血站檔案管理工作現(xiàn)狀及對(duì)策探討

王穎瑩 劉晉輝 蔣燁琛 王爭(zhēng)揚(yáng) 呂杭軍

【摘 要】 文章闡述了血站檔案管理工作的普遍意義和特殊意義，分析了目前血站檔案管理普遍存在的問(wèn)題，提出了對(duì)策與思路。要建立健全血站檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn);加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè);加大檔案管理的硬件投入;逐步推進(jìn)檔案信息化建設(shè);促進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。

【關(guān)鍵詞】 血站;檔案管理;現(xiàn)狀;對(duì)策

血站是采集、提供臨床用血的機(jī)構(gòu)，分為一般血站和特殊血站，其中一般血站包括血液中心、中心血站和中心血庫(kù)，本文討論的是一般血站。根據(jù)《血站管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，血液中心設(shè)置在直轄市、省會(huì)市、自治區(qū)首府市，中心血站設(shè)置在設(shè)區(qū)的市，中心血庫(kù)設(shè)置在中心血站服務(wù)覆蓋不到的縣級(jí)綜合醫(yī)院內(nèi)。血站開(kāi)展采供血活動(dòng)，必須嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，采集、制備、檢測(cè)、保存、發(fā)放符合標(biāo)準(zhǔn)的血液制品，提供臨床用血。由于血液的特殊性，賦予了血站不同于一般醫(yī)療衛(wèi)生單位的性質(zhì)和職責(zé)。

一、血站檔案管理工作的普遍意義和特殊意義

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，具有原始記錄性、知識(shí)性和信息性等性質(zhì)。對(duì)血站而言，檔案是工作查考的主要依據(jù)，血站領(lǐng)導(dǎo)和工作人員通過(guò)查閱檔案，對(duì)于總結(jié)血站學(xué)術(shù)和技術(shù)進(jìn)步、推動(dòng)無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)發(fā)展具有重要的參考價(jià)值;檔案也是科學(xué)研究的可靠依據(jù)，血站科研工作者可以通過(guò)查閱檔案占有豐富可靠的第一手材料，使科學(xué)研究少走彎路;檔案更是血站文化建設(shè)的傳承載體、宣傳教育的生動(dòng)素材。

《血站管理辦法》第二十八條規(guī)定：“獻(xiàn)血、檢測(cè)和供血的原始記錄應(yīng)當(dāng)至少保存十年”，《血站質(zhì)量管理規(guī)范》要求血站的有關(guān)記錄必須具有可追溯性。在具體工作中，血站每一個(gè)工作環(huán)節(jié)、每一個(gè)具體步驟都要準(zhǔn)確無(wú)誤地記錄下來(lái)，同時(shí)血站也會(huì)產(chǎn)生文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案和特殊載體檔案等，檔案種類繁多、覆蓋范圍廣。

近年來(lái)，隨著無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)的快速發(fā)展，血站檔案越來(lái)越多，對(duì)于血站檔案管理工作的要求也越來(lái)越高。尤其是在輸血糾紛事件中，根據(jù)“舉證責(zé)任倒置”的原則，血站負(fù)有舉證的責(zé)任，能否完整、準(zhǔn)確地提供出相關(guān)原始記錄，對(duì)于血站來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。

二、目前血站檔案管理普遍存在的問(wèn)題

1、檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作落后

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)管理的重要手段。盡管對(duì)于采供血工作國(guó)家已有一套較為成熟的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)體系，但僅在《血站管理辦法》和《血站質(zhì)量管理規(guī)范》中對(duì)血站的原始記錄要求作了簡(jiǎn)要描述，對(duì)于具體的檔案整理方法、鑒定原則、保管期限、利用方法等都沒(méi)有給出明確的、可供參考執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)，基本上由各血站自行裁定。因此，現(xiàn)階段全國(guó)各地區(qū)血站的檔案管理工作水平參差不齊。

2、專業(yè)人才隊(duì)伍薄弱

多數(shù)血站沒(méi)有設(shè)置獨(dú)立的檔案管理部門，而是將檔案管理的職責(zé)放在辦公室、人事科、業(yè)務(wù)科等部門;從事檔案管理的工作人員也往往是身兼數(shù)職，無(wú)法全身心地投入到檔案管理工作中;同時(shí)，從業(yè)人員不是檔案專業(yè)畢業(yè)，上崗前未接受過(guò)正規(guī)的、系統(tǒng)的檔案專業(yè)培訓(xùn)，素質(zhì)參差不齊。此外，各直接產(chǎn)生文件資料的部門也沒(méi)有指定專人兼管檔案的收集、整理和移交工作，即使指定專人，也常常出現(xiàn)人員頻繁更替、培訓(xùn)不到位等情況，影響了歸檔質(zhì)量，也增加了檔案管理部門的工作量。

