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    基于用戶視角的檔案管理信息化建設(shè)

    2015-10-21 17:29:44鮑曉梅
    決策與信息·下旬刊 2015年12期
    關(guān)鍵詞:用戶體驗信息化建設(shè)

    鮑曉梅

    [摘要]當(dāng)前,信息化建設(shè)進(jìn)程不斷推進(jìn),社會各領(lǐng)域都經(jīng)歷了信息化的洗禮,尤其是社會管理方面,更是以信息化創(chuàng)新了管理方式,為公眾提供了更為便捷的服務(wù)。在檔案管理領(lǐng)域,由于用戶需求不斷變化,檔案管理信息化建設(shè)逐漸面臨著更高的要求,因此基于用戶視角來探索檔案管理信息化建設(shè)是十分有必要的。本文從檔案管理信息化趨勢著手,對檔案管理信息化建設(shè)中用戶體驗的重要性進(jìn)行探究,并就檔案管理信息化建設(shè)中如何體現(xiàn)用戶視角展開論述。

    [關(guān)鍵詞]檔案管理;信息化建設(shè);用戶視角;用戶體驗

    引言

    檔案在當(dāng)前社會生活中具有重要的意義,尤其是在信息化與科技化發(fā)展如火如荼的今天,檔案信息化建設(shè)更是備受矚目。而隨著“以用戶為中心”理念的日漸明晰,檔案管理信息化建設(shè)中如何做到一切從用戶利益出發(fā),做好用戶資源管理越來越重要。

    一、檔案管理信息化趨勢

    當(dāng)前,檔案管理信息化勢不可擋,引起了關(guān)注。下面我們將對檔案管理信息化的進(jìn)程與原因進(jìn)行分析。

    1.檔案管理信息化的進(jìn)程

    上個世紀(jì)80年代以來,信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日漸發(fā)達(dá),尤其是近幾年,信息化步伐逐漸加快,在人們的生活中占據(jù)了重要的地位。黨的十七大報告指出:“大力推進(jìn)信息化與工業(yè)化融合,促進(jìn)工業(yè)由大變強?!辈粌H是工業(yè),國民經(jīng)濟各領(lǐng)域都開展了信息產(chǎn)業(yè)革命,尤其是檔案管理領(lǐng)域,更是由于資源過于繁多、信息過剩而需要信息化的輔助??梢哉f,檔案信息化必然成為檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇,這是時代賦予檔案事業(yè)的要求,攸關(guān)檔案事業(yè)的發(fā)展前途。

    2.檔案管理信息化的原因

    檔案管理信息化并不是偶然,而是由于檔案信息在信息資源中地位十分重要,可以說檔案管理信息化是檔案發(fā)展的必然,也是時代發(fā)展的必然。

    (1)檔案信息在信息資源中的地位。檔案信息是信息資源的重要構(gòu)成成分,是人們在社會生活與工作中的重要記錄,因此是一種特殊的信息產(chǎn)品,在很多工作中都起到了憑證和依據(jù)的作用。(2)檔案發(fā)展的必然。檔案管理信息眾多,需要更為科技化、專業(yè)化的管理。而傳統(tǒng)的檔案管理以手工操作為主,工作量較大,且檔案多為紙質(zhì),管理方面費時費力,又不易保存,因此需要利用現(xiàn)代管理技術(shù)和信息技術(shù)加以改進(jìn)。(3)時代發(fā)展的必然。在信息時代,信息消費將成為加快社會信息化進(jìn)程的原動力,這是時代賦予社會信息部門的使命。

    二、檔案管理信息化建設(shè)中用戶體驗的重要性

    在檔案管理信息化建設(shè)中,用戶體驗越來越備受重視。所謂用戶體驗,指的是用戶在進(jìn)行產(chǎn)品或服務(wù)的使用中所產(chǎn)生的綜合感受和體會。用戶體驗的最大特點是關(guān)注用戶的個人感受,而非關(guān)注產(chǎn)品功能與服務(wù),但產(chǎn)品的功能與服務(wù)是必不可少的一個因素,是關(guān)系到用戶體驗的重要內(nèi)容。隨著社會環(huán)境的變化和用戶知識結(jié)構(gòu)的改變,社會公眾對檔案公共服務(wù)的要求也逐步提高,用戶體驗也越來越成為一個重點與難點。就檔案管理來看,用戶體驗是用戶與檔案管理機構(gòu)的交互與反饋,檔案管理機構(gòu)只有在檔案管理信息化建設(shè)中提供越來越完善、越來越人性化、越來越高速快捷的信息服務(wù),才能提升用戶滿意度,使用戶獲得超出預(yù)期的價值感受與感性服務(wù)體驗,如此才能真正提升檔案管理的工作水平,促進(jìn)檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

