檔案行政監(jiān)督檢查案例分類評析

劉子芳

摘??要：文章運用行政法學原理和法律、法規(guī)規(guī)定精神，對所選五個方面（行政執(zhí)法主體、行政執(zhí)法人員、行政相對人、行政執(zhí)法程序、行政執(zhí)法文書）的六個案例進行了分類評析，指出了案例中存在的問題，以期引導檔案行政監(jiān)督檢查依法依程序健康開展。

關鍵詞：檔案行政監(jiān)督檢查;案例;評析

在檔案行政監(jiān)督檢查實踐中，由于執(zhí)法人員對法律規(guī)定理解存在誤差和實踐經(jīng)驗不足，往往會造成檔案行政監(jiān)督檢查具體行政行為的無效和錯誤，進而影響檔案行政執(zhí)法整體工作開展。本文試圖結合檔案行政監(jiān)督檢查實踐中的一些具體案例進行分類評析，以期引導檔案行政監(jiān)督檢查依法依程序健康開展。

1??行政執(zhí)法主體方面的案例

案例一：

案例描述：某縣檔案局在年終工作總結中寫道：一年來，為落實《檔案法》及其實施辦法、《河南省檔案工作條例》，促進全縣檔案事業(yè)的健康發(fā)展，我局先后聯(lián)合縣委辦公室、縣人大辦公室等部門，組成檔案行政監(jiān)督檢查組，對全縣的檔案管理情況進行了2次聯(lián)合檢查，共查處檔案違法行為18起，并對7起較為嚴重的檔案違法行為下發(fā)了《責令限期改正通知書》，及時糾正了個別單位在檔案管理中的違法行為，有力地促進了全縣檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

存在問題：縣委辦公室、縣人大辦公室是檔案行政監(jiān)督檢查的主體嗎？

案例評析：依據(jù)我國法律規(guī)定，行政執(zhí)法必須由行政執(zhí)法主體來執(zhí)行。那么，何為行政執(zhí)法主體呢？根據(jù)行政法學原理，所謂行政執(zhí)法主體，是指依法成立并享有國家行政執(zhí)法權力，能以自己的名義從事行政執(zhí)法活動，能獨立承擔由此而產(chǎn)生的法律后果的機關或者組織。國務院印發(fā)的《全面推進依法行政實施綱要》（以下簡稱《綱要》）將此類機關和組織分為三類：一是行政機關;二是經(jīng)法律、法規(guī)授權的非行政機關的組織;三是經(jīng)行政機關委托的非行政機關的組織?！毒V要》明確提出，要建立健全行政執(zhí)法主體資格制度，行政執(zhí)法由行政機關在法定職權范圍內(nèi)實施，非行政機關的組織未經(jīng)法律、法規(guī)授權或者行政機關的委托，不得行使行政執(zhí)法權。

本案例中，某縣檔案局聯(lián)合縣委辦公室、縣人大辦公室組成檔案行政監(jiān)督檢查組，查處檔案違法行為的具體行政行為，明顯是一種檔案行政執(zhí)法具體行政行為。根據(jù)行政法學原理和《綱要》要求，上述三個執(zhí)法主體必須是檔案行政主體，或者必須經(jīng)法律、法規(guī)的授權。那么，縣委辦公室、縣人大辦公室是否具備上述條件呢？首先看地方人大是否具備上述條件。根據(jù)《地方各級人大組織法》的相關規(guī)定，地方各級人大是地方的最高權力機關，不是權力執(zhí)行機關，也就是說不是行政主體。雖說其具有保證檔案法律、法規(guī)貫徹執(zhí)行的監(jiān)督職能，但這種監(jiān)督職能是法制監(jiān)督，是對權力執(zhí)行機關的監(jiān)督，不是對具體行政相對人的監(jiān)督，不具有對行政相對人實施具體行政執(zhí)法行為的資格。再看地方黨委是否具備上述條件。按照我國政治體制原則，地方黨委是地方各項事業(yè)的領導機關，是黨團組織，其領導職責主要是方針政策、組織上的領導，并不是行政主體，也不具備法律、法規(guī)所規(guī)定的行政執(zhí)法主體資格。綜上所述，地方黨委、人大既不是檔案行政管理的行政主體，也不是法律、法規(guī)授權進行檔案行政執(zhí)法的執(zhí)法主體。案例中，縣委辦公室、縣人大辦公室是縣委、縣人大的內(nèi)部協(xié)調(diào)辦事機構，其機構性質(zhì)從屬于縣委、縣人大，自然也不是檔案行政執(zhí)法的主體，不具備檔案行政執(zhí)法的主體資格。其直接參與檔案行政監(jiān)督檢查的做法，是與法律的規(guī)定和《綱要》的要求相背離的，是一種無效的行為。

