商務(wù)英語信函中被動(dòng)語態(tài)的功能探討

徐媛媛

（浙江師范大學(xué)，浙江 金華321004）

商務(wù)英語信函是一種有著特殊意義的信函，是國(guó)際貿(mào)易中買賣雙方進(jìn)行交流的重要手段。它牽涉到雙方業(yè)務(wù)往來的通信和買賣雙方的利益關(guān)系，很多時(shí)候商務(wù)英語信函還被用來作為解決雙方貿(mào)易爭(zhēng)端的法律依據(jù)，所以商務(wù)英語信函特別注重信息的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，注重措辭和語氣上的禮貌、委婉、嚴(yán)謹(jǐn)。由此，商務(wù)英語信函的寫作人會(huì)因?yàn)榻浑H雙方之間立場(chǎng)的關(guān)系不同，文化不同等而選擇不同的詞匯，語法等。語態(tài)是語法的一個(gè)重要范疇，分為主動(dòng)語態(tài)和被動(dòng)語態(tài)。雖然在漢語中被動(dòng)語態(tài)的使用非常少，但在英語中被動(dòng)語態(tài)卻是一種常見的語法現(xiàn)象。被動(dòng)語態(tài)在商務(wù)英語信函中的使用恰好符合了上述要求，實(shí)現(xiàn)了禮貌、委婉、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓δ?，特別適用于商務(wù)信函寫作。所以本文主要通過收集商務(wù)英語信函中被動(dòng)語態(tài)結(jié)構(gòu)的實(shí)例，對(duì)被動(dòng)語態(tài)在商務(wù)英語信函中的一些功能進(jìn)行深入地探討。商務(wù)英語信函中被動(dòng)語態(tài)的功能主要有：強(qiáng)調(diào)聚焦功能、禮貌委婉功能、客觀嚴(yán)謹(jǐn)功能等。

1 強(qiáng)調(diào)聚焦功能

所謂強(qiáng)調(diào)聚焦就是將其中一方特別想要傳達(dá)給對(duì)方的信息內(nèi)容放在雙方都顯而易見的位置，研究表明，被動(dòng)語態(tài)在商務(wù)英語信函中具有凸顯焦點(diǎn)的功能，[1]它的這種功能是通過將信息中心位置的交換來實(shí)現(xiàn)的。被動(dòng)語態(tài)的強(qiáng)調(diào)聚焦功能在商務(wù)英語信函中的使用可以用來避免日后談判時(shí)不必要的糾紛，促進(jìn)貿(mào)易的順利進(jìn)行。被動(dòng)語態(tài)的強(qiáng)調(diào)聚焦的功能具體表現(xiàn)如下：

1.1 凸顯雙方要討論的話題

根據(jù)Halliday的理論，一個(gè)句子除了按句法結(jié)構(gòu)分主謂外，還可以按信息分布的角度將其分為主位和述位兩部分。[2]主位是說話內(nèi)容的起點(diǎn)、出發(fā)點(diǎn)，是說話人想要特別強(qiáng)調(diào)突出的部分，主位因?yàn)槠渌幬恢玫奶貏e性，一般很容易被人們觀察到。述位一般是指位于主位后面的那部分。很多時(shí)候我們可以將句子的主位﹑述位加以調(diào)整，也就是說將原先不位于主位的信息放到主位的位置上，這樣一來，處在主位上的信息就能夠引起人們的注意了。依照這個(gè)原理，我們就可以通過這種方法將我們特別想要凸顯的信息放置到主位上。而被動(dòng)語態(tài)的使用就是把它需要轉(zhuǎn)達(dá)的信息內(nèi)容處于主位上，把其他的舊信息置于述位上。這樣雙方要討論的話題就顯得清楚明了了。如下例：

例1 Necessary packing list for the shipment,insurance policy and the commercial invoice should be forwarded to us as soon as possible.

