科技檔案管理如何提高實(shí)效性

尹卓

摘要：從現(xiàn)如今的檔案管理工作上看，科技檔案是一種相對(duì)比較重要的檔案形式。因此，管理質(zhì)量是影響檔案管理工作能夠高效進(jìn)行的重要因素。不僅如此，對(duì)于我國(guó)的科技發(fā)展也產(chǎn)生了較為強(qiáng)烈的影響。由于科技檔案管理工作的重要性比較突出，所以相關(guān)的工作人員需要對(duì)科技檔案的管理工作加強(qiáng)重視，并且還需要根據(jù)工作的需要，對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行高效創(chuàng)新。本文中，筆者主要對(duì)提升科技檔案管理工作的時(shí)效性的方式進(jìn)行深入介紹和闡述，希望能夠給相關(guān)的檔案管理工作人員提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：科技檔案；檔案管理；時(shí)效性

隨著檔案管理工作形式的不斷發(fā)展，科技檔案逐漸成為檔案管理工作的重要構(gòu)成，在長(zhǎng)期的工作中，工作人員需要對(duì)提升檔案管理工作時(shí)效性的方式進(jìn)行深入研究，才能夠從根本上提升工作的積極性，進(jìn)而提升檔案管理工作的高效性。目前，我國(guó)的科技檔案管理工作包含的內(nèi)容相對(duì)較廣，其中國(guó)家公共設(shè)施的建設(shè)工作也歸屬到科技檔案中。因此，需要科技檔案管理工作人員對(duì)各個(gè)方面的知識(shí)進(jìn)行深入了解，在提升檔案管理效果的基礎(chǔ)上，不斷提升檔案管理工作的時(shí)效性。

一、科技檔案管理應(yīng)建立專業(yè)規(guī)范的分類標(biāo)準(zhǔn)

對(duì)于社會(huì)發(fā)展的各項(xiàng)工程來(lái)說(shuō)，只有和科技檔案的管理工作相結(jié)合，才能夠提升工作的時(shí)效性，從目前我國(guó)的科技檔案管理工作的狀態(tài)上看，沒(méi)有一個(gè)相對(duì)比較專業(yè)規(guī)范的建檔標(biāo)準(zhǔn)。這就使得很多檔案信息以及工程項(xiàng)目的系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)。因此，為了提升以后工作的高效性和規(guī)范性，需要對(duì)這一問(wèn)題進(jìn)行改進(jìn)和完善，建立健全相對(duì)比較專業(yè)的分類范圍。另外，在檔案組進(jìn)行檔案查詢的過(guò)程中，需要安置相應(yīng)的檢索入口，便于用戶對(duì)檔案信息進(jìn)行了解和查詢。如果分類方式不是十分明顯，必然會(huì)造成檔案信息嚴(yán)重缺乏邏輯性和系統(tǒng)性。不僅如此，如果是工程檔案，還需要建立相對(duì)比較客觀和科學(xué)的檔案管理依據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和專業(yè)化。

另外，在進(jìn)行科技檔案的管理工作中，應(yīng)該根據(jù)檔案的基本要求以及使用方式來(lái)建立建檔標(biāo)準(zhǔn)，這是符合社會(huì)發(fā)展的一項(xiàng)重要的檔案管理方式，也是促進(jìn)檔案管理工作長(zhǎng)足發(fā)展的重要因素。

二、應(yīng)該對(duì)事物檔案進(jìn)行數(shù)字化的加工

從現(xiàn)如今的檔案管理工作上看，數(shù)字化程度明顯提升，檔案管理工作的工作方式也發(fā)生了翻天覆地的變化。尤其是科技檔案的管理工作更是一種典型性較強(qiáng)的管理方式。將實(shí)物信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的管理形式，主要是為了有效的提升檔案管理的高效性。實(shí)物信息是傳統(tǒng)檔案管理工作不可缺少的一種檔案形式，但是隨著社會(huì)的進(jìn)步，科技和經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)越來(lái)越成為人們辦公和生活不可缺少的設(shè)備之一。因此，在科技檔案管理工作中，也充分應(yīng)用了這一技術(shù)和設(shè)備，將海量的信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字的形式，并且將其存入到計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)設(shè)備中，這種檔案信息管理工作只需要借助一定的計(jì)算機(jī)設(shè)備就可以完成。而且在進(jìn)行信息選擇和利用的過(guò)程中，還可以根據(jù)需要快速地找到所需的信息。但是，實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)化的過(guò)程需要經(jīng)過(guò)以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：

1、對(duì)科技檔案中的工程檔案進(jìn)行準(zhǔn)確地歸類

在對(duì)工程檔案信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化的過(guò)程中，需要對(duì)其進(jìn)行深入加工，然后在對(duì)具體的工程檔案進(jìn)行歸類處理。具體來(lái)說(shuō)就是分清檔案的類別，根據(jù)檔案種類的需要來(lái)對(duì)其進(jìn)行明確，以實(shí)現(xiàn)檔案管理和利用的數(shù)字化為基礎(chǔ)。在提升檔案管理便捷性和高效性的基礎(chǔ)上，提升檔案管理工作的明確性和規(guī)范性。

2、根據(jù)管理需要對(duì)工程檔案進(jìn)行數(shù)字化加工

在工程檔案的數(shù)字化加工中，需要將工程檔案中的信息專制成電子版信息，除了對(duì)圖片和文字進(jìn)行掃描之外，還要將工程檔案文字版信息進(jìn)行轉(zhuǎn)制。

3、建立工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案數(shù)字化加工效果

基于提高科技檔案管理效果的需要，在工程檔案管理過(guò)程中，應(yīng)建立工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并對(duì)已經(jīng)數(shù)字化之后的檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)。