    三、檔案管理信息化建設(shè)中如何體現(xiàn)用戶視角

    在檔案管理信息化建設(shè)中,要體現(xiàn)用戶視角,就需要從網(wǎng)站建設(shè)體現(xiàn)用戶中心、數(shù)字檔案館中關(guān)注用戶體驗、構(gòu)建用戶回訪網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、保障用戶檔案資料的安全幾個方面入手,改進(jìn)檔案管理。

    1.網(wǎng)站建設(shè)要體現(xiàn)用戶中心

    檔案機構(gòu)的網(wǎng)站起到了宣傳、服務(wù)等作用,其直接面對用戶,因此給用戶的服務(wù)如何是十分重要的。因此,在檔案部門的網(wǎng)站建設(shè)中,一定要明確網(wǎng)站所面向的人群,明確網(wǎng)站要服務(wù)的主體,也就是要體現(xiàn)用戶中心。在歐美一些發(fā)達(dá)國家的檔案網(wǎng)站,永遠(yuǎn)是用戶中心,根據(jù)其網(wǎng)站可以很快感知其服務(wù)對象是公眾。需要注意的是,用戶登錄檔案網(wǎng)站不僅僅是查詢檔案信息、了解檔案部門的職能,更重要的是要解決自己實際生活中的利用需求。因此檔案部門在網(wǎng)站建設(shè)過程中要切實加強網(wǎng)站的各項功能,也可以適當(dāng)?shù)丶尤胍恍嵱镁W(wǎng)站的鏈接,方便用戶瀏覽。

    2.數(shù)字檔案館中的用戶體驗

    過去幾年,由于信息化的發(fā)展和電子政務(wù)的普及,數(shù)字檔案館發(fā)展越來越迅速,尤其檔案事業(yè)“十三五”發(fā)展規(guī)劃推出以來,對數(shù)字檔案館的政策方面的側(cè)重越來越多,可以想見數(shù)字檔案館的發(fā)展必將如日中天。而數(shù)字檔案館如何遵循用戶視角與用戶體驗,按照不同的用戶不同的需求,來提供個性化的服務(wù),是真正考驗檔案信息化建設(shè)的重點。為此,在建設(shè)數(shù)字檔案館時,不僅要關(guān)注鞏固數(shù)字檔案館的服務(wù),也要適當(dāng)建設(shè)一些個人數(shù)字檔案館,為需要檔案信息的用戶創(chuàng)造個性化的檔案存儲、利用的平臺,同時可以利用個人計算機來建立數(shù)字檔案信息庫,使個人用戶能夠快速、及時地得到檔案信息。這樣一來,用戶在檔案的存儲與使用方面更為便捷,也更能享受個性化的服務(wù)與體驗。

    3.用戶回訪網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的構(gòu)建

    為了使用戶得到更為全面、便捷的服務(wù),同時反饋自身的意見與建議,應(yīng)該構(gòu)建完整的用戶回訪網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),并加強網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的更新與修復(fù),加強與用戶的溝通,使用戶有一個回饋意見的平臺,從而得到更好的用戶體驗。

    4.用戶檔案資料的安全保障

    對于檔案工作而言,安全與保密是十分重要的。為此,在網(wǎng)站建設(shè)體現(xiàn)用戶中心、數(shù)字檔案館中關(guān)注用戶體驗、構(gòu)建用戶回訪網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的同時,切不可忽略了用戶檔案資料的安全。由于互聯(lián)網(wǎng)的開放性和計算機技術(shù)的日趨高超,病毒和黑客的入侵也是需要重點防范的。在基于用戶視角的檔案管理工作中,需要重點關(guān)注用戶資料的安全與保密,對其加以保障,使用戶可以安心地使用。

    四、結(jié)語

    以上,我們對檔案管理信息化趨勢進(jìn)行了分析,研究了檔案管理信息化建設(shè)中用戶體驗的重要性,并就檔案管理信息化建設(shè)中如何體現(xiàn)用戶視角展開了論述。和諧社會注重以人為本,檔案管理工作中做到以人為本、以用戶為中心,使用戶得到更好的服務(wù)體驗,這才是檔案工作的重點。

    參考文獻(xiàn)

    [1]陳昀欣.以民為本 公平服務(wù)——談當(dāng)今時代的檔案信息服務(wù)模式[A].檔案與文化建設(shè):2012年全國檔案工作者年會論文集(下)[C].2012年.

    [2]張笑宇.以用戶需求為導(dǎo)向的檔案信息服務(wù)研究[D].河北大學(xué),2012年.

    [3]沈瑩華.淺析以用戶為中心的檔案信息服務(wù)[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(12).

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