上述句子是商務(wù)英語中一個(gè)運(yùn)用被動(dòng)語態(tài)的句子，“Necessary packing list for the shipment”，“insurance policy”和 “the commercial invoice”是動(dòng)作的承受者，將 “packing list”，“insurance policy”和“commercial invoice”放在主位上，起到強(qiáng)調(diào)的作用，裝箱單﹑保險(xiǎn)單和商業(yè)發(fā)票這三份單據(jù)才是交易雙方著重要談?wù)摰脑掝}。所以作者在此處特別突出這三份單據(jù)，而且強(qiáng)烈要求這三份單據(jù)必須盡快寄給我方。如果用主動(dòng)語態(tài)，用人稱代詞作主語，將其位于主位上，則沒有這樣的效果，相反會(huì)分散了話題，顯得主次不分。

1.2 轉(zhuǎn)移信息的中心

商務(wù)英語信函實(shí)質(zhì)上是寫信人與收信人之間的交流，而人作為一種感性動(dòng)作的發(fā)出者，在商務(wù)信函的寫作中對(duì)于我們寫信方來講不僅需要準(zhǔn)確客觀地傳達(dá)信息，而且也需要體現(xiàn)人性化的一面，這樣才能讓貿(mào)易雙方之間的溝通更加融洽。而被動(dòng)語態(tài)在商務(wù)英語信函中可以通過轉(zhuǎn)移信息的中心這一功能，突出要傳達(dá)的信息，又顯得通情達(dá)理。試比較下面兩個(gè)句子：

例2 As stipulated in S/C NO.1689,shipment should be made in July provided your L/C reached us not later than 15.However,we received your L/C only yesterday and it is absolutely impossible for us to ship the goods in July.[3]

例3 As stipulated in S/C NO.1689,you should made shipment in July provided your L/Creached us not latter than15.However,we received your L/C only yesterday and it is absolutely impossible for us to ship the goods in July.

例2中作者將“shipment”放在主語的位置上，用的是被動(dòng)語態(tài)，作者想要表達(dá)的信息中心應(yīng)該是裝運(yùn)這件事情，相比之下例3用的是主動(dòng)語態(tài)，作者將“you”這個(gè)人稱代詞放在了主語的位置上，從主位、述位的角度來分析，例2更強(qiáng)調(diào)的是裝運(yùn)這件事沒做，僅涉及在論事這個(gè)層面上，作者對(duì)于實(shí)施者沒有說起，而例3則突出的信息中心是你，句子的關(guān)鍵點(diǎn)集中在“你”這個(gè)中心上，含有責(zé)備，抱怨的意思。通過兩者的對(duì)比分析看出，商務(wù)英語信函中被動(dòng)語態(tài)的運(yùn)用可以轉(zhuǎn)移信息的中心，使全句的重點(diǎn)從對(duì)人的責(zé)備轉(zhuǎn)化為對(duì)事件的描述。這樣一則顯得通情達(dá)理，而且明確表明了寫信人的立場(chǎng)；二來用了被動(dòng)語態(tài)的使用顯得正式且得體，符合當(dāng)時(shí)的語境，透露出寫信方更注重這件事，也暗示了想要尋求解決這件事的辦法。

1.3 保護(hù)寫信方

根據(jù)系統(tǒng)功能語言學(xué)的特征，我們知道信息結(jié)構(gòu)是其功能語言學(xué)中語篇功能的一個(gè)重要的體現(xiàn)形式，而根據(jù)相應(yīng)的信息基本特點(diǎn)，“已知信息+新信息”是最常見的信息單位結(jié)構(gòu)。[4]173言語活動(dòng)中已經(jīng)出現(xiàn)過的或者根據(jù)語境可以斷定的成分,稱為“已知信息”。言語活動(dòng)中尚未出現(xiàn)或根據(jù)語境難以斷定的成分稱為“新信息”。[4]172然而很多時(shí)候，信息結(jié)構(gòu)中的新信息不能省，而已知信息在必要的時(shí)候卻可以省略。如下例句：

例4 Business between us will be concluded on the basis of shipment quality and weight while testing and inspection will be made by the Shanghai Commodity Inspection Bureau before shipment.Certificates in regard to the quality and quantity of the shipment will,of course,be provided.[5]

