建立信息化系統(tǒng)，完善事業(yè)單位檔案管理

胡曉蕾

一、事業(yè)單位檔案管理信息化系統(tǒng)存在的問(wèn)題

（一）信息化平臺(tái)的使用效率偏低

事業(yè)單位的宗旨是為人民服務(wù)，因此，建立檔案管理信息化系統(tǒng)的主要目的就是更好地為人們查詢(xún)檔案資料服務(wù)，由于檔案信息資料的不斷增多，檔案管理工作的難度也越來(lái)越大，建立信息化管理平臺(tái)的首要目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案資料的完整化、準(zhǔn)確化、分類(lèi)化管理，讓人們能快速查詢(xún)到自己需要的信息，其次，信息化檔案管理系統(tǒng)的建立還應(yīng)當(dāng)達(dá)到節(jié)約事業(yè)單位行政成本的目標(biāo)，簡(jiǎn)化傳統(tǒng)檔案管理方法的諸多繁復(fù)環(huán)節(jié)。然而，從當(dāng)下的現(xiàn)狀來(lái)看，我國(guó)絕大部分事業(yè)單位的檔案管理信息化系統(tǒng)都沒(méi)有實(shí)現(xiàn)以上目標(biāo)，信息化平臺(tái)的使用效率仍然有待提高。

（二）信息化平臺(tái)的更新速度較慢

隨著信息量和信息種類(lèi)的不斷擴(kuò)充，事業(yè)單位的檔案資料也需要及時(shí)更新，相關(guān)人員必須定期對(duì)老舊的檔案資料內(nèi)容進(jìn)行刪改，并添加進(jìn)新的內(nèi)容，這樣才能保證檔案資料的準(zhǔn)確性、完整新和實(shí)效性，但是，目前許多事業(yè)單位都存在檔案管理信息化平臺(tái)更新速度緩慢的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案資料中存在一些錯(cuò)誤和無(wú)效信息，這對(duì)事業(yè)單位的長(zhǎng)久發(fā)展來(lái)說(shuō)是不利的。

（三）事業(yè)單位檔案管理信息化系統(tǒng)缺乏專(zhuān)業(yè)的人才隊(duì)伍

據(jù)調(diào)查，我國(guó)一半以上的事業(yè)單位檔案管理人員都是年齡較大的居多，這些年齡大的工作人員雖然具有多年的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，但是在專(zhuān)業(yè)知識(shí)方面比較匱乏，絕大部分都沒(méi)有檔案管理的專(zhuān)業(yè)技能，而且，他們對(duì)新技術(shù)的接受程度也不高，有的甚至排斥信息化管理方法，再加上事業(yè)單位管理者不重視對(duì)新人才的選拔，導(dǎo)致檔案管理信息化系統(tǒng)缺乏專(zhuān)業(yè)的人才隊(duì)伍，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展。

二、建立信息化系統(tǒng)，完善事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策

（一）建立健全檔案管理制度

檔案管理信息化系統(tǒng)的建立需要健全的檔案管理制度作為支撐。不同事業(yè)單位的實(shí)際情況有所差異，因此，事業(yè)單位必須根據(jù)自身的實(shí)際情況制定科學(xué)的檔案管理制度，這樣才能讓檔案管理信息化系統(tǒng)的建立有所依據(jù)，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)將信息化管理工作質(zhì)量作為事業(yè)單位考核的一個(gè)重要指標(biāo)，例如，將檔案信息化管理工作納入表彰獎(jiǎng)勵(lì)、評(píng)職稱(chēng)以及年度考評(píng)內(nèi)容之中，這樣既能加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐，同時(shí)也能促進(jìn)工作人員積極性的提高。

（二）將檔案管理的傳統(tǒng)方法和信息化手段相結(jié)合

與國(guó)外相比，我國(guó)的信息技術(shù)發(fā)展起步較晚，信息化手段也比較單一，因此，大部分事業(yè)單位都長(zhǎng)期處于傳統(tǒng)檔案管理的階段，管理檔案的工作人員也習(xí)慣采用傳統(tǒng)方法，在檔案資料逐漸龐大的今天，這種舊方法顯然是不合時(shí)宜的，要改變這種現(xiàn)狀，必須建立檔案管理信息化系統(tǒng)，將信息化管理手段與傳統(tǒng)管理方法相結(jié)合，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，增加他們對(duì)信息管理系統(tǒng)的了解，并在日常的檔案管理工作中盡量采用信息化管理的方法。

同時(shí)，要保護(hù)硬件設(shè)施性能的穩(wěn)定，并且保證硬件設(shè)施不被外界所破壞，不斷重視檔案管理工作所需要的硬件建設(shè)，還要加大對(duì)檔案管理工作所需要的軟件設(shè)備的投入，不斷完善軟件的升級(jí)換代工作，做好硬件和軟件的配合工作，只有這樣，才能不斷提高事業(yè)單位檔案工作的管理水平，才能科學(xué)有效的保存事業(yè)單位的檔案資料。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)具有重要影響。因此，要保證檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開(kāi)展，首先必須提高工作人員的綜合素質(zhì)，一般來(lái)說(shuō)，檔案管理人員的綜合素質(zhì)主要包括專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)，對(duì)于專(zhuān)業(yè)素質(zhì)來(lái)說(shuō)，工作人員應(yīng)積極主動(dòng)地參加培訓(xùn)，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)和新知識(shí)，改變傳統(tǒng)管理觀(guān)念，不斷充實(shí)信息平臺(tái)的內(nèi)容。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)當(dāng)重視檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，及時(shí)納新，選擇專(zhuān)業(yè)對(duì)口的人才，為檔案管理工作注入新的活力。對(duì)于職業(yè)道德素質(zhì)來(lái)說(shuō)，應(yīng)著重培養(yǎng)工作人員角色意識(shí)，讓他們對(duì)自身工作具有明確的定位，并熱愛(ài)檔案管理工作，樹(shù)立為人民服務(wù)的意識(shí)，在實(shí)際工作中不斷充實(shí)自己，最終提高事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)不斷激烈的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿(mǎn)足市場(chǎng)的需求了，因此，事業(yè)單位必須建立檔案管理信息化系統(tǒng)，摒棄傳統(tǒng)管理觀(guān)念、創(chuàng)新管理體制和手段，同時(shí)還要重視專(zhuān)業(yè)人才的選拔和培養(yǎng)，改變陳舊的檔案管理服務(wù)模式，順應(yīng)當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的要求，不斷完善檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

[1]溫麗麗.論新時(shí)期事業(yè)單位電子檔案的管理與利用[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2014,(23):72~72.

[2]侯然然.強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江科學(xué),2014,5(7):196.