關于高校OA系統(tǒng)若干問題分析及建議

詹俊宏

摘要：近幾年來，辦公自動化系統(tǒng)（簡稱OA系統(tǒng)）在我國各高校已進入普及階段，其應用也已經逐見成效。隨著計算機網絡技術和OA系統(tǒng)內核技術的發(fā)展，高校對加強規(guī)范辦公、高效辦公也提出更高層次的需求，不少高校正抓緊進行更新升級，摸索更適合自身需求和高效辦公的OA系統(tǒng)。該文通過分析某高校OA系統(tǒng)中存在的幾個問題，提出幾點優(yōu)化的建議。

關鍵詞：OA系統(tǒng)；公文處理；效能管理；知識管理；信息安全

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2015）11-0099-02

Analysis and Suggestion of Several Problems in OA System of Universities

ZHAN Jun-hong

（Guangdong University of Technology， Guangzhou 510006， China）

Abstract： In recent years， office automation system （OA system） has entered the popular stage in universities of our country， and its application has taken effect. With the developments of computer network technology and OA system kernel technology， universities put forward higher requirements to strengthen standard operation and efficient operation. Many universities are stepping up efforts to update and find more suitable and efficient OA system for their own needs. This paper analyzes several problems based on OA system of a university， and puts forward some optimized suggestions.

Key words： OA system； document processing； efficiency management； knowledge management； information security

我國高校普遍已建立了OA系統(tǒng)，OA系統(tǒng)的應用推動著高校行政辦公朝無紙化、規(guī)范化、公開化方向發(fā)展，在數(shù)字化校園建設中扮演著不可或缺的角色。OA系統(tǒng)的內涵是以計算機技術為核心，利用網絡通信技術，將人與計算機融為一體，實現(xiàn)對文件處理、信息管理和日常辦公事務處理的自動化，從而達到科學高效管理的目的[1]。

1 我國高校OA系統(tǒng)存在的問題

1.1 公文處理流程缺乏靈活性，辦文效率不高

公文處理是目前OA系統(tǒng)在高校應用最廣的核心功能，其中包括收文登記、辦公室擬辦、校領導批示、部門辦理及發(fā)文起草、公文審核、簽閱、簽發(fā)等步驟。相比于紙質方式報送，OA系統(tǒng)有其優(yōu)越性：節(jié)約辦公成本、實現(xiàn)公文即時共享、提高工作效率等。然而由于流程上缺乏靈活性，特別是中間流轉環(huán)節(jié)過多，公文處理在“高效”上大打折扣。目前，不少高校的做法是，建立以黨委辦公室、校長辦公室為中心的一級中轉站和以部門辦公室或綜合科為中心的二級中轉站的流程流轉模式，由各部門指定相應人員作為部門信息員具體負責公文運轉[2]。

以某高校校外來文流轉流程為例（如圖1）：

圖1 某高校校外來文流轉流程圖

從圖1中可以看出，公文必須經過部門信息員這一環(huán)節(jié)，這樣不僅增加了流轉的環(huán)節(jié)以及部門信息員的工作量，而且，在部門信息員沒能及時查閱處理的情況下，容易導致公文中途滯留。這種復雜、欠靈活的“工作流”在特急件、加急件公文處理中就顯露出巨大的弊端，嚴重影響辦文的效率，凸顯不出OA系統(tǒng)的優(yōu)越性。

1.2 缺乏操作監(jiān)督與效能管理

針對辦文效率和質量，理應有一套完整的績效管理制度。但目前高校OA系統(tǒng)缺乏效能管理監(jiān)督模塊，對延時辦理公文的行為缺乏警示，往往造成公文未能在規(guī)定或承諾時限內辦結，辦文規(guī)定形同虛設，存在一定的管理漏洞。因此，應進一步完善OA系統(tǒng)效能管理模塊，實時督辦催辦、制訂評分量化標準、落實責任制度，以確實有效的獎懲手段來增強辦文意識。

1.3 功能使用單一，未能有效充分地利用

除了能夠實現(xiàn)在線處理公文以外，OA系統(tǒng)還能實現(xiàn)在線財務報銷、醫(yī)療報銷、物資領用、車輛管理、人事請假、公章審批等多項綜合業(yè)務。但目前不少高校OA系統(tǒng)主要還是應用于公文處理，其他功能的應用率甚低，人事請假和財務報銷等方面依然沿用紙質辦公模式，呈現(xiàn)出半自動化半紙質化的辦公狀況。

