慈善事業(yè)檔案管理策略探討

劉杰

摘 要：我國的慈善事業(yè)是在20世紀90年代開始發(fā)展的新興產業(yè)，慈善事業(yè)檔案管理是慈善事業(yè)的重要組成部分。本文針對當前我國慈善事業(yè)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，分析了慈善事業(yè)檔案管理中存在檔案管理的意識不夠、管理條件欠缺、管理制度不規(guī)范、缺乏專門的慈善檔案管理人員、慈善事業(yè)檔案管理信息不夠透明等問題，并提出了幾點策略，以期更好地促進我國慈善事業(yè)檔案管理的發(fā)展。

關鍵詞：慈善事業(yè)；檔案管理；問題分析；策略

新時期，我國的慈善事業(yè)作為改革開放的時代產物，從20世紀90年代產生至今取得了輝煌的成績。無論是個人、公益性的組織還是慈善機構在服務于人民的過程中產生了大量的慈善資料，為慈善事業(yè)檔案管理提供了有價值的素材。當前，關于慈善事業(yè)檔案管理的參考性文獻較少，需要我們針對慈善事業(yè)檔案管理的發(fā)展提出新的策略，并為以后的發(fā)展提供具有參考價值的文獻資料。

1 慈善事業(yè)檔案管理的問題分析

慈善檔案是指個人、公益組織以及各類慈善機構在開展活動的過程中以各種形式包括各種文字、圖表、視頻等形成的資料。在慈善事業(yè)蓬勃開展的同時，慈善事業(yè)檔案的管理也需要相應的發(fā)展，建立全面、有秩序、規(guī)整的檔案。但在我國慈善事業(yè)檔案管理方面存在以下問題，阻礙著慈善事業(yè)進一步的發(fā)展。

1.1 慈善事業(yè)檔案管理的意識不夠

由于我國慈善事業(yè)發(fā)展歷史較短，缺乏慈善事業(yè)檔案管理的意識，具體表現(xiàn)在以下方面：首先，對慈善事業(yè)檔案管理的認識性不夠。慈善事業(yè)檔案作為慈善活動的真實記錄，可以為未來慈善事業(yè)的發(fā)展提供借鑒與推動作用。然而當前普遍存在對慈善事業(yè)檔案管理的重要性認識不足。其次，主動改變慈善事業(yè)檔案管理方式的意識不夠。隨著信息化的發(fā)展，相當多的慈善資料不僅僅借助于紙質，更多的依靠網絡進行電子化的管理。但在實際檔案管理中依然使用傳統(tǒng)的管理方式。最后，工作自覺性不夠。檔案管理中沒有形成一套有效的管理機制，只是把資料收集起來，對于如何便于查閱、有秩序、長期保存缺乏具體的方案。

1.2 慈善事業(yè)檔案管理的管理條件欠缺

慈善事業(yè)檔案的管理需要檔案管理設備、檔案室的設置。部分檔案要根據具體內容進行專向管理、單獨編號、分類管理等，這樣才能促進慈善事業(yè)檔案管理規(guī)范化、秩序化。但在實際操作中，由于檔案室濕度過大，有些紙質的檔案資料沒有得到完整的保存，容易潮濕，長時間后，紙質資料難以發(fā)揮其價值。

1.3 慈善事業(yè)檔案管理制度不規(guī)范

慈善事業(yè)檔案管理制度貫穿在其發(fā)展過程中，包括慈善活動的項目策劃、活動的實施、購買的設備、受助人的詳細信息、財務的計算等。只有規(guī)范化的管理制度，才能保障及時建立慈善事業(yè)檔案。目前，我國慈善事業(yè)檔案管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)范，工作人員對慈善事業(yè)檔案進行管理時沒有統(tǒng)一的標準可循，具體如何分類、如何鑒定、如何移交，每個人的理解參差不齊，導致在對慈善事業(yè)檔案進行查詢時比較復雜。

1.4 缺乏專門的、專業(yè)的慈善檔案管理人員

專門的、專業(yè)的慈善事業(yè)檔案管理人員對檔案的管理發(fā)揮著重要作用。由于我國慈善事業(yè)發(fā)展歷史較短，負責慈善事業(yè)檔案管理的工作人員大部分是非專業(yè)人員，沒有接受系統(tǒng)的檔案管理的相關知識，而且在工作的過程中，缺乏對檔案管理人員的培訓。在整理檔案的過程中，工作人員根據自己的經驗與理解進行處理與加工，與專門的慈善事業(yè)檔案管理人員之間存在的巨大的差距。

1.5 慈善事業(yè)檔案管理信息不夠透明

慈善事業(yè)檔案管理信息的公開、透明，關系著慈善事業(yè)的誠信問題，影響著社會各界對慈善事業(yè)的參與度。在“郭美美事件”發(fā)生后，社會各界對中國紅十字會產生了極大地疑問。究其原因在于缺乏慈善檔案信息的公開、透明化。隨著我國政治民主化的發(fā)展，廣大群眾要求享有公共事務的參與權與知情權。要提高慈善事業(yè)的公信力，必須提高檔案信息的公開化，使社會各界對慈善機構產生信任感，才能積極參與慈善事業(yè)中，彌補社會保障的不足。

