加強基層檔案管理工作刻不容緩

文/東營市建設工程質量監(jiān)督站 佟娜

加強基層檔案管理工作刻不容緩

文/東營市建設工程質量監(jiān)督站 佟娜

【摘要】基層檔案管理十分重要，但至今依舊存在很多問題，為此必須針對這些問題進行研究與分析，從而制定對策處理，才能改善目前基層檔案管理質量不佳的現狀。

【關鍵詞】基層檔案；管理；刻不容緩

一、基層檔案管理工作的意義和重要性

檔案往往記錄了企事業(yè)單位發(fā)展歷史中曾有的優(yōu)秀成果，對業(yè)績與發(fā)展皆可提供最好的第一手材料，便于科學分析與揚長避短，從而制定更好的發(fā)展方向。加強基層檔案管理，除了能及時更新管理者的整體經營思路與目標，適時作出決策與調整，還能進一步確認相關經營成果，以便為企事業(yè)單位同各個方面合作打下堅實的基礎。

二、基層檔案管理工作目前存在的問題及現狀

基層檔案管理雖然已有多年歷史，但是依舊存在管理混亂問題，且十分復雜，現簡要介紹如下幾個主要問題。

（一）管理制度不健全。國內大多數企事業(yè)單位檔案的收集、保管、借閱及保密等方面均缺乏健全的制度，盡管部分建立了管理制度，但是往往流于形式，管理者管理意識及責任心不強，導致檔案資料收集不全、整理不及時等問題。

（二）檔案保護意識不強。從安全角度考慮，檔案管理庫房不宜設置在來往人員較多的過道旁與樓梯口，盡量以半封閉區(qū)域為主；門窗需設置防盜設備，檔案箱或檔案柜的鑰匙需交予專人保管；檔案調卷進出與借閱及傳遞等應按照相關保護規(guī)范執(zhí)行等。但這些安全措施在一些檔案管理工作中未能很好體現，檔案保護意識不強，使得檔案發(fā)生污染、遺失、撕裂等。

（三）領導不重視。從近幾年相關基層檔案管理工作來看，領導往往將精力放在經濟上，整天忙于民生與中心工作，而很少學習檔案管理相關業(yè)務知識與法律法規(guī)，從而使得自身檔案管理知識匱乏，未能加強重視，導致管理薄弱。

（四）保管條件差。一些檔案管理室保管條件較差，比如建設簡陋與基礎條件差等，檔案柜多為木質，且陳舊老化，加之通風設備與性能不佳，安全措施未能落實，使得蟲噬加重；此外，部分檔案管理未能建立專門綜合檔案室，而與辦公室合二為一，不僅對正常辦公產生影響，也會對檔案管理產生影響。

（五）收集渠道不暢。相關報告中顯示，國內大部分基層單位檔案存在散存現象，或散存在個人辦公室，或散存于科室內部，未能集中統(tǒng)一管理。

三、加強檔案管理工作的對策及建議

（一） 加強宣傳、提高意識，爭取領導重視。檔案管理領導應認識到加強檔案管理可促使經濟發(fā)展、文化發(fā)展，并且也是精神文明與政治文明協(xié)調發(fā)展的有效措施。領導應組織員工加強檔案管理相關法律與法規(guī)學習，明確該項工作是檔案管理工作者無法推辭的責任與義務，從而在干部群眾中展開多種形式的宣教活動，宣傳檔案管理的重要與價值。

（二） 加強管理，制定辦法，狠抓制度落實。管理者應不斷學習檔案管理相關法律法規(guī)，對歸檔文件進行收集、整理，并嚴格按照程序對檔案文件實施鑒定、歸檔或銷毀。對于檔案統(tǒng)一管理，以及日常保管、借閱與利用等都應制定嚴格制度，管理上則要嚴格實施，做好責任追究，檔案的查閱與借閱及歸檔入庫均要有詳細的登記記錄。此外，提高案卷質量可保障檔案工作更加規(guī)范與標準，要求管理人員除了要解決好歸檔方法，便于分類與檢索，同時要重視裝訂質量，便于規(guī)范化管理。

（三） 加強監(jiān)督，分類指導，注重業(yè)務培訓。當前，計算機與信息網絡在檔案管理中逐漸廣泛應用起來，這對于管理人員有了更高的要求?；诖?，加強檔案管理人員的培訓就十分重要，應從實際出發(fā)，采取多種形式對員工進行培訓，以此提升員工的專業(yè)知識與技能，促使他們不斷更新業(yè)務知識，提高業(yè)務管理能力。管理者則應加強監(jiān)督，分類指導，在檔案工作中要舍得投入，確保年初預算安排有經費投入，特別是檔案維護、保護及搶救等所需費用應做好提前準備；此外，一些單位有條件還可添置空調、掃描儀及監(jiān)視器等，提高管理水平，確保檔案安全。

（四） 結合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管。根據自身實際情況，不斷創(chuàng)造條件，比如積極爭取上級部門與財政支持，購置必備檔案柜，充分做好通風、防盜、采光、防火及防潮等，確保檔案利用更安全，不再出現損壞、丟失等，也確保檔案信息不泄密與不失密等。這里以聲像檔案的管理為例簡要說明，該類檔案要求防火、防磁、恒溫、恒濕及防震等，但以往條件普遍不符合這些要求，為此建議聲像檔案獨立成卷，采取聲像柜或者密閉鐵柜等單獨存放，同時嚴格控制庫房中的濕度與溫度，盡量遠離磁場與光線等，此外，錄像帶與錄音帶等也要定期進行檢查等，盡量延長其壽命。

（五） 全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道。鑒于管理不統(tǒng)一，檔案未能很好歸檔等，使得收集渠道不暢，建議全面出擊，形式多樣，及時疏通收集渠道。同樣以聲像檔案為例，為了實現其收集完整，可采取必要的行政措施與物質保障處理，采取多種形式進行收集，但要結合本地區(qū)的實際情況，力求各個檔案單位與區(qū)檔案館均可全面出擊，真正實現多形式收集。

參考文獻

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[2] 閆濟遠,丁怡戈.煤炭企業(yè)基層檔案管理存在的問題與對策[J].中小企業(yè)管理與科技,2011(30):75~76.