電子檔案管理系統(tǒng)配置問題探討

朱守田

[摘 要]電子計算機的軟硬件產(chǎn)品名目繁多，我們不可能以羅列產(chǎn)品的方式確定電子檔案管理所需要購置的技術(shù)、設(shè)備，但可簡要討論電子信息處理對電子計算機的軟硬件依賴情況，檔案館可根據(jù)自己現(xiàn)在保管的或?qū)⒁９艿碾娮訖n案的具體情況，來決定自己的技術(shù)、設(shè)備配置，并隨著相應(yīng)技術(shù)、設(shè)備的發(fā)展而更新?lián)Q代。當(dāng)然，我們這里所討論的還很不全面，只能作為參考。

[關(guān)鍵詞]電子檔案管理；配置；分析

一、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)

電子檔案的電子計算機管理軟件，通常是在商品軟件基礎(chǔ)上進行二次開發(fā)集成的應(yīng)用程序系統(tǒng)，其中絕大多數(shù)使用/數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫是在電子計算機的外件儲器上，按一定組織方式存儲在—起的數(shù)據(jù)，相互有關(guān)的最小冗余度、可共享的數(shù)據(jù)，有較高數(shù)據(jù)獨立性和易擴展性，能確保數(shù)據(jù)安全和完整的數(shù)據(jù)融和。數(shù)據(jù)最小冗余度是指數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)盡量能不重復(fù)；數(shù)據(jù)共享是指數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)可以同時為多個用戶利多個應(yīng)用程序服務(wù)；數(shù)據(jù)獨立性和易擴展性是指數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)與應(yīng)用程序不存在依賴關(guān)系，而且便于擴展；數(shù)據(jù)安全性是指保護數(shù)據(jù)庫以防止非法使用；數(shù)據(jù)完整性是指獲取數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的過程要確保其正確性、一致性和有效性。這個數(shù)據(jù)集合的一系列特性，是由數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的軟件提供通用的存取和控制方法加以實現(xiàn)的。對于一個特定的數(shù)據(jù)庫來說，它是集中統(tǒng)—地保存、管理某一單位或某一領(lǐng)域所有差別的數(shù)據(jù)。按照所存數(shù)據(jù)的應(yīng)用領(lǐng)域，可分為商用數(shù)據(jù)庫、管理數(shù)據(jù)庫、工程數(shù)據(jù)庫、科學(xué)數(shù)據(jù)庫、檔案數(shù)據(jù)庫、圖書數(shù)據(jù)庫、情報數(shù)據(jù)庫和智能數(shù)據(jù)庫等等。根據(jù)數(shù)據(jù)存儲的物理分布，可分為集中式數(shù)據(jù)庫和分布式數(shù)據(jù)庫。

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是用于組織和存取大家數(shù)據(jù)的管理系統(tǒng)，它是有關(guān)的電子計算機系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫及其描述機構(gòu)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、用戶及其應(yīng)用程序、數(shù)據(jù)庫管理員，而組成有高度組織的總體。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是以最小的冗余度和較高的數(shù)據(jù)獨立性，管理系統(tǒng)中大量、持久、可靠、共享的數(shù)據(jù)，并能提供數(shù)據(jù)安全性、完整性。

二、存儲及輸出設(shè)備

（一）存儲設(shè)備與存儲載體

電子檔案管理，主要技術(shù)工作包括信息的收集、整理、存儲和提供利用等。信息處理所依賴的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)裝入電子計算機及信息數(shù)據(jù)的存儲，都需要相應(yīng)的電子計算機設(shè)備和存儲載體。

（二）數(shù)據(jù)輸出設(shè)備

信息數(shù)據(jù)的利用需要相應(yīng)的輸出設(shè)備。作為早期電子計算機系統(tǒng)的輸出設(shè)備主要是：

終端是通過通信信道發(fā)送和接收數(shù)據(jù)的裝置，以聯(lián)機方式工作。通常由一個鍵盤和一個顯示裝置所組成。打印機是將電子計算機輸出的信息以字符形式在紙上打印出來的裝置。常用的有針式機械打印機、噴墨式打印機、激光打印機等。