三、科技檔案管理的目的

就是為了讓人們利用檔案，為生產(chǎn)建設(shè)和科學(xué)研究服務(wù)?？萍紮n案的價(jià)值是它本身固有的自然屬性，它產(chǎn)品是企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的載體。企業(yè)要獲取比較好的經(jīng)濟(jì)效益，就一定要生產(chǎn)適銷對(duì)路的產(chǎn)品，必須努力推進(jìn)技術(shù)進(jìn)步，加速產(chǎn)品更新?lián)Q代和技術(shù)開(kāi)發(fā)工作，使產(chǎn)品款式新，性能好，價(jià)廉物美，能以新取勝，提高競(jìng)爭(zhēng)能力，從而占領(lǐng)國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)。開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品必須有豐富的技術(shù)貯備，這和企業(yè)檔案有著密切的聯(lián)系。必須充分依靠檔案為其提供的各種技術(shù)資料和技術(shù)信息，開(kāi)發(fā)出優(yōu)、新、高的拳頭產(chǎn)品，打開(kāi)銷路，占領(lǐng)市場(chǎng)，在激烈競(jìng)爭(zhēng)中，立于不敗之地。

四、科技檔案管理應(yīng)實(shí)現(xiàn)歸檔登記電子化

在科技檔案管理過(guò)程中，由于工程檔案內(nèi)容較多，在歸檔過(guò)程中存在一定的困難，為了提高檔案歸檔效率，滿足科技檔案管理需要，并有效提高檔案的利用率，建議科技檔案中的工程檔案實(shí)現(xiàn)電子化登記，具體應(yīng)做好以下工作：

1、在圖檔系統(tǒng)中添加一個(gè)登記的功能或是直接將登記的電子表格傳給檔案管理人員，實(shí)現(xiàn)登記電子化。這樣以來(lái)，不但解決了歸檔登記電子化問(wèn)題，同時(shí)也滿足了工程檔案的管理需要，為提高工程檔案管理效果提供了有力的支持。

2、歸檔完畢后在系統(tǒng)或表格中填上資料分類及存放位置。這樣一來(lái)既節(jié)約了紙張和檔案管理人員的時(shí)間，也方便了日后的檢索。所以，對(duì)歸檔登記實(shí)現(xiàn)電子化，是滿足工程檔案管理的重要措施，對(duì)提高工程檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)科技檔案管理發(fā)展具有重要意義。

五、科技檔案中建筑工程資料管理的設(shè)想思路

1、在簽定工程施工承包合同時(shí)，要明確技術(shù)資料及竣工圖管理?xiàng)l款，注明交驗(yàn)時(shí)間、交驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、份數(shù)及經(jīng)費(fèi)，要求承包方在施工中嚴(yán)格履行合同義務(wù)。

2、項(xiàng)目經(jīng)理部組織機(jī)構(gòu)中要設(shè)專人負(fù)責(zé)技術(shù)資料管理，責(zé)任到人。資料責(zé)任人在施工中要按資料組成部分分別立卷，并對(duì)每卷文件材料建立卷內(nèi)目錄，以卷內(nèi)目錄作為資料收集的“向?qū)А保┕み^(guò)程中，將隨時(shí)收集到的資料對(duì)應(yīng)地存入卷內(nèi)。

3、施工中，要嚴(yán)格各種原材料報(bào)檢、各工序報(bào)驗(yàn)制度，并及時(shí)辦理相關(guān)方簽證。

（1）建筑工程中所用各種原材料、成品、半成品必須做到證物相符、經(jīng)檢驗(yàn)合格后方可使用。將進(jìn)場(chǎng)材料、設(shè)備分類別、按順序填寫(xiě)“建材進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收明細(xì)表”，作好原材料文件資料分目錄。對(duì)進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)材料、設(shè)備首先會(huì)同現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員進(jìn)行驗(yàn)證，檢查材料數(shù)量、質(zhì)量并核對(duì)材料備案證、合格證與實(shí)物相一致，檢查無(wú)誤后監(jiān)理、施工單位相關(guān)人員應(yīng)在“明細(xì)表”上簽字，對(duì)于需要復(fù)試的材料，必須在監(jiān)理或業(yè)主方的見(jiàn)證下取樣，送試驗(yàn)室進(jìn)行復(fù)試，合格后，報(bào)監(jiān)理驗(yàn)收，并在“明細(xì)表”上簽署驗(yàn)收意見(jiàn)。整個(gè)過(guò)程所形成的記錄、材進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收明細(xì)表、材料備案證、合格證等都要作為工程技術(shù)資料保存?zhèn)洳?。這樣，使相關(guān)方責(zé)任清楚、手續(xù)完備，就可以有效的控制原材料的合理使用。

（2）嚴(yán)格各工序、各檢驗(yàn)批的檢查、驗(yàn)收制度。隱蔽工程的施工必須先自檢合格并書(shū)面報(bào)監(jiān)理，經(jīng)監(jiān)理方驗(yàn)收后合格后方可隱蔽。整個(gè)過(guò)程形成的記錄：檢驗(yàn)批檢查驗(yàn)收記錄、各檢驗(yàn)批報(bào)驗(yàn)單、隱蔽工程檢驗(yàn)記錄等都作為技術(shù)資料存入工程檔案。

六、結(jié)論

通過(guò)本文的分析可知，在科技檔案管理中，要想提高檔案管理的實(shí)效性，就要從建立專業(yè)規(guī)范的分類建檔標(biāo)準(zhǔn)、對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行數(shù)字化加工以及實(shí)現(xiàn)歸檔登記電子化等方面入手，保證科技檔案管理能夠取得積極效果，滿足科技檔案管理的實(shí)際需要。

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