基于二級學(xué)院行政秘書服務(wù)意識和能力素質(zhì)的研究

周慧

摘要：高職院校二級學(xué)院的行政秘書是從事學(xué)院辦公室行政事務(wù)工作的管理人員，行政秘書主要是協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)處理相關(guān)日常事物，并為此提供服務(wù)，在學(xué)院公眾中具有重要的作用。然而，當(dāng)前有部分行政秘書在工作過程中，其服務(wù)意識較低，能力素質(zhì)不夠，阻礙了院校管理工作的開展?；谶@一情況，本次研究從二級學(xué)院行政秘書的工作職責(zé)出發(fā)，針對如何提高其服務(wù)意識以及能力素質(zhì)提出相應(yīng)的解決方法。

關(guān)鍵詞：二級院校 行政秘書 服務(wù)意識 能力素質(zhì)

院校的二級學(xué)院是教學(xué)、科研、行政的基層辦學(xué)單位，承擔(dān)著整個二級院校的主要行政管理工作。行政秘書作為專門負(fù)責(zé)處理辦公室綜合事務(wù)的相關(guān)工作人員，既是院校行政管理工作的好幫手，也是維系師生員工間的重要紐帶，對學(xué)院的發(fā)展起著重要的作用。二級學(xué)院中的行政秘書工作涉及學(xué)院工作的方方面面，行政秘書需要全面了解自身的工作職責(zé)，形成較好的服務(wù)意識，努力提高自身的能力素質(zhì)，才能更好地開展相關(guān)工作。

一、二級學(xué)院行政秘書的工作職責(zé)

在進(jìn)行任何工作之前，必須全面了解工作的性質(zhì)、內(nèi)容，也只有這樣，才能更好地工作。在二級院校中，行政秘書的工作主要包括文書工作、日常行政工作、檔案管理工作。所謂的文書工作主要是針對院校發(fā)展的相關(guān)工作計劃、工作報告、工作總結(jié)、相關(guān)申請報告、決策等重要文件的起草、校對和呈送、發(fā)放。日常行政工作主要是指包括學(xué)校的相關(guān)管理條例或制度，開展各項工作，同時及時處理電話、電函，并進(jìn)行傳達(dá)或接收;安排二級學(xué)院的相關(guān)行政會議的準(zhǔn)備，并負(fù)責(zé)學(xué)院后勤服務(wù)的組織管理，學(xué)院辦公用品的采購、保管和發(fā)放等。檔案管理工作主要是對相關(guān)行政、人事等工作的文件材料的整理和收集，保存好院校相關(guān)會議記錄、工作計劃以及工作總結(jié)等，并對院校教職員工的檔案資料進(jìn)行登記和保管。此外，行政秘書的工作職責(zé)還包括信息工作、資產(chǎn)管理工作、人事工作、財務(wù)管理工作等。

二、二級院校行政秘書服務(wù)意識的提高

二級院校行政秘書身兼數(shù)職，不僅需要具備一定的預(yù)見性和主動性，盡職盡責(zé)、細(xì)心周到、積極主動地完成各項任務(wù)外，還要樹立“以人為本”的現(xiàn)代管理思想，努力提高服務(wù)的質(zhì)量和效率。只有這樣，才能更好地為廣大師生服務(wù)。對此，提高二級院校行政秘書服務(wù)意識需要做到以下幾點。

（一）服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)

行政秘書必須領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖，順著領(lǐng)導(dǎo)的工作思路，理清相關(guān)工作關(guān)系，分清事情的輕重緩急，做好相關(guān)工作，同時主動掌握學(xué)院以及各系部的相關(guān)信息，對信息進(jìn)行對比和整理，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供相關(guān)依據(jù)。

（二）服務(wù)于廣大師生

首先，做好后勤工作，處理好和教師之間的關(guān)系，及時傳達(dá)學(xué)校的相關(guān)教學(xué)信息，為教師建立相關(guān)檔案，積極為教師提供便利，遇到不能解決的問題，先和教師進(jìn)行溝通，然后向相關(guān)部門反映，做好相關(guān)工作。其次，行政秘書需要樹立為學(xué)生服務(wù)的思想，對學(xué)生關(guān)心的問題，要耐心地給予解答。幫助在生活上有困難的學(xué)生，取得學(xué)生的支持和理解，促進(jìn)學(xué)生在思想上的成熟，使學(xué)生能夠更好地完成學(xué)業(yè)。

（三）服務(wù)于其他部門

行政秘書必須全面協(xié)調(diào)好各部門之間的關(guān)系，協(xié)調(diào)好系部工作的開展，與人事處等部門積極配合，在最短的時間內(nèi)完成相應(yīng)的任務(wù)。對于院校的來訪者，需要主動并熱情接待，對來訪者的問題積極解答，樹立良好的院校形象。

三、二級院校行政秘書能力素質(zhì)的提高

（一）培養(yǎng)良好的表達(dá)能力以及溝通能力

行政秘書不僅需要具備良好的文字功底，還需要具有良好的溝通協(xié)調(diào)能力，二者缺一不可。文字是表達(dá)能力的具體體現(xiàn)，可以將學(xué)校的相關(guān)決策變成文字形式，變成各部門、師生間的互動活動。而溝通能力是衡量行政秘書管理工作效率的準(zhǔn)繩，需要協(xié)調(diào)與領(lǐng)導(dǎo)、師生的關(guān)系;對外協(xié)調(diào)與上級職能部門、兄弟院校、合作單位等的關(guān)系。及時準(zhǔn)確地溝通信息，消除矛盾，融洽關(guān)系，調(diào)動一切積極因素，努力為學(xué)院和系部的教學(xué)以及科研等各項工作創(chuàng)造一個寬松和諧、協(xié)作有序的良好工作環(huán)境。

（二）培養(yǎng)獨立工作能力和良好的自控能力

行政秘書必須具備獨當(dāng)一面的能力，在具體的工作過程中，需要果斷、勇敢，能夠從眾多方法當(dāng)中選擇出最優(yōu)方案。當(dāng)行政秘書遇到突發(fā)事件或緊急情況時，需要控制好自己的情緒，協(xié)調(diào)好人際關(guān)系，聽取正面和負(fù)面的意見，正確對待他人，和他人友好共處。

當(dāng)前，二級學(xué)院行政秘的工作職責(zé)任重而道遠(yuǎn)，提高二級院校行政秘書的服務(wù)意識和能力素質(zhì)還需要努力提升自己的價值，充實自己，提高業(yè)務(wù)能力，為院校的發(fā)展更好地服務(wù)，從而使得學(xué)校的各方面得以全面的提升。

（責(zé)編 田彩霞）