（三）軟件與程序

軟件、即電子計算機系統(tǒng)中使用的各種程序和文檔。各種電子計算機程序可被自動轉(zhuǎn)換成代碼化指令序列和符號化指令序列或符號化語句序列。文檔是用自然語言或形式化語言編寫的文字資料和圖表，用來描述程序的內(nèi)容、組成、設(shè)計、功能格式、開發(fā)情況、測試結(jié)果及使用方法，如程序設(shè)計說明書、流程圖、用戶手冊等。軟件又可區(qū)分為系統(tǒng)軟件、支撐軟件和應(yīng)用軟件。系統(tǒng)軟件是指支持程序一并運行的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等；支撐軟件是作為程序開發(fā)的工具，僅提供支持服務(wù)，不參與程序的運行，如文本編輯程序、屏幕編輯程序；應(yīng)用軟件是為了解決某一特定的應(yīng)用問題而專門編制的用戶程序。

1.操作系統(tǒng)

軟件中最重要的是操作系統(tǒng)，它是對電子計算機硬件和軟件資源進行管理和控制的程序集合，也是用戶和電子計算機系統(tǒng)的接口。在電子計算機系統(tǒng)中是用操作系統(tǒng)統(tǒng)一管理電子計算機的全部資源，合理組織電子計算機的工作流程，為用戶提供方便靈活的操作；任何用戶都是通過操作系統(tǒng)來使用電子計算機，各種系統(tǒng)程序和應(yīng)用程序都是在操作系統(tǒng)控制下運行。根據(jù)系統(tǒng)所管理的資源不同以及提供服務(wù)方式的差別，大致分成多道處理操作系統(tǒng)、分時操作系統(tǒng)、實對操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)和分布式操作系統(tǒng)等五類。電子計算機同時為幾個用戶使用，用戶只要把程序、數(shù)據(jù)以及作業(yè)說明書交給操作員，由操作員把許多作業(yè)成批地輸入電子計算機，由操作系統(tǒng)逐個處理，稱為多道批處理方式。允許多用戶同時通過各自的終端與電子計算機交流，隨時修改測試程序，控制作業(yè)的進行，而每個用戶感覺不到別人同時使用計算機.稱為分時方式。對外部輸入的信息在規(guī)定時間內(nèi)能處理完并做出反映，這個規(guī)定時間的長短，由實際控制對象決定，稱為實時方式。當(dāng)用來管理計算機網(wǎng)絡(luò)上的多個電子計算機資源，它們之間的通信都要按照協(xié)議規(guī)定進行，稱為網(wǎng)絡(luò)方式。由多個處理機結(jié)合構(gòu)成具有并行和同步功能的電子計算機操作系統(tǒng)，各個處理機可以進行分布計算，再協(xié)同完成一項任務(wù)，稱為分布方式。不論那一類方式的操作系統(tǒng)，從資源管理的觀點出發(fā)，它們都具有處理機管理、存儲管理、文件管理和設(shè)備管理等基本功能模塊。

2.應(yīng)用程序

程序是為解決某一問題而設(shè)計的一系列指令。根據(jù)被解決問題的目的不同而有系統(tǒng)程序和應(yīng)用程序之分，系統(tǒng)程序是以某種方法管理和控制電子計算機，如操作系統(tǒng)及其所支持的實用程序和語言翻譯程序等；應(yīng)用程序是為了執(zhí)行某項具體任務(wù).如定單處理、庫存控制等。從程序設(shè)計結(jié)構(gòu)的觀點看，程序可簡明地歸納為：算法與數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)程序。應(yīng)用程序是在電子計算機和系統(tǒng)軟件的支持下，編制面向具體問題和用戶的程序。這類程序的內(nèi)容廣泛，小到某個數(shù)學(xué)題的計算，大到有關(guān)國計民生的應(yīng)用系統(tǒng)。其處理對象，可以是數(shù)值計算、數(shù)據(jù)處理、信息處理和知識處理。為了解決某一特定的應(yīng)用問題而專門編制的程序往往具有較強的通用性，可以組成種類繁多的應(yīng)用系統(tǒng)，例如管理信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)、電子計算機輔助設(shè)計與制造系統(tǒng)、辦公室自動化系統(tǒng)、專家系統(tǒng)等。

檔案館的電子檔案管理，要注意收集保存好電子檔案所依賴的各種軟件與程序，如有可能，最好同時保存應(yīng)用程序的源程序代碼。

參考文獻(xiàn)：

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