云南白藥集團檔案信息化建設(shè)實踐探析

摘 要：本文通過對云南白藥集團股份有限公司檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)過程的介紹，對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的思路和實際操作方法進行了初探，對數(shù)字檔案館建設(shè)具有一定借鑒作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；建設(shè)；實踐

隨著社會經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展也日新月異，深深融入到工作及生活的方方面面，日益成為社會發(fā)展的重要推動力之一。當前檔案工作的傳統(tǒng)管理方式面臨嚴峻的挑戰(zhàn)，信息化成為當前檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展趨勢和重要方向，檔案信息數(shù)字化、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化勢在必行。云南白藥集團股份有限公司充分了解和順應(yīng)了這一趨勢，歷屆領(lǐng)導(dǎo)均十分重視檔案資源信息化建設(shè)工作，并從2012年初著手進行市場調(diào)研，2013年5月完成檔案管理信息系統(tǒng)平臺搭建，與公司OA系統(tǒng)實現(xiàn)無縫鏈接，在2014年實現(xiàn)了從文件材料歸檔到查詢利用的全過程電子化、網(wǎng)絡(luò)化，從根本上改變了傳統(tǒng)的工作模式，使云白藥檔案管理工作走向了信息化發(fā)展的高速軌道。

一、建設(shè)背景

云南白藥集團是云南省十戶重點大型企業(yè)、云南省百強企業(yè)，也是首批國家創(chuàng)新型企業(yè)，云南白藥商標被評為中國馳名商標，是公眾喜愛的中華老字號品牌。1902年，彝族名醫(yī)曲煥章先生創(chuàng)制云南白藥。1971年根據(jù)周恩來總理的三點指示，成立云南白藥廠。云南白藥歷經(jīng)從廠到股份制企業(yè)改制，再到集團化管理的變遷，公司檔案室成立于1984年，多年來，公司嚴格按照國家和云南省相關(guān)工作規(guī)范對文書、科技、財務(wù)和人事檔案實行集中、統(tǒng)一保管。1990年順利通過“檔案管理國家二級”的評審驗收。

隨著公司規(guī)模的不斷擴大，企業(yè)內(nèi)部對檔案信息資源的利用要求不斷增加，而公司的檔案管理以往基本以單純的保管、簡單的目錄管理、有限的單機目錄檢索為主，已經(jīng)無法滿足全集團對于檔案信息服務(wù)的迫切需求。公司運行的ERP系統(tǒng)、Oracle系統(tǒng)和OA辦公自動化系統(tǒng)等，涵蓋了計劃、采購、庫存、生產(chǎn)、銷售、財務(wù)、行政等重要部門，自動生成的文檔和系統(tǒng)產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)都是企業(yè)檔案信息的重要組成部分，應(yīng)該納入歸檔范圍，并按照國家規(guī)范進行科學(xué)管理。而檔案室原有的管理手段難以管理海量數(shù)字檔案信息，大量電子文件信息在逐步流失，電子文件得不到有效、規(guī)范的管理，室藏檔案中蘊藏的豐富信息也因為管理者與利用者的需求錯位而無法得到最大的價值體現(xiàn)，因此檔案信息數(shù)字化、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化勢在必行。

二、檔案管理軟件選型

鑒于市場上檔案管理軟件品牌繁多，我們在立項時，不僅考慮軟件必須符合國家相關(guān)檔案工作規(guī)范和計算機信息系統(tǒng)管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)技術(shù)標準外，還要選擇與本企業(yè)、行業(yè)管理實際相符合、綜合性強的檔案管理軟件；因此在功能模塊的選擇上，則不是一味的貪多求全，而是選擇實用、在用、必須用的功能模塊；云南白藥在軟件代理商及服務(wù)商中選擇了有一定實力、軟件研發(fā)能力強、擁有一批豐富實踐經(jīng)驗工程師的公司，從而在實施的過程中能給出合理化建議，少走彎路，提高工作效率，減少項目實施風險，保證了系統(tǒng)的實用和高效。

