高校教務(wù)管理系統(tǒng)的構(gòu)建與分析

王倩　劉君

摘 要： 教務(wù)管理系統(tǒng)是一個(gè)有機(jī)的管理系統(tǒng)，通過相對(duì)獨(dú)立的子系統(tǒng)發(fā)揮大于系統(tǒng)總和的功能，起到優(yōu)化工作規(guī)范，合理調(diào)配、利用教學(xué)教育資源等作用。本文從教務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)用背景出發(fā)，介紹了教務(wù)管理系統(tǒng)構(gòu)建的過程，分析了教務(wù)管理系統(tǒng)構(gòu)建的關(guān)鍵因素。

關(guān)鍵詞： 教務(wù)管理系統(tǒng) 基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 需求分析 工作機(jī)制

教務(wù)管理工作是高校教學(xué)運(yùn)行的中樞神經(jīng)，是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)所有教學(xué)活動(dòng)管理的總和，涉及學(xué)籍管理、教學(xué)計(jì)劃制訂、課程課表編制、考試工作安排、成績管理、實(shí)驗(yàn)實(shí)習(xí)安排、教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)等內(nèi)容。隨著辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大、教學(xué)信息化建設(shè)的加強(qiáng)及教育教學(xué)改革的加深，搭建一個(gè)具有科學(xué)、規(guī)范的教務(wù)管理系統(tǒng)，運(yùn)用信息手段規(guī)范教學(xué)管理工作顯得尤為重要。教務(wù)管理系統(tǒng)的使用是實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)管理活動(dòng)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)保障，是實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理信息化的有效途徑，是提高教務(wù)管理部門工作的效率和質(zhì)量的重要手段。

一、教務(wù)管理系統(tǒng)

（一）構(gòu)建教務(wù)管理系統(tǒng)的意義。

近年來學(xué)校實(shí)行學(xué)年學(xué)分制，各專業(yè)學(xué)生根據(jù)一定公式計(jì)算學(xué)分，達(dá)到人才培養(yǎng)方案規(guī)定的學(xué)業(yè)學(xué)分才能畢業(yè)和申請(qǐng)學(xué)位。運(yùn)用教務(wù)管理系統(tǒng)可以記錄學(xué)生學(xué)習(xí)過程，保留教學(xué)管理和學(xué)生學(xué)習(xí)的歷史數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化。

（二）教務(wù)管理系統(tǒng)的定義。

教務(wù)管理系統(tǒng)是充分利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)B/S管理系統(tǒng)模式，以網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)，幫助學(xué)校實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理，用一個(gè)賬號(hào)解決學(xué)校教務(wù)教學(xué)管理問題。教務(wù)管理系統(tǒng)包括教師信息管理、學(xué)生信息管理、教學(xué)計(jì)劃管理、選課管理、考試管理、成績管理、評(píng)教管理、畢業(yè)生管理、實(shí)驗(yàn)實(shí)習(xí)管理等多項(xiàng)內(nèi)容。學(xué)?？梢愿鶕?jù)需要教務(wù)管理系統(tǒng)，靈活地構(gòu)建符合學(xué)校自己實(shí)際情況的教務(wù)管理系統(tǒng)。

二、學(xué)校構(gòu)建教務(wù)管理系統(tǒng)的過程

教務(wù)管理系統(tǒng)構(gòu)建的形式包括兩種：一種是學(xué)校組織技術(shù)力量，根據(jù)自身教學(xué)運(yùn)行規(guī)律，自行研發(fā)教務(wù)管理系統(tǒng)；一種是學(xué)校與系統(tǒng)研發(fā)公司合作，學(xué)校提出使用需求，技術(shù)公司發(fā)揮自身技術(shù)力量進(jìn)行研發(fā)，兩種構(gòu)建方式各有利弊。采用學(xué)校自己構(gòu)建的方式，學(xué)校的負(fù)責(zé)研發(fā)人員了解教育教學(xué)規(guī)律，熟悉教學(xué)管理運(yùn)行的全過程，掌握學(xué)校自身的特點(diǎn)。同時(shí)缺點(diǎn)是需要系統(tǒng)研發(fā)人員有系統(tǒng)研發(fā)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)研發(fā)人員的技術(shù)要求比較高。如果是學(xué)校與公司合作，則有助于節(jié)約雙方的工作成本，提高工作效率，但是在后期個(gè)性化需求上，易出現(xiàn)研發(fā)周期長、研發(fā)速度慢等問題。

