淺談ERP環(huán)境下企業(yè)銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)

吳宇鋒

摘 要：影響企業(yè)存活的直接因素就是企業(yè)的盈利情況，因此銷售起著不可替代的作用，銷售業(yè)務(wù)在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)中有著自己獨(dú)一無(wú)二的地位。因此對(duì)于銷售內(nèi)部的控制也顯得尤為重要，提升銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)是保障銷售業(yè)務(wù)平穩(wěn)發(fā)展的根本。ERP的不斷創(chuàng)新與充實(shí)，對(duì)提升企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率，企業(yè)銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)實(shí)施起到了重要的作用。本文針對(duì)ERP環(huán)境下企業(yè)銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)給出了幾種方案，希望對(duì)企業(yè)的有效運(yùn)行，提高銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制有一定的幫助。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制；銷售；ERP

ERP稱作企業(yè)資源計(jì)劃，然而ERP已經(jīng)不是傳統(tǒng)意義上的財(cái)務(wù)、銷售、訂購(gòu)等方面，還包括了質(zhì)量管理、業(yè)務(wù)管理等方面，也包括企業(yè)現(xiàn)使用的各類軟件的等。ERP的不斷完善和發(fā)展，滿足企業(yè)的現(xiàn)代化管理的需求。企業(yè)管理的核心內(nèi)容是內(nèi)部控制，內(nèi)部控制的有效程度、完善程度直接影響著企業(yè)的生存和發(fā)展。銷售業(yè)務(wù)是一個(gè)企業(yè)盈利運(yùn)行的靈魂環(huán)節(jié)，因此運(yùn)用ERP為銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制進(jìn)行完善的設(shè)計(jì)，幫助企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的高效發(fā)展，是很有現(xiàn)實(shí)意義的。

一、銷售環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)分析

企業(yè)的生存和發(fā)展跟風(fēng)險(xiǎn)是分不開的，只有認(rèn)識(shí)到了風(fēng)險(xiǎn)，全面的分析風(fēng)險(xiǎn)這樣才能面對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，找出最優(yōu)的方案規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，經(jīng)過(guò)對(duì)銷售環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)分析，主要包括以下幾種：

1.客戶不是真實(shí)存在，企業(yè)所接到的訂單不滿足企業(yè)的要求，也不符合法律的規(guī)定。

2.合同沒有經(jīng)過(guò)嚴(yán)格正確的審批就被錄入公司的系統(tǒng)，審核人沒有遵守自己的權(quán)利，擅自做主，不按照標(biāo)準(zhǔn)審核合同。

3.信息沒有及時(shí)的更新，企業(yè)不能實(shí)時(shí)檢驗(yàn)客戶和銷售人員的信用情況，造成的結(jié)果就是應(yīng)收款不能及時(shí)到賬，影響企業(yè)的運(yùn)營(yíng)。

4.發(fā)貨人員不能遵守自己的職責(zé)，沒有負(fù)責(zé)的態(tài)度，造成的發(fā)貨失誤，對(duì)于代領(lǐng)貨物也沒有嚴(yán)格的要求。

5.擅自開出不真實(shí)的發(fā)票，訂單虛假不存在。

6.對(duì)于商品退貨問題，工作人員不能堅(jiān)守自己的崗位記清每一筆退貨，擅自收回商品，不進(jìn)行記錄，授權(quán)，財(cái)務(wù)記錄模糊。

銷售環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)還有很多，文章中主要介紹了集中，隨著銷售環(huán)節(jié)的復(fù)雜程度增加，所承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)增多，因此對(duì)于銷售環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)分析也要呈動(dòng)態(tài)分析，不斷的根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。

二、ERP環(huán)境下銷售內(nèi)部控制設(shè)計(jì)具體內(nèi)容

由于銷售環(huán)節(jié)對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)重中之重，所以銷售環(huán)節(jié)所面臨的風(fēng)險(xiǎn)必須找到比較完善的措施進(jìn)行規(guī)避，減少企業(yè)的損失，內(nèi)部控制必須達(dá)到高效且力度精準(zhǔn)，能夠準(zhǔn)確的解決企業(yè)銷售中存在的問題。在銷售內(nèi)部控制設(shè)計(jì)應(yīng)該盡量堅(jiān)持完善性、貫徹徹底性。完善性主要體現(xiàn)在規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，能夠有效的約束員工。貫徹性，主要體現(xiàn)在覆蓋范圍，在計(jì)劃的執(zhí)行、實(shí)施、反饋中都得體現(xiàn)。這樣的內(nèi)部控制制度保持員工的有效工作，企業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展。

