強化醫(yī)院管理職能與加快檔案業(yè)務建設步伐的思考

文/山東省德州市市立醫(yī)院　張俊雙

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強化醫(yī)院管理職能與加快檔案業(yè)務建設步伐的思考

文/山東省德州市市立醫(yī)院張俊雙

【摘要】面對日益深化的醫(yī)療制度改革、人事制度改革、產(chǎn)權制度改革，從醫(yī)院工作性質入手，服務于醫(yī)療、科研、教學工作，強化醫(yī)院檔案工作的管理職能，開發(fā)檔案信息資源，是目前醫(yī)院檔案工作的新任務。本文圍繞醫(yī)院管理職能及檔案業(yè)務建設相關論點展開探討。醫(yī)院檔案的特殊性和重要性，使得其管理工作成為醫(yī)院管理工作中不可或缺的重要組成部分，在醫(yī)院管理中具有重要意義。

【關鍵詞】檔案管理；制度；作用；專業(yè)

醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院管理的基礎工作，需要適應醫(yī)改政策的要求，面對日益深化的醫(yī)療制度改革、人事制度改革、產(chǎn)權制度改革，從醫(yī)院工作性質入手，服務于醫(yī)療、科研、教學工作，強化醫(yī)院檔案工作的管理職能，開發(fā)檔案信息資源，是目前醫(yī)院檔案工作的新任務?，F(xiàn)就如何做好醫(yī)院管理，加快檔案業(yè)務建設談幾點粗淺的看法：

一、完善檔案管理制度，充分發(fā)揮檔案的作用

在醫(yī)院檔案管理的過程中，檔案管理者要完善檔案管理制度，從法律、制度上規(guī)范檔案的程序，歸檔、利用及保管、保護，以及促進醫(yī)院檔案的有效利用。隨著醫(yī)院改革的不斷深入，把落實各項規(guī)章制度作為加強檔案管理的基礎性工作來抓。同時，檔案管理人員要注意檔案的編研與檢索工具的使用，發(fā)揮大事記、組織沿革、科研成果、專題目錄、設備介紹、基礎數(shù)字匯編等編研教材，在醫(yī)院整個工作中的作用，使其創(chuàng)造更大的經(jīng)濟和社會效益。醫(yī)院檔案室藏的目的就是為了開發(fā)利用檔案信息的資源，為醫(yī)院的各項工作服務，同時醫(yī)院檔案部門要積極主動地與有關科室搞好配合，增強檔案室的服務功能，使醫(yī)院檔案工作更加規(guī)范。

二、夯實檔案業(yè)務基礎，提高醫(yī)務人員的檔案意識

醫(yī)院檔案的形成是歷史的記錄，是醫(yī)院在發(fā)展過程中積累的寶貴財富。檔案管理人員應具備較高的、相應的專業(yè)知識，熟悉與檔案工作相關的文化、理論。各科室領導要高度重視在工作中形成的檔案資料，安排專人負責整理，抓好檔案源頭質量。只有全體人員檔案素質的提高，才能更好的促進醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展，促進全院整體工作的提升。一是要把檔案材料收集納入到平時醫(yī)療業(yè)務活動中。積極做好各專業(yè)、各種學術活動的檔案材料的收集歸檔工作，防止檔案材料損壞或丟失。二是充分利用各種專業(yè)會議進行宣傳。如檔案工作會、學術講座會、科研成果鑒定會議等。參加會議的人員大多是各科室的負責同志。這些以組織名義召開的各種會議有一定的行政約束力和號召力，可以充分利用各種會議宣傳提高醫(yī)務人員的檔案意識。三是搞好醫(yī)院檔案材料的整理工作，提高案卷質量。將全院分散保管的文書文件、病歷、科研、教學、基建、財務、設備等案卷集中起來，統(tǒng)一保管和使用。

近年來，醫(yī)院還經(jīng)常組織檔案專、兼職人員參加上級檔案部門舉辦的專業(yè)知識培訓班，提高了檔案專業(yè)管理隊伍素質，為各科室都配備了檔案工作管理員，指導和推進醫(yī)院檔案工作規(guī)范化進程中發(fā)揮了重要的作用。此外，還多次由院辦主任牽頭召開的相關科主任、檔案專、兼職人員專題會議，總結檔案工作經(jīng)驗，介紹近期檔案工作動態(tài)，組織檔案人員參觀兄弟單位的先進經(jīng)驗，不斷開闊眼界、解放思想、取長補短、共同提高。

三、創(chuàng)新管理方式，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化

醫(yī)院檔案工作是醫(yī)療活動的重要依據(jù)，是醫(yī)院管理中的重要組成部分，同時也是醫(yī)院科學研究的基礎，是醫(yī)院進行宣傳教育的生動資料。醫(yī)院檔案管理標準化需要先進設備的配置，檔案室必須改進管理方法。第一，以現(xiàn)代化的計算機技術為手段，檔案信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、發(fā)布、利用以及數(shù)字管理全過程。這種新的管理方式把檔案人員從繁瑣的手工立卷程序中解放出來，降低了勞動強度，提高了工作效率，準確率高，檢索方便。第二，檔案管理要系統(tǒng)化、科學化。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，和其他文獻管理系統(tǒng)之間有著千絲萬縷的聯(lián)系，并正在向網(wǎng)格化方向發(fā)展。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調，使得全院檔案信息資源得以共享。

四、發(fā)揮醫(yī)院檔案信息作用，為領導決策做好服務

醫(yī)院檔案主要是大力開發(fā)和利用檔案資源，充分發(fā)揮信息資源的作用，使之更好地推進醫(yī)學教研管理工作的快速發(fā)展。一是想領導所想；醫(yī)院決策的形勢總有一定的醞釀過程，包括深入調查研究、周密論證、廣泛征求意見等。檔案工作人員應善于把握領導決策規(guī)律，從工作的大局出發(fā)，與領導思維同步，隨時捕捉領導最關心、最急切需要解決的問題信息，快速準確地提供對決策有利用價值的檔案信息，拓寬決策視野，完善決策思慮，堅定決策信心。二是要加強與醫(yī)院各科室的聯(lián)系，及時了解醫(yī)院各項工作的需求，緊緊圍繞醫(yī)院當前或長遠的醫(yī)療技術發(fā)展、科研活動及各項管理的實際需要，潛心研究，為科室提供相關問題的解決方案、途徑和有關數(shù)據(jù)，提出決策建議，幫助科室解難釋疑，理清思路，科學決策，充分發(fā)揮檔案的智囊和憑證參考作用。