中學(xué)人事檔案信息化建設(shè)的問題及相關(guān)對策

張娜

摘 要：中學(xué)人事檔案管理在學(xué)校工作中一直得不到重視，造成當(dāng)前檔案管理工作一直比較落后，管理體制不健全，更不用提在信息化方面的建設(shè)了。人事檔案信息化建設(shè)能夠給人事管理帶來非常大的便利，應(yīng)該加以重視。本文介紹了中學(xué)人事檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容，分析了中學(xué)人事檔案信息化建設(shè)存在的問題并提出了相應(yīng)對策。

關(guān)鍵詞：中學(xué)；人事檔案；信息化建設(shè)；問題；對策

人事檔案是我國人事管理的重要資料，中學(xué)人事檔案是教職工從小到大的各項(xiàng)原始材料的集合，教職工個(gè)人從畢業(yè)后或者是其他單位轉(zhuǎn)到現(xiàn)任單位，都需要將人事檔案提取調(diào)動(dòng)，人事檔案中對教職工的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、思想情況、德才表現(xiàn)以及獎(jiǎng)懲情況等都有記錄，在中學(xué)對教職工進(jìn)行評價(jià)時(shí)有重要的參考作用。人事檔案必須有專門的檔案處進(jìn)行管理，個(gè)人不得接觸，以防個(gè)人對人事檔案進(jìn)行隨意修改，破壞檔案的真實(shí)性。當(dāng)前，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，也對檔案管理產(chǎn)生了重要影響，各級中學(xué)應(yīng)積極借助信息技術(shù)的發(fā)展來有效推進(jìn)人事檔案信息化管理的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的有效管理和利用。

1 中學(xué)人事檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容

2000年，我國召開了全國檔案工作會議，首次提出了檔案信息化建設(shè)的概念，自此之后，全國各檔案管理單位都開始探索實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。檔案信息化的基本含義是在國家檔案行為管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。中學(xué)人事檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容則是在相關(guān)上級檔案部門的監(jiān)管下，中學(xué)學(xué)校的人事檔案部門加緊學(xué)習(xí)信息管理技術(shù)，以及檔案信息化管理系統(tǒng)的使用，對于學(xué)校教職工檔案的信息資源進(jìn)行整理、開發(fā)和管理，其中不包括保密信息。具體來說，中學(xué)人事檔案信息化建設(shè)包含了六大塊的內(nèi)容：檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、檔案信息化建設(shè)人才隊(duì)伍建設(shè)和檔案信息安全保障體系建設(shè)?？偟膩碚f，這六個(gè)方面是相輔相成的，有一環(huán)節(jié)出問題，都對人事檔案的安全和管理有不良影響。

2 我國中學(xué)人事檔案信息化建設(shè)中存在的問題

盡管國家在檔案管理方面提出了信息化的要求，但是這項(xiàng)要求想要落到實(shí)處，還不是那么容易，中學(xué)里的人事檔案信息化建設(shè)呈現(xiàn)出多種多樣的問題，主要總結(jié)為以下三點(diǎn)：

1.對人事檔案管理工作不重視，人事檔案管理不規(guī)范。在中學(xué)，校級領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)校的管理重點(diǎn)一般是在教學(xué)方面和學(xué)生管理方面，而對于人事檔案管理，大都不太重視。一方面，人事檔案管理看起來只需要對學(xué)校的教職工進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)或者是檔案填寫時(shí)使用，使用并不頻繁，因而容易被領(lǐng)導(dǎo)忽略，另一方面，人事檔案在概念和分管上不明確，在中學(xué)，人事部和檔案部一般是分開的，人事部負(fù)責(zé)教職工的招聘和培訓(xùn)等工作，而檔案一般是交給檔案部管理，在中學(xué)，檔案部一般都是“閑差”，定位就是負(fù)責(zé)分類管理好檔案，對于檔案信息化建設(shè)方面經(jīng)常無從下手。

