蓬萊市水利檔案管理現(xiàn)狀及建議

遲煒　張桂穎

摘 要：水利檔案是水利建設(shè)的真實(shí)記錄，是水利部門(mén)制定規(guī)劃、水資源開(kāi)發(fā)利用、工程建設(shè)的依據(jù)。結(jié)合水利檔案管理工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，就蓬萊市水利檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出完善規(guī)章制度，加強(qiáng)水利檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，科學(xué)利用水利檔案信息化等有針對(duì)性的措施，使水利檔案更好的為該市經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供可靠的基礎(chǔ)水信息支撐和保障，對(duì)該市更加科學(xué)合理地謀劃好民生水利工程，搞好水利工程建設(shè)，加強(qiáng)水資源管理，提供更為高效、優(yōu)質(zhì)的水利服務(wù)。

關(guān)鍵詞：水利檔案 管理 現(xiàn)狀 建議

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）02（a）-0129-01

2011年中共中央、國(guó)務(wù)院《關(guān)于加快水利改革發(fā)展的決定》和中央水利工作會(huì)議把水利提升到國(guó)家安全的戰(zhàn)略高度以來(lái)，我市集中實(shí)施了小型病險(xiǎn)水庫(kù)除險(xiǎn)加固工程、河道治理工程、農(nóng)村飲水安全工程、高效節(jié)水灌溉試點(diǎn)縣等一大批水利工程建設(shè)項(xiàng)目。這些水利工程的集中實(shí)施，形成了大量有價(jià)值的水利檔案，現(xiàn)有的檔案管理已不能滿(mǎn)足實(shí)際工作的需要。為此應(yīng)該加緊完善該市水利檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度，尤其要加快電子信息化在檔案管理方面的應(yīng)用。

1 水利檔案的重要性

水利檔案對(duì)日常工作起參考作用，可以在制定規(guī)劃、工程設(shè)計(jì)、水資源開(kāi)發(fā)利用、工程建設(shè)等方面提供參考；水利檔案在防汛期間，可以提供歷年來(lái)的雨情、水情及水利工程現(xiàn)狀等資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)；真實(shí)記錄水利工程建設(shè)的歷史面貌，而且還是全面鑒定工程質(zhì)量查明事故原因、追究事故責(zé)任的依據(jù)，更為后人在工程使用、維護(hù)、改擴(kuò)建等方面提供必要的依據(jù)。

2 水利檔案管理現(xiàn)狀

水利檔案管理的優(yōu)劣，直接影響了該市水利檔案的實(shí)際應(yīng)用情況?，F(xiàn)階段該市水利檔案主要存在以下問(wèn)題。

2.1 對(duì)水利檔案管理的重要性缺乏認(rèn)識(shí)

檔案管理工作中存在的問(wèn)題很大程度上是缺乏監(jiān)督與領(lǐng)導(dǎo)。為此，單位領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，將其放在重要位置，并要求所有工作人員配合檔案工作。

2.2 缺少專(zhuān)職從事檔案管理的人員及相關(guān)檔案管理規(guī)范

檔案管理工作范圍廣，任務(wù)重，工作難度大，對(duì)檔案管理人員有較高的要求。現(xiàn)階段該市水利檔案人員主要存在這樣的現(xiàn)狀：檔案管理人員缺少水利專(zhuān)業(yè)知識(shí)，水利專(zhuān)業(yè)人員缺少檔案管理知識(shí)，檔案管理人員和水利專(zhuān)業(yè)人員同時(shí)缺少電子信息化知識(shí)；水利工程檔案沒(méi)有歸檔規(guī)范可操作，如工程檔案是按檔案形成單位歸檔，還是按工程進(jìn)行的時(shí)間順序進(jìn)行歸檔，沒(méi)有可參照的規(guī)范，這一現(xiàn)狀導(dǎo)致了該市水利檔案不能更好的為水利工作服務(wù)。

2.3 檔案管理中缺乏創(chuàng)新意識(shí)

該市水利檔案管理仍然延續(xù)傳統(tǒng)的檔案整理模式，在整理檔案和查閱檔案的同時(shí)耗費(fèi)了大量的人力、物力、財(cái)力。隨著電子信息化技術(shù)的不斷成熟，利用檔案管理軟件進(jìn)行檔案整理勢(shì)在必行。

3 水利檔案管理的幾點(diǎn)建議

近期，該市集中力量對(duì)水利工程檔案進(jìn)行了整理。針對(duì)近幾年工程實(shí)施的情況，將水利工程檔案按工程類(lèi)別劃分。每類(lèi)資料都按照前期資料、設(shè)計(jì)勘察資料、招投標(biāo)文件、施工資料、監(jiān)理資料和竣工驗(yàn)收資料進(jìn)行歸檔整理，初步建成了電子檢索目錄，告別了以往查找資料無(wú)從下手的境況，節(jié)省了查找資料的時(shí)間，提高了工作效率。下一步將充分利用檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)重要文件電子檢索。針對(duì)該市水利檔案的管理現(xiàn)狀，提出以下幾點(diǎn)建議。

