新形勢下高校教務秘書的工作職責和必備素質(zhì)

翟鐵華

摘 要 隨著高校的擴招和二級化管理，產(chǎn)生教務秘書一職。教務秘書是高校教學管理工作的基層工作人員，對保障高校教學起著重要作用，集管理性和服務性于一體。對高校教務秘書基本工作職責、對從業(yè)者要求、高校教務秘書培養(yǎng)注意事項進行探討。

關鍵詞 高校；教務秘書；教學管理

中圖分類號：G647 文獻標識碼：B

文章編號：1671-489X（2015）10-0030-03

隨著高校擴招和管理二級化的發(fā)展，教務秘書這個崗位應運而生。初入大學的學生、剛參加工作的青年教師， 甚至剛到這個崗位上工作的教務秘書本身，都可能對這個崗位的定義不是很清楚。從不同的個人角度出發(fā)，有人把它理解成一種行政領導，認為是高高在上，給教師、學生發(fā)號施令的；另一種則認為這是個打雜的工作，是伺候教師和學生的，是一個卑微的職業(yè)。面對同樣一件事物卻產(chǎn)生了不同的看法，就是矛盾產(chǎn)生的根源。其本質(zhì)是什么呢？筆者認為教學管理工作是具有雙重性的。教學管理既要服務于教學、指導教學，又要對教學工作實施組織、檢查和評估，是一種帶有服務性質(zhì)的管理工作。教務秘書是連接教務處與二級院系的一個紐帶，做好此項工作與保障高校的教學質(zhì)量和水平息息相關。

1 高校教務秘書的工作職責

教務秘書對教務處下發(fā)的各類通知、文件應及時呈領導處理，并根據(jù)領導的安排通知有關部門和各個教研室。教務秘書負責教務常規(guī)工作的實施。

1）在教務秘書系統(tǒng)錄入教學計劃，并參與制訂和嚴格執(zhí)行計劃。教學計劃是在新生未入校時就制訂好的，四學年八個學期的課程都要預先制定，除了特殊情況需要調(diào)整修改外，一般都要嚴格地執(zhí)行四年，所以錄入教學計劃一定要準確。

2）期末時計算并錄入教學任務。每學期的期末都要提前安排好下學期各個教師的教學任務。錄入教學任務時，要多方征集上課教師的意見，有的教師希望加大周學時好早點結(jié)束課程，騰出時間來搞一些自己的科研項目；有些教師希望減小周學時，好讓自己上課游刃有余一些；有些教師的課程需要多媒體的協(xié)助，這樣就需要多媒體教室；有的教師的課程只要板書就可以滿足教學要求，這樣就不必申請多媒體教室，以免浪費資源。

3）編制下學期的進程。要先編制好進程才能安排教學任務，因為這樣可以明確標出上課的周次和被實踐環(huán)節(jié)占用而需要暫停理論課的周次，便于教師和學生組織教學活動。

4）協(xié)助教研室做好教材的征訂，匯總?cè)涤啎媱澕爸v義印刷計劃。這件工作有及時性的要求，一定要在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)送到教材科，否則在下學期開學前新書無法送到，學生和教師都沒有書，無法上課。可是在教材征訂的過程中，由于一些課程是新專業(yè)里面新開的，教師也沒有上過，他們選書也要費一番心思來考慮，通過幾本書的比較，才能找到合適的教材，這樣往往留的時間就比較緊張。要克服這些困難，在時間緊張的時候，往往需要中午加班加點或推遲下班時間，爭取趕在截至時間前報送訂書計劃。

5）負責組織期末考試及課程重修、重考等。重考往往安排在開學前的一段時間內(nèi)，因為教務處第二周要進行學業(yè)預警和學籍處理等流程，要求補考成績必須在第一周登錄完畢。為了給教師留有充分的批改卷子的時間，重考往往在開學前舉行，這就要求必須在假期里印刷好重考的試卷。重考的試卷不同于一般的考試（按全班的人數(shù)印刷即可），它的種類比較多，而每門課的數(shù)量都不相等，這就要求按照每門課不及格的學生來印刷卷子。這個過程要求細心，少了，來考試的學生沒有卷子；多了，又造成不必要的浪費。另外，安排重考時間也有一定的技巧，有的學生平時不認真學習，結(jié)果導致一個學期掛科2門、3門甚至4門之多，在安排重考時一定要注意這樣的學生，要避免他不同科考試時間的沖突。

