做好高校文書檔案工作的幾點思考

文/廈門海洋職業(yè)技術學院 葉麗群

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做好高校文書檔案工作的幾點思考

文/廈門海洋職業(yè)技術學院 葉麗群

【摘要】高校文書檔案是高校檔案的來源,做好文書檔案工作是做好學校檔案工作的基礎，對于這項工作來說，領導重視是做好文書檔案工作的前提；健全、合理的規(guī)章制度得到有效執(zhí)行是做好文書檔案工作的基礎；檔案管理人員的能力與責任心是做好文書檔案工作的關鍵；與時俱進，運用現(xiàn)代化信息技術是提高文書檔案工作的保證。

【關鍵詞】高校；文書檔案；思考

檔案工作是高校管理工作的重要組成部分,是辦好學校的重要基礎,是衡量一所學校管理水平的重要標志,是維護學校歷史真實面貌的重要工作,更是教學、科研及管理的重要記錄。文書檔案是高校檔案的來源,做好文書檔案工作是做好學校檔案工作的基礎。筆者僅以一名普通高校檔案工作者的工作實踐和經(jīng)驗，談談對高校文書檔案工作的幾點粗淺認識。

一、領導重視是做好文書檔案工作的前提

檔案管理工作在高校管理工作中一般處于非主流地位，對于這樣一個非主流地位的工作，從學校領導到廣大教職員工，在思想上都沒能引起足夠重視，特別是沒能得到領導層的關注與支持。眾所周知，很多工作若沒有單位高層的支持將難以獲取必要的資源推進，從而影響到工作的開展。檔案工作者要以一種積極主動的態(tài)度來改善此種狀況，可以通過把編制好的《學校年鑒》《學校大事記》及學校其他重要統(tǒng)計數(shù)據(jù)等提煉匯編，在確保數(shù)據(jù)簡明、可靠、準確的前提下，給校級領導人手一份，為他們的決策提供參考；還可將檔案利用效果顯著、特別是對學校聲譽有正面影響的檔案利用實例匯編成冊，提供給校級領導，讓他們了解檔案的重要作用；此外，還可從照片檔案入手，將領導在視察、指導、調(diào)研等主要公事活動中拍攝的照片提供給他們，等等。通過多渠道、多角度讓學校領導層了解檔案工作，增強他們的檔案意識，引起他們對檔案工作的重視。一旦校領導重視檔案工作，他們首先會身體力行，以身作則，如外出開會具有保存價值的材料、信函等，他們會主動交給辦公室兼職檔案員存檔，而這些材料往往收集不易，且非常具有存檔意義。其次，對于檔案人員、經(jīng)費、設備投入等方面，他們也能理解與支持。最后，在檔案制度化、規(guī)范化的建設上，他們也能給予一些全局性的建議，這樣，檔案工作才能進入良性循環(huán)。

二、健全、合理的規(guī)章制度得到有效執(zhí)行是做好文書檔案工作的基礎

在國家出臺的各種規(guī)章制度的前提和基礎上，根據(jù)學校的具體情況，按照完整、準確、安全、實用的基本要求，制定出確實可行的，具有約束力和可操作性的管理辦法和獎懲制度。比如，我校于2000年建立了船員教育和培訓質(zhì)量體系并通過質(zhì)量體系審核認證（ISO90001），通過內(nèi)外部審核，加強對工作過程和質(zhì)量的監(jiān)控，秉承“有行為有記錄、無記錄無行為”原則，制定了切實可行的《公文管理規(guī)定》，明確了公文的種類、格式、收發(fā)文辦理、行文程序以及電子公文的管理及歸檔要求；制定了《文書檔案歸檔范圍及保管期限表》，明確了各部門文書檔案的歸檔內(nèi)容和保管范圍；制定了文書檔案的《歸檔文件整理實施細則》，明確了歸檔文書檔案的具體操作方法和細節(jié)。通過質(zhì)量體系校內(nèi)互審和校外審核的長效監(jiān)督機制，不斷提高制度的可行性和實用性。此外，由于檔案管理的專業(yè)性較強，且與大部分學校的業(yè)務沒有直接聯(lián)系，檔案館人員沒有提高專業(yè)素養(yǎng)的內(nèi)部渠道，因此，還應該注重智力投資，建立健全的在職教育培訓制度，為檔案工作者提供各類相關的培訓與再教育平臺。比如，可以在相關的制度和辦法中，明確規(guī)定檔案工作者要參加接受上級檔案管理部門的專業(yè)培訓，每種培訓要保證多少個課時，如果沒有完成有什么懲罰性措施等等。

三、檔案管理人員的能力與責任心是做好文書檔案工作的關鍵

眾所周知，人的因素是一切工作成敗的關鍵。檔案工作者要對檔案工作有職業(yè)認同感，熱愛檔案工作，腳踏實地，切實負起工作責任。要想做好文書檔案工作，檔案管理人員的能力與責任心尤為重要，在實際工作中應該做到以下幾點:

（一）勤于與辦公文書人員和信息技術員溝通，互相學習。辦公文書與文書檔案既相對獨立又密切聯(lián)系。辦公文書是文書檔案的基礎和前提條件，文書檔案是辦公文書的歸宿。辦公文書質(zhì)量的高低直接決定著文書檔案質(zhì)量的好壞。因此，檔案管理員應積極主動向辦公文書人員學習公文寫作基礎知識，了解文件格式、字體是否符合規(guī)范等基本知識；學習來文流轉(zhuǎn)程序。而辦公文書人員也應該學習文書檔案歸檔的一些基本要求，比如，字跡要符合耐久性原則等，文件完整包括哪些方面才符合歸檔要求等。此外，在現(xiàn)代文件一體化管理系統(tǒng)背景下，檔案管理員還應與信息技術員多溝通，將平時工作中使用軟件的體會與不斷出現(xiàn)的新要求與信息技術員分享，讓他們不斷改進系統(tǒng)功能，使之能更加有效地提高工作。優(yōu)秀的文書檔案管理員應該是集文書管理人員、檔案管理人員和信息技術人員為一體的綜合人才。

