淺談如何做好辦公室工作

文/華能新疆能源開(kāi)發(fā)有限公司 竇萬(wàn)亮

淺談如何做好辦公室工作

文/華能新疆能源開(kāi)發(fā)有限公司 竇萬(wàn)亮

【摘要】新時(shí)期做好辦公室工作，要把握如下幾點(diǎn)：把握基本規(guī)律；保持正確的狀態(tài)和心態(tài)；擺正位置，把握分寸。

【關(guān)鍵詞】辦公室工作；體會(huì)

辦公室是領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀助手，是連接領(lǐng)導(dǎo)和基層單位的中樞，是密切干群關(guān)系的橋梁，是協(xié)調(diào)各部門(mén)工作的紐帶，是單位對(duì)外宣傳的窗口，也是培養(yǎng)鍛煉自身能力的一個(gè)重要部門(mén)。因此，如何圍繞中心，做好服務(wù)工作，干什么，怎么干，如何能干好，是辦公室工作人員應(yīng)該經(jīng)常思考，必須明晰的問(wèn)題。很多初入辦公室行業(yè)的同志往往很苦惱，感覺(jué)辦公室工作的好與壞，不像其他業(yè)務(wù)工作，有流程、有標(biāo)準(zhǔn)、有應(yīng)會(huì)應(yīng)知，能夠一目了然，知道問(wèn)題所在和需要提高的節(jié)點(diǎn)。但似乎又處處有規(guī)矩，有優(yōu)劣，有方法。結(jié)合多年的企業(yè)辦公室經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)梳理總結(jié)了幾點(diǎn)想法來(lái)交流共勉。

一、把握基本規(guī)律

辦公室對(duì)上是辦事員，對(duì)下是聯(lián)絡(luò)員。職責(zé)要求必須是緊跟領(lǐng)導(dǎo)的工作思路，從屬于領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)于工作。在一定程度上說(shuō)，被動(dòng)性、服務(wù)性是它的本質(zhì)；業(yè)務(wù)纏身，忙忙碌碌，是它的特點(diǎn)。沒(méi)有規(guī)律，就是它的規(guī)律。但是在工作中，我們又絕對(duì)不能處于完全的被動(dòng)狀態(tài)，要善于將主動(dòng)性與被動(dòng)性有機(jī)統(tǒng)一起來(lái)，做到有序性和隨意性的有機(jī)結(jié)合。事事從大處著眼，從小事著手，在隨意中把握有序，在被動(dòng)中把握主動(dòng)，在日復(fù)一日的普通工作中爭(zhēng)取開(kāi)創(chuàng)新局面，做到不以事小而不為，不以事大而亂為，不以事亂而盲為，不以事難而怕為。

既要急事急辦，特事特辦，又要講程序、遵規(guī)矩、守紀(jì)律。再急的事也要了解清楚事情的始末、現(xiàn)狀、背景、后果，然后才能做出判斷，提出建議。不能先亂了陣腳、亂了規(guī)矩。需要緊急匯報(bào)、緊急處理的事一分鐘都不能拖。情況復(fù)雜，影響較大的事，在公司沒(méi)決定前，一個(gè)字都不能講。不能想當(dāng)然的辦事，是辦公室人員一定要銘記的一條辦事原則。否則，就會(huì)經(jīng)常好心辦壞事，小事變大事。

二、保持正確的狀態(tài)和心態(tài)

一是保持清醒的頭腦。辦公室工作千頭萬(wàn)緒，紛紜復(fù)雜，兩眼一睜忙到熄燈。不付出超量的勞動(dòng)，肯定是做不好工作的。但是僅靠勤勤懇懇、任勞任怨也是不夠的。必須忙里偷閑，跳出事務(wù)性的圈子，靜下心來(lái)，站在全局的高度，站在領(lǐng)導(dǎo)參謀的角度，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急。要每臨大事有靜氣，時(shí)刻保持清醒頭腦。比如說(shuō)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策落實(shí)時(shí)，就要條理清晰地抓好“三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)”：一要抓牢“著力點(diǎn)”，就是抓住工作的重點(diǎn)，分清工作的主次和輕重緩急。不能胡子眉毛一把抓。二要抓準(zhǔn)“梗阻點(diǎn)”，就是抓實(shí)際工作過(guò)程中難以落實(shí)的環(huán)節(jié)和問(wèn)題。充分發(fā)揮督辦職能，對(duì)在執(zhí)行決策過(guò)程中出現(xiàn)的明里一套，暗里一套，推諉扯皮的現(xiàn)象，要有捅“馬蜂窩”的精神，“敢”字當(dāng)頭，敢查、敢辦。敢于抓住不落實(shí)的事，督查不落實(shí)的人，一抓到底，務(wù)求實(shí)效。三要抓實(shí)“空白點(diǎn)”，就是抓領(lǐng)導(dǎo)未強(qiáng)調(diào)、未要求而又必不可少、不可忽視的工作細(xì)節(jié)，領(lǐng)導(dǎo)抓全局，定大方向，辦公室就要盯落實(shí)，以及各個(gè)環(huán)節(jié)之間的銜接，看各個(gè)細(xì)節(jié)是否都到位了，以此推動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)部署的各項(xiàng)工作圓滿、順利、全面地落實(shí)。