6）負責大學英語、計算機等考試的報名等考務工作及證書的發(fā)放。大學英語四級一直以來是與學位掛鉤的，最近有的學校學位授予條件中還加了計算機一級。教務秘書應在每次計算機、英語報名工作中，不厭其煩地給學生宣講此考試的重要性，避免學生因不了解而拿不到學位證，為今后的求職升遷生涯埋下絆腳石。

7）負責安排教師監(jiān)考及計算教師監(jiān)考費。教師監(jiān)考時，經(jīng)常出現(xiàn)家中有事臨時換人的情況，而高校是計算機、英語等全國性考試的考點，監(jiān)考責任越來越重大。因此，教務處要求凡是有監(jiān)考換人的一律填寫表格到教務處申請，教務秘書要及時上報這些表格。另外，有些監(jiān)考換人的，要在計算監(jiān)考費時直接扣除被替代人而發(fā)給替代人。這樣一來，就要做到既能按勞取酬，又避免教師之間忘記而錯發(fā)監(jiān)考費的情況發(fā)生。

8）負責畢業(yè)生資格審核、證書發(fā)放、成績單打印等工作。畢業(yè)資格審核是一件極其嚴肅的事情，是否符合畢業(yè)證和學位證的授予資格，一定要嚴格按照當年的學位委員會制定的文件來辦。畢業(yè)證書的發(fā)放是一件極其嚴格的事情，在發(fā)放時一定要嚴格核對本人和畢業(yè)證書上的照片，這是最后一次審核是否有冒名頂替和弄虛作假學生的機會。

9）負責學生的學籍處理和學業(yè)預警等工作。學籍審核讓該留級的學生留級，該退學的退學，而之前的學業(yè)預警就是給瀕臨留級邊緣的學生敲個警鐘，給學生的家長寄去學生學業(yè)成績的信件，使得家長和學校一起來幫助教育學生、與此同時，也提前告知了家長孩子在學校的危險情況，避免接到留級通知時一些家長沒有事先思想準備，事實上也有力地保護了學校。

10）負責各類教學資料的收集、整理歸檔，并為師生提供查閱服務。評估時，為了讓專家更好地了解學校的情況，各個分院組織了檔案組，負責收集反映各個學院教學、管理、科研等一系列方面的情況的資料。評估過后，收集資料作為常規(guī)事情來進行。沒有了檔案組，教務秘書就來承擔。檔案條目繁多，涉及方方面面。除了檔案，還要收集教學資料，有試卷、課程設計、認識（畢業(yè)）實習、畢業(yè)設計、試驗（包括課內(nèi)試驗和試驗周）等五大塊，負責提供給評估辦檢查和一線的教師查閱。

11）協(xié)助做好期中期末教學檢查工作，及教學類文字材料的上報工作。

12）負責聯(lián)絡協(xié)調(diào)本系與教務處和其他系的教務事宜，以及完成領導交辦的其他任務。另外，大多數(shù)還兼職檔案館的檔案員，負責年初計劃和年末總結(jié)的歸檔工作。

教務秘書是一個系統(tǒng)繁雜而煩瑣的工作，需要總體規(guī)劃、統(tǒng)籌安排，既有常規(guī)工作，也有各種各樣的偶發(fā)事件需要處理。所有工作都要認真去做，保證不出差錯。

2 高校教務秘書的必備素質(zhì)

關于教務秘書的必備素質(zhì)，不同的文章里已經(jīng)說得很多了，從思想、能力各個方面都有論述。本文從實際工作中總結(jié)出如何才能較好地完成此項工作。

嘴要勤 教務秘書是學校高層教學管理者的決策的傳達者，一定要把每一道政令準確、有效、完整地的傳達給院領導、教師和學生。如畢業(yè)生的畢業(yè)審核和學位審核這項工作，南京工程學院在2009年的學位審核中增加了一條學位要與計算機一級掛鉤的新政策，這之前并沒有此項要求，學生手冊上也沒有寫明。為了避免出現(xiàn)大量畢業(yè)生因事先不知曉情況而最終沒有學位證的后果，大量的教務人員于計算機報名考試前通知全校學生。對不知情的學生反復強調(diào)，確保每位學生一定要知曉學位政策的變動。還有學業(yè)預警的工作，其本意是讓一些不及格課程較多的學生家長早日知道自己孩子的學習狀況，并針對不同的問題配合學校加以解決。

