高?；n案管理存在的問題及對策

魏紅

作為高校檔案的重要組成部分，高校基建檔案記錄的是高校發(fā)展過程中有形物質(zhì)的真實(shí)歷史。這些基建檔案資料不僅反映了學(xué)?；窘ㄔO(shè)的歷史和現(xiàn)狀，而且是維護(hù)學(xué)校利益、保護(hù)學(xué)校財(cái)產(chǎn)不受損失的重要依據(jù)，也是日后維護(hù)、維修不可缺少的基礎(chǔ)資料。

1??高校基建檔案管理存在的主要問題

1.1??檔案意識不強(qiáng)，歸檔材料質(zhì)量不高。高?；ú块T以及主管領(lǐng)導(dǎo)對基建檔案工作重要性認(rèn)識不夠，一些基建管理人員嚴(yán)重存在著“重建設(shè)、輕檔案”的思想。在實(shí)際工作中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有些工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容丟失，圖物不符，不少材料分散在承辦人和技術(shù)人員手中，設(shè)計(jì)變更、施工記錄等的遺失最為常見。還存在檔案資料不交接、不存檔的現(xiàn)象，將資料作為個(gè)人財(cái)產(chǎn)，人走資料失。一般情況，高校檔案僅能做到目錄級管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，沒有相應(yīng)的材料和電子資料。文件材料又常常是復(fù)印件或者用鉛筆、圓珠筆書寫，不符合歸檔要求。

1.2??管理制度不嚴(yán)格，缺少制度保障。由于基建工程涉及多個(gè)部門，在檔案管理工作中缺乏統(tǒng)一的約束機(jī)制和調(diào)控手段，導(dǎo)致檔案工作難落實(shí)，管理人員敷衍了事，消極應(yīng)付;歸檔滯后、拖拉甚至遙遙無期。另外，在人員、設(shè)備經(jīng)費(fèi)保障上也不能滿足，對專（兼）職人員不能進(jìn)行定期培訓(xùn)，這些都是缺乏有效管理和約束機(jī)制造成的。

1.3??缺乏檔案專業(yè)人員?；ú块T和檔案管理部門的人員較少，很難配備專職的檔案管理人員，既熟悉基建業(yè)務(wù)又熟悉檔案管理知識的人員更是少之又少。

2??加強(qiáng)高?；n案的建議及對策

2.1??加強(qiáng)宣傳，確保檔案資料的齊全。一是深入到各參建單位，向他們宣傳《檔案法》、《河南省檔案條例》和國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會(huì)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》及《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28—2002），使這些單位認(rèn)識到做好基建檔案工作的重要性，得到了各參建單位領(lǐng)導(dǎo)的支持，確保了基建檔案工作的順利完成。二是將基建項(xiàng)目檔案工作納入基建部門領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員崗位職責(zé)。三是將基建文件材料的歸檔工作納入合同管理，強(qiáng)化施工、監(jiān)理單位歸檔意識。四是檔案管理人員要注意及時(shí)跟蹤收集，以防工程建設(shè)周期長，容易遺失基建檔案材料。

2.2??堅(jiān)持資料收集與工程建設(shè)同步，確保檔案資料的質(zhì)量。檔案資料的準(zhǔn)確性尤其重要，否則檔案就失去了保存的價(jià)值。特別是一些隱蔽工程、地下管網(wǎng)工程，如失真，其損失將無法挽回。因此，基建檔案從工程建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可研、評價(jià)、決策，到計(jì)劃的審批，基建檔案人員就應(yīng)及時(shí)建立檔案。因?yàn)楣こ探ㄔO(shè)周期長、需收集的資料多，且涉及面廣、事后難以核實(shí)，因此，基建工程一開工就要與檔案收集工作同步進(jìn)行，避免施工單位或監(jiān)理單位事后補(bǔ)充圖紙?jiān)斐煽⒐D失真，例如地下管線的布置變更，竣工圖上標(biāo)的位置與實(shí)際不符等。所以，在對施工、監(jiān)理單位提供資料的要求中，同樣需保證資料的準(zhǔn)確性作為合同的一個(gè)附加條件。做到“三查”，即在施工單位編制竣工圖過程中先自查，然后監(jiān)理單位檢查，最后建設(shè)單位抽查。

2.3??建立和完善有效的保管機(jī)制，確保資料不流失。檔案管理人員將檔案資料收集齊全后，一般分成前期、施工、竣工驗(yàn)收等階段，階段再按基建程序進(jìn)行排列，排列好后編制歸檔目錄。一般小的項(xiàng)目二三十盒，大的項(xiàng)目達(dá)七八十盒。按不同程度分為三份（按城建檔案館的要求交一份，學(xué)校檔案館交一份，基建部門保存一份）。在平時(shí)檔案管理工作中，制定規(guī)章制度，對檔案資料移交人與檔案管理人員提出具體要求，如歸檔時(shí)，移交人必須提供原件，如無原件，要注明原件去向，移交人、接收人雙方簽署姓名、移交日期。借檔時(shí)，借出、歸還都由借用人簽名，還有在資料借出的過程中，如借出有一段時(shí)間，借檔人未還，檔案管理人員要及時(shí)催還，以防丟失。

2.4??逐步實(shí)現(xiàn)電子化管理，確保查檔方便快捷。高校基建檔案的管理已經(jīng)進(jìn)入從經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理，逐步實(shí)現(xiàn)電子化。如對前期審批文件、后期驗(yàn)收文件和竣工圖采用掃描文件等存檔，提高學(xué)?；窘ㄔO(shè)檔案管理部門和基建檔案立卷歸檔單位的工作效率，不僅使檔案管理人員從原來日常的繁重的組卷、調(diào)卷、復(fù)印卷內(nèi)目錄等手工操作中解脫出來，逐步變手工操作為計(jì)算機(jī)輔助操作，更重要的是實(shí)現(xiàn)了查檔方便、快捷、準(zhǔn)確。

（作者單位：河南財(cái)政稅務(wù)高等?？茖W(xué)校辦公室??來稿日期：2015-04-20）