淺談對(duì)檔案保管與保護(hù)

張祿，李紅葉中鐵十六局集團(tuán)第一工程有限公司

淺談對(duì)檔案保管與保護(hù)

張祿，李紅葉
中鐵十六局集團(tuán)第一工程有限公司

摘要：歷史的真憑實(shí)證,是第一手參考材料。它為工作查考提供依據(jù)，為生產(chǎn)建設(shè)提供豐富資料，是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件。檔案保管與保護(hù)就是為了最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命，最終的目的是為了更好地提供和利用。能為利用者提供利用的前提就是檔案首先要完好無損。作為檔案工作者，應(yīng)提高檔案保管與保護(hù)的意識(shí)，把所學(xué)知識(shí)運(yùn)用到實(shí)際的工作中，真正實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案；保管與保護(hù)；措施

檔案是國(guó)家和民族的歷史文化遺產(chǎn)，是時(shí)代發(fā)展的軌跡，是社會(huì)活動(dòng)的縮影。目前，我國(guó)各級(jí)檔案館保存著近2億卷珍貴檔案，其中有1200萬(wàn)卷屬于國(guó)家重點(diǎn)檔案，內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化等各方面的情況，時(shí)間跨度長(zhǎng)達(dá)近1300年，是國(guó)家信息資源的重要組成部分，可見檔案的重要性，檔案的保管與保護(hù)是每個(gè)檔案局（館）當(dāng)前所面臨的一個(gè)重要問題。

那么，這些檔案為什么會(huì)出現(xiàn)字跡模糊、破損等現(xiàn)象呢，我認(rèn)為主要有以下幾個(gè)方面原因：

一、一些基層單位對(duì)檔案不夠重視

一些單位沒有設(shè)專門管理檔案的工作人員，甚至一個(gè)檔案員還兼著單位的許多項(xiàng)工作。有些檔案員因?yàn)樯砑娑嗦毑攀箼n案管理不夠完善，至使檔案質(zhì)量存在很大問題，影響了今后檔案利用的質(zhì)量和效果。還有的單位是因?yàn)楣ぷ餍枰?，頻繁的更換檔案員，在剛剛對(duì)檔案工作熟悉之后就被調(diào)走，又換一位新的檔案員，由于每個(gè)人的工作方式方法不一樣，再加上在檔案交接的過程中交待不清楚，檔案中出現(xiàn)了編號(hào)有錯(cuò)誤或者頁(yè)碼不連續(xù)的現(xiàn)象，有時(shí)還會(huì)造成有價(jià)值的檔案丟失。

二、檔案人員的素質(zhì)欠佳

檔案工作的好壞、質(zhì)量的高低，根本上取決于檔案工作人員素質(zhì)的高低。一些檔案人員沒有受過專業(yè)培訓(xùn)，所以對(duì)保管與保護(hù)檔案的概念含糊不清，正因?yàn)檫@些檔案員缺乏業(yè)務(wù)培訓(xùn)，才會(huì)使檔案在管理過程中出現(xiàn)有圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫或是裝訂錯(cuò)誤、掉頁(yè)的現(xiàn)象。他們可知自己的疏忽會(huì)給檔案接收、保管和利用工作帶來多大的不便。

三、保管與保護(hù)設(shè)施的嚴(yán)重滯后危及檔案的使用壽命和安全

檔案庫(kù)房與設(shè)備是保管檔案最基本的物質(zhì)基礎(chǔ)。由于檔案保管與保護(hù)設(shè)施的嚴(yán)重滯后，使檔案庫(kù)房的溫濕度控制目前很難嚴(yán)格的達(dá)到國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和要求，檔案的使用壽命與安全也因此受到威脅。

檔案庫(kù)房的保護(hù)有"八防"的要求，即防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染。對(duì)于這"八防"，我們目前能做的只是盡量減少外界因素對(duì)檔案的傷害，卻不能完全避免。就拿防光來講，我們所說的光包括太陽(yáng)光和各種燈光。光能直接使紙張中的纖維素受到破壞，是因?yàn)楣饩哂衅茐睦w維素的能量。它可以使紙張中纖維素的機(jī)械強(qiáng)度降低，使紙張中的木質(zhì)素氧化，加速氧化作用。同時(shí)光也會(huì)使一些字跡發(fā)生不同程度的褪色。雖然庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置的燈是特制的，不會(huì)對(duì)檔案紙張?jiān)斐蓚?，但我們現(xiàn)在檔案信息資源還沒有達(dá)到一定的高度，有利用者來查檔時(shí)，還是需要工作人員到庫(kù)房提卷，這樣的反復(fù)翻閱案卷和庫(kù)房外的光源會(huì)導(dǎo)致紙張變脆，字跡模糊，必然會(huì)對(duì)案卷保存帶來影響。

