淺談施工企業(yè)工程項目財務(wù)檔案管理

張娟

摘 要：施工企業(yè)工程項目部是施工企業(yè)的基礎(chǔ)單位，同時也是壽命最短的組織單位。管好這種最小的臨時單位的財務(wù)檔案，在市場經(jīng)濟不斷發(fā)展與完善的背景下，對經(jīng)濟發(fā)展起著一定的積極作用。財務(wù)檔案可以為宏觀經(jīng)濟管理提供完整、可靠的信息；財務(wù)檔案能為微觀經(jīng)濟管理提供豐富的原始數(shù)據(jù)；財務(wù)檔案對成本控制具有不可替代的重要作用。

關(guān)鍵詞：工程項目；財務(wù)檔案；信息；原始數(shù)據(jù)；重要作用

施工企業(yè)工程項目部是施工企業(yè)的基礎(chǔ)單位，同時也是壽命最短的組織單位。管好這種最小的臨時單位的財務(wù)檔案，在市場經(jīng)濟不斷發(fā)展與完善的背景下，對經(jīng)濟發(fā)展起著一定的積極作用。眾所周知，施工企業(yè)項目財務(wù)會計檔案是證明施工單位合法經(jīng)營與管理的重要依據(jù)，也是確保經(jīng)濟單位資產(chǎn)保值和增值的重要憑據(jù)，更是監(jiān)督國民經(jīng)濟、保證經(jīng)濟建設(shè)進行的有效手段。近年來，會計檔案的憑證、依據(jù)、條件作用日益顯著。

1 財務(wù)檔案可以為宏觀經(jīng)濟管理提供完整、可靠的信息

會計檔案由會計憑證、會計賬簿和會計報表組成。會計憑證是經(jīng)濟業(yè)務(wù)的完成情況，為各單位了解經(jīng)濟活動提供必要的原始資料，并如實地反映和有效地監(jiān)督經(jīng)濟活動；會計賬簿是全面提供資金來源和經(jīng)濟收支增減變動的總括，是宏觀經(jīng)濟核算資料保存記錄的工具；會計報表反映機關(guān)、企事業(yè)單位和其他經(jīng)濟組織整個生產(chǎn)經(jīng)營活動的全貌，對加強經(jīng)濟單位的經(jīng)濟核算、改善經(jīng)營管理以及滿足國家綜合平衡工作的需要有重要作用。

會計憑證、會計賬簿、會計報表都是在會計核算活動中形成的，三者之間有著密切的關(guān)系。會計憑證是會計核算的基礎(chǔ)，會計賬簿以會計憑證為依據(jù)，會計報表又是根據(jù)會計賬簿來編制，一環(huán)緊扣一環(huán)，緊密相連，不可脫節(jié)，它們從不同方面反映經(jīng)濟活動的歷史面貌。

我們從三者的作用上看到，會計檔案在國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中的重要作用使其成為國民經(jīng)濟核算體系中的一個重要部分。如企業(yè)會計檔案匯總與分析是企業(yè)科學(xué)經(jīng)營決策的信息依據(jù)，是高層經(jīng)營決策的“參謀部”，也是真實反映企業(yè)盈利水平的“晴雨表”。隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，經(jīng)濟策略影響了企業(yè)的生存和發(fā)展，企業(yè)要在生存中不斷獲得競爭力，就必須降低能耗和成本，科學(xué)地組織生產(chǎn)經(jīng)營，最有效地使用人力、物力和財力，實現(xiàn)最佳的經(jīng)濟效益。而規(guī)劃未來的經(jīng)濟活動，預(yù)測企業(yè)未來的發(fā)展趨勢，并據(jù)此作出正確決策的重要途徑，就是尋找具有價值的會計信息，通過對會計檔案提供的信息進行對比和分析，加工形成與預(yù)測企業(yè)未來發(fā)展的趨勢相關(guān)的高端信息，增加經(jīng)營決策的科學(xué)性和前瞻性，從而降低企業(yè)生產(chǎn)成本，保持企業(yè)競爭優(yōu)勢，使企業(yè)少走彎路，達到促進企業(yè)決策的戰(zhàn)略管理。與此同時，會計檔案管理也同步實現(xiàn)了在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中自身不可替代的價值地位。又如，任何一項基本建設(shè)，在進行可行性研究的同時，必然要進行經(jīng)濟分析和經(jīng)濟預(yù)算，提供經(jīng)濟數(shù)據(jù)。特別是一些大的工程項目建設(shè)，隨之產(chǎn)生的大量會計檔案，可以保證監(jiān)督工程項目的建設(shè)、實施和竣工，并為日后各項配套工程提供可靠的依據(jù)。

2 施工企業(yè)項目財務(wù)檔案能為微觀經(jīng)濟管理提供豐富的原始數(shù)據(jù)

