甲供材料管理分析探討

■姜 淵 ■江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 南京 211168

當(dāng)前我國的建筑市場(chǎng)隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展實(shí)現(xiàn)了突飛猛進(jìn)，施工場(chǎng)地在各地幾乎隨處可見。隨著城鎮(zhèn)化建設(shè)進(jìn)展，建筑市場(chǎng)未來還將持續(xù)較長的發(fā)展時(shí)期。在建設(shè)的過程中，除了施工技術(shù)，材料的管理也是建設(shè)單位(也稱甲方，下文皆稱甲方)重點(diǎn)關(guān)注的對(duì)象之一。

對(duì)于施工材料，甲方通常會(huì)采用三種處理方式:一種是由承包方直接按照招投標(biāo)文件的清單購買使用;第二種是招標(biāo)文件中未列出，施工過程中臨時(shí)出現(xiàn)的材料，經(jīng)甲方核定品牌規(guī)格價(jià)格后由施工方采購的材料稱為甲控乙供材料;第三種是招標(biāo)文件中以暫定價(jià)列出，或者是招標(biāo)文件未列出而在施工過程中臨時(shí)所需的材料，由甲方統(tǒng)一采購供應(yīng)，通常稱為甲供材料，也簡稱為甲供材。

1 甲供材的分類及問題分析

1.1 甲供材料分類

在工程實(shí)踐中，甲供材通常有以下幾種類型:(1)用于建筑物實(shí)體構(gòu)筑的主要施工材料，如混凝土、鋼材等，在整個(gè)工程造價(jià)中占比很高，也是工程質(zhì)量的核心部分。(2)涉及多標(biāo)段建筑外觀的材料，如外墻涂料、外墻磚、屋面瓦等等，這些材料作為甲供可以保持多建筑物感官上的統(tǒng)一協(xié)調(diào)。(3)其他甲方為控制材料質(zhì)量而采購供應(yīng)的施工材料，如給排水管、墻地磚、衛(wèi)生潔具、電線電纜等。(4)為提高施工質(zhì)量，甲方將涉及專業(yè)性的子項(xiàng)直接予以分包的，如鋁合金門窗、防盜門、幕墻、配電設(shè)備、智能化工程、電梯等等。

在工程管理中，越來越多的建設(shè)單位對(duì)基建項(xiàng)目采取甲供材料的方式。甲方通常會(huì)根據(jù)自身的實(shí)際情況對(duì)上述全部或部分進(jìn)行甲供。

1.2 甲供材供應(yīng)中出現(xiàn)的問題

通過甲供材料，對(duì)工程質(zhì)量起到了很大的保障作用，同時(shí)節(jié)約了工程造價(jià)。但另一方面，在操作過程中也會(huì)存在一些管理上的問題，主要表現(xiàn)在:

(1)不一定都會(huì)節(jié)約造價(jià)

雖然甲方在采購前會(huì)做些調(diào)研工作，但與施工單位相比較，對(duì)材料市場(chǎng)行情及生產(chǎn)廠家的了解還不夠，相關(guān)經(jīng)驗(yàn)顯得欠缺，甚至有時(shí)會(huì)以較高價(jià)格采購。而施工單位由于長期從事該行業(yè)工作，與當(dāng)?shù)毓┴洀S商通常會(huì)建立保持穩(wěn)定長期的合作關(guān)系，而供貨廠商考慮長期合作，通常會(huì)給予施工單位較優(yōu)惠的價(jià)格。

(2)對(duì)施工銜接造成一定影響

甲方供應(yīng)的材料很多時(shí)候會(huì)或多或少成為施工單位拖延工期的借口。譬如在施工中由于瓷磚供應(yīng)不到位，會(huì)影響瓦工的鋪貼，造成窩工;窗框、防盜門未安裝好，會(huì)影響陰角抹灰及涂料的粉刷等等，對(duì)后續(xù)施工程造成影響，成為承包單位延期索賠或延長工期的理由。

(3)帶來質(zhì)量隱患

當(dāng)甲供材料數(shù)量過大的時(shí)候，在一定程度上往往反而會(huì)導(dǎo)致工程質(zhì)量下降。這是由于建筑施工市場(chǎng)競(jìng)爭日趨激烈，在競(jìng)標(biāo)過程中施工企業(yè)大部分會(huì)采取低價(jià)中標(biāo)的形式來投標(biāo)。由于人工機(jī)械的取費(fèi)相當(dāng)透明，如果甲供材料數(shù)量過多，會(huì)使得施工企業(yè)無利可圖。為彌補(bǔ)損失、確保利潤，個(gè)別施工企業(yè)鋌而走險(xiǎn)，想法設(shè)法變更設(shè)計(jì)、增加簽證，有些企業(yè)甚至?xí)倒p料，這導(dǎo)致工程質(zhì)量無法得到保證。

