淺析機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題

樸松子

摘 要：檔案屬于機(jī)關(guān)事業(yè)單位非常關(guān)鍵的資源，在單位管理工作中處于舉足輕重的地位，盡管機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作在逐漸進(jìn)步，然而其中依舊面臨一系列的問(wèn)題，對(duì)該項(xiàng)工作的順利進(jìn)行產(chǎn)生阻礙。本文闡述了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理內(nèi)涵，闡明了檔案管理工作的重要性，指出機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上，對(duì)該項(xiàng)工作的發(fā)展動(dòng)向進(jìn)行了展望。

關(guān)鍵詞：檔案管理；機(jī)關(guān)事業(yè)單位；問(wèn)題

近年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)取得了很大的進(jìn)展，各個(gè)領(lǐng)域出現(xiàn)了一系列不同的問(wèn)題，尤其值得注意的是各種檔案信息的管理過(guò)程中面臨很大的困難，過(guò)去的紙質(zhì)文檔已無(wú)法有效迎合當(dāng)前信息化發(fā)展的需要，怎樣將過(guò)去的管理方式和思想徹底更新是一個(gè)非常重要的課題。事業(yè)單位檔案管理屬于十分復(fù)雜的工作，然而該項(xiàng)工作卻具有非常重要的作用。鑒于此，本文闡述了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理內(nèi)涵，闡明了檔案管理工作的重要性，指出機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上，闡明了該項(xiàng)工作的發(fā)展趨勢(shì)。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理內(nèi)涵

檔案管理即某部門(mén)為完善檔案管理制度、保存并有效利用檔案而開(kāi)展的工作。對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，大體上包括檔案收集、整理分析、保存、編目與檢索、利用等諸多方面。檔案管理需要處理的問(wèn)題是檔案的混亂、無(wú)序與繁多等問(wèn)題，同時(shí)，其管理的對(duì)象為使用檔案的人員。屬于服務(wù)性和管理性的工作，然而，在開(kāi)展該項(xiàng)工作的時(shí)候必須堅(jiān)持相關(guān)要求進(jìn)行。必須在充分確保檔案的完整、準(zhǔn)確、高質(zhì)量。除此之外，事業(yè)單位檔案管理大體上經(jīng)過(guò)了以下幾個(gè)不同的時(shí)期：也就是人工管理、文件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)時(shí)期。各時(shí)期的工作形式有所不同，具體來(lái)說(shuō)，在第一個(gè)時(shí)期基本上通過(guò)人工的模式來(lái)將信息錄入、分析、保持，在第二個(gè)時(shí)期，基本上是通過(guò)電腦軟件來(lái)分析資料，同時(shí)各時(shí)期的檔案管理效率具有非常明顯的區(qū)別。檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理過(guò)程中扮演著非常關(guān)鍵的角色，所以，為充分確保單位的各項(xiàng)管理工作取得較高的質(zhì)量，一定要將檔案管理工作做好。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要性分析

通過(guò)分析不難看出，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的該項(xiàng)業(yè)務(wù)在中國(guó)有著非常獨(dú)特的性質(zhì)，屬于政府非常關(guān)鍵的檔案管理制度，無(wú)論是對(duì)單位或者個(gè)人而言，該項(xiàng)工作均具有很大的價(jià)值，該項(xiàng)工作可以反映出或多或少的社會(huì)價(jià)值，鑒于此，社會(huì)各界一定要注重該項(xiàng)工作，檔案管理工作者唯有充分了解該項(xiàng)工作的重要性，才可以在平時(shí)的工作過(guò)程中嚴(yán)格遵循相關(guān)指導(dǎo)思想與標(biāo)準(zhǔn)，才可以將該項(xiàng)工作做好。具體來(lái)說(shuō)，其所具有的社會(huì)價(jià)值反映在以下幾方面：檔案資料里面具有員工的基本信息，例如受教育狀況、職業(yè)履歷與身份資料等諸多方面內(nèi)容，是對(duì)職工的經(jīng)歷進(jìn)行的細(xì)致的闡明，可以為人事升遷或者調(diào)動(dòng)等方面提供非常有效的信息，從而能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位提供非常準(zhǔn)確的依據(jù)和借鑒。另一方面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案已發(fā)展成內(nèi)部工作者薪酬與升職中非常有效的參考，單位在決定某個(gè)員工職稱晉升與待遇的時(shí)候，并非單純的根據(jù)員工的業(yè)績(jī)來(lái)進(jìn)行，也必須根據(jù)檔案資料里面注明的工作時(shí)間等相關(guān)資料來(lái)弄清楚他的工齡，最終才能夠來(lái)確定是否對(duì)員工進(jìn)行工資調(diào)級(jí)與職務(wù)升遷。所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在非常突出的社會(huì)價(jià)值。其對(duì)員工個(gè)人與機(jī)關(guān)單位發(fā)揮著雙重的功能，所以，職工一定要充分掌握該項(xiàng)工作對(duì)自己的重要性，尤其是對(duì)于那些檔案管理人員來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)高度重視該項(xiàng)工作，明確其具有的價(jià)值和意義，能夠積極主動(dòng)的投入到平時(shí)的工作之中，切實(shí)加大工作力度，努力提高工作質(zhì)量和效率，注重該項(xiàng)工作的實(shí)效性。