在上述句子中，作者（出口方）明確表示貨物在出運(yùn)前將會(huì)由上海商檢局檢驗(yàn)，有關(guān)貨物的質(zhì)量和數(shù)量的證書由上海商檢局提供，然而在實(shí)務(wù)中，商品檢驗(yàn)的責(zé)任是有出口方承擔(dān)的，真正的施動(dòng)者是我方，三個(gè)被動(dòng)語態(tài)結(jié)構(gòu)，“business between us will be concluded”，“testing and inspection will be made”和“Necessary certificates be provided”的使用很巧妙地隱藏了作者的參與，淡化了施動(dòng)者，以減弱我方自己的責(zé)任。相反，如果在這種語境下我們使用的是主動(dòng)語態(tài)而非被動(dòng)的話就達(dá)不到這種功效。

2 禮貌委婉功能

商務(wù)英語信函是在一定的社會(huì)文化范圍內(nèi)有目的的交往，它具有一定的社會(huì)交際性質(zhì)，因此禮貌原則在這種情況顯得也很重要。在某種程度上會(huì)決定貿(mào)易的成功與否，一種和諧融洽的氣氛，很容易促進(jìn)雙方關(guān)系的進(jìn)一步發(fā)展。被動(dòng)語態(tài)在商務(wù)英語信函中的使用可以幫助寫信者遵循商務(wù)交往中禮貌客氣的原則，具有禮貌委婉功能。被動(dòng)語態(tài)在商務(wù)英語信函寫作中的禮貌委婉功能具體表現(xiàn)如下：

2.1 不冒犯對(duì)方

商務(wù)信函雖然寫作的風(fēng)格雖然跟一般的文學(xué)作品有些不同，不需要華麗的措辭，但是也不能太隨意。有些商務(wù)信函的目的只是為了建立貿(mào)易關(guān)系，對(duì)于交際的雙方來講，并不是很了解對(duì)方，甚至有可能不知道事情發(fā)生的真實(shí)原因。被動(dòng)語態(tài)的使用可以在不知情的情況下不冒犯到對(duì)方，但寫信方又能借此發(fā)表自己的看法，或者透露一些重要的信息。試看下面的句子：

例5 The waterproof lining was badly torn and it will be necessary to send seven of the ports for cleaning before we can offer them for sale.[6]

上述句子表明提貨的防水層被撕破了，所以不得已送去清潔后才能出售。從中用到了兩個(gè)被動(dòng)句，“The waterproof lining was badly torn”和“it will be necessary to send seven of the ports”。從上述句子中可以看出，作者并不知道是誰造成防水層撕破的，所以在不知道誰是肇事者的情況下使用被動(dòng)語態(tài)，可以不至于冒犯到對(duì)方，但又顯示出對(duì)對(duì)方的重視。

2.2 顧及對(duì)方感受

在商務(wù)上，寫信人與收信人之間的接觸并不頻繁，僅限于業(yè)務(wù)往來，所以商務(wù)英語信函是買賣雙方交流的工具之一。一份好的商務(wù)信函可以幫助寫信雙方很快的建立商務(wù)貿(mào)易關(guān)系。因此我們應(yīng)該特別注重這類信函中的用詞、用語，而語態(tài)也是必不可少的一個(gè)重要部分。選擇了恰當(dāng)?shù)恼Z態(tài)就能很好地表現(xiàn)當(dāng)事人的立場(chǎng)，感受。在一定情況下會(huì)使得某種請(qǐng)求或者命令顯得特別強(qiáng)硬，顯示出寫信方特別注重的是自己的感受，讓人覺得沒有可以商量的余地。同樣是遇到不便說的事，使用被動(dòng)語態(tài)就會(huì)顯得委婉些，而且對(duì)方一看就能完全了解寫信方想要表達(dá)的意思。試看下列句子：

例6 It was found,upon examination.Nearly 20%of the packing had been broken,obviously attributed to improper packing.