(4)難以認(rèn)定質(zhì)量問題責(zé)任

當(dāng)工程完工后出現(xiàn)問題需要維修時(shí)，如果在維修的地方使用了甲供材，承包單位通常會(huì)提出問題原因在于甲供材料的質(zhì)量。例如像防水出現(xiàn)滲漏時(shí)，就比較難以判斷問題到底是施工還是材料造成的，因而承包單位往往借此逃脫責(zé)任。而如果因材料質(zhì)量導(dǎo)致返修，甲方還需要再去購買相關(guān)材料，一般情況下維修所用材料會(huì)較少，這又使得采購起來極為不便，給后期管理工作帶來很多麻煩。

2 甲供材料采購及供應(yīng)管理

2.1 合理確定甲供材范圍，做好采購及供應(yīng)計(jì)劃

甲方實(shí)行甲供材時(shí)應(yīng)綜合考慮相關(guān)施工材料實(shí)行甲供的經(jīng)濟(jì)性與質(zhì)量及管理等各種因素關(guān)系，合理確定甲供材范圍，做到有針對(duì)性、選擇性地甲供材料。同樣規(guī)格，品牌不同的材料價(jià)格相差會(huì)相當(dāng)懸殊，因此所有實(shí)行甲供的材料在招標(biāo)時(shí)都應(yīng)當(dāng)指定品牌范圍，可以指定幾個(gè)市場(chǎng)定位相同或相近，價(jià)格接近的品牌，防止質(zhì)量低劣的材料進(jìn)入施工場(chǎng)地;招標(biāo)時(shí)還需注意一定不能指定單一品牌，以免供應(yīng)廠商價(jià)格壟斷，乘機(jī)哄抬價(jià)格，人為地造成了投資損失。

甲供材采購及供應(yīng)計(jì)劃一般有兩種，即施工前的擬定的初步計(jì)劃和項(xiàng)目施工中的具體實(shí)施計(jì)劃。初步計(jì)劃是指甲方在工程項(xiàng)目施工前，按照工作量清單所列甲供材規(guī)格數(shù)量等要求及施工單位編制的施工進(jìn)度計(jì)劃制定的采購及供應(yīng)計(jì)劃;實(shí)施計(jì)劃是指工程項(xiàng)目開工后，根據(jù)施工單位所報(bào)送的甲供材需求計(jì)劃，結(jié)合初步計(jì)劃，最終形成甲供材實(shí)施計(jì)劃與供應(yīng)方案。施工單位報(bào)送的甲供材計(jì)劃中應(yīng)包括材料的品名、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、供貨日期等。所用的材料品名、規(guī)格型號(hào)及計(jì)量單位要按照行業(yè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)名稱，避免在后期結(jié)算中出現(xiàn)歧義、引發(fā)爭議。為了使工程建設(shè)順利地進(jìn)行，甲方按照甲供材采購及供應(yīng)實(shí)施計(jì)劃留好時(shí)間的提前量，按規(guī)范程序有組織地實(shí)施材料招標(biāo)工作。在此階段一定要特別注意施工方的甲供材計(jì)劃報(bào)送日期，若施工單位報(bào)送甲供材需求計(jì)劃較遲，會(huì)嚴(yán)重影響甲供材的采購工作，進(jìn)而對(duì)建設(shè)工程進(jìn)度帶來影響。而施工方經(jīng)常會(huì)以甲供材供應(yīng)不及時(shí)為由，要求工期索賠或延長工期。對(duì)此必須通過合同或補(bǔ)充協(xié)議明確施工方甲供材計(jì)劃報(bào)送時(shí)間要求以及引起的后果處理形式，避免后期產(chǎn)生糾紛。

2.2 做好甲供材采購管理工作

確定好甲供材范圍及采購計(jì)劃后，要認(rèn)真按照規(guī)范流程，做好采購管理工作，主要做好以下幾點(diǎn):(1)做好市場(chǎng)調(diào)研工作，多方面比較材料的質(zhì)量和價(jià)格。要根據(jù)材料設(shè)備清單要求，多途徑了解擬采購材料的相關(guān)市場(chǎng)信息，對(duì)可能采購的材料品牌要調(diào)研其產(chǎn)品價(jià)格、供貨周期、市場(chǎng)反饋情況，供貨廠商的口碑及服務(wù)等。通過貨比多家，得到最廣泛的參考信息，從而成為行業(yè)行家，實(shí)現(xiàn)較高性價(jià)比的材料采購。(2)規(guī)范招標(biāo)流程，認(rèn)真做好合同條款的研究，加強(qiáng)合同管理。甲方需在國家及地方建設(shè)工程各項(xiàng)法規(guī)的指導(dǎo)下建立健全甲供材采購的各項(xiàng)規(guī)章制度，并在采購過程中嚴(yán)格貫徹實(shí)施，確保制度先行，流程規(guī)范。簽訂采購合同時(shí)必須明確所購材料的品牌、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、價(jià)格、交貨周期、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等等。(3)根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)施工的進(jìn)度，合理安排加工材料進(jìn)場(chǎng)時(shí)間批次。甲方要求施工單位按工程進(jìn)展情況，提交分階段各種材料的需求計(jì)劃。甲方根據(jù)施工單位提交的材料需求計(jì)劃通知供貨廠商按時(shí)送貨到指定場(chǎng)地。材料供應(yīng)較大時(shí)，要根據(jù)施工進(jìn)度按計(jì)劃分批次進(jìn)場(chǎng)，這樣做既能夠避免供應(yīng)不及時(shí)影響工程進(jìn)度，同時(shí)也避免了因施工材料提前到場(chǎng)，大量堆積導(dǎo)致存放保管問題。