3.1 明確檔案管理領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員

領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理工作在制度上、裝備上、人員配備上得到支持的保證。單位應(yīng)成立工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由單位最高領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，有關(guān)科室負(fù)責(zé)人任成員，并明確專(zhuān)職和兼職檔案管理員，具體負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目資料的整理歸檔工作，做到不丟不落。建立電子檔案管理制度，最關(guān)鍵是做好目錄檢索工作，輸入相關(guān)關(guān)鍵字，可以查閱該檔案在哪個(gè)檔案柜中的幾號(hào)檔案盒的第幾個(gè)文件中，做到查閱檔案方便快捷。

3.2 完善水利檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度

修訂現(xiàn)有的水利檔案管理制度。對(duì)國(guó)家制定的適應(yīng)建設(shè)管理體制改革的檔案管理制度和法規(guī)進(jìn)行研究學(xué)習(xí)，及時(shí)制定一套既符合工程檔案自身發(fā)展規(guī)律，又適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)要求，也符合我市實(shí)際情況的檔案管理制度。制定檔案歸檔規(guī)范，根據(jù)規(guī)范分門(mén)別類(lèi)按時(shí)間順序歸檔，對(duì)重復(fù)檔案做好存根單獨(dú)存放。另外，可以充分借鑒水利普查檔案整理的相關(guān)規(guī)章制度、管理辦法和編碼規(guī)則，結(jié)合該市工程檔案的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的規(guī)章制度和編碼規(guī)則。

3.3 加強(qiáng)水利檔案專(zhuān)業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

水利檔案信息化發(fā)展的關(guān)鍵是加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。目前大多數(shù)水利檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)比較單一，適應(yīng)不了水利檔案信息化發(fā)展的需要。在信息社會(huì)，水利檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)理論和檔案管理知識(shí)，還要掌握一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)技術(shù)。為此，要根據(jù)水利檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀和特點(diǎn)，制定切實(shí)可行的人才培訓(xùn)計(jì)劃，加大引進(jìn)和培養(yǎng)水利檔案信息化的創(chuàng)新復(fù)合型人才，逐步形成一支結(jié)構(gòu)科學(xué)、素質(zhì)過(guò)硬的水利檔案管理隊(duì)伍，為水利檔案信息化提供人才保證。水利普查檔案人員在工作中總結(jié)了一些經(jīng)驗(yàn)，可以將其優(yōu)化完善后應(yīng)用到水利檔案的工作中，也可以讓水利普查檔案人員繼續(xù)從事水利檔案整理工作，因?yàn)樗麄儗?duì)檔案整理軟件有一定的接觸，便于今后快速掌握專(zhuān)業(yè)檔案整理軟件。

3.4 盡快將水利檔案信息化管理應(yīng)用到實(shí)際中

水利檔案管理要逐步實(shí)行紙質(zhì)文件歸檔和電子文件同時(shí)歸檔。前期采用紙質(zhì)文件歸檔的方式對(duì)水利檔案進(jìn)行歸檔，但是隨著科技的進(jìn)步，單一的歸檔方式已不能滿(mǎn)足工作的需要，亟需建立水利電子信息化檔案。電子信息化檔案有助于信息檢索、資料查閱、文件借閱，雖然前期工作量較大，但是一旦形成電子檔案，工作效率和檔案利用率將會(huì)大大提高。所以應(yīng)盡快開(kāi)發(fā)水利檔案管理專(zhuān)業(yè)軟件，加快實(shí)現(xiàn)水利檔案資源的網(wǎng)絡(luò)共享，實(shí)現(xiàn)水務(wù)局和鎮(zhèn)街水利站檔案一體化管理，水利基礎(chǔ)資料、工程建設(shè)電子檔案資料做到資源共享（保密除外）。水利檔案信息化可以實(shí)現(xiàn)資料收集使用面覆蓋全市，利用率更高，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集匯總更加快捷便利。

4 結(jié)語(yǔ)

水利檔案為該市經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供了可靠的基礎(chǔ)水信息支撐和保障，對(duì)該市下一步更加科學(xué)合理地謀劃好民生水利工程，搞好水利工程建設(shè)，加強(qiáng)水資源管理，為民眾提供更為高效、優(yōu)質(zhì)的水利服務(wù)具有重要意義。水利檔案信息化是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)其在水利工作中的重要性，不斷提升檔案信息化水平，合理開(kāi)發(fā)利用水利檔案，更好的為水利事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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