淺談仲裁檔案電腦管理制度的措施及建議

郭 雷

(穆棱市勞動(dòng)仲裁院 黑龍江 穆棱 157500 )

一、電腦中的文件對(duì)仲裁案卷管理工作產(chǎn)生的影響

一是以前傳統(tǒng)的仲裁案卷工作以普通的白紙文件為材料工作對(duì)象，而有了計(jì)算機(jī)后，電腦中的文件取代了以往的白紙為主的文字材料，它是由作者直接寫在專門辦公軟件上，并在word 上進(jìn)行修改，一旦完成后，馬上存到電腦系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，由專業(yè)計(jì)算機(jī)人員掌握。白紙式的檔案管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程如仲裁案卷的立卷歸檔制度。仲裁文件的立卷歸檔工作是仲裁檔案工作流程的起點(diǎn)，也是仲裁院專職文書工作和專職檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，仲裁案卷形成后，由仲裁文書部門收集歸檔后，交專業(yè)檔案管理部門，一年一般歸檔二次。而計(jì)算機(jī)文件隨時(shí)產(chǎn)生，每時(shí)每刻都能變，安全存放在電腦中。因此，它對(duì)電腦有很強(qiáng)的依賴性。如果想要?dú)w檔，必須以存盤形式移交，歸檔界限也不能只是“具有保存完整價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括此文件的閱讀功能甚至更高級(jí)系統(tǒng)。二是電腦文件信息與它主體的可分開性，仲裁檔案分類也可能被模糊分類整理所取代，因?yàn)橹俨脵n案分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種從性聯(lián)系，因?yàn)榕帕械姆绞绞呛唵问謩?dòng)操作管理仲裁檔案的需要，但在當(dāng)今由電腦管理所有文件的大背景下，檔案文件的形式發(fā)生了變化，仲裁文件可以通過電腦系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多層次的按順序排列，不再需要對(duì)它進(jìn)行象普通白紙文件那樣的簡單整理分類。不同的客戶可以根據(jù)不同的需要，利用電腦自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電腦上的文件進(jìn)行自由分類組合。三是電腦里的文件保存價(jià)值同時(shí)取決于仲裁案件其我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，其判斷的程序、本身的內(nèi)容及價(jià)值都發(fā)生很大變化，原來的仲裁檔案價(jià)值也將隨之?dāng)U大，要分析電腦中的文件的操作系統(tǒng)。要根據(jù)以前的檔案價(jià)值鑒定理論，仲裁文件應(yīng)依據(jù)自我價(jià)值和價(jià)值確定保管其中的期限，而電腦中的文件一是由于方便完成，將產(chǎn)生比以往更多的文件，二是由于客戶的需要，數(shù)據(jù)信息不斷地改進(jìn)和加入，因此很難確定一個(gè)完整的保管年限，況且電腦中文件的自身價(jià)值還不能保證。因此，其確認(rèn)、管理方法更無法來下結(jié)論。

二、做好仲裁檔案電腦管理制度的措施及建議

為了更好地發(fā)揮仲裁檔案的作用，著力加強(qiáng)和規(guī)范勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理工作，進(jìn)一步完善仲裁電腦中的檔案管理可以按照以下辦法:一是實(shí)現(xiàn)電腦中的仲裁檔案管理由一個(gè)人專門負(fù)責(zé)。做好仲裁電腦中的文件歸檔處理工作，實(shí)施電腦文件管理長遠(yuǎn)目標(biāo)。通過技術(shù)加工處理，將已歸檔的電腦中的文件改為在電腦中可閱讀文件，即只能讀不能改寫的文件，從而區(qū)別和保護(hù)電腦文件的最原始結(jié)構(gòu)，保證電腦文件的可靠性，使之與象白紙文件一樣發(fā)揮效用。同時(shí)設(shè)置專門檔案員具體負(fù)責(zé)檔案文書材料的整理、立卷、歸檔、保管等工作。將檔案管理責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，有利于提高立卷、歸檔的質(zhì)量和效率，杜絕結(jié)案之案卷久不立卷、立卷之案卷久不歸檔等現(xiàn)象。二是使檔案管理向多個(gè)方向發(fā)展。伴著電子文件的加入，仲裁檔案種類在豐富化，其簡單工作和基礎(chǔ)工作也都具有各自的特點(diǎn)了。因此，在原有結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了一項(xiàng)檔案電腦信息內(nèi)容，就構(gòu)成多種空間，形成了電腦化的管理結(jié)構(gòu)。推進(jìn)仲裁檔案整理規(guī)范化。仲裁檔案做到一案一卷，分正卷、副卷兩部分立卷。在組卷整理時(shí)，做好材料的篩選、檢查和修補(bǔ)工作，確保材料齊全、手續(xù)完備、格式規(guī)范。正、副卷均按照案卷目錄將各類文稿排序、編碼、組卷、裝訂，做到科學(xué)編目、利于檢索。三是嚴(yán)格仲裁檔案保管制度。仲裁檔案實(shí)行統(tǒng)一保管、專人負(fù)責(zé)，檔案管理員定期對(duì)歸檔情況進(jìn)行檢查，按照規(guī)定的保管期限保管仲裁檔案。仲裁檔案管理人員要忠于職守、熟悉法律業(yè)務(wù)、嚴(yán)格把關(guān)、嚴(yán)守秘密，積極認(rèn)真地做好仲裁人事檔案的收集、整理、計(jì)算機(jī)錄入、轉(zhuǎn)遞、保管和統(tǒng)計(jì)等工作。檔案收集要嚴(yán)把歸檔質(zhì)量關(guān)，收集和轉(zhuǎn)遞應(yīng)做到及時(shí)、完整、手續(xù)完備;整理要求對(duì)歸檔手案卷及時(shí)蓋歸檔章，核定保管期限;計(jì)算機(jī)錄入要將年度仲裁行政文書、業(yè)務(wù)等檔案全部輸入計(jì)算機(jī)，并打印成索引目錄、全引目錄;保管要做到月檢查、年清點(diǎn)，統(tǒng)計(jì)工作要做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，上報(bào)及時(shí)并將報(bào)表歸檔保存。建立健全仲裁檔案內(nèi)外查閱、借調(diào)等檔案使用制度。建立檔案利用臺(tái)賬，嚴(yán)格查閱、借調(diào)登記制度和歸還檔案驗(yàn)收手續(xù)。四是管理仲裁檔案人員知識(shí)構(gòu)成的改革近在眼前。仲裁檔案人員要適應(yīng)電子技術(shù)和檔案事業(yè)的近幾年發(fā)展趨勢必須采取積極措施做好更新知識(shí)，適應(yīng)新的電腦技術(shù)的成果，使專職檔案人員擁有豐富的專業(yè)知識(shí)，以適應(yīng)在新形勢下仲裁發(fā)展的需要。

三、結(jié)語

加快仲裁檔案人員知識(shí)的培訓(xùn)和創(chuàng)新，多種途徑、多個(gè)層次培養(yǎng)檔案人才，是仲裁檔案工作迎接這場電子信息變革最根本的辦法。在仲裁院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和細(xì)致部署下，通過以上幾個(gè)方面的努力，必將實(shí)現(xiàn)仲裁檔案管理規(guī)范化，更好地發(fā)揮仲裁檔案的作用，為人民群眾提供方便。

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