2.3 做好甲供材驗(yàn)收交接工作

甲供材進(jìn)場(chǎng)后，要及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收交接，這也是控制工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。驗(yàn)收工作首先要做好施工材料的資料和實(shí)物驗(yàn)收工作。資料驗(yàn)收是指對(duì)到場(chǎng)材料的相關(guān)技術(shù)資料進(jìn)行查驗(yàn)，重點(diǎn)檢查材料的檢測(cè)報(bào)告、產(chǎn)品合格證、說明書等是否齊全及真實(shí)。實(shí)物驗(yàn)收是指對(duì)進(jìn)場(chǎng)材料要對(duì)照合同約定，檢查其品牌規(guī)格、外形尺寸及數(shù)量等是否符合要求，設(shè)備類的包裝及外觀是否完整，有無破損現(xiàn)象等。對(duì)到場(chǎng)材料要嚴(yán)格驗(yàn)收，按照合同和供貨計(jì)劃核對(duì)無誤后，方可現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收記錄?，F(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收后，部分施工材料還需進(jìn)行質(zhì)量抽檢，若質(zhì)量抽檢不符合要求，相關(guān)材料全部退回，且供應(yīng)商承擔(dān)全部責(zé)任。對(duì)于一些設(shè)備的外觀、零部件損壞等不符合要求的要立刻通知供貨廠商，及時(shí)退回不合格材料。對(duì)因材料設(shè)備質(zhì)量不合格導(dǎo)致工程進(jìn)度和質(zhì)量受損的，要進(jìn)行索賠。做好材料的驗(yàn)收工作，把好材料質(zhì)量關(guān)，是保證整體工程質(zhì)量的關(guān)鍵。

此外，為減少二次搬運(yùn)及管理成本，甲供材進(jìn)場(chǎng)可直接到施工場(chǎng)地，甲方會(huì)同施工方及監(jiān)理方與供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收。驗(yàn)收登記完成后，施工方現(xiàn)場(chǎng)填寫工程領(lǐng)料單，將材料名稱、品牌規(guī)格、數(shù)量、時(shí)間及領(lǐng)料人填寫清楚，加蓋公章或項(xiàng)目章，至此甲供材即交由施工方管理入庫。施工單位對(duì)入庫材料負(fù)全責(zé)，如有損壞或丟失應(yīng)及時(shí)通知甲方，甲方及時(shí)補(bǔ)充供貨，而由此產(chǎn)生的損失則由施工單位承擔(dān)。

3 甲供材檔案資料管理

建設(shè)工程竣工后，為了保障工程建成后順利地交付使用及后期維修和改建等，人們對(duì)工程技術(shù)檔案資料管理工作通常比較重視，為此國家及地方還專門成立了城建檔案館。但甲供材檔案資料的管理往往受重視不夠，這造成了后期一些保修責(zé)任不易劃分、質(zhì)量問題原因分析困難等情況。為此，甲方應(yīng)該要建立健全甲供材資料整理、歸檔，并進(jìn)行分類保管，這對(duì)后期甲供材的采購管理也有參照作用。在甲供材資料整理歸檔過程中，要重點(diǎn)做好四個(gè)方面的工作:(1)檔案資料的真實(shí)性。列入檔案的資料應(yīng)該真實(shí)反映實(shí)際情況，不得隨意修改、偽造或事后補(bǔ)做資料。(2)檔案資料的完整性。甲供材檔案資料通常有采購及供應(yīng)實(shí)施計(jì)劃、驗(yàn)收單、領(lǐng)料單、招投標(biāo)文件、開標(biāo)記錄、合同、檢測(cè)資料及結(jié)算資料等，在甲供材料過程中要重視這些資料的保管完善。(3)檔案資料的可閱性。要按照項(xiàng)目的類型分類整理，裝入檔案盒，打印詳細(xì)資料清單，做好編號(hào)目錄，并建立電子檔案名冊(cè)目錄，在需要的時(shí)候可通過電腦查詢檢索功能直接調(diào)閱相關(guān)檔案資料。(4)檔案資料的安全性。必須由專人(可兼)管理甲供材檔案資料，明確責(zé)任，確保資料不會(huì)丟失或損壞，檔案管理人員發(fā)生變動(dòng)要及時(shí)辦理交接手續(xù)。通過保存完善甲供材資料檔案，可便于將來維修分析問題，也能為以后實(shí)施的工程甲供材采購提供參考。

甲供材料是甲方控制建設(shè)工程造價(jià)和質(zhì)量的有效途徑，合理控制好甲供材的供應(yīng)范圍，做好采購供應(yīng)工作，及時(shí)完善檔案資料，對(duì)提高工程質(zhì)量、降低工程造價(jià)及后期維修都會(huì)起到積極的促進(jìn)作用，也是甲方實(shí)施好項(xiàng)目管理的重要辦法和途徑。

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