檔案利用工作的新方式

葉幼霞

[摘 要]本文介紹了新時(shí)期檔案利用工作的新方式——檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)，分析了檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)產(chǎn)生的必然性是檔案本身的要求，也是社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，還分析了檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)發(fā)展會(huì)經(jīng)過的三個(gè)階段。

[關(guān)鍵詞] 檔案；網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)；階段性

檔案工作的總目的是提供檔案，便于社會(huì)各方面的利用，而這也決定了檔案提供利用服務(wù)工作是檔案工作中的中心環(huán)節(jié)，只有把館藏的大量檔案提供給利用者，滿足社會(huì)各方面的需要，才算發(fā)揮了檔案的作用。當(dāng)前正處于我國(guó)高速發(fā)展的新時(shí)期，檔案事業(yè)也要開創(chuàng)新局面，與社會(huì)同發(fā)展，這也對(duì)檔案利用工作提出了新要求。2014年2月27日，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》（以下稱《意見》）的通知，《意見》里就提出要“建立健全方便人民群眾的檔案利用體系”，并列出了5項(xiàng)措施：創(chuàng)新服務(wù)形式、強(qiáng)化服務(wù)功能、加大開發(fā)力度、加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化與促進(jìn)資源共享。

可見，加大力度推廣檔案利用，更好地、最大限度地方便人民群眾利用檔案是大眾所趨。而要建立一個(gè)完整的便于人民群眾的檔案利用體系，則需要各方面的措施，就“創(chuàng)新服務(wù)形式”一項(xiàng)，筆者試談?wù)勛约旱挠^點(diǎn)。此前，公認(rèn)的檔案提供利用的傳統(tǒng)方式有閱覽室、檔案外借、出具檔案證明、檔案復(fù)制品、提供咨詢服務(wù)、印發(fā)目錄與舉辦檔案展覽這7種方法。然而在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的新時(shí)期，這些方式已經(jīng)不足以應(yīng)對(duì)用戶的需求，更無(wú)法完好地體現(xiàn)“方便人民群眾利用”這一要求。檔案館應(yīng)順應(yīng)時(shí)事開辦一項(xiàng)檔案利用工作的新方式——檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)，以滿足新時(shí)期的變化。檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)是以檔案用戶需求為中心，以數(shù)字化的檔案信息資源為基礎(chǔ)，利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段構(gòu)建而成的服務(wù)形式。檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)也就是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案館將館藏檔案數(shù)字化發(fā)布在網(wǎng)站上，用戶按需求在網(wǎng)絡(luò)上自由操作，下載或獲得自己所需的檔案信息，以達(dá)到檔案館提供電子檔案信息滿足利用者的需求的活動(dòng)過程。

這種方式的產(chǎn)生既是檔案本身的要求，也是社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。

一、檔案種類與載體的轉(zhuǎn)變，要求提供檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)

從古至今，隨著科技生產(chǎn)力的發(fā)展，檔案的載體也不斷發(fā)生著變化，繼而產(chǎn)生了各式不同載體的檔案：如石刻檔案、泥板檔案、甲骨檔案、金文檔案、簡(jiǎn)牘檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案、紙草檔案、羊皮檔案、蠟板檔案、棕櫚葉檔案、樺樹皮檔案、膠片檔案、照片檔案、磁帶檔案、光盤檔案等。

而其中隨著新時(shí)期的到來與科技的發(fā)展，檔案的種類與載體更是發(fā)生了天翻地覆的新變化，從1946年第一臺(tái)電子計(jì)算機(jī)誕生開始，檔案實(shí)現(xiàn)了從實(shí)體到虛擬的轉(zhuǎn)換——電子文件產(chǎn)生了，而且在新技術(shù)的支持下各種紙質(zhì)、照片等不同載體的實(shí)體檔案也可轉(zhuǎn)換成數(shù)字載體。這種檔案種類與載體的新變化也決定了檔案管理方法以及檔案提供利用的方式要不斷革新，才能適應(yīng)時(shí)代的步伐，檔案提供利用的方式也應(yīng)該隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展而從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代，從實(shí)體走向虛擬，檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)也就應(yīng)運(yùn)而生了。