案例二：

案例描述：2006年7月，某縣檔案局法制科電話通知所轄各鄉(xiāng)鎮(zhèn)，為加強汛期檔案安全保管，確保檔案安全度汛，縣檔案局法制科將組織人員對全縣所有鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室檔案保管情況進行監(jiān)督檢查。檢查中發(fā)現(xiàn)有兩個鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室?guī)旆看嬖诼┯戡F(xiàn)象，當即下發(fā)了《責令限期改正通知書》，要求這兩個鄉(xiāng)鎮(zhèn)在15天內(nèi)改善庫房保管條件，確保檔案安全，并將整改情況書面報檔案局法制科?！敦熈钕奁诟恼ㄖ獣仿淇钍悄晨h檔案局法制科，并加蓋了某縣檔案局的公章。

存在問題：某縣檔案局法制科是檔案行政監(jiān)督檢查的主體嗎？

案例評析：按照行政法學理論和法律、法規(guī)規(guī)定，行政機關必須依法設定，是重要的行政主體，代表國家或地方獨立進行行政管理。行政機關的內(nèi)設機構是行政機關的內(nèi)部組成部分，雖然具體履行著行政機關的職能，但其并不是行政主體，沒有對外的行政管理權，也不對外承擔相應的法律責任。在具體的行政監(jiān)督檢查活動中，行政機關的內(nèi)設機構可以代表行政機關進行執(zhí)法，但只能以行政機關的名義進行，而不能以內(nèi)設機構自己的名義擅自作出。由此可見，行政機關的內(nèi)設機構非經(jīng)法律、法規(guī)的授權，是不具有行政執(zhí)法主體資格的。

本案例中，某縣檔案局法制科制發(fā)的《責令限期改正通知書》雖然蓋的是檔案局的公章，但其電話通知、《責令限期改正通知書》落款均是法制科，應視為此次行政監(jiān)督檢查是法制科以自己的名義做出的具體行政行為。而法制科是檔案局的內(nèi)設機構，按照法律、法規(guī)的規(guī)定，依法不具有對外進行檔案行政監(jiān)督檢查的職權，也不具有進行檔案行政監(jiān)督檢查的主體資格，因此，某縣檔案局法制科以自己名義進行的檔案行政監(jiān)督檢查和制發(fā)的《責令限期改正通知書》，是違法的行政行為和無效的執(zhí)法文書。

2??行政執(zhí)法人員方面的案例

案例三：

案例描述：河南省某縣檔案局、館合署辦公，是縣委、縣政府直屬的文化事業(yè)單位，履行全縣檔案事務的行政管理和全縣檔案的安全保管雙重職能。局館共有工作人員13名。其中，只有甲、乙、丙三人通過考試取得了行政執(zhí)法資格，擁有省人民政府統(tǒng)一頒發(fā)的《行政執(zhí)法證》。在每年例行的檔案行政監(jiān)督檢查中，該縣檔案局一直采取由甲、乙、丙三人分別帶隊，另外調(diào)配其他三名工作人員，組成三個監(jiān)督檢查組（每組兩人）的形式開展檔案行政監(jiān)督檢查工作。

存在問題：其他三名工作人員參加行政監(jiān)督檢查組合法嗎？

案例評析：根據(jù)行政法學原理，行政執(zhí)法工作必須由具有行政執(zhí)法資格的工作人員來履行，不具備行政執(zhí)法資格的人員不得從事行政執(zhí)法工作。河南省《〈行政執(zhí)法條例〉實施辦法》（以下簡稱《辦法》）規(guī)定，行政機關應當按有關規(guī)定對行政執(zhí)法人員進行培訓，定期考核，經(jīng)考核不合格者不得上崗執(zhí)法。經(jīng)考試和考核合格，取得《河南省行政執(zhí)法證》的，方可上崗執(zhí)法;未經(jīng)執(zhí)法培訓或者經(jīng)考試、考核不合格，未取得《河南省行政執(zhí)法證》的，不得上崗執(zhí)法。而河南省人民政府《關于實行持證上崗亮證執(zhí)法的通告》（以下簡稱《通告》）則更明確地規(guī)定，《執(zhí)法證》是行政執(zhí)法人員行使執(zhí)法權的資格證明。未依法取得《執(zhí)法證》的，無權從事行政執(zhí)法工作。從上述行政法學原理和河南省的地方法規(guī)、規(guī)章規(guī)定看，行政執(zhí)法是一種職務行為，只有具備行政執(zhí)法資格的工作人員，才可以進行行政執(zhí)法活動。不具備行政執(zhí)法資格的工作人員從事行政執(zhí)法工作，則是一種不合法的職務行為，應當嚴令禁止。