（二）做有心人，注重細節(jié)，切實提高歸檔文件利用價值。要想工作做得比別人好，就要比別人更用心，更注重細節(jié)。細節(jié)做得好，往往能為整個工作質(zhì)量起到點睛作用。根據(jù)近幾年我校文書檔案查檔利用的實踐來看，許多行文“有請示無批復”，而查檔者往往更需要“批復”，沒有批復結(jié)果的文件即使轉(zhuǎn)化成了檔案也會導致利用效果不佳。對此，我們將所有請示文都反饋回經(jīng)辦部門，要求他們落實結(jié)果。有請示無結(jié)果的，要求經(jīng)辦部門在文件上寫明情況并加蓋部門公章；有請示有結(jié)果的，要求附上批復文件或其它形式的批復結(jié)果。這樣做即使時間久遠，也能有據(jù)可查。而要想做到這么詳細，需要檔案管理員具有高度的責任心，才能辦得到。一旦辦到，就是工作亮點，是工作責任心的體現(xiàn)。

（三）做好平時收集、統(tǒng)計工作，全面提高工作效率。檔案工作者要注重材料的平時收集。應特別注意新業(yè)務資料的收集。這就要求我們的工作方式不應該是默默無聞地坐等，而是要主動走出去，勤于與各部門兼職檔案員溝通，了解各部門的工作新思路，新動向，做到心中有數(shù)。只有主動出擊，才有可能收集齊全、完整的材料，提高檔案收集質(zhì)量，為后期的整理、統(tǒng)計、編研和利用提供依據(jù)。比如我校之前與臺灣海洋學院合作辦了“閩臺交流”的新業(yè)務，檔案部門與教務處負責這項工作的同事就這一新事務的歸檔提前做了溝通，收到了良好的效果；對于平時在報紙上看到有關我校的新聞報道等材料也隨時收集；對于學校的大事記，各類表彰也是按照“隨時記”的方式進行記錄，在新的文書檔案以“件”為單位的大背景下，我們做到一事一辦，化繁為簡，不僅將原來集中到第二年年初的大歸檔工作分解到平時完成，而且基本能做到數(shù)據(jù)、資料最新最全，大大提高了查檔利用率。

四、與時俱進，運用現(xiàn)代化信息技術是提高文書檔案工作的保證

隨著計算機技術的發(fā)展及辦公自動化系統(tǒng)的應用，高校檔案的信息化工作也進入了快速發(fā)展的時期——文件檔案一體化管理。檔案管理運用現(xiàn)代化的手段——檔案管理軟件，旨在“簡化整理，深化檢索，重在利用”，它使得檔案工作人員從傳統(tǒng)的“信息保管者”轉(zhuǎn)變?yōu)椤靶畔㈤_發(fā)者”和“信息傳播者”。實現(xiàn)文件檔案一體化管理，既方便快捷又事半功倍，能大大提高工作效率。

（一）統(tǒng)籌考慮系統(tǒng)對接，積極提出用戶需求。實行文檔一體化管理，要將檔案管理系統(tǒng)納入辦公自動化系統(tǒng)中統(tǒng)籌考慮。在設計辦公自動化系統(tǒng)時，檔案部門要提前介入，積極向系統(tǒng)開發(fā)人員提用戶需求，使之功能符合本校工作的實際需要，不僅能使辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理軟件轉(zhuǎn)換、對接，而且要有利于實現(xiàn)文書工作與檔案工作的全過程管理。比如，系統(tǒng)要滿足文書處理人員在辦公自動化系統(tǒng)中完成文件流轉(zhuǎn)后，檔案管理員只需要使用“轉(zhuǎn)換”類的功能，就能輕松將文件轉(zhuǎn)到檔案管理系統(tǒng)中并選擇所需要文件進行歸檔，滿足隨時歸檔的要求。在使用檔案時，只需按指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查詢到需要的信息，瀏覽訪問所需要的內(nèi)容等。

（二）確保電子文件安全，實行雙套歸檔，多處拷貝制度。實際工作中，我們難免會碰到電子文件在運行過程中數(shù)據(jù)丟失，受網(wǎng)絡病毒侵害等情況。所以辦公自動化環(huán)境下文檔一體化管理的重點就是要確保數(shù)據(jù)安全。一是要靠系統(tǒng)完善的軟硬件功能設計為基礎，運用加密技術、防火墻技術、計算機病毒防治技術等，確保系統(tǒng)安全的功能完備性。二是要加強管理人員的安全意識，規(guī)范操作，精心維護，并建立身份認證，設定用戶權限等措施。三是在電子文件的法律效力還存在爭議的今天，還要打印一套紙質(zhì)的文件存檔，以防數(shù)據(jù)丟失，做好雙套制歸檔。我們應當謹慎對待電子文件，運用先進電子設備，多套備份，以防萬一。

高校文書檔案管理工作是一項專業(yè)性強的工作，要想做好這項工作，領導重視是做好文書檔案工作的前提；健全、合理的規(guī)章制度得到有效執(zhí)行是做好文書檔案工作的基礎；檔案管理人員的能力與責任心是做好文書檔案工作的關鍵；與時俱進，運用現(xiàn)代化信息技術是提高文書檔案工作的保證。

參考文獻：

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[2]杜建民.淺談辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理的特點和建議.水利規(guī)劃與設計，2014（9）