我國(guó)事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

鄧春蕾　張爽

摘 要：干部人事檔案在干部人事管理中發(fā)揮著重要作用。隨著時(shí)代的發(fā)展，對(duì)干部人事檔案管理有了更高的要求，干部人事檔案管理不但要從制度上更新，還要從觀念上更新，切實(shí)分析事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀，指出存在的問題，并提出科學(xué)合理的對(duì)策，使干部人事檔案能夠與時(shí)俱進(jìn)，更好的為干部人事工作服務(wù)。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；現(xiàn)狀分析；對(duì)策思考

干部人事檔案記載著干部成長(zhǎng)過程、文化水平、工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績(jī)、思想品德等信息，整理保管干部檔案是組織考察、了解和管理干部的一條重要途徑，也是正確選用干部、落實(shí)干部各種待遇的重要依據(jù)。隨著社會(huì)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，瞬息萬變的信息社會(huì)對(duì)干部人事檔案工作提出更高的要求。檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)、加快發(fā)展，充分發(fā)揮職能作用，更好的為干部人事工作服務(wù)，需要我們認(rèn)真思考。

1 干部人事檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.1 對(duì)干部人事檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

檔案管理工作是一項(xiàng)默默無聞的工作，較難取得明顯成績(jī)，也不引人注意。

檔案管理人員常常形容檔案工作是：“說起來重要，排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”。在很多事業(yè)單位，干部檔案管理工作人員都是兼職為主，還承擔(dān)組織人事部門的其它工作，由于工作較多，用于人事檔案管理工作的時(shí)間就很有限，往往出現(xiàn)干部檔案紙質(zhì)材料收集、歸檔、整理不及時(shí)的現(xiàn)象。加上檔案管理崗位人員變動(dòng)頻繁，大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)比較淡薄。上到領(lǐng)導(dǎo)，下到具體管理人員對(duì)檔案管理的重視程度都不夠。

1.2 干部自身對(duì)個(gè)人檔案缺乏重視

有干部自身也沒有認(rèn)真對(duì)待自己的檔案。一是材料不及時(shí)上交，比如取得學(xué)歷、職稱、獎(jiǎng)勵(lì)等之后不知道上交材料到人事部門歸檔；二是在填寫相關(guān)資料時(shí)隨意性很大，比如姓名、出生日期，在檔案材料中前后不一致。三是填寫的歸檔資料不真實(shí)，比如每年的年度考核總結(jié)材料大多是套話，給人以“千篇一律”的感覺，不能準(zhǔn)確反映自己的真實(shí)情況，將來人事部門想通過這些材料了解干部的情況就比較困難。

1.3 干部人事檔案歸檔材料審核力度不夠

由于多年來的重視不夠和管理不嚴(yán)，致使干部人事檔案管理中出現(xiàn)一些問題。主要有：一是材料不齊全。部份檔案中反映干部基本情況的履歷、考核、學(xué)歷等 10 項(xiàng)材料有空缺。二是內(nèi)容記載不準(zhǔn)確、不統(tǒng)一，不真實(shí)。特別是干部的“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）虛假現(xiàn)象比較嚴(yán)重，震驚全國(guó)的王亞麗事件就是很好的例子。三是填寫不規(guī)范，比如個(gè)人履歷表需要填寫的內(nèi)容沒有填全，并且未加蓋部門公章。而這些問題往往都是由于檔案管理人員在收集時(shí)沒有把好材料審核關(guān)。

1.4 檔案在流轉(zhuǎn)過程中管理不規(guī)范

隨著人員流動(dòng)頻繁，人事檔案也隨著人多次流動(dòng)，并且在檔案專遞過程中不按國(guó)家檔案管理有關(guān)規(guī)定，隨意交人帶走，出現(xiàn)修改、涂改、偽造人事檔案的違紀(jì)違法的行為，其可靠性、真實(shí)性大打折扣，造成檔案內(nèi)容不實(shí)，擅自造檔現(xiàn)象嚴(yán)重的局面。還有部分人才流動(dòng)與檔案轉(zhuǎn)遞不同步，檔案不隨人走，檔案材料分散保存，造成人檔分離、斷檔，甚至棄檔不用。這不僅給人才引進(jìn)帶來一定風(fēng)險(xiǎn)，也給組織人事部門的管理帶來了難度。

1.5 干部人事檔案?jìng)鹘y(tǒng)整理方式存在弊端

干部檔案須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙，大于或小于16開規(guī)格的檔案材料及對(duì)那些不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料要進(jìn)行技術(shù)加工，剪裁、折疊、裱糊。而我們現(xiàn)在大量的材料都是A4紙規(guī)格，這就需要我們花大量的時(shí)間對(duì)每一份檔案的每一頁(yè)加工處理，可謂艱辛瑣碎、耗時(shí)費(fèi)力。每年都有大批零散材料要?dú)w檔，常常是手中這一批檔案材料沒有裝訂完畢，新的需歸檔的要整理的大批零散材料又進(jìn)來了。管理人員的大部分時(shí)間和精力都耗在剪、切、貼等方面，勞動(dòng)強(qiáng)度大、重復(fù)性強(qiáng)、效率低。