2.人事檔案信息化投入不足，導(dǎo)致建設(shè)效率低、成效差。對于中學(xué)學(xué)校來說，經(jīng)費(fèi)本身就比較緊張，大部分的經(jīng)費(fèi)都用于學(xué)校建設(shè)和教師培訓(xùn)上了，像至于平常用不到的人事檔案方面的建設(shè)就經(jīng)常被拖延。在國家和相關(guān)部門下了規(guī)定之后，中學(xué)學(xué)校也只能拿出部分經(jīng)費(fèi)來對人事檔案信息化建設(shè)踐行投入，但是投入不足造成硬件設(shè)備差、缺乏專業(yè)的軟件設(shè)備等，都對人事檔案的信息化建設(shè)形成了阻礙。

3.中學(xué)人事檔案管理人員專業(yè)技能差，缺乏專業(yè)人才。由于一直以來，中學(xué)的人事檔案管理部門工作輕松、工作內(nèi)容簡單，所以大多人事檔案管理的工作人員要么是快退休的老教師，要么是學(xué)歷較低的教務(wù)人員，很少有專門的檔案管理專業(yè)人才。并且，相關(guān)方面又缺乏培訓(xùn)，檔案管理人員大都按照比較老的方式在管理檔案。

3 我國中學(xué)人事檔案信息化建設(shè)中的對策

1.規(guī)范中學(xué)人事檔案管理體系，統(tǒng)一中學(xué)人事檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。

我國在檔案信息化建設(shè)方面有比較明確的要求，但是中學(xué)人事檔案建設(shè)關(guān)系到國家檔案部門和教育部門兩大部門，只有這兩大部門統(tǒng)一推出中學(xué)人事檔案信息化的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)才能真正在全國中學(xué)中進(jìn)行推廣。除此之外，我國的中學(xué)人事檔案管理體系一直不規(guī)范，存在著缺檔、丟檔、檔案管理混亂的現(xiàn)象，在建設(shè)人事檔案信息化之前，就先需要對中學(xué)人事檔案的管理進(jìn)行規(guī)范和整改。

2.加大資金投入，確保中學(xué)人事檔案信息化建設(shè)的硬件和軟件設(shè)施。

基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是人事檔案信息化建設(shè)的前提，中學(xué)應(yīng)將人事檔案信息化建設(shè)需要的資金計(jì)算在經(jīng)費(fèi)預(yù)算中，并且確保每年都有一定的投入，逐步建立起規(guī)范的信息化人事檔案管理辦公室，確保人事檔案信息化建設(shè)的順利開展。

3.吸納新的檔案管理人才，培訓(xùn)現(xiàn)有檔案管理人員。

人事檔案信息化建設(shè)離不開檔案管理的專業(yè)人才，尤其是在大學(xué)時(shí)學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)的優(yōu)秀人才，在新時(shí)期，本身接受的教育就是檔案信息化管理方面的教育，因而，中學(xué)吸納新的檔案管理人才可以比較快的進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)工作。而原有的檔案管理人員對學(xué)校的教職工情況熟悉，也對學(xué)校檔案的管理工作熟悉，可以加以培訓(xùn)，來適應(yīng)信息化的發(fā)展。

4.建立中學(xué)人事檔案信息化安全保障系統(tǒng)，確保人事檔案的安全性。

人事檔案是重要資料，人事管理信息化是將資料上傳至網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中，但是網(wǎng)絡(luò)管理畢竟有一定的風(fēng)險(xiǎn)，因此，人事檔案管理部門要樹立安全管理的意識，確保專人專管，在信息化建設(shè)時(shí)重視對網(wǎng)絡(luò)安全的設(shè)置和管理，聯(lián)合校內(nèi)計(jì)算機(jī)部門同時(shí)展開安全保障工作，來確保人事檔案的安全性。

4 小結(jié)

中學(xué)在人事檔案信息化建設(shè)方面確實(shí)存在一些問題，但是這些問題都是可以克服的，人事檔案信息化建設(shè)看起來工作繁瑣，眼前也看不到作用，但是從長遠(yuǎn)來看，對于中學(xué)的人事管理工作會帶來很大的便利，只是前期工作較多。中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)及人事檔案管理人員要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，對信息化建設(shè)進(jìn)行投入，做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和人員培訓(xùn)，才能滿足信息時(shí)代對人事檔案管理工作的發(fā)展需要。

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