1.4 存在信息安全隱患

OA系統(tǒng)給用戶帶來方便的同時，亦存在不少安全隱患。網絡的開放性、匿名性的特點使其極易遭受病毒入侵，導致公文重要信息的外泄或被惡意篡改。目前，不少高校的OA服務器都曾受到過木馬攻擊或黑客控制，信息安全得不到保障，形勢不容樂觀。因此，首先，學校應健全網絡安全管理機制和OA數(shù)據(jù)備份機制；其次，用戶應樹立信息安全的管理意識，養(yǎng)成定期定時修改個人密碼的好習慣；再者，雙方需要共同建立健全的監(jiān)督體系，以確保學校的信息安全。

2 關于高校OA系統(tǒng)建設的幾點建議

2.1 引入知識管理概念

隨著公文的日益積累，服務器存放著大量零散信息，簡單的查詢功能已經難以滿足深層次的搜索需求。而實際工作中，往往需要實現(xiàn)關鍵字組合查詢或全文檢索，目前查詢功能較為單一，僅能識別公文標題中完全精確、連續(xù)的關鍵字，搜索功能返回的大量信息，未能真正達到提高工作效率、有效利用資源的目的。

而知識管理就是對一個單位集體的知識與技能的捕獲，力圖將最恰當?shù)闹R呈現(xiàn)給最恰當?shù)娜耍员闶顾麄兡軌蜃龀鲎顑?yōu)的決策[3]。因此，在高校OA系統(tǒng)中，構建一個對公文進行分類、整理、分享的管理子系統(tǒng)，引入知識管理的概念很有必要。

2.2 靈活處理急件

以某高校校外來文辦結時限為例，職能部門傳閱時限：特急件隨到隨辦，加急件0.5個工作日，一般件1個工作日，因此，特急件、加急件與一般件的處理流程應有所區(qū)別，盡量減少中轉節(jié)點，縮短流轉時間，從而避免文件滯留。在特急件、加急件處理上，公文可以不再經二級部門信息員逐級傳遞，直接從一級中轉站發(fā)送到相關處理人，并同時抄送二級部門信息員，部門信息員從中起到提醒辦理的作用。此外，還可以應用流轉日志，對于耗時超過辦結時限的，系統(tǒng)自動提醒、督促其閱處，保證公文處理的時效性。

2.3 實現(xiàn)“掌上”辦公

隨著智能手機、IPAD等移動客戶端的普及以及信息網絡的迅速發(fā)展，隨時隨地“掌上”辦公已成為可能。高校OA系統(tǒng)APP應用將會是大勢所趨，也廣受用戶歡迎。如某高校在對OA系統(tǒng)更新升級的同時，也應用OA系統(tǒng)移動客戶端APP，在移動設備上可實現(xiàn)辦文處理、通訊錄管理、領導日程、個人日程、會議室管理等功能，大大方便用戶和提高辦公效率而廣受好評。

2.4 推廣在線OA，方便使用

由于瀏覽器種類繁多、內核技術差異大以及殺毒軟件、防火墻的攔截，安裝OA系統(tǒng)過程中往往會遇到一些困難：如插件加載不上、瀏覽器崩潰等。繁瑣的安裝過程一方面直接阻礙OA系統(tǒng)的應用推廣，另一方面也大大增加系統(tǒng)管理人員的工作量。而在線OA系統(tǒng)即可解決此類問題，用戶無需安裝任何客戶端，直接訪問網站平臺，完成線上辦公，簡單方便。

3 結束語

目前高校OA系統(tǒng)正從普及階段向發(fā)展階段過渡，但離真正成熟應用這一階段還有一段比較長的距離，若想讓OA系統(tǒng)的應用成為一種長效機制，實現(xiàn)從“有”到“優(yōu)”，去“繁”從“簡”的質的飛躍，使得更加智能化、人性化，還離不開管理制度的建設、領導的重視、政策的支持以及各部門的密切配合，只要不斷創(chuàng)新和加以改進，OA系統(tǒng)對高校行政管理的影響和作用將會更加顯著。

參考文獻：

[1] 張曉蓉.高校OA系統(tǒng)應用的現(xiàn)狀與價值[J].價值工程，2012，31（29）：191-192.

[2] 薛宏.高校OA系統(tǒng)電子公文高效運轉機制初探[J].辦公室業(yè)務，2013（11）：143.

[3] 張桂平，尹寶生，蔡東風.知識管理綜述[J].沈陽航空工業(yè)學院學報，2008，25（5）：46-52.