三、教務(wù)管理系統(tǒng)構(gòu)建過程

本文以與公司合作的方式構(gòu)建教務(wù)管理系統(tǒng)為例，教務(wù)管理系統(tǒng)構(gòu)建主要分為教務(wù)管理系統(tǒng)的功能分析、整體招標(biāo)采購、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、運(yùn)行上線階段等階段。

（一）教務(wù)管理系統(tǒng)的功能分析。

一個(gè)新系統(tǒng)的構(gòu)建，必須符合實(shí)際工作流程，符合科學(xué)可持續(xù)發(fā)展原則。在進(jìn)行系統(tǒng)需求建設(shè)的時(shí)期，首先要進(jìn)行整體設(shè)計(jì)，其次由各崗位工作人員提出工作需要，最后要由系統(tǒng)使用的所有用戶進(jìn)行反饋修改。

系統(tǒng)中的各獨(dú)立又依存的子系統(tǒng)由不同用戶管理，構(gòu)建的時(shí)候既要考慮各模塊的實(shí)際用途，又要考慮整個(gè)工作流程的順暢有序。必要的時(shí)候，可以到一些系統(tǒng)使用經(jīng)驗(yàn)豐富的學(xué)校調(diào)研教務(wù)管理系統(tǒng)的使用情況，普遍了解，廣泛收集資料。

（二）整體招標(biāo)采購。

教務(wù)管理系統(tǒng)的功能分析完成后，要統(tǒng)一進(jìn)行整體招標(biāo)和采購。請(qǐng)參與招標(biāo)的公司為各崗位工作人員進(jìn)行系統(tǒng)演示，同時(shí)也可以提供一些測試數(shù)據(jù)，便于不同系統(tǒng)之間的比較。

（三）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。

教務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)際上就是將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到教務(wù)管理工作當(dāng)中，涉及學(xué)院、系部、專業(yè)、行政班、課程、課程性質(zhì)、學(xué)籍、學(xué)生基本信息、教師信息、教學(xué)計(jì)劃課程信息、教室基本類型、學(xué)生成績等項(xiàng)數(shù)據(jù)?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的穩(wěn)定是教學(xué)管理有序運(yùn)行的基礎(chǔ)保障，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的構(gòu)建要注意邏輯關(guān)系，兼顧實(shí)用性和預(yù)見性。

（四）運(yùn)行上線階段。

1.服務(wù)器布置工作

在實(shí)施教務(wù)管理系統(tǒng)項(xiàng)目的軟件安裝、調(diào)試工作前，要完成系統(tǒng)服務(wù)器的配置安裝。根據(jù)軟件研發(fā)公司提出的服務(wù)器建設(shè)配置，安裝布置客戶端應(yīng)用服務(wù)和web服務(wù)器。

2.用戶培訓(xùn)

為保證師生盡快掌握該系統(tǒng)的使用方法，滿足教學(xué)運(yùn)行的需要，組織多類型用戶培訓(xùn)，制定操作手冊等配套資料，輔助用戶熟悉教務(wù)管理系統(tǒng)各項(xiàng)功能。

