科技館檔案管理與利用工作的主要內(nèi)容及若干建議

賴(lài)碧英

摘 要：人類(lèi)社會(huì)在不斷向前發(fā)展的過(guò)程中，總會(huì)留下許多珍貴的記錄。檔案是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄?？萍拣^檔案是科技館領(lǐng)導(dǎo)和工作人員總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、繼續(xù)開(kāi)展工作的依據(jù)材料，是熟悉情況、制定計(jì)劃、處理問(wèn)題的參考材料，同時(shí)也是科技館工作歷史的見(jiàn)證。如何進(jìn)一步做好科技館檔案管理與利用工作，已成為新時(shí)期新形勢(shì)下科技館檔案管理工作者所面臨的新任務(wù)新要求。

關(guān)鍵詞：科技館；檔案管理與利用；內(nèi)容；建議

科技館在自身的發(fā)展中形成了檔案，它是歷史和工作活動(dòng)的真實(shí)記錄，是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是工作查考的憑證和制定政策的參考，是彌足珍貴的無(wú)形資產(chǎn)。結(jié)合在市科技館工作的實(shí)踐，我發(fā)現(xiàn)科技館檔案管理工作是基礎(chǔ)性工作，完整收集、科學(xué)管理、充分利用是科技館檔案工作最主要的內(nèi)容，在具體實(shí)踐中又是一個(gè)鏈條的各個(gè)環(huán)節(jié)，這就要求辦公室及各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人務(wù)必相互配合，提高整體檔案意識(shí)?？萍拣^管理人員更須經(jīng)常主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，配合中心工作，充分利用檔案，發(fā)揮檔案的特殊功能和作用。

一、 科技館檔案管理與利用工作最主要的內(nèi)容

在實(shí)踐中，目前檔案管理最主要的內(nèi)容有：

完整收集：檔案工作人員要經(jīng)常地、主動(dòng)地向各部門(mén)、各承辦人了解各項(xiàng)工作的資料情況，做到心中有數(shù)，并進(jìn)行跟蹤、把關(guān)、收集，以確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。

科學(xué)管理：合理組卷、立卷，將來(lái)在利用、查找時(shí)才方便、快捷，為利用服務(wù)。要制定管理制度并貫徹執(zhí)行，形成規(guī)范化管理。

充分利用：以查考、匯編、統(tǒng)計(jì)、研究、復(fù)印等形式，為領(lǐng)導(dǎo)制定政策提供參考，為全館及各部門(mén)總結(jié)工作積累數(shù)據(jù)，為對(duì)外宣傳、舉辦專(zhuān)題展覽提供素材，在與外部出現(xiàn)糾紛時(shí)提供訴諸法律的憑證，與各館交流時(shí)提供管理制度，辦法經(jīng)驗(yàn)等。

1、收集、存放——做到底數(shù)清、收集齊、分類(lèi)明。文件在整理立卷前，還不是檔案，平時(shí)由辦公室專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集。因?yàn)檗k公室是文件的樞紐部門(mén)，各部室向館級(jí)、館級(jí)對(duì)部室，向館上級(jí)請(qǐng)示、上級(jí)批復(fù)、館對(duì)外文件都要經(jīng)過(guò)辦公室，應(yīng)收集原始件，館發(fā)文件至少要一式三份暫存（為入卷、匯編用）。各部室都要注意積累，有條件的單位各部室配計(jì)算機(jī)，行文一律要求用計(jì)算機(jī)打印則更便于統(tǒng)一格式、紙型，如建有局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上傳送更方便。若是手寫(xiě)稿，一定要用鋼筆，不可用圓珠筆、鉛筆。如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示有用圓珠筆的則復(fù)印一份存檔。其中特別要注意的是：有關(guān)公安消防、勞動(dòng)法規(guī)、工程合同、承展合約等文件，主辦人為工作方便，常常自己保管，但檔案管理人員一定要底數(shù)清，先復(fù)印一份備查，原件一經(jīng)用完，馬上保存原件，給主辦人復(fù)印件，不能含糊。當(dāng)年正在運(yùn)行中的文件平時(shí)應(yīng)分類(lèi)存放，如上級(jí)黨政機(jī)關(guān)來(lái)文，本單位報(bào)字、辦字文、黨字文、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、年度工作計(jì)劃總結(jié)、勞資人事、各部門(mén)請(qǐng)示和報(bào)告、接待記錄、重大活動(dòng)安排、經(jīng)濟(jì)合同、工程合同、宣傳廣告協(xié)議、學(xué)術(shù)交流、展覽協(xié)議等，可以按發(fā)文部門(mén)、文件種類(lèi)、承辦責(zé)任人幾種類(lèi)別分放，在整理立卷時(shí)就容易多了。要特別注意收集那些上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)部門(mén)對(duì)我館請(qǐng)示和報(bào)告的批復(fù)，我館申報(bào)、參評(píng)各種獎(jiǎng)項(xiàng)、榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)，上級(jí)批準(zhǔn)頒發(fā)獲獎(jiǎng)的文件、決定，要從上級(jí)發(fā)文中提取出來(lái)，將原件收入館檔案相應(yīng)案卷，與我館相應(yīng)報(bào)出的文件放在一起。

2、立卷——每年第一季度對(duì)上一年文件進(jìn)行整理立卷。按照檔案專(zhuān)業(yè)要求，應(yīng)是誰(shuí)發(fā)生，誰(shuí)使用，誰(shuí)立卷，這在大型企業(yè)、黨政機(jī)關(guān)是行之有效的辦法。在科技館，如果以辦公室為文件的集散地、總樞紐，最好是辦公室整理立卷，與部室結(jié)合，在最后錄卷、訂卷之前，請(qǐng)有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人過(guò)目，檢查有無(wú)遺漏，分卷是否合理，以方便使用。

