淺淡房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀

張瑩

[摘要]建立完善的房地產(chǎn)檔案管理能為百姓提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速健康發(fā)展。本文著重探討房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀及措施，以供參考。

[關(guān)鍵詞]房地產(chǎn)檔案；管理；現(xiàn)狀 文章編號(hào)：2095-4085（2015）08-0135-02

加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理需要在制定和完善房地產(chǎn)權(quán)屬檔案專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的信息化管理，加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)和培訓(xùn)工作。針對(duì)目前房地產(chǎn)檔案管理狀況，應(yīng)采取有效措施，使房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理有法可依、有章可循。

1.房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1房地產(chǎn)檔案管理理論

房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣、房屋動(dòng)拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動(dòng)中，經(jīng)過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質(zhì)軟盤等各種載體內(nèi)容的文件材料。房地產(chǎn)檔案形成后，房地產(chǎn)的買賣、交換、繼承、贈(zèng)與、分析等權(quán)屬變更不斷發(fā)生，房屋的拆遷、翻改、擴(kuò)建等現(xiàn)狀處于不斷的轉(zhuǎn)移和變更之中，必須不斷地補(bǔ)充新材料，才能確保房地產(chǎn)檔案的真實(shí)性和連續(xù)性。

1.2房地產(chǎn)檔案收集

房地產(chǎn)檔案的收集，是檔案管理工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，是不可缺少的重要環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)需注意以下幾個(gè)方面：

（1）收集過程中，要確保每次產(chǎn)權(quán)登記、變更和涉及產(chǎn)權(quán)活動(dòng)的產(chǎn)權(quán)文件材料完整、準(zhǔn)確、詳實(shí)，力求文件材料的形式、規(guī)格、各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到高度統(tǒng)一。

（2）凡屬歸檔范圍內(nèi)各種形式產(chǎn)權(quán)文件材料都要收集齊全，收集范圍包括：產(chǎn)權(quán)來源、產(chǎn)權(quán)登記以及產(chǎn)權(quán)變更的證明、證件，房屋及其使用土地權(quán)屬界定位置圖，反映測繪工作的圖紙、報(bào)告，反映基建拆遷審批工作的文件材料等。

（3）歸檔時(shí)間要根據(jù)房地產(chǎn)文件材料形成過程的特點(diǎn)來確定。

1.3房地產(chǎn)檔案整理

房地產(chǎn)檔案整理就是把收集到的各種材料進(jìn)行分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化、條理化，其內(nèi)容主要包括檔案的分類、立卷、案卷的排列和案卷目錄的編制，包括檔案的排列上架等；在分類和組卷中必須要做到分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、劃定保管期限準(zhǔn)確等。分類以后，還需要對(duì)每一類別的檔案材料進(jìn)行立卷，立卷工作的內(nèi)容包括卷內(nèi)文件材料的排列與編號(hào)，填寫卷內(nèi)文件目錄、填制案卷封面和案卷裝訂等工作。

2.房地產(chǎn)檔案管理中存在的問題

2.1現(xiàn)行文件過于籠統(tǒng)，缺乏操作性

在實(shí)際工作中，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的依據(jù)為2001年建設(shè)部頒布的《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》。該辦法從房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的收集、整理和利用等幾個(gè)方面對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理工作進(jìn)行了規(guī)定，但只限于宏觀層面，缺乏對(duì)具體工作的指導(dǎo)。目前的實(shí)際工作情況是，服務(wù)中心窗口受理業(yè)務(wù)時(shí)收什么材料，檔案室就存什么材料，對(duì)于檔案材料是否齊全、是否規(guī)范、是否準(zhǔn)確，還缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

2.2保管期限不明確

《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》規(guī)定：房地產(chǎn)權(quán)屬檔案應(yīng)以單元建檔，以房地產(chǎn)權(quán)利人為全宗立卷。但在實(shí)際工作中是以房號(hào)為單元建檔，將權(quán)利人的所有權(quán)登記檔案、所有權(quán)轉(zhuǎn)移登記檔案、他項(xiàng)權(quán)登記檔案、他項(xiàng)權(quán)注銷登記檔案都集中在一起，合并組成一卷。由于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案保管期限的不明確，無法開展鑒定、銷毀工作。因此，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案出現(xiàn)了有增無減的現(xiàn)象，必將導(dǎo)致檔案庫房空間的資源短缺。

