高職院校檔案工作如何開拓創(chuàng)新

劉紅雋

摘 ? ?要： 目前，有些高職院校的檔案工作存在管理設(shè)施陳舊老化、管理隊(duì)伍素質(zhì)良莠不齊、規(guī)章制度不健全等諸多問題，制約了檔案工作的創(chuàng)新和發(fā)展。本文根據(jù)目前高職院校檔案管理現(xiàn)狀，按照科學(xué)合理的原則，從領(lǐng)導(dǎo)重視、擴(kuò)大建檔范圍、配置合格的檔案管理人員、轉(zhuǎn)變管理模式等方面，闡述了高職院校檔案工作創(chuàng)新的思路，以探索高職院校檔案管理在發(fā)展中創(chuàng)新的途徑。

關(guān)鍵詞： 高職院校檔案 ? ?存在問題 ? ?創(chuàng)新原則 ? ?創(chuàng)新途徑

一、高職院校檔案工作存在的問題

高職院校檔案是以原始記錄保存起來，包含辦學(xué)方針、政策;整個(gè)教學(xué)過程中師資配置、教學(xué)大綱、課程安排、學(xué)生管理等一系列教育活動(dòng)中形成的，以文字、實(shí)物、音像等方式存在，以備查考、利用的原始材料。隨著歲月的流逝，留下記憶的東西只有檔案。雖然高職院校檔案工作取得了一些成績(jī)，但從整體上看，無論在思想觀念、人員素質(zhì)、管理方式還是利用服務(wù)等方面還都存在與學(xué)校發(fā)展不相適應(yīng)的地方，相對(duì)學(xué)校其他管理部門來說，是一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。

（一）管理設(shè)施陳舊老化

近年來，許多高職院校檔案多以藏為主，收集的檔案資料越積越多，庫房、設(shè)備占用增加，而檔案作用發(fā)揮不夠，所以一些單位領(lǐng)導(dǎo)有輕視思想，教學(xué)工作舍得投入，用于檔案工作舍不得投入，與其他部門相比存在一定差距。由此帶來弊端：首先，設(shè)備購置跟不上，原有設(shè)施許多是上世紀(jì)末高職院校成立時(shí)購置的，設(shè)施陳舊、老化，不能與時(shí)俱進(jìn)地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化和檔案現(xiàn)代化管理。其次，管理和利用繼續(xù)沿用手工勞作，工作量大，耗時(shí)長(zhǎng)、效率低下，許多有價(jià)值的檔案信息閑置在庫房里“睡覺”，而無暇、無力編研開發(fā)提供利用。再次，沒有先進(jìn)的現(xiàn)代化、數(shù)字化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值、管理的共享，新信息進(jìn)不來，成功經(jīng)驗(yàn)不能分享，限制與同行、校際間、國際間的業(yè)務(wù)交流，制約學(xué)校檔案工作的開展和創(chuàng)新。

（二）管理隊(duì)伍素質(zhì)亟待提高

檔案管理是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性極強(qiáng)的嚴(yán)肅工作，管理人員素質(zhì)的高低決定了學(xué)校檔案管理水平的高低。由于檔案工作不被重視，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)被忽視，他們沒有機(jī)會(huì)進(jìn)行專業(yè)知識(shí)更新和掌握現(xiàn)代化操作技能，檔案人員工作意識(shí)仍然停留在原有的工作基礎(chǔ)和習(xí)慣上，思想觀念陳舊，工作思路狹窄，使得一些錯(cuò)誤的做法難以糾正。如一些價(jià)值高的檔案材料不按規(guī)定存放而是和其他材料混雜在一起，不了解檔案材料收集范圍;花大力氣收集來的材料沒有保存價(jià)值，借閱時(shí)不作登記;文件用完不放回原處，等等，當(dāng)遇到技術(shù)難題和突發(fā)性問題就束手無策，無所適從。由此可以看出，提高檔案管理者的素質(zhì)，是提升學(xué)校檔案管理水平的必要手段。