3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀分析

（一）機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作取得的成效

現(xiàn)階段，我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開(kāi)展該項(xiàng)工作過(guò)程中投入了很大的精力，同時(shí)取得很大的進(jìn)展，具體來(lái)說(shuō)，其取得的成效大體上包括下列幾點(diǎn)：第一，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)該項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)不斷加深，愈發(fā)注重該項(xiàng)工作，著手成立檔案管理中心，同時(shí)還開(kāi)始對(duì)其進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)集中管理，在很大程度上推動(dòng)了該項(xiàng)工作的進(jìn)行。第二，對(duì)于該項(xiàng)工作的投入不斷提高，配備了較為齊全的儀器設(shè)備，同時(shí)隨著工作的推進(jìn)相關(guān)管理制度日益優(yōu)化，并且還選擇了有效的策略來(lái)充分確保檔案安全。第三，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在工作過(guò)程中加大力度開(kāi)展信息化建設(shè)工作，在很大程度上提高了檔案管理水平，使得檔案管理工作一步步朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，從而使得該項(xiàng)工作的效率明顯提高。第四，管理理念同樣在不斷更新發(fā)展，由此推動(dòng)了服務(wù)水平的不斷增加。

（二）機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

盡管現(xiàn)階段中國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中取得了很大的進(jìn)展，同時(shí)處于不斷的完善過(guò)程中，然而明確其中仍具有諸多問(wèn)題有待于解決。第一，檔案管理工作者具有相對(duì)較低的受教育程度，同時(shí)具有相對(duì)較低的專業(yè)素質(zhì)。一些工作者的文化素養(yǎng)與專業(yè)水平嚴(yán)重缺乏，同時(shí)，一些負(fù)責(zé)檔案管理工作的職工均沒(méi)有專業(yè)背景，基本上是從其他科室借調(diào)或者兼職的事業(yè)編人員，所以，他們往往沒(méi)有足夠的專業(yè)觀念，這樣就使得許多原本應(yīng)當(dāng)做好的工作未得到盡快的落實(shí)，最終導(dǎo)致許多關(guān)鍵信息資料發(fā)生缺失。第二，我國(guó)各個(gè)地區(qū)在開(kāi)展該項(xiàng)工作的過(guò)程中仍然存在總體不平衡的問(wèn)題，不同對(duì)其具有非常大的差異，管理水平參差不齊，通常情況下，經(jīng)濟(jì)水平相對(duì)較好的地區(qū)的機(jī)關(guān)是相對(duì)較好的，而經(jīng)濟(jì)狀況較差的地區(qū)則往往具有較差的檔案管理水平，往往沒(méi)有配備齊全先進(jìn)的設(shè)備，主要還是使用人工的模式來(lái)開(kāi)展該項(xiàng)工作，根本沒(méi)有應(yīng)用信息技術(shù)手段來(lái)進(jìn)行檔案管理工作。第三，一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于該項(xiàng)工作的重視程度不高，導(dǎo)致普通職工與負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作的職工均不重視該項(xiàng)工作。

4 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展動(dòng)向分析

（一）其將愈發(fā)受到重視

現(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)一些經(jīng)濟(jì)水平相對(duì)較高的地區(qū)對(duì)于該項(xiàng)工作相對(duì)重視，并且多少地區(qū)均開(kāi)始意識(shí)到該項(xiàng)工作的價(jià)值和意義。所以，在今后的工作之中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位肯定會(huì)越來(lái)越重視該項(xiàng)工作。同時(shí)，各種較為先進(jìn)的理念與技術(shù)均會(huì)逐漸向經(jīng)濟(jì)水平相對(duì)較差的對(duì)其移動(dòng)，使得全國(guó)形成一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并且使該項(xiàng)工作的效率不斷提升，從而能夠推動(dòng)該項(xiàng)工作健康持續(xù)發(fā)展。

（二）數(shù)字化是今后的一大發(fā)展趨勢(shì)

伴隨科技水平的不斷提升，大量的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)獲得普及。在這個(gè)大形勢(shì)之下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位如果想做好檔案管理工作，則一定要利用各種先進(jìn)的信息手段，唯有如此，才可以逐漸提高工作質(zhì)量和效率。所以，在今后，該項(xiàng)工作必然將朝著數(shù)字化趨勢(shì)前進(jìn)，朝著集中管理的方向前進(jìn)，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能夠使機(jī)關(guān)事業(yè)單位跨界合作。從而能夠在很大程度上提高管理水平，同時(shí)還能夠使檔案管理服務(wù)質(zhì)量明顯提升。

（三）專業(yè)化是今后的一大發(fā)展趨勢(shì)

相關(guān)工作者的素質(zhì)決定著機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理水平，因現(xiàn)階相關(guān)工作者具有相對(duì)較低的素質(zhì)，同時(shí)尚未形成完善的制度，導(dǎo)致效率不高?，F(xiàn)代檔案管理工作者一方面應(yīng)當(dāng)擁有較強(qiáng)的管理思維，另一方面應(yīng)當(dāng)具備各種優(yōu)秀的管理理論。所以，今后，該項(xiàng)工作必然會(huì)朝著專業(yè)化的方向發(fā)展，肯定將培養(yǎng)大量專業(yè)人才。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，怎樣創(chuàng)新機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理成為擺在我們面前的一大問(wèn)題。本文在闡述了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理概念及其價(jià)值的基礎(chǔ)上，指出其取得的成績(jī)、存在的問(wèn)題，然后對(duì)該項(xiàng)工作的發(fā)展動(dòng)向進(jìn)行了展望，希望能夠?yàn)榇龠M(jìn)該項(xiàng)工作提供幫助。

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