本案例中，另外調(diào)配的其他三名工作人員與具備行政執(zhí)法資格的甲、乙、丙三人搭配，組成檔案行政監(jiān)督檢查組，雖然符合每次檔案行政監(jiān)督檢查不得少于兩人的規(guī)定，但是，另外調(diào)配的其他三名工作人員既沒有接受過行政執(zhí)法培訓，也沒有取得《辦法》規(guī)定的行政執(zhí)法資格和《河南省行政執(zhí)法證》，按照該省《通告》的規(guī)定，另外調(diào)配的其他三名工作人員是不具備從事行政執(zhí)法資格的人員，無權在其轄區(qū)內(nèi)從事檔案行政監(jiān)督檢查工作。由此可以看出，某縣檔案局由甲、乙、丙與不具備行政執(zhí)法資格的其他三名工作人員組成檔案行政監(jiān)督檢查組的做法是錯誤的。

3??檔案行政相對人適格方面的案例

案例四：

案例描述：某縣檔案局在例行檔案行政監(jiān)督檢查時，發(fā)現(xiàn)人民銀行某縣支行1992年～2000年的文書檔案沒有依法向該縣檔案館移交。該支行不移交檔案的理由是：人民銀行是金融特殊行業(yè)，實行行業(yè)垂直管理，保密性強，按照上級規(guī)定，其檔案不移交當?shù)貦n案館。監(jiān)督檢查人員要求該支行提供不移交檔案的上級行文件規(guī)定。該支行提供不出具體文件。監(jiān)督檢查人員合議后認為：該支行提出的不移交理由不成立。按照《檔案館通則》和《各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》，該支行的文書檔案屬于向該縣檔案館移交范圍內(nèi)的檔案，應當依法按時移交。責令該支行立即糾正錯誤做法，并據(jù)此下達了《責令限期改正通知書》?！敦熈钕奁诟恼ㄖ獣分袑懙溃喝嗣胥y行××縣支行檔案室：2013年9月13日上午10點，我局對貴檔案室進行了例行監(jiān)督檢查，經(jīng)檢查發(fā)現(xiàn)，貴檔案室保管的1992年～2000年的文書檔案沒有依法向××縣檔案館移交（具體案卷情況見《清查檔案清單》），此行為違反了《檔案館通則》和《各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》的有關規(guī)定，特責令貴檔案室在一個月內(nèi)（2013年9月13日～2013年10月13日）糾正違法行為，依法向××縣檔案館移交附件《清查檔案清單》中的檔案，并將整改情況書面報××縣檔案局。人民銀行××縣支行接《責令限期改正通知書》后，經(jīng)請示其上級行鄭州分行和濟南中心行后，按時移交了應移交的檔案。

存在問題：某縣支行檔案室是檔案行政管理機關的行政相對人嗎？

案例評析：行政主體和行政相對人是構成行政法律關系的主體，雙方相互作用，促使行政法律關系的產(chǎn)生、變更和消滅。基于行政法律設定條件的行政關系主體，是一種相對穩(wěn)定和平衡的法律關系。只有當行政主體就是法律所規(guī)定的對行政相對人發(fā)生作用的“那個”行政主體，行政相對人是法律所規(guī)定的行政主體必須針對的“那個”行政相對人時，行政法律關系才能實現(xiàn)相對的穩(wěn)定。行政相對人包括個人或組織，在行政法律關系中，行政相對人與行政主體相對應而存在，是行政法律關系中的重要“一極”。如果一個行政法律關系中的所謂“行政相對人”并不是法律所規(guī)定的行政主體可以或者必須針對的當事人，則這個行政法律關系就可能立即崩潰。換句話說，就是行政執(zhí)法中，行政主體找錯了對象，雖然也在行政主體與錯誤的對象之間產(chǎn)生了行政法律關系，但這種行政法律關系的穩(wěn)定性卻是無法保證的。如果行政執(zhí)法中張冠李戴，就意味著對行政相對人主體的認定不合法律規(guī)定，意味著整個行政執(zhí)法行為認定事實不清，屬于違法行為。