3、利用——為領(lǐng)導(dǎo)、內(nèi)外提供服務(wù)也可使用條碼技術(shù)，迎接流通管理質(zhì)的飛躍?？萍拣^檔案管理實(shí)踐中經(jīng)常看到，檔案在借出、使用、歸還過(guò)程中，涉及一系列問(wèn)題，如：需要提供多少卷檔案、被提供的檔案是否準(zhǔn)確、有無(wú)相關(guān)文號(hào)、檔案經(jīng)誰(shuí)手調(diào)出、由誰(shuí)借走、取走的時(shí)間、何時(shí)何人歸還、經(jīng)誰(shuí)的手歸還等。借出時(shí)要一一登記，歸還時(shí)要一一注銷(xiāo)，看錯(cuò)寫(xiě)錯(cuò)屢見(jiàn)不鮮，有時(shí)要查一卷歸還時(shí)注銷(xiāo)不了的檔案，我們要將各單位十幾個(gè)借案登記本一本一本一頁(yè)一頁(yè)去查找，花費(fèi)了幾個(gè)小時(shí)，甚至有時(shí)一兩天才有可能找到這條記錄。解決這些問(wèn)題，用識(shí)別器及計(jì)算機(jī)處理系統(tǒng)通過(guò)核實(shí)，存儲(chǔ)檔案案卷、利用人、借出、歸還經(jīng)手人各自的條碼內(nèi)容即可完成檔案借出和歸還的交接手續(xù)，交接內(nèi)容可以像銀行存取款和超市購(gòu)物一樣自動(dòng)打印出有日期小條，簽名認(rèn)可后存查。這樣完成的檔案借由出到歸還的管理和統(tǒng)計(jì)， 方便、快捷、準(zhǔn)確，極大提供效率和管理水平。

二、新時(shí)期做好科技館檔案管理與利用工作的若干思考和建議

1、不斷改善科技館檔案資料結(jié)構(gòu)

科技館檔案管理與利用工作要結(jié)合新時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的特點(diǎn)，注重對(duì)檔案資源中豐富的經(jīng)濟(jì)、科技等檔案信息資源的整合與利用，為領(lǐng)導(dǎo)決策、地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展和知識(shí)創(chuàng)新提供參考；不斷整合與利用文化、教育等方面的檔案信息資源，更好地促進(jìn)先進(jìn)文化建設(shè)；充分開(kāi)發(fā)檔案信息資源中與人民群眾息息相關(guān)的檔案信息資源，維護(hù)廣大人民群眾根本利益。同時(shí)，不斷開(kāi)闊視野，拓展科技館檔案工作領(lǐng)域，加強(qiáng)對(duì)新建領(lǐng)域建檔工作的監(jiān)管力度。此外，科技館檔案資源建設(shè)的重心要放在圍繞中心服務(wù)大局的需要上。比如：政府職能正在轉(zhuǎn)向經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型升級(jí)、市場(chǎng)監(jiān)管、社會(huì)管理和公共事務(wù)上?？萍拣^檔案管理就要以此為中心做好相應(yīng)館、室、藏檔案存量檔案資源建設(shè)，而且要加強(qiáng)正在形成中的重大社會(huì)活動(dòng)檔案、重點(diǎn)建設(shè)工程檔案、重要科研項(xiàng)目檔案、單位信用檔案、共建單位檔案等增量檔案資源的建設(shè)。唯有如此，科技館檔案資源結(jié)構(gòu)才會(huì)得到不斷改善，才會(huì)充分體現(xiàn)地方特色和時(shí)代特征。

2、建立健全科技館檔案管理制度

建立健全科技館檔案管理制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合科技館的特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)科技館檔案管理與利用的需要。第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既要能約束領(lǐng)導(dǎo)又要能約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的形象和行為直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。在規(guī)章制度執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞，有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

3、切實(shí)加強(qiáng)科技館檔案信息化建設(shè)

認(rèn)真分析信息化建設(shè)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式造成的沖擊，充分認(rèn)識(shí)信息化建設(shè)所引發(fā)的檔案工作理論與實(shí)際工作的突破與變革，應(yīng)以檔案信息建設(shè)積極推動(dòng)檔案工作的變革，在不斷采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備科技館檔案管理部門(mén)、不斷提升科技館檔案管理與利用現(xiàn)代化水平的同時(shí)，以自己獨(dú)特的利用方式及服務(wù)方式，為地方提供一種全新的傳播、交流檔案信息的方式與高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品，使科技館檔案管理與利用工作更好地為社會(huì)發(fā)展服務(wù)，不斷滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)科技館檔案信息的需求。

結(jié)語(yǔ)

對(duì)科技館檔案管理與利用工作內(nèi)容、實(shí)踐過(guò)程的深入分析，發(fā)現(xiàn)了科技館檔案資料結(jié)構(gòu)不夠完善、科技館檔案管理制度不夠健全、科技館檔案功能定位不夠準(zhǔn)確、科技館繼續(xù)教育有待加強(qiáng)、科技館信息化建設(shè)相對(duì)滯后，從而提出相應(yīng)的措施與建議，旨在促使科技館檔案管理工作有新的突破新的進(jìn)展。為此，務(wù)必抓住新時(shí)期新機(jī)遇，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷改革創(chuàng)新，沖破原有的思路、格式，力求形成一整套新的科技館檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)新形勢(shì)下檔案事業(yè)的新發(fā)展，并為實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出新的貢獻(xiàn)。（作者單位：福建省泉州市科技館）