醫(yī)院耗材采購(gòu)的內(nèi)部控制辦法

（中國(guó)中醫(yī)科學(xué)院廣安門醫(yī)院 北京100055）

一、醫(yī)院耗材采購(gòu)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制與運(yùn)行

（一）耗材申購(gòu)和審批

1.申購(gòu)：貴重儀器設(shè)備的購(gòu)置。由各科室于每年中旬將明年的購(gòu)置計(jì)劃 （填寫10萬(wàn)元以上儀器設(shè)備論證申請(qǐng)表）送交設(shè)備科匯總，設(shè)備科根據(jù)院部的總體規(guī)劃做出明年全年度的購(gòu)置計(jì)劃。計(jì)劃送主管副院長(zhǎng)、院長(zhǎng)審閱，并在年底前召開醫(yī)療儀器設(shè)備評(píng)價(jià)、咨詢小組討論會(huì)進(jìn)行論證，特殊臨床如急需設(shè)備的，可半年舉行一次論證會(huì)。

2.建立申購(gòu)審批制度。（1）申購(gòu)醫(yī)療設(shè)備每臺(tái)/套2 000元以下的，由申購(gòu)科室提出申請(qǐng)，設(shè)備科提出意見，并送主管副院長(zhǎng)審批；（2）申購(gòu)醫(yī)療設(shè)備每臺(tái)/套2 000元至1萬(wàn)元的，由申購(gòu)科室提出申請(qǐng)，設(shè)備科提出意見，并送院長(zhǎng)和主管副院長(zhǎng)審批；（3）申購(gòu)醫(yī)療設(shè)備每臺(tái)/套1萬(wàn)元至10萬(wàn)元的，由申購(gòu)科室填寫單價(jià)1萬(wàn)元以上的可行性論證報(bào)告，經(jīng)院長(zhǎng)辦公會(huì)研究審批。

3.申購(gòu)和審批相互分離。申購(gòu)和審批兩者的性質(zhì)不相容，如果由同一個(gè)科室進(jìn)行管理，很大程度上會(huì)出現(xiàn)舞弊的情況，可以把兩者分配給不同的兩個(gè)科室分別管理，起到內(nèi)部監(jiān)督的作用，大大降低了舞弊的情況發(fā)生。

醫(yī)院采購(gòu)審批流程圖

4.臨時(shí)申購(gòu)的處理。對(duì)耗材的臨時(shí)申購(gòu)一般情況下都在成本預(yù)算之外，對(duì)此情況需要進(jìn)行有效的控制，避免打亂原有的采購(gòu)計(jì)劃，同時(shí)打亂了成本預(yù)算。臨時(shí)申購(gòu)需要通過采購(gòu)部門經(jīng)由主管院長(zhǎng)進(jìn)行審批，只有審批通過才能進(jìn)行采購(gòu)。

5.采購(gòu)文字記錄保留。對(duì)采購(gòu)過程中對(duì)文字記錄的完整性進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)范，它在很大程度上保證了采購(gòu)的有序性，提升了使用效率。申購(gòu)單應(yīng)一式四聯(lián)，經(jīng)過有關(guān)科室審批通過后，請(qǐng)購(gòu)者自留一份，具體審批流程見下圖。

（二）采購(gòu)過程

1.技術(shù)說明書的編制。醫(yī)院耗材種類繁多，且更新較快，對(duì)耗材型號(hào)和規(guī)格錯(cuò)誤的申購(gòu)會(huì)增加耗材采購(gòu)難度，且一定程度上無法滿足醫(yī)院的正常耗材使用。所以，需要由科室技術(shù)人員和專家共同針對(duì)采購(gòu)計(jì)劃來編寫技術(shù)規(guī)格說明書。

2.招標(biāo)文件的編制。招標(biāo)文件主要的條款有商務(wù)條款和技術(shù)條款。技術(shù)條款直接影響著采購(gòu)質(zhì)量；商務(wù)條款對(duì)供貨商的供貨價(jià)格、供貨時(shí)間和付款方式等進(jìn)行規(guī)劃，對(duì)不合理的商務(wù)條款會(huì)給醫(yī)院帶來資金困擾，所以，招標(biāo)文件的編制對(duì)醫(yī)院非常有必要。

3.建立完善的供應(yīng)商評(píng)價(jià)系統(tǒng)。招標(biāo)采購(gòu)最主要的環(huán)節(jié)就是供應(yīng)商的確定，能夠在很大程度上保證采購(gòu)的質(zhì)量和成本。所以，在此基礎(chǔ)上應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)系統(tǒng)，從各個(gè)不同角度建立較為完善的評(píng)價(jià)指標(biāo)。

4.招標(biāo)文件和評(píng)價(jià)投標(biāo)文件相互分離。招標(biāo)文件和投標(biāo)文件兩者的性質(zhì)不相容，如果由同一個(gè)科室的人進(jìn)行管理，很大程度上會(huì)出現(xiàn)舞弊的情況，一般情況下供應(yīng)科負(fù)責(zé)招標(biāo)文件的編制，評(píng)審會(huì)來評(píng)審?fù)稑?biāo)文件，最大程度上保證評(píng)審過程和結(jié)果的真實(shí)性和科學(xué)性。