二、獲取信息方式的轉(zhuǎn)變，要求提供檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)

一個(gè)信息爆炸的新時(shí)代，每天都有無(wú)數(shù)的信息產(chǎn)生，并有無(wú)數(shù)的有用信息等著被發(fā)現(xiàn)與利用。檔案信息被淹沒在這海量的信息洋流里，傳統(tǒng)的檔案利用手段與方式已經(jīng)滿足用戶的需求，只會(huì)阻礙檔案價(jià)值的發(fā)揮。2014年7月21日，中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)信息中心CNNIC發(fā)布第34次調(diào)查報(bào)告，報(bào)告顯示，截至2014年6月，我國(guó)網(wǎng)民規(guī)模達(dá)6.32億，其中手機(jī)網(wǎng)民有5.27億，較2013年底增加2699萬(wàn)人，網(wǎng)民中使用手機(jī)上網(wǎng)的人群占比提升至83.4%，相比2013年底上升了2.4個(gè)百分點(diǎn)。[1]從此次報(bào)告中可以看見，我國(guó)網(wǎng)民人數(shù)眾多，隨著不會(huì)使用網(wǎng)絡(luò)的老年人的減少以及網(wǎng)絡(luò)的普及，全民皆會(huì)網(wǎng)的情況亦在不遠(yuǎn)的未來。人們會(huì)越來越習(xí)慣網(wǎng)上購(gòu)物、消費(fèi)、娛樂，習(xí)慣獲取信息的快速、方便，厭煩傳統(tǒng)的、費(fèi)時(shí)、費(fèi)事、低效率的獲取信息的方式，這就極度要求檔案館要跟上時(shí)代的步伐，順應(yīng)民心，開辦檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)。

就現(xiàn)實(shí)而言，要全面實(shí)現(xiàn)滿足用戶需求的檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)并無(wú)法一蹴而就，而應(yīng)該用“先進(jìn)帶后進(jìn)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)全國(guó)館際一體化”的方法來完成，而這就需要經(jīng)過三個(gè)階段：

第一階段，省、市級(jí)檔案館優(yōu)先發(fā)展。之所以第一步由省、市級(jí)檔案館開始展開，是因?yàn)槭?、市?jí)檔案館有著較多的資金、技術(shù)、人才與設(shè)備等軟硬件，其中省級(jí)檔案館網(wǎng)站更是代表了我國(guó)綜合檔案館建設(shè)的最高水平，它能夠較迅速地開展業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)上服務(wù)。據(jù)筆者調(diào)查，自1996年北京市檔案館建立網(wǎng)站開始，除臺(tái)灣省無(wú)法統(tǒng)計(jì)外，我國(guó)其余22個(gè)省、5個(gè)自治區(qū)、4個(gè)直轄市和2個(gè)特別行政區(qū)共計(jì)33個(gè)省級(jí)行政區(qū)建立了檔案網(wǎng)站，其下所屬市級(jí)檔案館網(wǎng)站也基本建立。省級(jí)檔案館基本都建設(shè)了目錄級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)，建設(shè)最好的北京、天津、福建等檔案網(wǎng)站還提供全文數(shù)據(jù)庫(kù)，其中天津市檔案網(wǎng)站更是已經(jīng)上傳了1790639條目錄和306846條的全文檔案。相比之下，其他省級(jí)檔案館的全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)稍慢，而市級(jí)檔案館的建設(shè)更是參差不齊，但大體的網(wǎng)站架子已經(jīng)搭起來了，只需慢慢維護(hù)與上傳、更新數(shù)據(jù)庫(kù)就好了?；诖耍覈?guó)省市級(jí)檔案館網(wǎng)站已經(jīng)有了實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)的基礎(chǔ)，差的只是數(shù)字化檔案的時(shí)間。