1.規(guī)定訂單權(quán)限的嚴(yán)格審核

銷售訂單是一個(gè)企業(yè)發(fā)展的開始，接收銷售訂單是整個(gè)銷售環(huán)節(jié)的開始，只有銷售訂單的存在，整個(gè)銷售環(huán)節(jié)才有意義，所以銷售訂單的重要性是不言而喻的。然而對(duì)銷售訂單的審核就顯得尤為重要，只有保持銷售訂單的準(zhǔn)確數(shù)量，才能確定生產(chǎn)的數(shù)量以及庫(kù)存現(xiàn)有量，三者進(jìn)行統(tǒng)一，才能做到人力和資源的效率最大化。

由于以前對(duì)于進(jìn)入系統(tǒng)沒有嚴(yán)格的門檻，就導(dǎo)致系統(tǒng)混亂，信息不精準(zhǔn)，影響企業(yè)的效率，所以設(shè)置對(duì)訂單的授權(quán)是很有必要的，當(dāng)人員經(jīng)過(guò)授權(quán)才可以進(jìn)入公司的系統(tǒng)，這樣保證了訂單和人員的雙重有效性。當(dāng)然，沒有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員是沒有資格進(jìn)入系統(tǒng)的，所以嚴(yán)格要求了企業(yè)接收的訂單與規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)授權(quán)相輔相成。只有在銷售環(huán)節(jié)的開始階段，做到規(guī)范性、合理性、嚴(yán)格性。沒有規(guī)矩，不成方圓，對(duì)于銷售訂單的審核制度必須保持嚴(yán)格性，對(duì)于銷售的業(yè)務(wù)員必須嚴(yán)格要求，在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)，設(shè)置登陸的指紋，這樣保證不能造假的行為，并且設(shè)置實(shí)時(shí)監(jiān)控跟蹤制度，對(duì)業(yè)務(wù)員的訂單進(jìn)行審查，保持企業(yè)的能力與訂單的情況保持吻合。

2.規(guī)定銷售合同權(quán)限的嚴(yán)格審核

企業(yè)有了訂單是發(fā)展的起點(diǎn)，那么銷售合同的存在就是企業(yè)發(fā)展的保證，只有合同做到有效，才會(huì)保證訂單的順利達(dá)成，而且合同是保護(hù)企業(yè)自己權(quán)益的最直接的保證。因此對(duì)于銷售合同的嚴(yán)格審核是必須提升日程的。只有銷售合同經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審核才能錄入公司的系統(tǒng)，不能完全授權(quán)于個(gè)別合同審核人員，要設(shè)立獨(dú)立完善的合同審核系統(tǒng)，在系統(tǒng)中規(guī)定嚴(yán)格的審批流程和審批標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于合同是否合理可行做出快速且準(zhǔn)確的判斷。這樣系統(tǒng)的存在避免了個(gè)別的合同審核人員濫用自己的職權(quán)或者超越自己的職權(quán)進(jìn)行合同的審核之后錄入系統(tǒng)，沒法保證合同的有效性，合法性。同時(shí)要規(guī)定懲罰機(jī)制，對(duì)于不遵守規(guī)章制度的員工，要對(duì)其懲罰。

3.規(guī)定信用狀況的嚴(yán)格審核

在企業(yè)的運(yùn)行中，賒銷情況的存在是不可避免的，但是賒銷本身不是壞事，問題就在于在對(duì)象和額度的選擇上，還有是否能保證資金的準(zhǔn)時(shí)回籠。這些情況歸根到底就是一種信用的問題，所以為了防止資金回不來(lái)的情況，要對(duì)信用問題作出嚴(yán)格的規(guī)范。首先對(duì)于賒銷的客戶信用狀況進(jìn)行嚴(yán)格的調(diào)查，看是否符合企業(yè)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，在還款能力考評(píng)之后對(duì)賒銷的額度進(jìn)行規(guī)劃。企業(yè)的財(cái)務(wù)要與銷售人員進(jìn)行及時(shí)的溝通，雙方彼此了解企業(yè)的財(cái)務(wù)情況以及銷售情況，及時(shí)了解市場(chǎng)的情況，對(duì)于銷售員工和財(cái)務(wù)員工接觸系統(tǒng)，必須要有嚴(yán)格的規(guī)定，設(shè)置指紋制度，可以明確的掌握是誰(shuí)在登陸，追蹤責(zé)任時(shí)也有了依據(jù)，及時(shí)對(duì)客戶的信用情況進(jìn)行調(diào)查更新，保持信用的信息都是及時(shí)有效的，這樣給企業(yè)良性運(yùn)行提供了保證。