一個單位要提高經(jīng)濟管理水平，加強單位內(nèi)部微觀經(jīng)濟管理，就必須依據(jù)財務(wù)檔案提供的原始數(shù)據(jù)，進行分析、預(yù)測，以便采取相應(yīng)的決策和措施，才能達到預(yù)期的目的。而財務(wù)檔案是對于單位經(jīng)濟活動全面、真實的記錄，從中可以明確看出哪些是固定性費用，哪些是可變費用，哪些應(yīng)該增加費用開支。對其進行認真地分析研究，就會在財務(wù)檔案中得到微觀經(jīng)濟管理所需的有價值信息。如阜陽市XX公司安慶市順安河綜合整治工程，該工程投標報價5900萬元，有效工期300天，財務(wù)檔案建立齊全。該項目需要水泥17850噸，如果一次進貨，價格當(dāng)然便宜。但是水泥保質(zhì)期一般是3個月，因此必須分期進貨。先進的先用，后進的后用。通過查詢財務(wù)檔案，就可以知道什么時候該進貨了，每次應(yīng)該進貨多少噸。什么時間發(fā)的貨，用于哪個部位，從而就能計算出該部位用的水泥數(shù)量、單價、金額是否超過預(yù)算，也可以知道庫存多少噸，哪些水泥應(yīng)該盡快使用。

3 財務(wù)檔案對成本控制具有不可替代的重要作用

內(nèi)部控制是指審計部門為保證業(yè)務(wù)活動的有效進行，保護資產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤，保證會計資料的真實、合法、完整。

內(nèi)部控制管理滲透在企業(yè)采購、生產(chǎn)、銷售和綜合管理的各個環(huán)節(jié)，而財務(wù)會計檔案為其工作的開展提供了可靠翔實的數(shù)據(jù)分析，為企業(yè)優(yōu)化管理措施和改進工作程序打下了堅實的信息基礎(chǔ)，為今后的預(yù)算管理和經(jīng)營策略提供了前瞻性意見。其中的實際發(fā)生費用就是依靠會計檔案分析數(shù)據(jù)匯總而來，對控制費用進度、平衡使用費用、節(jié)約使用費用提供了及時準確的信息支撐。

4 施工企業(yè)項目財務(wù)檔案管理存在的問題

施工企業(yè)項目財務(wù)會計工作人手少、工作環(huán)境條件簡陋、工作程序繁雜，除了對會計憑證、賬簿比較重視外，對預(yù)算、計劃材料收發(fā)等一般檔案的重要性重視不夠。

檔案資料的收集、整理往往被忽視，導(dǎo)致單位形成的計劃、總結(jié)、專題報告、預(yù)決算資料、市場報告、合同協(xié)議書、等檔案資料丟失或霉變。有時一個項目剛剛竣工又要上另一個項目，就出現(xiàn)個別人將一些資料在工作調(diào)動、崗位調(diào)整時一并帶走。由于帶走了一些資料，導(dǎo)致了和勞務(wù)公司、商品混凝土公司、一些材料公司及一些個人承包者和原來的工程項目無法結(jié)算，對原先的施工項目造成了一定的損失。

目前還有不少施工企業(yè)項目單位存在重經(jīng)營輕管理的現(xiàn)象，更別說項目檔案管理了。多數(shù)施工項目部都沒有明確具體財務(wù)檔案收集歸檔人員，財務(wù)檔案沒有專人負責(zé)，以致有關(guān)人員手中都有檔案資料各自為政。由于野外施工辦公條件差，財務(wù)財務(wù)檔案沒有專門的存放檔案室，一些財務(wù)檔案資料存放在臨時建造的辦公室里，缺乏檔案資料存放的安全性，且易潮濕、污損，更談不上防蟲、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光了。

目前大部分施工單位項目都實行報賬制，大部分財務(wù)檔案都會轉(zhuǎn)移到上級單位去，剩余的財務(wù)檔案就沒有全部裝訂成冊，又沒有按照財務(wù)檔案管理標準編制檢索工具，以致查找不便，不能充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。

5 針對施工企業(yè)項目財務(wù)檔案存在的問題，應(yīng)采取切實可行的措施加強工程項目財務(wù)檔案管理

首先，要建立健全工程項目財務(wù)檔案。實行報賬制的工程項目，在報賬前要將會計憑證、賬簿、報表進行掃描做成電子版，其他財務(wù)檔案也應(yīng)做成電子版。將收集整理的資料按照檔案管理的要求歸檔管理。

其次，要提高認識，加強管理。要根據(jù)項目的工程規(guī)模大小明確專（兼）職人員負責(zé)工程項目財務(wù)檔案的整理、歸檔，并做好財務(wù)檔案的日常管理、登記等工作。做好財務(wù)檔案保管過程中的保密工作，檔案不能存放在不具備條件辦公室內(nèi)。對不能夠及時歸檔的要把辦公室門窗進行加固，以防盜竊。要加強財務(wù)檔案管理的硬件建設(shè)，指定專人負責(zé)管理檔案， 嚴格執(zhí)行檔案管理制度。

第三，強化財務(wù)檔案管理人員素質(zhì)，不斷強化業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。檔案工作要適應(yīng)不斷發(fā)展的新形勢需要，人員素質(zhì)是關(guān)鍵。因此要對檔案人員進行多途徑、多形式的培訓(xùn)教育，組織他們到先進單位參觀學(xué)習(xí)，不斷更新他們的知識結(jié)構(gòu)。提高檔案管理人員的實際工作能力，提高他們的檔案管理責(zé)任。使檔案管理人員熟悉不同文件材料，能按照管理標準進行科學(xué)的分類、整理、編目、立卷。一個高素質(zhì)的財務(wù)檔案管理人員必須具備德、能、勤、公、廉 、儉六個方面的素質(zhì)。另一方面， 還應(yīng)掌握時事政策、財政稅務(wù)、電腦操作等相關(guān)知識，才能使工程項目會計檔案工作向程序化正規(guī)化步伐邁進，促進檔案管理工作向更深層科學(xué)信息化管理道路發(fā)展。