上述兩個(gè)句子分別是從買方和賣方兩個(gè)角度來看問題的，例6從買方的角度來說事情的，貨物到達(dá)買家的時(shí)候20%的包裝已經(jīng)損壞，買方明確指出造成這種結(jié)果的原因是由于包裝的不當(dāng)，但是我們可以看到買方在這里并沒有用人稱代詞作主語，而是用 “it”和“the packing”來作主語，因?yàn)橘I方是站在賣方的角度來分析問題，考慮到賣方可能會(huì)因此而顯得尷尬，沒有將責(zé)任方放在主要的位置上，而是將非人稱代詞來充當(dāng)主語，這樣買賣雙方在信中談?wù)摰臍夥站蜎]有變得咄咄逼人。例7是從賣方的視角來說事的，盡管買賣雙方已經(jīng)在合同等相關(guān)的條款中規(guī)定了支付的時(shí)間，但是顧及到買方當(dāng)前的財(cái)政情況，所以賣方不得已同意買方延期付款，這正是賣方考慮到買方的感受的表現(xiàn)。通過上述兩個(gè)例子的分析，我們可以看到無論是例6或是例7，兩個(gè)例句都很巧妙地使用了被動(dòng)語態(tài)，如“It was found”，“Nearly 20%of the packing had been broken”，“Your proposal of delaying payment is being given”和“It can not be taken”等來傳達(dá)信息，買賣雙方當(dāng)事人都沒有特別過多地強(qiáng)調(diào)自己的感受，而是站在對(duì)方角度來看待問題。這充分體現(xiàn)了商務(wù)信函中被動(dòng)語態(tài)的優(yōu)勢(shì)，準(zhǔn)確而規(guī)范地傳遞信息，以及委婉地提出意見甚至是責(zé)備，但又能很好地照顧到對(duì)方的感受。

2.3 避免語言的直接性

在商務(wù)交易過程中爭(zhēng)議是不可避免的，當(dāng)雙方不能統(tǒng)一各自的觀點(diǎn)的時(shí)候，首先我們應(yīng)該理解對(duì)方，站在對(duì)方的角度來考慮對(duì)方的感受。但是當(dāng)貿(mào)易的一方提出的建議看法不合理或著對(duì)于我方來說，對(duì)方的要求很難接受的時(shí)候，我們就可以據(jù)理力爭(zhēng)了。為了使沖突不再惡化，我們就應(yīng)該運(yùn)用適當(dāng)?shù)募记?。在商?wù)英語信函中，使用被動(dòng)語態(tài)就可以起到這樣的功能。交易雙方可以通過運(yùn)用被動(dòng)語態(tài)避免直接指責(zé)對(duì)方，這樣一來就避免了語言的直接性，且能使對(duì)方推斷出自己的意圖，又能維護(hù)雙方的面子，而且聽起來沒有盛氣凌人的感覺。試看下面的例句：

例8 We note that you have requested an additional discount of 3%and would point out that our prices have already been cut to an absolute minimum.This price can not be offered by our competitors.[7]95

從上面的例子來分析，作者用了兩個(gè)被動(dòng)結(jié)構(gòu)的句子，“our prices have already been cut to an absolute minimum”和“This price can not be offered”。例句中表明對(duì)于買方要求在原來的基礎(chǔ)上再多加3%的折扣，作者很客觀明確地表明了自己的態(tài)度，給與額外的3%的折扣從我方自己的利益上來分析是無法被接受而且不合理的，因?yàn)槲曳阶约阂呀?jīng)將報(bào)價(jià)降至到最低了。但是為了避免所使用的語言過于直接，作者在這里選擇使用被動(dòng)語態(tài)，沒有以“我”的身份來拒絕對(duì)方，避免了語言的直接性，這樣對(duì)方看到信函時(shí)也不會(huì)感覺到尷尬。

3 客觀嚴(yán)謹(jǐn)功能

商務(wù)信函信函中的語言具有規(guī)約性，有著自己獨(dú)特的語言特色，正因?yàn)樗莫?dú)特性質(zhì)，所以才決定了我們?cè)谄鸩萆虅?wù)信函的時(shí)候措辭必須要嚴(yán)密謹(jǐn)慎，條理清楚，準(zhǔn)確規(guī)范。對(duì)于像商務(wù)信函這種可以作為索賠法律依據(jù)的信函，我們更應(yīng)該客觀公正，不應(yīng)該帶有任何的主觀的色彩。被動(dòng)語態(tài)的客觀嚴(yán)謹(jǐn)功能在下面兩種商務(wù)信函中特別突出：一是賣方寄給買方的拒絕函，二是買方傳達(dá)給賣方的負(fù)面消息函。

