關(guān)于檔案管理工作的探討

袁明華

摘 要：檔案對每個(gè)人都十分重要，它牽涉到一個(gè)人從出生到死亡期間的各種基本信息，包括出生背景、學(xué)歷及工作等各類信息。隨著社保制度在國內(nèi)地區(qū)的進(jìn)一步完善，以社保制度為核心的檔案管理工作在全國各地展開。因此，檔案管理是一項(xiàng)極具現(xiàn)實(shí)意義的工作。本文將結(jié)合筆者在現(xiàn)實(shí)檔案管理工作中的教訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)和所思所想，探討檔案管理這項(xiàng)工作在目前所暴露的問題，并提出一些極具針對性的建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；管理問題；管理對策

由于檔案管理的社會意義明顯，所以該項(xiàng)工作需要從各個(gè)層面來加以完善。首先，從制度層面來說，國家政府有必要出臺一些支持性的政策。其次，從管理層面來說，國家層面有必要出臺一些相關(guān)的管理辦法，以供相關(guān)管理人員執(zhí)行。再次，從技術(shù)層面來說，管理機(jī)構(gòu)可提升現(xiàn)有的技術(shù)水平，讓管理工作更為準(zhǔn)確到位。最后，從人員素質(zhì)層面來說，檔案管理需要管理人員有較好的工作態(tài)度、專業(yè)的管理水平及熟練的技術(shù)水平，才能確保管理工作的高效。

1 檔案管理工作的問題

1.1 制度問題

從制度層面來看，檔案管理工作在具體執(zhí)行中有一些不合情理的地方。在當(dāng)下的社保制度中，部門工作間的獨(dú)立性較強(qiáng)，這就引發(fā)了一些管理上的問題。例如：每年，各個(gè)地區(qū)都有一些企業(yè)工廠倒閉，從而出現(xiàn)大批的下崗工人，這些工人在下崗的初期會面臨生活上的困難，為了改善這個(gè)問題，國家政策中給予了下崗工人一定的扶持，下崗工人可到社保部門去領(lǐng)取保證金，用以維持生活，但是，時(shí)間久了后，一些有斗志的下崗工人會憑借關(guān)系或能力自己謀職，重新投入到社會工作中，并有一定收入維持生計(jì)，而檔案管理工作的獨(dú)立性使得相關(guān)部門未能及時(shí)了解到這一情況，或者某些部門了解了情況后，并未及時(shí)告知其它部門，導(dǎo)致下崗工人的檔案維持原狀，繼續(xù)領(lǐng)取保證金，白白賺取國家的保障金。

1.2 管理問題

回顧以往，國家所出臺的諸多政策中，最新的檔案管理政策也是在很多年前所頒布的。而社會的發(fā)展進(jìn)步如此迅速，廣大民眾所面臨的社會環(huán)境如此多變。事實(shí)證明：早前頒布的這套檔案管理政策并不適用于當(dāng)下，并且與當(dāng)下的社會現(xiàn)實(shí)脫節(jié)。在此背景下，一些管理機(jī)構(gòu)開始依照自身情況制定了臨時(shí)性的檔案管理?xiàng)l規(guī)，而各機(jī)構(gòu)間所定的條規(guī)內(nèi)容不一致，這就造成了檔案運(yùn)用和管理中的沖突情況。

1.3 技術(shù)問題

以往，檔案管理更多選用的是人工操作。也就是說，民眾的檔案是由人工記錄和更改的方式來完成。這種方式不但工作量巨大，而且人手操作容易出現(xiàn)一些疏漏，使得民眾的檔案準(zhǔn)確性難以保證。而信息技術(shù)被引入到了檔案管理中后，這個(gè)問題得到了很好的改善。但是，新的問題又誕生了。在政府各個(gè)部門間，信息系統(tǒng)是各自獨(dú)立的，信息資源不能得到共享、保密性較高，這在無形中加大了檔案管理的困難度。

1.4 人員素質(zhì)問題

人員素質(zhì)問題尤其體現(xiàn)在了兩個(gè)方面。第一方面是人員的態(tài)度問題。負(fù)責(zé)管理檔案的人員自身態(tài)度有很大的問題，對檔案管理這項(xiàng)工作沒有足夠的重視，認(rèn)為該項(xiàng)工作就是走走形式、登記資料、查閱資料而已。因此，不少管理人員抱著得過且過的日常工作態(tài)度，管理工作的質(zhì)量也就可想而知。第二方面是人員的能力問題。信息化普及后，檔案管理工作多數(shù)是在電腦上完成。而不少管理人員的技術(shù)水平較為薄弱，在管理中利用電腦操作有一定的困難，登記、查閱的速度十分慢，甚至出現(xiàn)錯(cuò)誤記錄的情況，給檔案管理工作帶來不小的麻煩。