四、教務(wù)管理系統(tǒng)關(guān)鍵的關(guān)鍵工作

（一）建設(shè)前的需求分析。

需求分析是一個(gè)系統(tǒng)構(gòu)建的總指揮，學(xué)校要與研發(fā)公司經(jīng)過多次溝通和反復(fù)確認(rèn)。值得注意的是系統(tǒng)的需求分析不僅僅是指系統(tǒng)上線前的分析，還包括系統(tǒng)上線后的反饋分析。具體來說構(gòu)建系統(tǒng)的需求分析首先要有“頂層設(shè)計(jì)”，注意系統(tǒng)的總體構(gòu)建思想，確定系統(tǒng)建設(shè)的總方向。接下來進(jìn)行“模塊構(gòu)建”，由教學(xué)管理崗位使用人員根據(jù)教學(xué)管理規(guī)律，提出具體的工作流程，構(gòu)建工作框圖。最后征求廣大師生對(duì)教務(wù)管理系統(tǒng)的使用反饋，根據(jù)使用反饋進(jìn)行系統(tǒng)的二次研發(fā)和個(gè)性化開發(fā)，循環(huán)反復(fù)才能完成系統(tǒng)的需求分析。

（二）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)備份工作。

運(yùn)用教務(wù)管理系統(tǒng)提高管理效率，為教務(wù)管理者帶來便利，但因突發(fā)事件等原因可以造成數(shù)據(jù)的破壞、丟失。因?yàn)閷?duì)信息技術(shù)的依賴，數(shù)據(jù)的丟失和損壞都會(huì)對(duì)教務(wù)管理系統(tǒng)產(chǎn)生極其大的影響。數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)備份關(guān)鍵數(shù)據(jù)成為解決問題的關(guān)鍵。在教務(wù)管理系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)，一定要做好數(shù)據(jù)備份工作。

（三）教務(wù)管理系統(tǒng)的日常管理。

日常教務(wù)管理系統(tǒng)維護(hù)要注意提供教務(wù)公共信息服務(wù)平臺(tái)的客戶支持服務(wù)。為了推動(dòng)教務(wù)管理系統(tǒng)的常規(guī)化應(yīng)用，要進(jìn)行多次培訓(xùn)及組織教務(wù)管理系統(tǒng)使用情況檢查，對(duì)個(gè)別教師在使用中存在的問題進(jìn)行有針對(duì)性的指導(dǎo)。

（四）完善教學(xué)信息化建設(shè)相關(guān)工作機(jī)制。

為實(shí)現(xiàn)確保教學(xué)信息化建設(shè)涉及系統(tǒng)（平臺(tái)）穩(wěn)步實(shí)施、如期運(yùn)行和取得預(yù)期成效，妥善處理與解決教學(xué)信息化建設(shè)過程中的具體問題，堅(jiān)持“遵循信息化建設(shè)規(guī)律、簡化流程、務(wù)求實(shí)效、提高教學(xué)信息化建設(shè)決策的民主與科學(xué)性”原則，建議成立工作領(lǐng)導(dǎo)一組，一方面督促使用用戶提出教務(wù)管理系統(tǒng)改進(jìn)建議，另一面專門監(jiān)督、檢查相關(guān)系統(tǒng)（平臺(tái)）研發(fā)公司的合同約定執(zhí)行情況，對(duì)已建系統(tǒng)（平臺(tái)）進(jìn)行驗(yàn)收并出具聯(lián)合驗(yàn)收評(píng)議意見。

雖然教務(wù)管理系統(tǒng)工作量大、涉及面廣、工作內(nèi)容瑣碎，但教務(wù)管理系統(tǒng)的全面使用是《規(guī)劃綱要》“加快學(xué)校管理信息化進(jìn)程，促進(jìn)學(xué)校管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化”的充分體現(xiàn)，是深化教育領(lǐng)域綜合改革的重要體現(xiàn)。同時(shí)教務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)不是一蹴而就，需要不斷完善，需要在實(shí)際應(yīng)用中不斷摸索建設(shè)，需要遵循系統(tǒng)實(shí)用性、安全性、可拓展性等特點(diǎn)，以達(dá)到實(shí)現(xiàn)高效率、高質(zhì)量的服務(wù)教學(xué)的目的。

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