2.3檔案管理專用軟件不能滿足工作需要

在提高房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化水平的工作中需要注意兩個(gè)問題：一是房地產(chǎn)權(quán)屬紙質(zhì)檔案和電子檔案內(nèi)容要一致。由于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案處于不斷的轉(zhuǎn)移和變更之中，具有極強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，因此房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的最新電子信息始終要與房產(chǎn)現(xiàn)狀一致，并不斷補(bǔ)充、更新材料，自始至終反映房屋產(chǎn)權(quán)的現(xiàn)實(shí)情況，這就要求房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理專用軟件能使新、舊數(shù)據(jù)統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)無縫鏈接。二是檔案管理軟件要統(tǒng)一，不能因業(yè)務(wù)不同而使用不同的管理軟件。由于歷史原因，不同業(yè)務(wù)往往由不同的部門負(fù)責(zé)，這就造成在房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化初期各部門使用了不同的檔案管理軟件，致使在實(shí)際工作中存在著檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)分散、查詢繁瑣、數(shù)據(jù)易丟失等問題。因此，研發(fā)適合房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的專用軟件，提高房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化管理水平，勢在必行。

2.4對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)不到位

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的內(nèi)容和管理方法具有不同于其他檔案工作的專業(yè)性。這就使得房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理人員既要具有一定的檔案管理知識(shí)，又要了解一些測繪、法律等相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，還要懂得每一類權(quán)屬登記流程中要形成的文件材料。因此，針對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作是非常重要的，但現(xiàn)實(shí)情況卻是這方面培訓(xùn)工作不到位。

3.解決檔案管理問題的措施

3.1制定切實(shí)可行的檔案管理規(guī)范

一方面要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和研究，結(jié)合實(shí)際工作不斷創(chuàng)新；另一方面，相關(guān)的行政主管部門應(yīng)積極協(xié)調(diào)有關(guān)部門盡快制定出房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理實(shí)施辦法，并出臺(tái)操作性強(qiáng)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。規(guī)范應(yīng)包括具體每項(xiàng)業(yè)務(wù)所需文件的歸檔范圍、文件材料的具體規(guī)格、保管期限、鑒定銷毀制度等內(nèi)容，以便于檔案工作人員在實(shí)際工作中參照?qǐng)?zhí)行，在接收檔案時(shí)有據(jù)可查，確保房地產(chǎn)權(quán)屬檔案收集齊全、整理規(guī)范。

3.2實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化是現(xiàn)代房地產(chǎn)檔案管理的主要趨勢。由于這是一項(xiàng)技術(shù)活，管理人員需要事先做好材料調(diào)查和搜集，對(duì)存量房產(chǎn)檔案進(jìn)行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料的完整性。再者，其檔案內(nèi)容要精確簡潔，減去檔案中不必要的內(nèi)容。最后，必須保證檔案資料中內(nèi)容的清晰，排序也必須符合規(guī)定。在實(shí)施方案管數(shù)字化建設(shè)時(shí)，還應(yīng)注重其安全性。在房產(chǎn)檔案中，其主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，即檔案原件與檔案數(shù)據(jù)，其中在電子件中，其安全性又包括數(shù)據(jù)安全級(jí)別與設(shè)備運(yùn)行的可靠?；诖耍诎踩?jí)別上，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)來應(yīng)用不同的數(shù)據(jù)，從而確保其數(shù)據(jù)的安全性；而在設(shè)備運(yùn)行可靠性上，應(yīng)該采用高性能設(shè)備，同時(shí)為了以防萬一，可構(gòu)建相應(yīng)的備份檔案，從而確保數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性以及其存貯的安全性。

3.3加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作

在房產(chǎn)檔案管理過程中，其所涉及到內(nèi)容有很多，而這也就要求檔案管理工人員必須要具備扎實(shí)的理論知識(shí)，不斷擴(kuò)展其自身知識(shí)領(lǐng)域，提高其信息意識(shí)，掌握相應(yīng)的基礎(chǔ)知識(shí)。同時(shí)，還應(yīng)不斷提高其自身的業(yè)務(wù)水平和能力，掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)與操作技能，這樣才能夠更好地適應(yīng)信息時(shí)代下房產(chǎn)檔案管理的各種需求。

4.結(jié)論

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案行政主管部門和檔案業(yè)務(wù)部門都應(yīng)高度重視房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理，只有從多方面人手，運(yùn)用有效的措施才能滿足房地產(chǎn)管理的需求，維老百姓提供更好的服務(wù)。