四、檔案保護(hù)意識(shí)欠缺

如在接收、利用、整理工作中忽視保護(hù)工作，修補(bǔ)檔案未用專用漿糊或檔案被拿出庫(kù)房后沒有注意到防塵。在一些基層單位，有的沒有專門的檔案庫(kù)房或是庫(kù)房?jī)?nèi)沒有溫濕度控制設(shè)備等，這些都不利于檔案的保護(hù)。

五、檔案保護(hù)技術(shù)專業(yè)人員缺乏

對(duì)于檔案工作人員來講，大家主要注重了業(yè)務(wù)方面的學(xué)習(xí)，雖然也會(huì)提到對(duì)檔案的保護(hù)，但多數(shù)為理論知識(shí)。有時(shí)檔案的紙張出現(xiàn)破損的現(xiàn)象時(shí)，大部分也就是把破損的地方粘起來，像對(duì)檔案進(jìn)行去酸、去污的方法只是理解表面的意思，懂得專業(yè)保護(hù)技術(shù)的人很少。針對(duì)以上幾個(gè)問題，應(yīng)采取的措施有：

1.加強(qiáng)基層單位對(duì)檔案的重視

在抓檔案工作的同時(shí)，要求各基層立檔單位明確一名主要領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，必須配備專、兼職檔案員，特別強(qiáng)調(diào)兼職檔案員做到兼職合理，加強(qiáng)檔案員的崗前培訓(xùn)、崗上指導(dǎo)。

2.明確基層檔案管理人員的工作職責(zé)，提高檔案人員的素質(zhì)

檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全，是整個(gè)檔案工作必須遵守的基本要求，更是檔案保管工作的中心任務(wù)。檔案保管工作是人們針對(duì)一切可能損壞或損毀檔案的社會(huì)的、自然的各方面不利因素而采取的檔案保護(hù)措施。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。對(duì)已經(jīng)破損的檔案要及時(shí)搶救。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

3.加大檔案保管保護(hù)設(shè)施的投入力度，盡可能的延長(zhǎng)檔案的使用壽命

對(duì)于檔案的保管保護(hù)工作來說，控制庫(kù)內(nèi)的溫濕度是一件十分重要的事情，只有將溫濕度控制在一定的范圍之內(nèi)，才能盡量減少各種有害因素對(duì)檔案的破壞。為檔案庫(kù)房配備足夠的空調(diào)和除濕機(jī)以及溫濕度自動(dòng)監(jiān)測(cè)儀，以便將檔案庫(kù)房的溫濕度控制在國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，使檔案的使用壽命盡可能延長(zhǎng)。

4.加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)

檔案信息計(jì)算機(jī)管理，僅僅停留在單機(jī)水平上是不夠的，要適時(shí)應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立各種類型的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。使不同區(qū)域的利用者共享檔案信息及計(jì)算機(jī)軟硬件資源。檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)改革與發(fā)展的內(nèi)在要求。長(zhǎng)期以來，受檔案保管和利用環(huán)境的制約，檔案管理基本處于封閉、半封閉的管理狀態(tài)，檔案事業(yè)的發(fā)展與創(chuàng)新只能緩慢進(jìn)行，現(xiàn)在的手工檢索手段已經(jīng)落后，可以反復(fù)利用的檔案信息資源得不到有效的流通與共享。檔案館與利用者之間存在著一道無形的利用屏障。

5.檔案工作者加強(qiáng)理論與專業(yè)技術(shù)等學(xué)習(xí)，成為復(fù)合型人才

在檔案信息資源迅速發(fā)展的今天，檔案工作者不能憑借原有的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、資歷和眼光等傳統(tǒng)的模式來進(jìn)行管理和工作，在學(xué)習(xí)理論知識(shí)的同時(shí)也要加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)方面的學(xué)習(xí)，要能熟練掌握并運(yùn)用計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、錄音錄像技術(shù)、光盤刻錄技術(shù)等現(xiàn)代化手段，掌握檔案的修復(fù)和復(fù)制技術(shù)，并能深入研究，在實(shí)踐中創(chuàng)新。

檔案工作者要加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)的意識(shí)和動(dòng)力，自覺鍛煉，自我提高，主動(dòng)進(jìn)取，不同地工作時(shí)期，有計(jì)劃、有重點(diǎn)地充實(shí)新的知識(shí)內(nèi)容，不斷調(diào)整自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，以更好地適應(yīng)不斷發(fā)展的檔案工作，成為工作中需要的復(fù)合型人才。

參考文獻(xiàn)：

[1]李光泉.《檔案工作基礎(chǔ)》.山東大學(xué)出版社，2003

[2]李和平.《企業(yè)檔案工作規(guī)范》.中國(guó)檔案出版社，2010