3、科學(xué)化管理水平不高

多數(shù)血站工作用房老舊、狹小，難以滿足正常的采供血業(yè)務(wù)工作，更不用說(shuō)在工作用房中開(kāi)辟一塊較大面積的場(chǎng)地作為檔案庫(kù)房，面臨著檔案存放困難的問(wèn)題。在人員編制方面，多數(shù)血站編制緊缺，僅有的幾個(gè)空編也往往是用于招聘衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員。在資金投入方面，檔案管理工作沒(méi)有列入到血站行政預(yù)算中，檔案庫(kù)房的設(shè)施設(shè)備只能滿足最基本的檔案業(yè)務(wù)工作需要。

4、檔案信息化建設(shè)尚未起步

目前血站的檔案管理仍處在紙質(zhì)檔案階段，對(duì)于電子文件和其他特殊載體檔案尚未引起重視，電子文件散存在各產(chǎn)生部門，各類照片、底片、聲像（錄像帶、錄音帶）檔案也沒(méi)有得到統(tǒng)一規(guī)范的保存。傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的數(shù)字化工作尚未開(kāi)展，建立了檔案管理系統(tǒng)的少之又少，成功實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)的更是屈指可數(shù)。

5、檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用程度較低

目前血站的檔案管理者往往只滿足于檔案的收集、整理、保管，而忽視了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。雖然血站的檔案資源面向本單位開(kāi)放，但前來(lái)查閱、借閱檔案的卻是寥寥無(wú)幾，僅有的編研成果也只停留在“大事記”和“組織沿革”等檔案參考資料，編研選題范圍小，形式單一，對(duì)采供血業(yè)務(wù)工作具有參考和指導(dǎo)作用的編研成果不多。

三、改善血站檔案管理工作現(xiàn)狀的思路與對(duì)策

1、建立健全血站檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)務(wù)之急是把全國(guó)血站的檔案管理工作統(tǒng)一、規(guī)范起來(lái)，應(yīng)呼吁有關(guān)部門盡快制訂出臺(tái)血站檔案管理工作的規(guī)范性文件，把檔案管理納入法制軌道，形成系統(tǒng)、完善的工作模式，使血站檔案管理工作者有法可依、有章可循，這不僅能推動(dòng)血站檔案工作水平，更能保障血液安全。

2、加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

血站領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)注重檔案管理人員的配備和培育，加快人才引進(jìn)，同時(shí)培養(yǎng)好兼職人員隊(duì)伍，定期召開(kāi)科室兼職檔案員會(huì)議，布置檔案收集任務(wù)，明確歸檔范圍，指導(dǎo)開(kāi)展立卷組件工作;定期開(kāi)展檔案教育培訓(xùn)，將檔案培訓(xùn)列入到每年的繼教項(xiàng)目中，提升檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和知識(shí)素質(zhì);同時(shí)，應(yīng)將各科室兼職檔案員的工作納入到單位的年度考核體系中，從制度上對(duì)各部門的歸檔工作加以約束。

3、加大檔案管理的硬件投入

各級(jí)血站首先應(yīng)切實(shí)保證檔案庫(kù)房用地，對(duì)于檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的必備設(shè)施，如空調(diào)、除濕機(jī)、密集架、防火、防盜、防蟲等設(shè)施必須配備到位;同時(shí)加強(qiáng)檔案庫(kù)房的管理，安排人員定期巡檢，并做好檢查記錄。應(yīng)將檔案管理工作納入到財(cái)政預(yù)算中加以考慮，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，應(yīng)引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，逐步配備照相機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等數(shù)字化設(shè)備，如條件允許，可配備智能密集架和物流網(wǎng)等先進(jìn)設(shè)施。

4、逐步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

信息化是檔案管理工作的必然趨勢(shì)。血站應(yīng)著手開(kāi)展傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作，可通過(guò)服務(wù)外包的形式，建立符合血站檔案工作實(shí)際的檔案信息化管理軟件，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)管理、整理編目、利用查詢、輔助實(shí)體管理、安全保密和系統(tǒng)維護(hù)等基本功能。檔案管理工作較為成熟的單位可逐步推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，并與單位辦公網(wǎng)絡(luò)相銜接，真正實(shí)現(xiàn)文件生命全周期的過(guò)程管理，確保檔案的真實(shí)性和完整性。

5、促進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用

應(yīng)加大對(duì)檔案工作的宣傳力度，在本單位積極營(yíng)造“愛(ài)護(hù)檔案、利用檔案”的良好氛圍，可充分利用單位網(wǎng)站或辦公網(wǎng)絡(luò)提供已公開(kāi)的檔案信息，結(jié)合政務(wù)公開(kāi)加大檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。大力推進(jìn)血站檔案文化建設(shè)，并將其作為血站文化建設(shè)的內(nèi)容之一，開(kāi)展深層次的檔案編研工作，爭(zhēng)取推出一批檔案文化精品創(chuàng)作，既可推進(jìn)檔案文化陣地工程，也可作為無(wú)償獻(xiàn)血宣傳的一種形式。

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【作者簡(jiǎn)介】

王穎瑩，劉晉輝，蔣燁琛，王爭(zhēng)揚(yáng)，現(xiàn)供職于浙江省血液中心.

呂杭軍（1961-）男，主任醫(yī)師，碩士研究生導(dǎo)師，主要從事輸血醫(yī)學(xué)、血液安全研究和血站管理，本文通訊作者.