4.規(guī)定出庫(kù)單的嚴(yán)格審核

當(dāng)銷售人員與客戶達(dá)成銷售合同，銷售單傳達(dá)給庫(kù)存系統(tǒng)之后，就會(huì)生成相應(yīng)的出庫(kù)單，出庫(kù)單是商品出庫(kù)的數(shù)量、品種的一種依據(jù)，要滿足客戶的要求就要要求出庫(kù)單的準(zhǔn)確。所以首先要保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的絕對(duì)安全，實(shí)時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全進(jìn)行檢查，之后要設(shè)置嚴(yán)格的審核系統(tǒng)，對(duì)出庫(kù)單進(jìn)行審核，檢查出庫(kù)單是否與顧客的要求相對(duì)應(yīng)。之后保證對(duì)接收人的審核，不能盲目的就把貨物交給代收人，這樣會(huì)影響發(fā)貨的效率，容易造成發(fā)貨錯(cuò)誤或者貨物冒領(lǐng)。避免倉(cāng)庫(kù)的職能和銷售的職能過(guò)于集中，所以采用兩者分離制度進(jìn)行分別管理，銷售人員在下單之后，出庫(kù)單形成之后，倉(cāng)庫(kù)人員進(jìn)行二次審核，保證出庫(kù)單的準(zhǔn)確無(wú)誤。

5.規(guī)定發(fā)票的嚴(yán)格審核

發(fā)票是客戶向銷售人員提出索要要求，銷售人員向財(cái)務(wù)部進(jìn)行申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部很據(jù)當(dāng)單與出庫(kù)的實(shí)際情況開出的。企業(yè)的發(fā)票是記錄企業(yè)賬目的重要依據(jù)，但是沒有經(jīng)過(guò)嚴(yán)格授權(quán)的員工擅自進(jìn)入系統(tǒng)開具發(fā)票，會(huì)造成企業(yè)系統(tǒng)的混亂，賬目混亂。因此要設(shè)置進(jìn)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)的指紋識(shí)別，登錄口令，嚴(yán)格規(guī)范進(jìn)入系統(tǒng)的人員，保證發(fā)票的真實(shí)性。

6.規(guī)定商品退貨的嚴(yán)格審核

在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)中商品有退貨的情況是再正常不過(guò)的了，問題是因?yàn)殇N售人員的疏忽，退貨工作人員不能及時(shí)對(duì)退貨商品進(jìn)行記錄，系統(tǒng)不能快速做出反應(yīng)，因此造成商品數(shù)量混亂，庫(kù)存不明。因此要有商品退貨的嚴(yán)格審核制度，設(shè)立商品退貨審核部門，對(duì)退貨商品進(jìn)行嚴(yán)格的審核記錄，然后反應(yīng)給系統(tǒng)，系統(tǒng)做出實(shí)時(shí)的調(diào)整，保證庫(kù)存的時(shí)刻更新。

三、結(jié)束語(yǔ)

ERP對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是一種現(xiàn)代化的管理手段，在這個(gè)環(huán)境下，會(huì)加速企業(yè)的發(fā)展，提高企業(yè)內(nèi)部管理的效率。但是不同的企業(yè)有不同的情況，擁有的財(cái)力，實(shí)力也都不同，對(duì)于ERP的控制，反應(yīng)能力也都不同，所以對(duì)于銷售內(nèi)部的控制的設(shè)計(jì)方案不同，著重點(diǎn)也不同。這要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)計(jì)分析。銷售環(huán)節(jié)作為企業(yè)發(fā)展的起點(diǎn)，只有對(duì)銷售環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制做到完善，才能保證企業(yè)的高效、穩(wěn)定的前進(jìn)。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場(chǎng)的完善，在ERP環(huán)境下對(duì)企業(yè)銷售內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)是每個(gè)企業(yè)當(dāng)下重要的課題。

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