第二階段，由市帶縣，省內(nèi)互助。任何先進(jìn)事物的普及，在發(fā)達(dá)的省市地區(qū)總是容易實(shí)現(xiàn)的，而要實(shí)現(xiàn)全省普及則不是那么的容易，這里面差著的是巨大的資金缺口與技術(shù)、人才以及設(shè)備的缺乏。在館藏檔案數(shù)量同樣大量的情況下，市級(jí)以下的檔案館想要光靠本館的努力實(shí)現(xiàn)全館檔案的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)是極為困難的事情。從20世紀(jì)90年代末我國(guó)開始大力普及檔案網(wǎng)站至今，我國(guó)還有大量的縣級(jí)檔案館沒有建設(shè)網(wǎng)站或者建設(shè)的質(zhì)量不高。例如，2008年河南省158個(gè)縣（區(qū)）中，建成檔案網(wǎng)站的有26家，僅占16.46%。甘肅省平?jīng)鍪袃H3個(gè)縣級(jí)網(wǎng)站可訪問張掖市僅有1個(gè)縣級(jí)網(wǎng)站可訪問，縣級(jí)網(wǎng)站的建站比例偏低。[2]經(jīng)過近十幾年來的發(fā)展，我國(guó)縣級(jí)檔案網(wǎng)站建設(shè)情況的情況仍不大好，可見獨(dú)自開發(fā)得結(jié)果并不好。而有些省份則是全省統(tǒng)一建設(shè)，如福建省在2003年通過“福建省分布式檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)項(xiàng)目”，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一組織、統(tǒng)一投資開發(fā)建設(shè)，以省館網(wǎng)站為中心站點(diǎn)，各設(shè)區(qū)市館網(wǎng)站為分站點(diǎn)、各縣（市、區(qū)）館網(wǎng)站為支站點(diǎn)的三級(jí)網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)，全省有1個(gè)中心站點(diǎn)、9個(gè)分站點(diǎn)、84個(gè)支站點(diǎn)，共94個(gè)站點(diǎn)。對(duì)比其他省市之下，福建省這種省內(nèi)互助，統(tǒng)一建設(shè)的方式更省時(shí)間、經(jīng)費(fèi)，效果也更好，其他省市可效仿。

第三階段，全國(guó)館際一體化服務(wù)。實(shí)現(xiàn)全國(guó)館際一體化服務(wù)，用戶只需在一個(gè)網(wǎng)站上就能查找到所需要的所有檔案，而不需要在各個(gè)檔案館網(wǎng)站中奔走查找，最大限度達(dá)到便于利用的目的，這是檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)的最終目標(biāo)。經(jīng)過第一階段與第二階段的建設(shè)，各省已完成館藏檔案數(shù)字化的儲(chǔ)備，也已能在本館網(wǎng)站檢索、利用，要建設(shè)全國(guó)一體化服務(wù)，應(yīng)是由國(guó)家檔案館牽頭，將各省檔案資源匯總，建設(shè)一個(gè)全國(guó)檔案信息共享平臺(tái)，在該平臺(tái)上輸入信息檢索，得出相關(guān)的檔案資源鏈接，然后點(diǎn)擊鏈接到達(dá)相應(yīng)的檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)并獲取信息。

檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)是順應(yīng)時(shí)代要求而應(yīng)運(yùn)而生的新的檔案利用方式，是為了使用戶更為方便快捷地在家就能利用到檔案的服務(wù)形式。雖然要完美的實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)的目的不是很容易，這里面牽涉到大量的財(cái)力、物力、人力以及技術(shù)等因素，但我國(guó)檔案界已經(jīng)開始萌發(fā)這種意識(shí)，并初步建設(shè)檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)，相信符合用戶需求的完美的檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)就在不遠(yuǎn)的未來。

參考文獻(xiàn)：

[1] 劉雙.手機(jī)網(wǎng)民數(shù)量首次超過傳統(tǒng)PC網(wǎng)民[OL].http：//finance.qq.com/a/20140722/008927.htm，2014

[2] 陳曉暉；趙屹.我國(guó)檔案網(wǎng)站建設(shè)情況綜述[J].檔案學(xué)研究，2013（4）