首先在賣方寄給買方的拒絕函中，由于此類信函都涉及了負(fù)面的消息，如存在的問題和責(zé)任或過失，為了避免由于由于用詞不當(dāng)而引起不必要的爭(zhēng)端，我們就可以采用被動(dòng)語態(tài)來闡述自己的觀點(diǎn)，可以明確表明所造成的損失并非我方的主觀行為所致，不在我方所能控制的范圍內(nèi)。如下列句子：

例9 With reference to your letter of August25,an claim has been lodged for a short delivery.Here we express our deepest regret over the unfortunate incident.But we must point out that filing cabinets had been carefully inspected by Shanghai Commodity Inspection before they were shipped.It must have been pilfered while the goods were in transit.[7]248

在例9中用了三個(gè)被動(dòng)句，“an claim has been lodged”，“filing cabinets had been carefully inspected”和“It must have been pilfered”。作者表示這些文件柜在裝運(yùn)之前就已經(jīng)經(jīng)過上海商品檢驗(yàn)局認(rèn)真地檢查，對(duì)于對(duì)方的抱怨斷貨的事情，作者表明可能是因?yàn)檫\(yùn)輸途中遭遇偷盜。在類似這樣的拒絕索賠信函中，因?yàn)榻灰纂p方的關(guān)系幾乎是對(duì)立的，所以我們必須謹(jǐn)慎措辭，不應(yīng)該加入任何主觀性的因素。

此外在買方傳達(dá)給賣方的負(fù)面消息函中，如果我們采用被動(dòng)語態(tài)就能夠客觀具體表達(dá)交易雙方各自的態(tài)度，表明既然問題已經(jīng)是不可改變的現(xiàn)實(shí)，我們更應(yīng)該尋求的是解決問題的方法，而不是一味地去指責(zé)對(duì)方。試看下面例子：

例10 We have received your consignment of PESKDE brand food mixer,but we are sorry to find that five of the fifty cases were not properly packed as our specific packing instruction required..[7]241

As a result,the food mixers in these cases are ruined by seawater and certainly unsalable.Therefore you are required to send us an immediate replacement for the cases and follow our instruction more carefully in future.[7]242

這是一份買方傳達(dá)給賣方的負(fù)面消息函，買方表示在收到貨物的時(shí)候發(fā)現(xiàn)貨物的包裝已經(jīng)損壞了。在上述這篇商務(wù)信函中，用到了三句被動(dòng)結(jié)構(gòu)的句子，“five of the fifty cases were not properly packed”，“the food mixers in these cases are ruined”和“you are required”對(duì)于已經(jīng)存在不容改變的事實(shí)，作者沒有直接去指責(zé)賣方，從語篇中透露出，買方要求賣方更換，并提醒賣方在以后的貿(mào)易中遵守包裝條款，說明買方在此時(shí)更在乎的是賣方怎樣處理這件已經(jīng)發(fā)生的事情，希望賣方能夠依照自己的意愿解決所出現(xiàn)的問題。由此可見，商務(wù)英語信函中，寫信人可以借助被動(dòng)語態(tài)來表示客觀、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼Z氣，準(zhǔn)確傳達(dá)出要表達(dá)的意思。

綜上所述，被動(dòng)語態(tài)和主動(dòng)語態(tài)雖然都是語態(tài)的一個(gè)范疇，但它們之間有著明顯的區(qū)別，被動(dòng)語態(tài)能夠傳遞主動(dòng)語態(tài)無法表達(dá)的信息。商務(wù)英語信函中的被動(dòng)語態(tài)有著特殊的功能，如強(qiáng)調(diào)聚焦功能、禮貌委婉功能、客觀嚴(yán)謹(jǐn)功能等。在商務(wù)信函交流中，被動(dòng)語態(tài)的運(yùn)用實(shí)質(zhì)上是商務(wù)貿(mào)易中的一種策略，是在競(jìng)爭(zhēng)中贏得更多客戶的手段之一。因此對(duì)被動(dòng)語態(tài)在商務(wù)英語信函中的功能我們不容忽視，我們應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)被動(dòng)語態(tài)的功能，使其能在商務(wù)英語信函寫作中得到最大的發(fā)揮。

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