5.合同的編制與審核。醫(yī)院耗材的采購(gòu)需要簽訂合同，合同能夠很好地使雙方按照規(guī)定的事項(xiàng)辦事，有法定文件的約束，是對(duì)自身權(quán)益最大的維護(hù)。供應(yīng)商確定之后，供應(yīng)科根據(jù)招標(biāo)文件編制采購(gòu)合同，編制完畢后需要由采購(gòu)負(fù)責(zé)人審批并和供應(yīng)商進(jìn)行簽訂，以便醫(yī)療采購(gòu)和供應(yīng)商達(dá)成共識(shí)。

（三）付款

1.付款憑單的編制。當(dāng)醫(yī)院供應(yīng)科拿到供應(yīng)商的驗(yàn)收單之后應(yīng)立即付供應(yīng)商耗材款項(xiàng)，保障后續(xù)采購(gòu)的順利進(jìn)行，這可能會(huì)有一定程度上的舞弊情況發(fā)生，所以，為了預(yù)防此種情況的發(fā)生，需要對(duì)申請(qǐng)付款的文件進(jìn)行嚴(yán)格要求。供應(yīng)科應(yīng)當(dāng)認(rèn)真詳細(xì)地對(duì)供應(yīng)商發(fā)票和驗(yàn)收單進(jìn)行審閱，對(duì)各種單據(jù)的真實(shí)性和合規(guī)性進(jìn)行判定，對(duì)編號(hào)的付款憑單進(jìn)行系統(tǒng)的編制，對(duì)其中的正確性進(jìn)行詳細(xì)檢查，把文件交予審計(jì)處進(jìn)行審核工作，審計(jì)處審計(jì)通過之后財(cái)務(wù)處可以對(duì)其付款。

2.財(cái)務(wù)處發(fā)票的審核。財(cái)務(wù)處在給供應(yīng)商付款之前需要對(duì)訂購(gòu)單、驗(yàn)收單和合同等憑證進(jìn)行詳細(xì)的審查，發(fā)票中標(biāo)明的內(nèi)容必須要和其他單據(jù)上的注明內(nèi)容保持一致；審查驗(yàn)收單上有沒有設(shè)備科和保管科室人員的簽字；訂購(gòu)單上必須要有供應(yīng)科人員簽字；請(qǐng)購(gòu)單上必須要有科室相關(guān)人員簽字；審查是否有審批人員的集體簽字同意付款。如果沒有錯(cuò)誤，可以進(jìn)行付款并記賬，財(cái)務(wù)處每個(gè)月應(yīng)和需要核對(duì)科室進(jìn)行賬目的核對(duì)，必須保證賬實(shí)相符。

二、醫(yī)院耗材采購(gòu)內(nèi)部控制的方法

（一）建立良好的內(nèi)部控制環(huán)境

每個(gè)醫(yī)院都需要建立一種良好的控制活動(dòng)，這種控制活動(dòng)必須要建立在一定的環(huán)境中，對(duì)環(huán)境質(zhì)量控制的好壞在很大程度上影響到醫(yī)院的內(nèi)部控制，應(yīng)對(duì)內(nèi)部控制進(jìn)行必要執(zhí)行和遵循。對(duì)醫(yī)院內(nèi)耗材采購(gòu)中的內(nèi)部控制進(jìn)行最大程度上的強(qiáng)化和建設(shè)，對(duì)醫(yī)院采購(gòu)環(huán)境的控制主要表現(xiàn)在經(jīng)營(yíng)方式、管理理念、管理風(fēng)格和分配責(zé)任等，通過不同的管理控制方法對(duì)醫(yī)院內(nèi)部環(huán)境進(jìn)行必要的建立和保持尤為重要。還應(yīng)從人力資源管理方面入手，以務(wù)實(shí)的態(tài)度為采購(gòu)環(huán)境進(jìn)行控制和落實(shí)創(chuàng)造有利的條件，使醫(yī)院耗材采購(gòu)真正做到內(nèi)部環(huán)境的有效控制。

（二）加強(qiáng)耗材內(nèi)部控制制度

醫(yī)院的內(nèi)部控制是保證各部門和各環(huán)節(jié)順利運(yùn)行的非常重要的部分，它能夠在很大程度上對(duì)醫(yī)院中的資源配置和安排等方面實(shí)現(xiàn)合理規(guī)劃，最大程度上降低運(yùn)行成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。我國(guó)目前大多數(shù)醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)最為重視的是醫(yī)學(xué)技術(shù)、服務(wù)態(tài)度和獎(jiǎng)金分配等方面，在一定程度上忽視了耗材在醫(yī)院管理中起到的作用。耗材采購(gòu)是醫(yī)院管理的重要組成部分，所有環(huán)節(jié)都要依靠?jī)?nèi)部控制來進(jìn)行規(guī)范，如果沒有完善的內(nèi)部控制制度，會(huì)大大增加采購(gòu)成本，增大醫(yī)院支出。

（三）強(qiáng)化醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)

