新形勢下醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及對策

孔紅霞

摘 要：隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大、人事制度改革的不斷推進，使人事檔案管理工作逐漸成為公眾關(guān)注的焦點之一，也給醫(yī)院人事檔案管理提出了更高的要求。但醫(yī)院現(xiàn)行的人事檔案管理工作模式明顯滯后，不能適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展的需要，甚至阻礙著醫(yī)院的發(fā)展。

醫(yī)院人事檔案是指醫(yī)院醫(yī)護人員在醫(yī)療、科研等過程中形成的文字材料，它反映了醫(yī)護人員的思想品德、專業(yè)能力、工作業(yè)績和科研水平等方面的情況。人事檔案及其管理在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中起著不可替代的關(guān)鍵作用，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提供各類人員的信息，為勞動工資制度改革、醫(yī)院各類專業(yè)技術(shù)人員的職稱評定和醫(yī)院職工享受各種福利待遇提供依據(jù)，是醫(yī)院人才開發(fā)的重要資源。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;人事檔案;問題;對策

1醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

1.1人事檔案管理意識淡薄

由于醫(yī)院的中心工作是醫(yī)療，是為廣大群眾提供優(yōu)質(zhì)、安全的醫(yī)療服務(wù)，因此普遍存在重醫(yī)療質(zhì)量及業(yè)務(wù)的發(fā)展而忽視其他方面，特別是原本就不引人注意的檔案管理工作，歸檔意識和利用意識都比較淡薄，直接影響了醫(yī)院的人事檔案管理工作。

1.2人事檔案管理方式和手段相對落后

目前，人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施相對落后，鐵制檔案柜的防潮隔熱效果不佳，陳舊的紙質(zhì)人事檔案出現(xiàn)發(fā)黃、受潮、霉變、蟲蛀等現(xiàn)象，經(jīng)過多次整理的紙質(zhì)人事檔案，損毀現(xiàn)象較為普遍，嚴(yán)重影響了檔案的完整與安全。

人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。隨著計算機軟件的成熟，檔案管理已經(jīng)逐步向電子化、數(shù)字化的方向發(fā)展，大大提高了檔案的科學(xué)管理水平和工作效率。但醫(yī)院的人事檔案目前大都還采取手工編輯、查找、檢索，使人事檔案在利用過程中不能以最快的速度、最簡捷的方式進行，極大地影響了工作效率。

1.3人事檔案管理者主動服務(wù)意識相對薄弱

大部分醫(yī)院人事檔案都是由人事部門或辦公室工作人員兼職。人事檔案工作量大而繁瑣，在日常的檔案材料收集和整理過程中，由于兼職檔案員的專業(yè)知識和能力有限，在一定程度上制約了醫(yī)院人事檔案管理的發(fā)展，也往往使檔案質(zhì)量得不到保證;而且相當(dāng)一部分人是從臨床、護理崗位轉(zhuǎn)崗而來，檔案專業(yè)知識匱乏，使檔案管理水平落后于時代發(fā)展的要求。 缺少檔案專業(yè)知識、保管條件落后、檔案人員隊伍不穩(wěn)定，這些問題既影響了人事檔案管理人員的積極性，又影響了人事檔案的管理水平，使人事檔案在管理中普遍存在“重管理、輕利用”的現(xiàn)象。

1.4“人檔分離”現(xiàn)象嚴(yán)重

有些大學(xué)生由于畢業(yè)分配派遣等原因，學(xué)生檔案已無從查找，只好重新建檔。這樣建立的人事檔案，內(nèi)容匱乏，缺少系統(tǒng)性，忽視原有檔案的真實性，利用價值不高。

另外，隨著衛(wèi)生人事制度的改革，人才流動加速，有些人遞交辭職報告后一走了之，對記載個人信息的檔案不聞不問，不關(guān)心自己人事檔案的去向，導(dǎo)致單位雖有其人事檔案卻沒有人在崗的現(xiàn)象出現(xiàn)。 種種原因，造成“人檔分離”。

