淺談電力企業(yè)文書檔案的現(xiàn)代化管理

李云娟

摘 要：討論了電力企業(yè)文書檔案的現(xiàn)代化管理方法，旨在為提升電企檔案管理效率而獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；文書檔案；檔案管理；現(xiàn)代化

在當(dāng)前，在數(shù)字化環(huán)境和設(shè)備中形成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于光盤、磁盤等載體，依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)各類信息進(jìn)行處理的電子檔案的產(chǎn)生，改變了多年來(lái)紙質(zhì)文書檔案“記賬式”存檔的格局。伴隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)代文書檔案呈現(xiàn)出了種類、內(nèi)容、形式的多樣化特點(diǎn)，這使得檔案管理模式也隨之發(fā)生了巨大變化，無(wú)論是“集中統(tǒng)一”的管理體制還是“條塊結(jié)合”的運(yùn)行模式，都不同程度的顯現(xiàn)出與檔案特點(diǎn)之間的相互矛盾和相互掣肘。在新形勢(shì)下，解決這一矛盾的唯一途徑是實(shí)行檔案現(xiàn)代化管理模式，而現(xiàn)代化檔案管理模式的成型，則需要企業(yè)對(duì)現(xiàn)有的軟硬件設(shè)施進(jìn)行一系列的改革和升級(jí)。對(duì)此，本文圍繞電力企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理模式的構(gòu)建進(jìn)行了探討。

1 加強(qiáng)人員素質(zhì)建設(shè)

當(dāng)前，計(jì)算機(jī)以其高速運(yùn)算與極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力給電力檔案工作者帶來(lái)了科學(xué)的管理手段與先進(jìn)的檢索方法。文書檔案管理工作者必須掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練和運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)以及現(xiàn)代化辦公設(shè)備來(lái)進(jìn)行電子文件的制作、使用、立卷歸檔和維護(hù)，勝任計(jì)算機(jī)時(shí)代的文書檔案管理工作。電力企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化訓(xùn)練，對(duì)檔案專（兼）職工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)及檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案管理生力軍，培養(yǎng)和選拔優(yōu)秀人才，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)。只有這樣才能在實(shí)踐中建設(shè)一支政治合格、業(yè)務(wù)精通、紀(jì)律嚴(yán)明、作風(fēng)過(guò)硬、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的文書檔案管理隊(duì)伍，進(jìn)而全面提高電力企業(yè)檔案工作的服務(wù)意識(shí)和管理水平。

2 建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理機(jī)制

在實(shí)踐中，標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理機(jī)制的建立有賴于科學(xué)合理的管理制度，因此，在實(shí)踐中，電企領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)制定完善的檔案管理制度，加強(qiáng)內(nèi)部控制，建立現(xiàn)代化檔案管理指標(biāo)，規(guī)范檔案管理流程，全面加強(qiáng)檔案管理力度和提升檔案管理水平。在工作實(shí)踐中，企業(yè)管理層可通過(guò)向檔案管理人員滲透檔案管理理念和思想等方式來(lái)激發(fā)管理人員的工作熱情，進(jìn)而，用制度來(lái)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的約束。其中，制度建設(shè)需體現(xiàn)三個(gè)原則：①人性化原則，結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況，從加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和解決管理人員在工作中所面臨著問(wèn)題入手，消除其后顧之憂；②法律性原則，要在制度中體現(xiàn)檔案管理的保密性，體現(xiàn)檔案的嚴(yán)謹(jǐn)性和法律性；③權(quán)威性原則，要讓檔案管理人員正確認(rèn)識(shí)制度的建立意義，讓他們感受制度的權(quán)威，感受檔案管理工作的重要性。

3 加強(qiáng)軟硬件設(shè)施庫(kù)建設(shè)