腿要勤 教務秘書的一項工作職責是協(xié)助院長及各教研室主任做好人才培養(yǎng)方案的制訂、修改、變更和實施中的各項工作。人才培養(yǎng)方案的制訂是件嚴肅的事情，各專業(yè)教研室制訂時也經(jīng)過反復修改、聘請校內(nèi)外專家論證等復雜的程序。但在實際操作過程中，仍然會出現(xiàn)這樣或那樣的問題。如在進程表的制定過程中，發(fā)現(xiàn)某實踐環(huán)節(jié)不合理，想修改，但是不能隨便修改或刪除，因為要嚴格依據(jù)已經(jīng)制訂的人才培養(yǎng)方案來執(zhí)行。一定要修改的話首先要修改人才培養(yǎng)方案，這樣就要求教務秘書及時填好申請表并報學校教務處批準。腿勤，才能保證教學步驟的順利進行。還有一些教師經(jīng)常一早打來電話，孩子發(fā)燒或自己生病，不能到學校辦理調(diào)課，而他的課程又是馬上要上的。在學校越來越嚴格的督導下，教師擅自調(diào)課要算教學事故的。為了不影響他今后的職稱評審、年度考核等，一定要腿勤，及時送達。

手要勤 除了常規(guī)性的工作，教務秘書還要應對一些瑣事。比如臨近期末，一些學生迫切想知道自己的考試成績，然而想登錄教務網(wǎng)查詢時，卻發(fā)現(xiàn)忘記了教務網(wǎng)的密碼，這樣就要及時給他們查找，確保他們能知道自己的成績。如果有不及格的，假期里還要好好復習，迎接開學前的補考。大三大四的學生需要找工作了，盡管已經(jīng)把全班的成績單打印給了班長，仍有不少學生因丟失或某門課成績的變更，需要單獨為他重新打印一份。這些都要及時打給他，避免找工作渠道不暢。

心要細 在教材的征訂匯總中，一定要心細，差之毫厘失之千里。如果預定教材的書名弄錯一個字，可能會導致無法訂到教材，更嚴重的可能會導致訂到一本錯誤的教材。至于出版社、版次都不能搞錯，否則訂到的可能不是教師所需要的教材，進而無法保證教學質(zhì)量。

在年終計算工作量時，要求認真細致。任何工作的最終目的都是獲取合理的報酬，進而生存發(fā)展，側(cè)重精神方面的教師同樣也有物質(zhì)需要。一年忙到頭，需要對他們有一個合理的交代。這就要求在計算工作量時一定要認真、細致，把工作量算對。這時要求有會計人員一樣的素質(zhì)。在雙方發(fā)生計算結(jié)果不一致時，只能是因為他的粗心，而不能是你的失誤。因為個人報酬畢竟是個敏感的問題，少算了畢竟會引起別人的不快，寬宏大量的會一笑了之，斤斤計較的會認為你有針對性而故意犯錯。

善于溝通協(xié)調(diào) 每學期的后半程，隨著任課教師所授課程陸陸續(xù)續(xù)地結(jié)束，監(jiān)考任務就被排上了日程?，F(xiàn)在大多數(shù)學校隨著高校的擴招，受到市內(nèi)校區(qū)面積限制無法大規(guī)模發(fā)展，而搬遷到了比較偏遠的大學城，這樣教師上班就成了一個問題。盡管學校也出臺了很多行之有效的措施，如在新校區(qū)附近建立生活區(qū)、配備接送班車等，有的教師根據(jù)自己的需要會定在1～2節(jié)或7～8節(jié)，而學校公共課更是以定在1～2節(jié)的居多。這樣就要求監(jiān)考教師早出晚歸，有的不靠近班車點的教師甚至五點鐘就要出門，跟微薄的監(jiān)考費相比，顯然是付出回報不匹配的。

學校規(guī)定每場次必須有2人監(jiān)考。這樣矛盾同樣需要教務秘書來解決，怎樣解決這樣的矛盾呢？一是盡量說服授課教師在3～4節(jié)或5～6節(jié)監(jiān)考，動之以情、曉之以理，告訴他路途遙遠的其他教師參加這樣的監(jiān)考不方便，大家是一個群體，要有集體意識，要照顧到其他教師。二是盡量把一些課程湊在一起考。如兩個老師考試時間相差不多，可建議他們同一天的上下午考，或者把院里的專業(yè)課和學校的公共課放在一起。三是根據(jù)不同人的不同情況，安排不同的監(jiān)考。除了常規(guī)的期末考試外，還有每年兩次的英語四六級考試和四次的計算機等級考試。如果工作日早出晚歸困難，那么就安排周末的考試。這樣既考慮到每個人的切實困難，又不失公平性，保證完成每名教師的監(jiān)考任務。