2 檔案管理工作的完善對策

2.1 制度的完善對策

制度層面的問題需由國家政府出面來完善。面對各地區(qū)檔案管理不夠統(tǒng)一的問題，國家政府可迅速制定一套全國通用的管理標(biāo)準(zhǔn)，這套標(biāo)準(zhǔn)納入到法律法規(guī)中，提升標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)威性。在標(biāo)準(zhǔn)確定后，國家政府要向檔案管理的機(jī)構(gòu)分別發(fā)放管理標(biāo)準(zhǔn)的文件，讓相關(guān)機(jī)構(gòu)及時(shí)了解到文件內(nèi)容，并依照文件內(nèi)容來改進(jìn)現(xiàn)有的管理工作。此外，國家政府可將一些冗余的機(jī)構(gòu)撤銷掉。這些機(jī)構(gòu)的存在會使得檔案管理工作更為繁瑣。因此，機(jī)構(gòu)的撤銷會讓檔案管理工作變得更加簡潔。同時(shí)，這些機(jī)構(gòu)撤銷后，國家的各項(xiàng)資源也得到節(jié)約，這也能在一定程度上節(jié)約政府運(yùn)作的成本。

2.2 管理的完善對策

檔案管理是一項(xiàng)具備社會意義的工作。正是因?yàn)檫@項(xiàng)工作的現(xiàn)實(shí)意義，因而國家政府有必要對該項(xiàng)工作進(jìn)行更多的規(guī)范。規(guī)范需依據(jù)具體的規(guī)范制度。為此，國家政府可從政策的角度來進(jìn)行制度上的各種規(guī)范，并定期對制度中的內(nèi)容加以更新，讓制度內(nèi)容始終符合現(xiàn)實(shí)情況。各地區(qū)的檔案管理機(jī)構(gòu)要取消以往自身定制的規(guī)范制度，而是將國家政府所定制的規(guī)范制度作為整個(gè)管理的標(biāo)準(zhǔn)，從而來切實(shí)執(zhí)行管理工作。

2.3 技術(shù)的完善對策

當(dāng)下的時(shí)代是信息化時(shí)代。各行各業(yè)都在普及網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)，信息技術(shù)也被運(yùn)用到了檔案管理的實(shí)際工作中。但是，檔案機(jī)構(gòu)工作間的獨(dú)立性讓檔案管理的整個(gè)工作受到一定限制。為此，建議各個(gè)機(jī)構(gòu)間建立起一套聯(lián)合的系統(tǒng)，并實(shí)行聯(lián)網(wǎng)操作的機(jī)制，將民眾的個(gè)人檔案中的信息全部導(dǎo)入到系統(tǒng)中。而每個(gè)政府單位都能夠從網(wǎng)絡(luò)上下載到民眾的具體信息。一旦單位職工檔案信息有所更新，其它各單位部門也能及時(shí)了解到。

2.4 人員素質(zhì)的完善對策

針對上述談到的人員素質(zhì)問題，各政府單位要依據(jù)內(nèi)部情況組織定期的檔案管理培訓(xùn)，讓相關(guān)的檔案管理人員全部參加培訓(xùn)。培訓(xùn)的內(nèi)容側(cè)重于兩方面。第一方面是人員態(tài)度的問題。培訓(xùn)老師要從不同層面告知管理人員檔案管理這項(xiàng)工作的現(xiàn)實(shí)意義，讓其重視起該項(xiàng)工作來。第二方面是人員的技術(shù)問題。培訓(xùn)老師要借助電腦給每個(gè)管理人員進(jìn)行技術(shù)上的培訓(xùn)，讓其了解檔案管理涉及的各種技術(shù)操作，并能在工作中熟練運(yùn)用這些操作，減少操作時(shí)間、提升操作效率。

3 結(jié)束語

綜上，本文首先論述了檔案管理這項(xiàng)工作在現(xiàn)實(shí)中暴露的幾個(gè)典型問題，具體包括了管理問題、制度問題、人員素質(zhì)問題和技術(shù)問題。其次，本文從管理、制度、人員素質(zhì)和技術(shù)這4個(gè)層面出發(fā)，分別談到了改進(jìn)的策略以供參考。希望本文所研究的種種內(nèi)容可給與檔案管理有關(guān)的單位及人士一些有利的借鑒，規(guī)避檔案管理中的這些問題，將檔案管理的這項(xiàng)工作進(jìn)一步完善。

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