（三）規(guī)章制度不健全

規(guī)章制度是保證檔案管理體系健康有序運(yùn)行的保障，規(guī)章制度具有強(qiáng)制性的約束力和保障功能。比如如果沒有歸檔制度，部分教學(xué)和行政人員，對(duì)于散存于他們個(gè)人手中有價(jià)值的材料，可不按規(guī)定移交檔案部門歸檔，不會(huì)追究其責(zé)任;檔案員不及時(shí)索要也不會(huì)受到失職懲罰，檔案的完整性無法得到保證。如果沒有獎(jiǎng)罰機(jī)制，功不獎(jiǎng)過不罰;做好做差一個(gè)樣，就會(huì)人浮于事，不思進(jìn)取只求做到;不求做好，停留在被動(dòng)、單一的服務(wù)模式上，管理創(chuàng)新無從談起。

二、高職院校檔案工作創(chuàng)新原則

（一）統(tǒng)籌管理原則

形成由校長(zhǎng)、主管副校長(zhǎng)、檔案員、各系、部門具體負(fù)責(zé)人和兼職檔案員組成的管理體系，把檔案管理融入學(xué)校管理全局實(shí)行統(tǒng)籌管理，及時(shí)協(xié)調(diào)、溝通、解決檔案管理運(yùn)行中;與各部門間合作中出現(xiàn)的問題，發(fā)揮學(xué)校管理體制對(duì)其支持、指導(dǎo)和監(jiān)督作用。

（二）管理制度化原則

檔案從收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用到編研開發(fā)整個(gè)過程，每個(gè)環(huán)節(jié)都制定相應(yīng)的管理制度，如檔案立卷歸檔制度、檔案查閱利用制度等，它們組成一個(gè)有機(jī)整體，相互關(guān)聯(lián)、相互制約，保證系統(tǒng)整體功能有序化。同時(shí)，制度在矛盾產(chǎn)生、解決的過程中，逐步得到補(bǔ)充和完善，更好地發(fā)揮作用。

（三）服務(wù)實(shí)現(xiàn)原則

檔案管理的最終目的是提供服務(wù)。在保證日常服務(wù)的同時(shí)，進(jìn)行深層次開發(fā)，將其隱性價(jià)值轉(zhuǎn)化為顯性價(jià)值，使躺在庫房里有價(jià)值的檔案資源“鮮活”起來發(fā)揮作用，實(shí)現(xiàn)全方位服務(wù)。

三、高職院校檔案工作創(chuàng)新途徑

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念

認(rèn)識(shí)到檔案是學(xué)校的財(cái)富;和在未來所具有的價(jià)值，將檔案工作納入教學(xué)工作計(jì)劃中，在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫房、人員等方面給予保證。檔案庫房配置，要設(shè)施齊全，達(dá)到“九防”要求，不惜財(cái)力開發(fā)或購買功能齊全的檔案管理軟件和配置相應(yīng)的電子設(shè)備，為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化和實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理提供條件。

（二）擴(kuò)大建檔范圍

1.建立畢業(yè)生信息檔案。把往屆優(yōu)秀畢業(yè)生作為典型，積極進(jìn)行信息收集，制作成學(xué)校特色“名片”，以此作為學(xué)校“產(chǎn)品”的象征。對(duì)學(xué)生來說既是成功的范例，又是激勵(lì)他們努力學(xué)習(xí)的動(dòng)力，更是學(xué)校宣傳自我;凸顯自己的特色，以高“質(zhì)量”產(chǎn)生的一種成功效應(yīng)，不但提高學(xué)校知名度，而且增強(qiáng)檔案的生命力。這些積極向上的榮譽(yù)檔案無疑會(huì)對(duì)學(xué)生的思想、品德、人格等的形成起到潛移默化的引導(dǎo)作用。