1.6 干部人事檔案信息化程度不高

隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，計(jì)算機(jī)信息化的水平也在不斷提高，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段在干部人事檔案管理中還沒有充分挖掘和發(fā)揮。目前的干部人事檔案管理系統(tǒng)只是將干部檔案紙質(zhì)材料中的部分個(gè)人信息手工錄入，將基礎(chǔ)內(nèi)容數(shù)字化。資料檢索、調(diào)閱檔案等仍是手工操作，無紙化閱檔基本沒有實(shí)施。

2 加強(qiáng)干部人事檔案管理的對(duì)策思考

2.1 強(qiáng)化干部人事檔案意識(shí)

首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要重視干部人事檔案管理工作，配備業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、責(zé)任心強(qiáng)的檔案管理人員，建立崗位職責(zé)制。投入必要的經(jīng)費(fèi)，完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。其次檔案管理人員要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)檔案工作要有積極的認(rèn)識(shí)。再次檔案部門應(yīng)加大宣傳力度，努力營(yíng)造全社會(huì)關(guān)心和支持干部人事管理的良好氛圍，讓人們都能密切關(guān)注這個(gè)承載個(gè)人歷史并與自身利益相關(guān)的記錄載體，提高檔案意識(shí)。

2.2 依照規(guī)章制度規(guī)范管理干部人事檔案

面對(duì)干部人事檔案中存在的材料不齊全、內(nèi)容不準(zhǔn)確、不統(tǒng)一、填寫不規(guī)范等問題，干部人事檔案管理部門加強(qiáng)制度建設(shè)，制定科學(xué)嚴(yán)密的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。干部人事檔案管理是一項(xiàng)制度性、原則性較強(qiáng)的工作，要建立健全各項(xiàng)制度，使管理工作的每個(gè)步驟都有章可循、有據(jù)可依，力求使干部人事檔案內(nèi)容從源頭上達(dá)到完整、統(tǒng)一、規(guī)范、準(zhǔn)確的要求。應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《檔案法》、《干部檔案工作條例》，并結(jié)合實(shí)際建立健全干部檔案查（借）閱、收集、鑒別歸檔、檢查核對(duì)、保管保密、管理人員職責(zé)、轉(zhuǎn)遞等八項(xiàng)制度，把責(zé)任落實(shí)到每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)崗位、每個(gè)人員。對(duì)干部人事檔案管理中存在的違法、瀆職事件應(yīng)輔以法律手段進(jìn)行嚴(yán)厲制裁。

對(duì)于擅自涂改、偽造或因人為因素造成檔案材料的損毀、丟失的，應(yīng)依據(jù)《檔案法》相關(guān)條款追究責(zé)任并進(jìn)行處罰。

2.3 注重干部人事檔案材料收集工作

收集干部人事檔案材料是人事檔案工作基礎(chǔ)，是檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)。

隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給干部人事檔案材料的收集帶來了新的要求，檔案管理人員必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，仔細(xì)辨別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整，手續(xù)完備，保證干部人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

2.4 加強(qiáng)干部人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)

干部檔案管理的好壞在很大程度上取決于檔案管理人員。檔案管理人員要提高自身的政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感，把人事檔案工作看作是一項(xiàng)政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，能堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密，在繁雜碎碎、枯燥單調(diào)的工作保持高度的責(zé)任心，減少工作的失誤和差錯(cuò)。主管部門應(yīng)定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓檔案管理人員掌握新的知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)，進(jìn)一步理解管理檔案的重要性，提高檔案管理的技術(shù)水平。

2.5 探索新的管理模式

放寬對(duì)干部檔案用紙規(guī)格的硬性要求，并對(duì)檔案整理模式做適應(yīng)調(diào)整，使干部人事檔案管理工作更科學(xué)、更實(shí)用。簡(jiǎn)化整檔工序，歸檔的每份材料不必非要按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行剪裁、裝訂，16開和A4紙張都接收，并不再加工而以原樣保存。

對(duì)于小于16開紙的材料不做裱糊，裱糊只用于受損材料加工。大于A4紙張可以適當(dāng)折疊，案卷只以左邊和下邊對(duì)齊即可，上邊和右邊以 A4 紙標(biāo)準(zhǔn)為界。這樣既保持了原件不失真，又省略了繁瑣的整理程序。

2.6 加快人事檔案信息化管理步伐

隨著科技的日新月異，信息化浪潮正強(qiáng)烈沖擊著社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，改變了人們的思維方式與習(xí)慣，信息化管理手段是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)。盡可能的運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高干部人事檔案工作的效率和水平，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料變成數(shù)據(jù)資料，建立起完善的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案紙質(zhì)與電子雙套式管理，根據(jù)需要，通過計(jì)算機(jī)查閱有關(guān)內(nèi)容。在注重保密的前提下，利用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。

總之，我們要充分發(fā)揮干部人事檔案管理工作的重要作用，客觀真實(shí)地反映干部的真實(shí)面貌，為客觀評(píng)價(jià)、公正地使用、合理地挖掘人才提供第一手資料。

同時(shí)，干部人事檔案管理不但要從制度上更新，還要從觀念上更新，根據(jù)社會(huì)發(fā)展的總體趨勢(shì)，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式。

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