集范圍及目錄，以便在最后的匯總時查缺補漏。

待全部工程竣工驗收時，醫(yī)院基建部門要對全階段的資料逐項收集，缺失資料在交付使用前及時催促責任單位辦理；對于不符合標準的歸檔資料退回原單位并限期保質保量完成。

（三）提高基建檔案的數(shù)字化程度。由于許多工程資料在建設過程中經常使用到原件，而這些原件往往不能完好地保存至工程竣工交付。因此，提高歸檔資料的數(shù)字化程度可以很好地解決這一問題。施工、監(jiān)理等單位需要留存原件，但保存價值較高的歸檔資料可以事先在醫(yī)院基建部門通過掃描、拍照等技術轉化為數(shù)字檔案，也可要求設計單位在交付施工檔案時提供電子檔案。檔案數(shù)字化也是醫(yī)院基建檔案的一個大趨勢，因為數(shù)字化的檔案易保存、方便查找、系統(tǒng)化強。

除此以外，醫(yī)院基建項目檔案員的素質和業(yè)務水平高低，也直接決定了檔案的完整性程度。醫(yī)院基建檔案員應提高對此項工作重要性的認識，切實履行職責，發(fā)揮基建資料收集和歸檔工作的積極性和能動性。檔案員與各建設參與單位的協(xié)調程度對資料的完整性影響也很大。檔案員的審核是完整基建檔案的第一關，也是關鍵一關。同時，基建檔案員還要不斷學習檔案管理新知識、新技術，更好地把各種現(xiàn)代化手段運用到醫(yī)院基建檔案資料管理中去。

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