三、檔案信息化建設(shè)軟硬件環(huán)境準備

在軟硬件購買之前，我們首先向本單位的信息技術(shù)管理部門清楚了解了集團網(wǎng)絡(luò)環(huán)境運行情況和使用的數(shù)據(jù)庫類型是否匹配，并請專業(yè)人員對購買的軟硬件給出合理化建議，保證在項目實施過程中不走回頭路，保障項目實施的順利進行。其次根據(jù)云南白藥實際需求和現(xiàn)有的設(shè)施，我們在軟件上選擇了C/S與B/S相結(jié)合的基礎(chǔ)管理軟件，選加了全文檢索系統(tǒng)、在線OCR識別系統(tǒng)、流媒體系統(tǒng)和電子文件校驗?zāi)K；硬件選配了高性能存儲、備份服務(wù)器一臺、寬幅面高速文檔掃描儀一臺、文檔拍攝儀一臺、普通刻錄機和藍光刻錄機各一個，彩色打印機一部。為系統(tǒng)建設(shè)夯實了軟硬件基礎(chǔ)。

四、檔案管理信息化項目實施

在項目實施前，我們首先制定了實施計劃，將整個項目任務(wù)進行細化，制定工作起止時間、責任人、參與人，擬定軟件實施方、檔案部門和信息技術(shù)部門的工作職責。第二是遵循國家企業(yè)檔案相關(guān)規(guī)定和規(guī)范，搭建檔案管理樹形結(jié)構(gòu)，并根據(jù)本集團自身實際情況，構(gòu)建了一個合理化、方便平時管理、操作的檔案管理架構(gòu)體系。白藥檔案管理體系是多全宗、多載體、所有門類檔案實行集中、統(tǒng)一管理的一種模式。多個全宗中有正在運行的企業(yè)，下有二級、三級企業(yè)，還包含多個撤銷企業(yè)。因此我們在搭建樹形結(jié)構(gòu)時，充分考慮到了這些復(fù)雜的層級關(guān)系，并兼顧每個全宗下多載體、多門類、不同時期檔案管理方式的不一致情況。第三是配合軟件實施方做好檔案系統(tǒng)的部署和各模塊的功能定義。在此環(huán)節(jié)我們嚴格遵循國家檔案行業(yè)標準、規(guī)范進行各功能模塊的定義，著錄項目名稱應(yīng)在各類目、模塊下保持一致，進行統(tǒng)一規(guī)范，避免后期使用過程中造成數(shù)據(jù)混亂。第四是將老數(shù)據(jù)遷移至新系統(tǒng)。根據(jù)新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入要求，歷史數(shù)據(jù)導(dǎo)出后重新編輯、修訂、加工，保證著錄項的完整和數(shù)據(jù)的齊全完備，按類目、年度分步導(dǎo)入。第五是系統(tǒng)客戶端安裝。這里主要是指各職能、業(yè)務(wù)部門和分子公司基層檔案員的客戶端安裝。為配合檔案管理系統(tǒng)的實施和推進，我們把檔案收集工作進行了細化和深入，各部門的各個業(yè)務(wù)板塊都安裝了客戶端，指定基層檔案員負責板塊文件材料的收集、整理和歸檔工作，使基層檔案員在自己的電腦前就可以完成在線歸檔工作。第六是加強操作培訓(xùn)。我們針對專職人員和兼職人員的需求組織不同層次的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，專職人員可以在系統(tǒng)實施過程中同步進行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包含檔案管理模塊操作和系統(tǒng)管理模塊操作；基層檔案員僅培訓(xùn)文件管理模塊操作。第七是系統(tǒng)驗收。系統(tǒng)的每一個模塊都應(yīng)按實際工作流程進行一遍，遇到問題，及時整改，再驗證直到正確為止。系統(tǒng)功能應(yīng)在無數(shù)據(jù)時驗證一遍，在少量數(shù)據(jù)時驗證第二遍，再導(dǎo)入大量實驗數(shù)據(jù)驗證第三遍，確保系統(tǒng)穩(wěn)定和避免檔案庫真實數(shù)據(jù)進入后出現(xiàn)問題。

五、安全體系建設(shè)