二是保持敬畏的心態(tài)。辦公室人員要時(shí)刻以一種如履薄冰、如臨深淵的敬畏心態(tài)，忠于職守，忠于企業(yè)，時(shí)時(shí)刻刻警示自己，時(shí)時(shí)刻刻都要謹(jǐn)慎地開(kāi)展工作。不能稀里糊涂，什么事都報(bào)以無(wú)所謂的態(tài)度，要心存畏懼。辦公室工作無(wú)小事，每一件工作都容不得半點(diǎn)虛假，一旦出現(xiàn)疏漏，都可能捅婁子、誤大事，給整個(gè)單位的各項(xiàng)工作帶來(lái)不利影響。因此，辦公室人員要切實(shí)樹(shù)立“責(zé)任重于泰山”的意識(shí)，做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都要從嚴(yán)要求、從優(yōu)服務(wù)，高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量，確保萬(wàn)無(wú)一失。干什么事不能想當(dāng)然，而是要多問(wèn)自己幾個(gè)問(wèn)題，這是確定要做的嗎？這事領(lǐng)導(dǎo)同意嗎？這事真的是十萬(wàn)火急，現(xiàn)在不需要履行手續(xù)嗎？這事后補(bǔ)手續(xù)真的沒(méi)問(wèn)題嗎？

三、擺正位置，把握分寸

辦公室的性質(zhì)決定了，我們必須在主與次、進(jìn)與退、前與后之間把握好分寸。這不僅是職責(zé)的要求，也是反映我們辦公室人員素質(zhì)和能力的重要參數(shù)。

首先要擺正和領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系。要參與不干預(yù)，到位不越位。主要表現(xiàn)在：一是表態(tài)越位。表態(tài)要與身份相符，超越身份胡亂表態(tài)，是不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)、不成熟的表現(xiàn)，不僅表態(tài)無(wú)效，反而會(huì)貽笑大方。一種如“領(lǐng)導(dǎo)講完我再補(bǔ)充幾點(diǎn)”就很典型。另一種如超出本身崗位職責(zé)，不顧表態(tài)順序，就搶著發(fā)言，亂表態(tài)，表態(tài)與職務(wù)崗位不匹配，等等，都屬于表態(tài)越位。二是決策越位。決策權(quán)是與管理權(quán)相匹配的，有明確的界限，是領(lǐng)導(dǎo)行使管理職能的一種重要方式。辦公室人員要充分認(rèn)識(shí)這一點(diǎn)，應(yīng)該上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)作出的決策，一定要按程序請(qǐng)示匯報(bào)。切不可超越權(quán)限，不請(qǐng)示、不匯報(bào)，擅自作決定。這是典型的越權(quán)行為，是要負(fù)責(zé)任，要追究責(zé)任的。所以決策要和身份職位相符，要和公司制度規(guī)定相符。要清楚哪些是自己職責(zé)范圍之內(nèi)可以定的事情，哪些是必須要請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)甚至是履行“三重一大”決策程序才能定的重要決策。這些是紅線，是底線，是工作的基本原則。三是

其次要擺正與平行部門(mén)及下屬單位之間的關(guān)系。要明白辦公室是單位的綜合部門(mén)，但不是權(quán)力部門(mén)。辦公室人員經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)在一起研究問(wèn)題，經(jīng)常傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示，但是并不意味著可以發(fā)號(hào)施令，以領(lǐng)導(dǎo)自居。要時(shí)刻記住：你不是領(lǐng)導(dǎo)。要以熱情之心增進(jìn)與其他部門(mén)的團(tuán)結(jié)，當(dāng)好協(xié)調(diào)的紐帶。以真誠(chéng)之心促進(jìn)與下屬單位之間的團(tuán)結(jié)，理解下屬單位困難，尊重下屬意見(jiàn)。多交流，多溝通。愛(ài)人者，人恒愛(ài)之，敬人者，人恒敬之。

第三是要擺正苦與樂(lè)、得與失的關(guān)系。辦公室工作一年到頭都忙忙碌碌，加班加點(diǎn)連軸轉(zhuǎn)，兩眼一睜，忙到熄燈，比較辛苦，是流汗水、掉淚水、廢墨水的部門(mén)。工作千頭萬(wàn)緒，細(xì)小繁雜，且工作無(wú)定勢(shì)。這需要我們認(rèn)識(shí)崗位之重要，珍惜崗位之不易，正確對(duì)待權(quán)力、利益、名位。牢固樹(shù)立“舍小家，顧大家”的奉獻(xiàn)意識(shí)，有一種為了事業(yè)以?shī)^斗為本，以奉獻(xiàn)為榮，以建功為樂(lè)的思想境界，多比吃苦奉獻(xiàn)，少比闊氣享樂(lè)；多比工作績(jī)效，少比生活待遇；多比服務(wù)質(zhì)量高低，少比個(gè)人升遷快慢。工作中通力協(xié)作，互相支持，不分事情大小，不計(jì)個(gè)人得失。對(duì)每項(xiàng)工作都在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，不延誤時(shí)機(jī)，不拖泥帶水，任何時(shí)候都能招之即來(lái)，來(lái)之能戰(zhàn)，戰(zhàn)之能勝。辦公室人員始終要堅(jiān)持這樣一種理念：把每項(xiàng)工作當(dāng)成事業(yè)去追求，把領(lǐng)導(dǎo)交辦的每一件小事作為一項(xiàng)重要任務(wù)去完成。在奉獻(xiàn)中體現(xiàn)價(jià)值，在忙碌中享受生活，在艱辛中體驗(yàn)快樂(lè)，在工作實(shí)績(jī)中獲得無(wú)限的樂(lè)趣。努力做到以超然的心態(tài)對(duì)待榮辱進(jìn)退。三種關(guān)系擺正了，辦公室工作的定位基本就不會(huì)出問(wèn)題了。