《中華人民共和國檔案法》第六條第二款規(guī)定：縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對本行政區(qū)域內(nèi)機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導。由此可以看出，基于《檔案法》基礎上的檔案行政法律關系，其檔案行政主體是各級人民政府的檔案行政管理部門，其行政相對人是本行政區(qū)域內(nèi)的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織。具體到本案例中，檔案行政監(jiān)督檢查的主體是某縣檔案局，其針對的“行政相對人”應該是人行某縣支行，而不是人行某縣支行檔案室。人行某縣支行檔案室作為該行的內(nèi)設職能機構，可以代表該行行使其一定的職能活動，但不具有機構法人地位，不能成為某縣檔案局檔案行政監(jiān)督檢查的“行政相對人”。其職能活動當中產(chǎn)生的法律責任只能由具備機構法人資格的人行某縣支行承擔。案例中，某縣檔案局監(jiān)督檢查人員制作的《責令限期改正通知書》，將人行某縣支行檔案室認定為“行政相對人”的做法，屬于張冠李戴，認定事實不清的違法行為。

4??行政執(zhí)法程序方面的案例

案例五：

案例描述：2009年6月20日，河南某縣檔案局行政執(zhí)法人員張某、劉某到所轄鄉(xiāng)鎮(zhèn)監(jiān)督檢查2008年文件歸檔情況。張某、劉某來到C鎮(zhèn)時，負責C鎮(zhèn)檔案工作的主管領導鎮(zhèn)黨委辦公室主任吳某接待了他們。執(zhí)法人員張某與吳某相互認識，雙方相互寒暄后，吳某向張某、劉某介紹了該鎮(zhèn)2008年文件歸檔的大致情況。隨后，吳某陪同張某、劉某對該鎮(zhèn)檔案室2008年文件歸檔情況進行了現(xiàn)場檢查。檢查中發(fā)現(xiàn)，該鎮(zhèn)文件歸檔不全，缺少2008年的《干部職工統(tǒng)計年報》、《黨員統(tǒng)計年報》、黨委會議記錄等應歸檔的文件材料。現(xiàn)場檢查結束后，張某、劉某向吳某和檔案員通報了現(xiàn)場檢查情況，要求將缺少的《干部職工統(tǒng)計年報》、《黨員統(tǒng)計年報》、黨委會議記錄等應歸檔的文件材料收集齊全，及時歸檔。

存在問題：張某、劉某進行的此次監(jiān)督檢查程序是否完善？

案例評析：行政執(zhí)法程序是指行政執(zhí)法的管轄、過程、步驟、順序、時限、方式等內(nèi)容和環(huán)節(jié)的總稱。程序正當是依法治國對行政機關依法行政提出的最基本要求。其主要作用是：規(guī)范行政執(zhí)法行為，防止行政執(zhí)法的隨意性;保障行政相對人參與國家行政管理，監(jiān)督和制約行政機關依法辦事;協(xié)調(diào)行政機關和行政相對人的關系，達到消除對立情結、構建和諧社會的目的。雖然我國還沒有制定一部完整的行政執(zhí)法程序法律，但各單行法律、法規(guī)和規(guī)章中對行政執(zhí)法的程序性規(guī)定，無疑是行政執(zhí)法中應當嚴格遵守的原則。行政法學原理將各單行法律、法規(guī)和規(guī)章中有關程序性的規(guī)定歸納為以下幾種：一是執(zhí)法公開制度;二是表明身份制度，三是告知制度;四是聽取陳述和申辯制度;五是聽證制度;六是回避制度;七是時效制度;八是說明理由制度;九是調(diào)查取證制度;十是行政執(zhí)法文書制度。在具體的行政執(zhí)法實踐中，行政機關和行政執(zhí)法人員必須按照相關單行法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定的執(zhí)法程序進行執(zhí)法活動，否則，就會造成執(zhí)法程序違法，承擔因程序違法而造成的法律后果。