在企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)和運行過程中，如何確保信息的安全保密是提供信息服務(wù)的前提和保證，必須通過信息安全體系的建設(shè)，確保信息的可用性、保密性、完整性和抗抵賴性，同時還必須滿足系統(tǒng)的可靠性、可控性和穩(wěn)定性。我們根據(jù)《檔案法》、《保密法》和企業(yè)各項規(guī)章制度，將云南白藥檔案管理系統(tǒng)硬件設(shè)備放置于公司機房，由公司信息中心統(tǒng)一管理、維護，檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫列入公司整體備份方案，并實現(xiàn)異地保存。同時為保證檔案數(shù)據(jù)安全，將檔案系統(tǒng)納入虛擬系統(tǒng)，進行必要的邏輯隔離。檔案信息管理系統(tǒng)本身帶硬件加密設(shè)備及特殊的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，依托符合國家標準的密碼體系，對數(shù)據(jù)庫信息實施加密存儲和傳輸，避免因惡意攻擊造成的失泄密情況。最后在系統(tǒng)應(yīng)用中采用身份認證、數(shù)字簽名等技術(shù)，確保信息在收集、整理、利用過程中的真實性和有效性，并根據(jù)授權(quán)實施訪問控制，利用技術(shù)手段，實現(xiàn)對電子檔案管理運行全過程的監(jiān)控。除此以外，凡涉密檔案均不進入本系統(tǒng)管理。通過采取多層次的安保措施，使系統(tǒng)安全得到了最大程度的保障。

六、數(shù)字檔案信息資源建設(shè)

數(shù)字信息資源是數(shù)字檔案館得以生存發(fā)展的基礎(chǔ)和核心。數(shù)字信息資源建設(shè)主要包括電子檔案（文件）接收、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、重要數(shù)據(jù)信息采集、資源整理加工、建立各類資源庫等內(nèi)容。我們于2013年搭建完成檔案管理信息系統(tǒng)，將檔案信息資源建設(shè)分為幾個步驟進行：首先公司所有公文通過OA進行處理，辦理完畢的公文通過兩個系統(tǒng)的無縫鏈接，定時傳輸?shù)綑n案服務(wù)器中；第二、對新產(chǎn)生的業(yè)務(wù)文件，要求在移交紙質(zhì)文件的同時移交電子文件，或通過檔案客戶端在線歸檔；第三，對室藏紙質(zhì)檔案分三步數(shù)字化，對重要的，利用頻繁的，永久保存的文件先期數(shù)字化，30年保管期限的第二批數(shù)字化，短期保管的最后數(shù)字化。使數(shù)字信息資源建設(shè)和系統(tǒng)建設(shè)同步進行，無縫對接。

七、人才隊伍建設(shè)

新時期的檔案工作要求檔案工作者既懂檔案專業(yè)知識，又懂信息技術(shù)，具有較強的開拓創(chuàng)新意識。能適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來的影響和變革，成為新型、高素質(zhì)的檔案復(fù)合型人才，更好的為企業(yè)檔案工作服務(wù)，把檔案的作用充分發(fā)揮出來，打開檔案工作的新局面，帶動檔案信息化事業(yè)的全面發(fā)展。

目前，我們面臨的主要任務(wù)就是要將企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)與開發(fā)企業(yè)檔案信息資源和提高企業(yè)檔案的科學(xué)化、信息化水平、服務(wù)水平有機的結(jié)合起來，為企業(yè)發(fā)展提供快捷有效的服務(wù)。通過有效企業(yè)檔案工作擴充企業(yè)的資源儲備，開發(fā)利用檔案信息為企業(yè)決策當好參謀，為企業(yè)管理不斷增加經(jīng)濟效益和社會效益。雖然還會遇到各種各樣的問題和困難，但是我們堅信，只要我們有為檔案工作發(fā)展而不懈努力的決心，不斷努力提升我們的管理和服務(wù)水平，云白藥檔案管理工作必將迎來更好的明天。

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作者簡介：趙文敏，女，白族，云南白藥集團股份有限公司，檔案主管，館員，經(jīng)濟師