軟、硬件設(shè)施是數(shù)字檔案庫(kù)建設(shè)的主要媒介，在實(shí)踐中，電力企業(yè)必須要通過(guò)加強(qiáng)軟、硬件建設(shè)來(lái)提升數(shù)字化檔案庫(kù)的功效，實(shí)現(xiàn)文書檔案現(xiàn)代化管理。首先，在硬件方面，電力企業(yè)需要建立一個(gè)以計(jì)算機(jī)為載體的檔案信息采集、歸檔管理和錄入檔案庫(kù)的工作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)所有數(shù)據(jù)數(shù)字化，信息傳送網(wǎng)絡(luò)化。其次，在軟件方面，電力企業(yè)應(yīng)組建內(nèi)部局域網(wǎng)計(jì)算機(jī)組，利用局域網(wǎng)中的文件管理、應(yīng)用軟件共享、打印機(jī)共享等功能，實(shí)現(xiàn)全面檔案管理工作數(shù)字化；同時(shí)引進(jìn)檔案管理軟件，目前在我們電力系統(tǒng)應(yīng)用較為廣泛的是協(xié)同辦公系統(tǒng)，該系統(tǒng)基本實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公的所有功能，最后環(huán)節(jié)是歸入檔案庫(kù)由管理人員按分類歸檔電子文件。

4 加強(qiáng)文書檔案管理

強(qiáng)化檔案管理的主要手段有三種。

一是要對(duì)檔案信息來(lái)源進(jìn)行歸納整理。檔案信息的來(lái)源往往是檔案的實(shí)際形態(tài)，在實(shí)踐中，企業(yè)可為每一個(gè)部門配備計(jì)算機(jī)和兼職信息錄入人員，通過(guò)計(jì)算機(jī)的資源共享，檔案管理部門定期將各部門的檔案信息進(jìn)行匯總，為每一個(gè)部門配置一個(gè)專門的信息來(lái)源窗口，并歸納好如責(zé)任者、文件號(hào)、題名、日期和頁(yè)數(shù)等詳細(xì)信息，從而提升檔案信息來(lái)源的管理效能。

二是要做好定期歸檔工作。在實(shí)踐中，企業(yè)需要利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)建立至少三四個(gè)檔案庫(kù)，一是臨時(shí)檔案庫(kù)，主要負(fù)責(zé)存儲(chǔ)經(jīng)過(guò)立卷處理的工程檔案信息；二是具有索引和關(guān)鍵詞查詢功能的主檔案庫(kù)，負(fù)責(zé)儲(chǔ)存各項(xiàng)經(jīng)過(guò)審計(jì)核實(shí)的工程檔案信息；三是通用檔案庫(kù)，主要為各部門提供查詢服務(wù)。四是不歸檔庫(kù)，主要是存儲(chǔ)銷毀文件的信息。其中，臨時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息不宜存放太長(zhǎng)時(shí)間，要定期進(jìn)行歸檔處理。在歸檔過(guò)程中，錄入通用檔案庫(kù)的檔案信息需要進(jìn)行敏感或重要信息篩選和剔除處理，以消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

三是要將檔案庫(kù)視作企業(yè)的信息產(chǎn)品來(lái)管理，并依照生產(chǎn)產(chǎn)品的管理方式，通過(guò)質(zhì)量控制體系進(jìn)行監(jiān)管。在管理過(guò)程中，企業(yè)可將檔案內(nèi)容通過(guò)組織協(xié)調(diào)組建一個(gè)體系，在這一體系中，管理者將檔案庫(kù)維護(hù)作為一個(gè)單獨(dú)的項(xiàng)目進(jìn)行管理，并建立評(píng)價(jià)機(jī)制，采用模擬檢索形式審查檔案庫(kù)的設(shè)計(jì)是否科學(xué)合理，檢查數(shù)據(jù)是否完整、準(zhǔn)確，并評(píng)價(jià)在數(shù)據(jù)收集、錄入、備份等環(huán)節(jié)是否提升了工作效率。

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