善于解決矛盾 教務秘書的工作是貫徹執(zhí)行一些教務處的政策規(guī)定，在政策推進的過程中，無論是否帶有主觀上的故意性，它的實質(zhì)就是給教師安排布置一些任務，需要教師身體力行去完成。有時候某些政策會損害教師的個人利益。比如說重修任務的安排，因為幾個不認真學習的學生，教師就要把本應在上學期就上過并結(jié)束的課程重新再炒一次冷飯，再次為了一個人付出巨大的勞動，并且所得報酬與所付出的勞動不成比例。因而教師對此項政策有抵觸情緒。但教務處的重修名單下來后，就是需要這些教學一線的工作者去布置這些任務，一些資格老的教師難免要發(fā)幾句牢騷。學校教務處執(zhí)行如此的重修政策難道就是為了刁難教師嗎？仔細想想，顯然不是的，學校的高層決策領導者是站在更高的角度上看待問題的，是從全盤出發(fā)的，重修任務這樣安排是為學生考慮的，使得學生有更多的機會進行重修，能得到教師更多的指導時間，進而把整個的畢業(yè)生質(zhì)量抓上去，提高學校聲譽。

這就要求不能急躁，不能被某些教師的情緒所影響，要心平氣和得做些說服解釋工作，要學會站在對方的角度考慮問題，推心置腹地進行談話，而不是著急把工作布置下去。對方感受到你對她的理解和關懷，一般也會顧全大局，服從學校的安排和決定，順利地接受任務。

3 高校教務秘書的自我塑造應注意的事項

在高校中，為了科研等方面的考慮，教師無需坐班，而教學管理人員是需要八小時在崗，并且與每位教師都有千絲萬縷的聯(lián)系，從某種程度上來說是系部的一個窗口。在高校教務秘書的培養(yǎng)中應該注意以下幾點。

1）牢固樹立起服務意識，熱心為師生提供服務，做到謙虛、尊重人、熱情、善解人意、多辦實事，努力營造一個祥和、融洽、互相信任的氛圍，建立起良好的人際關系，為高效地開展工作創(chuàng)造良好的氛圍。

2）教務秘書在工作中要學會控制自己的情緒，使自己的情緒處于最佳狀態(tài)。要通過不斷地反思，養(yǎng)成一套規(guī)范化的語言行為，這樣在面對突發(fā)事件時也不至于行為不當，影響工作。

3）做工作要認真細致，減少差錯的發(fā)生，一來避免發(fā)生教學事故，二來有助于樹立自己的威信，增加別人對自己的信賴感；否則經(jīng)常朝令夕改、出爾反爾，令人無所適從、產(chǎn)生懷疑。要學會發(fā)揮自己的人格魅力。

4）教學管理工作具有輔助性、服務性、事務性、整體性等特點，這樣就要求每個教務秘書具有敬業(yè)愛崗、樂于奉獻、吃苦耐勞、精益求精的職業(yè)精神。教學秘書的一切工作都是為了實現(xiàn)學校教學工作的順利開展，工作性質(zhì)是服務性的。在教學秘書的自我塑造過程中，一定要樹立起服務理念，并將這種服務理念貫徹到教學過程中去。

5）要培養(yǎng)自己良好的心理素質(zhì)。教務秘書一職所面臨的工作比較龐雜，涉及教學工作中的方方面面。教務秘書在工作的過程中，所面臨的工作壓力比較大，既有來自于學校領導的直接工作要求，也要滿足學生的實際學習需求，還要在工作過程中照顧各位教師的情緒。面臨著復雜的工作任務，教務秘書必須鍛煉出自己的良好的心理素質(zhì)，才能適應復雜的工作環(huán)境，才能更好地服務于學校的實踐管理工作，圓滿完成各項工作任務。

4 小結(jié)

管理和服務是管理實踐中管理職能的兩個方面，是緊密聯(lián)系、相互促進、密不可分的。所以在教務管理過程中，教務秘書必須樹立“管理即服務”的人本化工作理念，要從服務的對象的立場思考問題，這也正是管理溝通的本質(zhì)所在[1]。要勤于動手、善于思考，會溝通、會表達?！肮び破涫卤叵壤淦鳌?，要想做好此項工作，先得做一個合格高尚的人，只有具備良好的性格和心理，才能把工作做得完美無瑕，使得學校的教學管理工作更上一層樓。

參考文獻

[1]王景明.高校教務秘書管理溝通有效途徑探析[J].管理觀察，2008（20）.

[2]聶長江.試論新形勢下高校教務秘書的角色創(chuàng)新[J].內(nèi)蒙古師范大學學報：哲學社會科學版，2014（1）.

[3]梁揚眉.論教務秘書在高校教學管理的重要性[J].南方論刊，2009（7）.

[4]曾凡榮.淺談如何做好高校教務秘書工作[J].科技信息，2012（11）.