醫(yī)院中的物品和耗材品種繁多，記錄比較繁雜，如果進(jìn)行信息系統(tǒng)的有效建立，可以通過計(jì)算機(jī)對(duì)大量信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄和信息的標(biāo)記，能夠詳細(xì)地記錄耗材從采購(gòu)到使用的全部過程，做到對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控，并記錄出現(xiàn)錯(cuò)誤的信息。這種信息系統(tǒng)的建立在很大程度上提高了醫(yī)院對(duì)信息的快速查詢和統(tǒng)計(jì)，大大提高了工作效率。信息系統(tǒng)是建立在效益大于成本的基礎(chǔ)之上，不能由于系統(tǒng)不完善對(duì)醫(yī)院產(chǎn)生不利影響，也不能追求系統(tǒng)完美無限透支成本。需要根據(jù)《會(huì)計(jì)法》進(jìn)行會(huì)計(jì)賬冊(cè)的建立，正確運(yùn)用會(huì)計(jì)科目。

（四）完善獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)部門，發(fā)揮監(jiān)督職能

為了醫(yī)院各個(gè)環(huán)節(jié)正常運(yùn)行需要在醫(yī)院內(nèi)部建立完善的審計(jì)部門，使每個(gè)環(huán)節(jié)具有強(qiáng)大的權(quán)威性和各自的獨(dú)立性，使部門之間形成必要的監(jiān)督管理。對(duì)醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)人員進(jìn)行審計(jì)職能的保護(hù)，能夠在很大程度上保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和合法性，對(duì)醫(yī)院各領(lǐng)導(dǎo)在審計(jì)工作中的法律責(zé)任進(jìn)行明確，如果在審計(jì)過程中出現(xiàn)違法行為，應(yīng)予以嚴(yán)肅的責(zé)任追究，最大程度上做到違法必究。對(duì)于不遵守原則的審計(jì)人員進(jìn)行崗位的調(diào)換，保證審計(jì)工作的正常性和真實(shí)性。有關(guān)部門應(yīng)對(duì)醫(yī)院內(nèi)部控制制度進(jìn)行不斷的完善，形成一個(gè)有效的監(jiān)管體系。

（五）完善耗材采購(gòu)管理

耗材管理的好壞直接影響到醫(yī)院的效益，也是內(nèi)部控制非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，必須要制定合理的耗材采購(gòu)管理制度。醫(yī)院要根據(jù)具體耗材使用量進(jìn)行量化指標(biāo)管理，保證耗材的采購(gòu)量，以適應(yīng)患者就醫(yī)數(shù)量，避免沒有規(guī)劃的、盲目的耗材采購(gòu)，不能造成耗材的積壓和供應(yīng)脫節(jié)的情況發(fā)生，還應(yīng)對(duì)耗材的種類進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)劃和分類采購(gòu)。目前我國(guó)一些醫(yī)院對(duì)耗材的采購(gòu)處于盲目狀態(tài)，盲目耗材采購(gòu)表現(xiàn)在兩個(gè)方面：（1）醫(yī)院對(duì)耗材和患者數(shù)量沒有合理分配，業(yè)務(wù)水平不高等，造成采購(gòu)的過量或不足；（2）沒有按時(shí)對(duì)耗材進(jìn)行采購(gòu)，而是進(jìn)行盲目的采購(gòu)，沒有形成計(jì)劃采購(gòu)。

（六）加強(qiáng)醫(yī)院的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

醫(yī)院的內(nèi)部控制體系非常重要，但是內(nèi)部控制不單單是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行消除，控制的根本是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革，醫(yī)院各方面的管理出現(xiàn)了不同程度的風(fēng)險(xiǎn)，因此，醫(yī)院要根據(jù)自身的實(shí)際狀況制定出一個(gè)比較系統(tǒng)的采購(gòu)控制系統(tǒng)和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估系統(tǒng)，對(duì)預(yù)測(cè)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行規(guī)避和化解，比如，在對(duì)耗材采購(gòu)時(shí)，應(yīng)對(duì)醫(yī)院的內(nèi)部環(huán)節(jié)進(jìn)行分析，對(duì)市場(chǎng)環(huán)境進(jìn)行必要的了解，在此基礎(chǔ)上還應(yīng)對(duì)患者消費(fèi)等各種因素進(jìn)行綜合評(píng)估，以此降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

三、結(jié)束語(yǔ)

由此可以看出，對(duì)醫(yī)院耗材采購(gòu)進(jìn)行必要的內(nèi)部控制能夠在很大程度上維持醫(yī)院各種活動(dòng)的有序進(jìn)行，進(jìn)而保證采購(gòu)的安全性和質(zhì)量，內(nèi)部控制對(duì)各大醫(yī)院來說是至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。想要解決目前醫(yī)院耗材采購(gòu)失控的局面，需要從安全性、有效性和合法性幾個(gè)方面實(shí)施全方位管理，只有這樣才能使醫(yī)院的管理水平有一個(gè)比較穩(wěn)定的提高。在進(jìn)行內(nèi)部控制時(shí)，要在全員認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，把握好管理制度的正確性，與此同時(shí)最大程度上對(duì)采購(gòu)程序進(jìn)行規(guī)范。