2 慈善事業(yè)檔案管理的策略

慈善事業(yè)檔案管理是慈善事業(yè)健康發(fā)展的重要一環(huán)。慈善機構必須重視慈善事業(yè)檔案的管理工作，采用現(xiàn)代化的管理方式，建立行之有效的一套管理模式?，F(xiàn)針對慈善事業(yè)檔案中存在的問題提出以下策略。

2.1 提高慈善事業(yè)檔案管理的意識

慈善事業(yè)取之于民、用之于民，具有特殊的社會性，慈善機構在日常的工作中會使用各種檔案開展慈善活動、工作考察以及宣傳教育。首先，要提高慈善機構對慈善檔案重要性的認識。要對慈善事業(yè)檔案對整個慈善事業(yè)的作用有明確的認識，根據我國慈善活動的發(fā)展，闡明慈善檔案發(fā)揮的作用。其次，要提高慈善機構對慈善事業(yè)檔案管理的意識。慈善事業(yè)檔案的管理要隨著社會的發(fā)展，與時俱進。最后，提高慈善機構的工作自覺性。慈善機構要善于總結、借鑒國外檔案管理方面的有效策略，發(fā)揮創(chuàng)新精神，結合我國慈善事業(yè)發(fā)展的實際，主動參與到檔案管理工作中。

2.2 完備慈善事業(yè)檔案管理條件，形成一套管理模式

首先，國家要加強對慈善機構的資助，幫助各類慈善機構完善慈善檔案設備以及檔案室的設置，根據慈善檔案的特殊性滿足其保存的條件。其次，要借鑒國外有效的管理模式，包括對檔案資料的分類、編號、保存等。各種慈善活動具有不同的類型，包括賑災救助類、扶貧濟困類、慈善救助類、公益援助類等，要根據慈善檔案的特點，按照管理的模式進行操作，使得整個慈善檔案的管理秩序化、合理化。

2.3 加強慈善檔案管理的制度化和規(guī)范化建設

我國已經制定了相關的檔案法律法規(guī)以及制度標準，各慈善機構也要制定一些基本的制度，形成規(guī)范化管理。首先，應根據各慈善機構檔案的情況，制定一系列的制度。包括對慈善材料的收集、分類、材料歸檔、詳細的慈善檔案包括的內容等要有詳細的標準以及說明，使得整個慈善檔案管理工作有章可循。其次，各慈善機構要對工作人員方面形成一系列的規(guī)范，包括對工作人員的要求，在管理過程中遵循一系列的規(guī)章制度。最后，定期對慈善檔案的管理進行抽查，對不合格的材料重新整理，促進慈善機構走向規(guī)范化道路。

2.4 培養(yǎng)專門的、專業(yè)的慈善檔案管理人員

專門、專業(yè)的慈善事業(yè)檔案管理人員影響著慈善檔案的發(fā)展，要提高慈善檔案管理人員的業(yè)務水平，首先，可以定期對慈善檔案管理人員進行培訓。聘請檔案管理方面的專家傳授關于慈善檔案管理的知識，現(xiàn)場對管理人員進行指導，理論與實踐相結合。其次，鼓勵慈善事業(yè)檔案管理人員到外國去學習，借鑒他們先進的管理模式。外國慈善事業(yè)的發(fā)展比我國起步早，相關的制度、操作、運營比我國發(fā)展成熟，結合我國慈善檔案管理的實際有針對性的借鑒。最后，引進慈善事業(yè)檔案管理的專業(yè)人才，逐步提高整個慈善事業(yè)檔案管理的水平。

2.5 加大對慈善事業(yè)檔案管理信息的公開力度

慈善事業(yè)檔案信息的公開化水平影響著慈善事業(yè)的發(fā)展。慈善檔案中慈善活動項目、具體的財務管理、相關慈善信息應主動向社會大眾公開，在慈善機構的官網上建立相應的資料庫，方便大眾查閱相關的慈善信息。國家可以鼓勵地方政府建立慈善檔案館，把相應的紙質、視頻、電子版的檔案呈現(xiàn)給大眾，人民群眾通過參觀慈善檔案，體會我國慈善事業(yè)的發(fā)展以及對我國發(fā)揮的巨大作用，將積極投入到慈善事業(yè)中去，提高社會大眾參與慈善事業(yè)的積極性。

3 結語

我國的慈善事業(yè)檔案管理方面還存在許多不足，需要引起我國相關部門的重視以及社會各界對慈善事業(yè)的理解與支持。目前隨著我國慈善事業(yè)的發(fā)展，慈善事業(yè)檔案管理也在不斷地完善，朝著制度化、規(guī)范化、有效化的方向發(fā)展，這必將為我國慈善事業(yè)的發(fā)展提供有價值的參考材料。

參考文獻

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