淺談醫(yī)院實物檔案的收集及整理措施

梁華甜

(廣東省中山市大涌醫(yī)院 廣東 中山 528476)

醫(yī)院實物檔案是通過特殊實物為載體建立起來的資料，包括醫(yī)療、護(hù)理與教研過程中收集到的證件、獎狀等物品，可以反應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展歷程、管理狀況、科研能力、精神文明的發(fā)展等。隨著醫(yī)院工作模式的不斷改革，醫(yī)療業(yè)務(wù)與對外交往活動不斷增加，實物檔案也在不斷擴充，它屬于檔案資源的關(guān)鍵一部分，把這些實物材料整理之后歸檔，可發(fā)揮積極的作用。

一、醫(yī)院實物檔案的收集措施

1.確定實物檔案收集方式

在醫(yī)院工作中，實物檔案是隨機形成的，專業(yè)的檔案管理人員需要對文件資料進(jìn)行追蹤管理，并且每個部門的兼職檔案管理員也要配合完成收集和整理工作。通常實物檔案在整理之后需要在兩個月內(nèi)轉(zhuǎn)移到該醫(yī)院的檔案室。在轉(zhuǎn)移的過程中，需要做登記，還要嚴(yán)格遵守移交制度，登記的內(nèi)容有:授予實物材料的組織或個體，接受組織或個體，授予日期，接受日期，實物記錄內(nèi)容與目錄。

2.明確實物歸檔范圍

在醫(yī)院的管理活動中，通過醫(yī)療管理、精神文明服務(wù)等工作獲得的獎?wù)禄蛏霞壊块T頒發(fā)的獎勵文件，如:獎品、表彰紀(jì)念品、榮譽證書等;在進(jìn)行醫(yī)療研究過程中，得到上級部門頒發(fā)的獲獎資料、專利文件、獎?wù)碌葘嵨镔Y料;在與社會進(jìn)行業(yè)務(wù)交流的過程中，得到他人贈送的有表彰意義的證書、紀(jì)念品等實物資料;上級管理者、社會權(quán)威人士等來院參觀和檢查時得到的表彰證書、題詞等實物資料，這些都在檔案收集和整理的范圍之內(nèi)。

3.建立實物檔案收集信息系統(tǒng)

資料收集工作是一個很嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜蝿?wù)，需要各個部門的支持。醫(yī)院的各部門都成立了資料整理網(wǎng)絡(luò)，把任務(wù)統(tǒng)一交給各部門的兼職檔案管理員。在資料收集的過程中，相關(guān)職員可以隨意進(jìn)入檔案室，對相關(guān)實物的管理進(jìn)行審核與指導(dǎo)。

4.做好重點歸檔登記

根據(jù)資料收集的制度規(guī)定，著重安排需要歸檔的實物資料，并及時登記，從而保障實物檔案管理的全面性，完善了醫(yī)院實物檔案的管理，可以為醫(yī)院撰寫院史、舉辦醫(yī)院展覽等提供相應(yīng)的材料。醫(yī)院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫(yī)院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。此外計算機存儲的涉密文件應(yīng)采取加密保護(hù)措施，文件密碼由指定的文件保管人設(shè)定，并須將該文件路徑及密碼報院辦備存，并保證其真實性。

二、醫(yī)院實物檔案的整理措施

1.建立實物檔案集中保管庫房

醫(yī)院實物檔案的保存是放置在櫥柜內(nèi)的，然后編排櫥柜號和檔案號。第一是根據(jù)實物特點來放置，一般有:獎?wù)骂?、紀(jì)念品類、錄像類等，可根據(jù)不同的種類進(jìn)行不同時期的劃分。第二是根據(jù)實物級別來放置，將實物材料分為4 個等級:國家等級、省等級、市等級、縣等級，按照各種類的數(shù)量編排櫥柜號，之后將其歸置。第三是根據(jù)時間來放置，將每年獲得的各種實物資料，根據(jù)醫(yī)院各部門的特點進(jìn)行排序，方便管理。

2.實物分類

①本單位的集體或個人在各類公務(wù)活動中獲得的獎杯、獎狀、獎牌、獎?wù)?、錦旗、榮譽證書等。

②公務(wù)活動中獲贈的紀(jì)念品。

③上級領(lǐng)導(dǎo)知名人士的題詞字畫等。

④本單位自形成以來使用過的牌匾、停用的各種印章、各種重大活動中形成的紀(jì)念品和宣傳品。

⑤其它有保存價值的實物。

3.排列與編號

醫(yī)院實物檔案的歸置點并不集中，在排序的時候可根據(jù)日期和地點來分類。為更好地對檔案資料進(jìn)行管理和統(tǒng)計，根據(jù)《廣東省機關(guān)檔案分類方法》、《中山市大涌醫(yī)院檔案分類編號方案》，實物檔案(代字K)字母來代表，2010年以前，實物檔案分的編號由大類代字+屬類代號+件號組成。例:K 1/1。2010年開始，實物檔案不再分屬類，分年度按件整理，其編號的結(jié)構(gòu)模式為:大類代字+年度+ 件號。例:K 2010/1。實物檔案目錄包括歸檔編號、頒發(fā)機構(gòu)、日期、數(shù)量、管理年限等。在編寫目錄的時候需要重點標(biāo)注一些題目模糊的實物，記錄具體的頒布日期。此外所有歸檔文件必須在首頁面右側(cè)用口取紙標(biāo)記文件編號，并按順序?qū)n案信息登記在《檔案目錄》中，以便查閱。

4.粘貼實物標(biāo)簽

對粘貼實物標(biāo)簽的設(shè)計要注意美觀性和統(tǒng)一性，同時也要保證粘貼的穩(wěn)定性。另外還需要把不同材料的實物歸置在恰當(dāng)位置上，像錦旗可粘貼在掛桿上，凹凸不平的木質(zhì)材料需要放置在穩(wěn)定的地方(確保實物不受損)，普通平整的木質(zhì)材料需要確保標(biāo)簽粘貼穩(wěn)固。為了方便查閱，歸檔的榮譽類材料不僅可分為可折疊類與不可折疊類，還可把不可折疊類的實物根據(jù)序號來編排，將其分為牌匾類與非牌匾類。在粘貼時需要把標(biāo)簽露出來，可折疊類的材料需要放置在鐵柜中。容易打碎的實物可放置在不易移動的地方。個別需要放置在戶外的實物，檔案管理員要經(jīng)常查看，確保標(biāo)簽完整和潔凈，保證登記內(nèi)容詳細(xì)，并做好及時修復(fù)工作。

三、結(jié)語

總之，因為這些年來醫(yī)院在實物檔案管理方面沒有足夠的了解，主要關(guān)注文書資料和其他類型材料的收集，所以實物檔案管理還有不完善的地方。醫(yī)院工作人員也意識到實物檔案是檔案管理的重要一部分，所以根據(jù)醫(yī)院的具體情況，完善實物檔案管理的手段，確保實物檔案管理全面性、規(guī)劃化，做好檔案管理工作，可促進(jìn)醫(yī)院實物檔案管理工作得到更大的發(fā)展。

［1］梁耀祥.探討醫(yī)院圖書館對數(shù)字聲像資料歸檔的管理［J］．咸寧學(xué)院學(xué)報，2012，(05)．

［2］魯席臨.醫(yī)院實物檔案收藏難點及對策［J］．中國科技信息，2011，(08)．