1.5人事檔案內(nèi)容陳舊，質(zhì)量不高，對新出現(xiàn)的檔案材料的歸檔范圍難以把握

相當(dāng)多的人事檔案材料陳舊，多數(shù)是個人履歷、入黨志愿書、職稱評定、組織鑒定、工資變動情況等，材料空洞，多是反映過去情況的，反映當(dāng)前情況的少;個人總結(jié)、組織意見多是套話，無法全面、公正地反映一個人的情況，缺少個人工作作風(fēng)、職業(yè)道德等方面信息的補充。

2 加強醫(yī)院人事檔案管理的對策和建議

醫(yī)院的競爭歸根結(jié)底是人才的競爭。人事檔案是人才的主要信息來源，對醫(yī)院全面掌握人才情況，優(yōu)化衛(wèi)生人力資源起著重要作用。因此，加強人事檔案管理工作有助于醫(yī)院的發(fā)展和提高醫(yī)院的競爭力。

2.1增強檔案意識，推動人事檔案工作的開展

要增強領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，把人事檔案管理納入重要議事日程，并作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，使醫(yī)院人事檔案管理與醫(yī)院同步發(fā)展。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要加強對人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和支持，妥善解決醫(yī)院人事檔案業(yè)務(wù)建設(shè)、機構(gòu)設(shè)置、人員配套、庫房建設(shè)等問題。要增強醫(yī)院職工的檔案意識，使他們充分認(rèn)識到檔案的重要性，認(rèn)識到檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作;同時，加大力度宣傳《檔案法》、《檔案法實施辦法》，以此來增強領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員的法制觀念。

2.2加強人事檔案管理，健全人事檔案管理制度

在醫(yī)院人事檔案管理活動中，對于不適應(yīng)新形勢的規(guī)章制度必須進行改革，及時建立新的管理制度，使人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案收集上要及時、完整;在檔案的鑒定上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué);檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況，注意檔案的安全;檔案的更新應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對檔案的新內(nèi)容進行及時主動地補充收集。

2.3提高人事檔案管理人員的素質(zhì)，加強人事檔案管理隊伍的建設(shè)

在知識經(jīng)濟時代，現(xiàn)代化程度不斷提高，醫(yī)院人事檔案管理工作涉及醫(yī)院 管理的方方面面，檔案管理人員不僅要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)知識，還應(yīng)結(jié)合醫(yī)院人事檔案的特點，具備醫(yī)學(xué)、計算機、人事管理學(xué)、醫(yī)院管理學(xué)的知識。人事檔案管理隊伍素質(zhì)的高低，將影響人事工作的開展及醫(yī)院的發(fā)展。因此，要選派各方面都過硬的干部從事人事檔案管理。同時還要注重對現(xiàn)有人事檔案管理人員的培訓(xùn)，使其適應(yīng)新形勢下對檔案工作的新要求，從而全面提高醫(yī)院人事檔案管理人員的素質(zhì)

2.4建立人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，增強服務(wù)意識，積極主動地提供利用

人事檔案管理要與時俱進，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。這樣既可以提高工作效率，也可以降低管理成本。同時人事檔案信息地提供，也是醫(yī)院用人的重要途徑。因此，人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢，端正態(tài)度，注重人事檔案的服務(wù)性，提高其價值，改變長期以來坐等上門的被動服務(wù)方式，積極主動為醫(yī)院人力資源管理提供服務(wù)。

醫(yī)院人事檔案管理，不僅需要人事檔案工作者嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的工作態(tài)度，也需要院領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門和廣大職工干部地支持，只有這樣才能不斷開創(chuàng)醫(yī)院人事檔案工作的新局面，使其為醫(yī)院的發(fā)展提供強有力地保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]蘇紅艷.現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新[J].中國病案.2010年06期

[2]郭敏.提升醫(yī)院檔案管理水平的有效途徑[J].山東檔案.2012年03期

[3]許慧麗.淺談醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中的檔案管理[J].中國醫(yī)院管理.2011年06期