2.建立學(xué)生德育檔案，高職學(xué)生正處于世界觀、價(jià)值觀、人生觀形成的關(guān)鍵時(shí)期，面對(duì)屢屢發(fā)生的考試作弊、作業(yè)抄襲、畢業(yè)推薦內(nèi)容造假、助學(xué)貸款不還等種種不守信行為，學(xué)?？刹扇〗⒌掠龣n案的辦法，建立“立德”之檔，強(qiáng)化大學(xué)生的誠信自律意識(shí)，使學(xué)生在思想觀念、行為方式、價(jià)值取向、道德情操、心理素質(zhì)等方面得以規(guī)范、約束和錘煉。

3.建立心理健康檔案

培養(yǎng)學(xué)生具有良好的價(jià)值觀念、信仰追求、道德情感，要建立在健康的心理狀態(tài)之上。隨著年齡增長(zhǎng)、環(huán)境變化、競(jìng)爭(zhēng)壓力增大、社會(huì)閱歷的擴(kuò)展等，學(xué)生不可避免地出現(xiàn)或多或少的心理問題。因此，盡快建立大學(xué)生心理健康檔案，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)疏導(dǎo)，不僅有助于教學(xué)，而且有助于幫助學(xué)生了解自己、發(fā)現(xiàn)自己和把握自己，形成良好的個(gè)性心理。

（三）配置合格的檔案管理人員

檔案工作者不僅要具備良好的思想品質(zhì)和職業(yè)道德，更要有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)和較強(qiáng)的信息處置能力，為他們不斷提供接受繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)他們進(jìn)行學(xué)歷再教育，通過聽學(xué)術(shù)講座、參加會(huì)議交流、參觀和專業(yè)培訓(xùn)，了解檔案管理的最新發(fā)展動(dòng)態(tài)，更新、擴(kuò)充檔案專業(yè)知識(shí)，學(xué)習(xí)同行的管理經(jīng)驗(yàn)和方法。利用獎(jiǎng)罰機(jī)制調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作的積極性，挖掘他們的潛能，為他們?cè)趯?shí)踐中探索與創(chuàng)新提供條件，創(chuàng)造機(jī)會(huì)。

（四）由傳統(tǒng)管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變

1.在校內(nèi)，引進(jìn)或開發(fā)先進(jìn)的檔案管理軟件，利用局域網(wǎng)使各系部和部門實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上立卷、歸檔、檢索，以現(xiàn)代化管理手段替代傳統(tǒng)的手工操作。圍繞學(xué)校中心工作;加強(qiáng)檔案的編研，進(jìn)行全方位、多層次開發(fā)，將開發(fā)信息及時(shí)傳遞給領(lǐng)導(dǎo)、部門及學(xué)生，實(shí)現(xiàn)由單一被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)多元服務(wù)轉(zhuǎn)變。

2.加入同行業(yè)的信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程信息的互聯(lián)互通，拓寬信息獲取渠道。（1）利用信息共享平臺(tái)，了解國家有關(guān)檔案發(fā)展的新動(dòng)態(tài)、新趨勢(shì)與新精神，把握管理動(dòng)向。（2）參與同行業(yè)之間的業(yè)務(wù)交流，吸取他人成功經(jīng)驗(yàn)，分享個(gè)人管理心得，將獲取信息的渠道由單一性擴(kuò)展到綜合性、全方位。

檔案工作創(chuàng)新不僅是高職院?，F(xiàn)代化發(fā)展的需要，而且是學(xué)校檔案工作自身發(fā)展的需要。它的每次創(chuàng)新都是檔案工作者智慧的結(jié)晶和管理水平的提升，只有用創(chuàng)新思維指導(dǎo)檔案工作思路、解決實(shí)踐中存在的問題，才能充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研、服務(wù)社會(huì)等方面作用，才能實(shí)現(xiàn)在創(chuàng)新中發(fā)展，在發(fā)展中創(chuàng)新。

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