對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)性研究

劉小青

【摘要】經(jīng)濟(jì)與科技的快速發(fā)展，使得社會(huì)管理模式也發(fā)生了翻天覆地的變化，在企業(yè)單位的檔案內(nèi)容管理模式的變革中，傳統(tǒng)的物質(zhì)式的檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)槿缃褫^為方便快捷的數(shù)字化檔案內(nèi)容管理，通過(guò)電子信息技術(shù)在檔案內(nèi)容管理中的廣泛應(yīng)用，極大的減輕了檔案管理人員的工作強(qiáng)度，全面提高了檔案內(nèi)容的管理水平。本論文正是基于此，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行研究分析，從企業(yè)檔案管理成本、檔案人員工作效率以及檔案信息開(kāi)發(fā)等幾個(gè)方面展開(kāi)研究，希望能為他人對(duì)檔案內(nèi)容的數(shù)字化管理的了解提供一個(gè)參考。

【關(guān)鍵詞】檔案內(nèi)容；管理；優(yōu)勢(shì)

中圖分類號(hào)：G25文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A文章編號(hào)1006-0278（2015）11-059-01

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為人類的工作與生產(chǎn)模式的改變是顛覆性的，而信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)的不斷深入與迅速普及，則讓企業(yè)單位的檔案管理模式步入了數(shù)字化的新時(shí)代，文字或圖像的信息處理技術(shù)促進(jìn)了辦公自動(dòng)化的進(jìn)程。

一、檔案內(nèi)容數(shù)字化管理的基本概述

（一）檔案內(nèi)容數(shù)字化

檔案是企業(yè)單位開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具和憑證性信息記錄，以及一些技術(shù)性圖紙或文件，同時(shí)也包括合同文書(shū)，聲像信息等，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。而檔案內(nèi)容數(shù)字化則是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、OCR技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像、照片）、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案內(nèi)容存儲(chǔ)形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

（二）檔案數(shù)字管理的內(nèi)容

對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化管理分為兩個(gè)過(guò)程，一是進(jìn)行檔案內(nèi)容數(shù)字化采取，把固化在紙質(zhì)載體中的檔案信息開(kāi)發(fā)匯集成三次文獻(xiàn)信息，并以數(shù)字化方式輸入計(jì)算機(jī)上網(wǎng)，利用數(shù)字照相、掃描等技術(shù)將檔案原件進(jìn)行數(shù)字化處理，或直接在辦公自動(dòng)化過(guò)程中形成規(guī)范的電子文件信息。二是檔案內(nèi)容數(shù)字化查閱，采用瀏覽器或服務(wù)器為查詢載體，實(shí)現(xiàn)本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能，可按日期、時(shí)間或長(zhǎng)期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)，在檔案內(nèi)容查閱過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄，同時(shí)也有信息加密傳輸?shù)榷喾N方式。

二、檔案內(nèi)容數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）縮減檔案內(nèi)容管理的成本

在過(guò)去的傳統(tǒng)檔案內(nèi)容管理模式中，一直使用粗放型模式使得檔案管理需要大量的人力及辦公資源，致使管理成本大幅較高，不利于企業(yè)科學(xué)管理的方針實(shí)施。而數(shù)字化檔案內(nèi)容管理則使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，摒棄了過(guò)去需要把檔案資料分類存放和建立大量的檢索工具的模式。

（二）優(yōu)化檔案內(nèi)容管理的工作效率

檔案內(nèi)容管理的工作在過(guò)去的傳統(tǒng)模式中，需要大量的人力物力，相對(duì)繁瑣，且極具細(xì)致，不能有半點(diǎn)差錯(cuò)。而數(shù)字化管理則極大的減輕了人力的使用，首先在檔案內(nèi)容的收集過(guò)程中，傳統(tǒng)的檔案管理模式使得管理人員在進(jìn)行檔案信息收集時(shí)，受各種因素的影響，并不能快速、有效、全面的將檔案信息收集起來(lái)，這對(duì)檔案管理、利用造成很大的影響。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，檔案管理人員能在足不出戶的情況下，快速、高效、全面的完成檔案信息收集，這極大的提高了檔案信息收集效率。

其次，由于檔案內(nèi)容數(shù)字化管理對(duì)工作時(shí)間和地點(diǎn)的要求降低，檔案文件能通過(guò)解碼、編碼的手段變成數(shù)字檔案，存儲(chǔ)在一個(gè)小小的硬盤(pán)里面，所有的電子檔案信息都能夠進(jìn)行復(fù)制、或者整理，可以在不同的地方與時(shí)間里對(duì)想了解的內(nèi)容進(jìn)行查閱，管理人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行檔案立卷、編目、原文掛接，并且能打印出全引目錄、卷內(nèi)目錄、原文內(nèi)容，整個(gè)過(guò)程十分簡(jiǎn)單，極大的提高管理人員的工作效率。而檔案內(nèi)容的查閱過(guò)程也變得非常便捷，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行對(duì)資料關(guān)鍵詞的檢索、模糊搜索，查閱相關(guān)目錄，直接調(diào)閱原文，原文直接打印。極大的優(yōu)化了檔案內(nèi)容管理的工作效率。

（三）加大了檔案內(nèi)容的信息開(kāi)發(fā)

在傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容管理中，管理人員需要對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，并且只有保證檔案的完整性，才能為檔案信息的查詢使用提供方便，實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容數(shù)字化管理后，管理人員可以將各種檔案內(nèi)容存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中，電子檔案經(jīng)過(guò)立卷后，使用者在利用檔案信息時(shí)，只需要將關(guān)鍵詞輸入檢索工具中，就能將所有信息顯示出來(lái)，不僅能供使用者利用，還能幫助使用者對(duì)某些問(wèn)題進(jìn)行深層次探索，這就極大的提高了檔案信息的開(kāi)發(fā)度。

三、總結(jié)

檔案內(nèi)容數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，它極大的簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)檔案內(nèi)容管理的繁瑣與成本付出，也優(yōu)化了檔案管理工作的辦公效率，既減輕了檔案人員在檔案收集、整理、歸檔等過(guò)程中的工作強(qiáng)度，也極大的開(kāi)發(fā)了檔案信息存在的可能性，工作效率的提升能為企業(yè)減輕運(yùn)轉(zhuǎn)成本，同時(shí)也較為完整地保存了實(shí)物檔案的價(jià)值。當(dāng)在這些優(yōu)勢(shì)為檔案內(nèi)容管理帶來(lái)方便的同時(shí)，也需要注意數(shù)字化管理過(guò)程中計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的良性運(yùn)轉(zhuǎn)，以及數(shù)字檔案資料的備份，以及重要檔案的加密管理。希望本論文的研究能為企業(yè)檔案內(nèi)容數(shù)字化管理通過(guò)借鑒參考。

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