本案例中，張某、劉某進行的此次監(jiān)督檢查違反了表明身份的程序規(guī)定。按照行政法學原理，出示證件，表明身份是行政執(zhí)法的重要環(huán)節(jié)和步驟，凡是與行政相對人直接打交道的行政執(zhí)法活動，都要遵守、不得省略。不出示證件表明身份的，屬程序違法，行政相對人有權拒絕。河南省人民政府《關于實行持證上崗亮證執(zhí)法的通告》也規(guī)定：《執(zhí)法證》是行政執(zhí)法人員行使執(zhí)法權的資格證明。行政執(zhí)法人員開展行政執(zhí)法工作，必須向公民、法人或其他組織出示《執(zhí)法證》，以表明身份。不出示《執(zhí)法證》表明身份的，屬于行政執(zhí)法程序違法的行為，公民、法人或其他組織有權拒絕，并有權向縣級以上人民政府法制機構投訴，也可以向人民法院起訴。案例中，雖然張某與吳某相互認識，也不能違反法律、法規(guī)和規(guī)章所規(guī)定的程序，否則，一旦有不良后果出現(xiàn)，就會造成此次檔案行政監(jiān)督檢查行為程序違法，使檔案局陷入被動局面。此外，該案例中，張某、劉某進行的此次行政監(jiān)督檢查，沒有制作《現(xiàn)場監(jiān)督檢查記錄》，沒有將C鎮(zhèn)文件歸檔不齊全的違法事實記錄固定下來，也是一種不符合行政執(zhí)法程序的違法行為。

5??行政執(zhí)法文書方面的案例

案例六：

案例描述：某縣檔案局在對該縣林業(yè)局進行例行監(jiān)督檢查時發(fā)現(xiàn)，有3卷涉及機構編制、干部職工年報、花名冊的永久卷不知去向，查閱該局《檔案借閱登記本》，也沒有此3卷檔案的借閱登記記錄。詢問檔案員時，檔案員也說不出檔案的確切去向。據(jù)此，某縣檔案局當即對林業(yè)局下發(fā)了《責令限期改正通知書》，要求該林業(yè)局在15天內(nèi)追查出檔案的去向，并將追查結果書面報告縣檔案局。逾期不報追查結果，將立案查處，追究有關人員的行政責任。在規(guī)定的整改期限內(nèi)，該林業(yè)局書面答復稱：去向不明的3卷永久檔案，系該局會計在辦理局機關人員工資調(diào)整時借出，遺忘在了縣財政局工資福利股，現(xiàn)已收回，并對相關人員進行了批評教育。

存在問題：此次行政監(jiān)督檢查的執(zhí)法文書完善嗎？

案例評析：行政執(zhí)法文書是行政機關在行政執(zhí)法活動中制作的，用以記載和證實行政執(zhí)法過程的各種材料，是記錄行政執(zhí)法過程情況、認定事實、內(nèi)容的法律文書載體。根據(jù)行政法學原理，在具體的行政執(zhí)法活動中，有些具體的違法事實，在沒有書證、實物、影像的情況下，必須通過制作相應的行政執(zhí)法文書，來記載違法事實的情況，使違法事實得以固定，以支撐行政執(zhí)法后續(xù)行政處理的開展。制作行政執(zhí)法文書，也是行政執(zhí)法程序不可缺少的重要環(huán)節(jié)。只有完備的行政執(zhí)法文書，行政執(zhí)法的過程才能完善，才能善始善終。

本案例中，檔案行政監(jiān)督檢查人員在發(fā)現(xiàn)林業(yè)局3卷永久檔案去向不明時，通過查看《檔案借閱登記本》，詢問檔案員，下發(fā)《責令限期改正通知書》的執(zhí)法過程是完整的。但是，從整個行政監(jiān)督檢查的程序來看，此次監(jiān)督檢查還需要兩個執(zhí)法文書來支撐。一是制作《現(xiàn)場檢查記錄》，將林業(yè)局3卷永久檔案去向不明的違法事實記錄固定下來，作為林業(yè)局違反檔案法律、法規(guī)的證據(jù)，以支撐下發(fā)《責令限期改正通知書》的必要性;二是制作《詢問筆錄》，將對檔案員的詢問用文字記錄的方式記錄下來，與《現(xiàn)場檢查記錄》形成一條完整的證據(jù)鏈，用以證明林業(yè)局3卷永久檔案去向不明的法律證據(jù)，確保此次行政監(jiān)督檢查程序的完整。程序合法，是對檔案行政監(jiān)督檢查的最基本要求，也是衡量檔案行政管理機關是否依法行政的重要指標。案例中，檔案行政監(jiān)督檢查人員不依法制作行政執(zhí)法文書的做法，雖然沒有對此次行政監(jiān)督檢查造成一定的不良后果，但并不是說這種錯誤做法導致的嚴重后果每次都能幸免。因此，這種現(xiàn)象必須引起檔案行政監(jiān)督檢查人員的高度重視，做到依法行政，依程序執(zhí)法。

*本文為2013年度國家社科基金項目《依法治檔研究》（項目編號：13BTQ068）的階段性成果之一

（作者單位：許昌縣檔案局??來稿日期：2015-04-17）