探析檔案現(xiàn)代化管理中存在的問題

王健玲

摘要：檔案現(xiàn)代化管理是檔案管理的發(fā)展方向。在管理過程中，既要使用先進的管理技術(shù)和方法，同時還需要積極的改革管理理念，提升檔案管理的水平，增加信息容量，讓檔案管理能夠獲得更加廣泛的應用。本文首先對檔案現(xiàn)代化管理存在的問題進行了探討分析，并提出了檔案現(xiàn)代化管理的解決措施，最后闡述了檔案管理現(xiàn)代化的意義，以供借鑒參考。

關鍵詞：檔案現(xiàn)代化管理 問題 措施 意義

一、檔案現(xiàn)代化管理存在的問題

（一）檔案利用率低下。在科技飛速發(fā)展的今天，檔案管理工作不再僅是收集、整理、存貯檔案資料的過程，其具有專業(yè)性和機密性，需要使用科學的管理方式來對檔案實現(xiàn)管理和利用，是一個單位蓬勃發(fā)展的基礎力量。但是目前很多單位并沒有真正意識到檔案管理的重要性，對于檔案的管理多僅限為“藏”的水平，并沒有真正達到充分“用”的層次。檔案的利用率非常低，信息資源遭受嚴重浪費，使檔案管理工作流于形式，失去了管理的意義和作用。

（二）信息技術(shù)的使用不足。計算機技術(shù)的發(fā)展非常迅速，不同行業(yè)對其利用程度不一。而檔案管理事業(yè)尤其是基層單位使用計算機來進行信息化管理的程度不夠，計算機僅僅是管理的一個工具，使用簡單的軟件，并沒有形成從收集到利用的系統(tǒng)化體系，自動化水平非常低，大部分都是要人工進行檢索，因此比較費時費力，也不符合檔案現(xiàn)代化管理的基本要求。

（三）檔案管理制度存在缺陷。對檔案管理認識的不夠，不重視檔案管理制度的制定和執(zhí)行，導致了檔案管理制度的漏洞比較多。很多的檔案管理制度都沒有相應的標準來進行約束，檔案的編制非常的隨意，目錄不規(guī)范，標準也不統(tǒng)。致使檔案的收集工作很困難，管理也比較難，檔案丟失的情況比較嚴重，單位的檔案信息外流。

二、檔案現(xiàn)代化管理的解決措施

（一）強化計算機技術(shù)運用，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡化檔案利用現(xiàn)代化。網(wǎng)絡技術(shù)與計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，指紋與語音識別技術(shù)的廣泛應用，密碼技術(shù)的深化發(fā)展，使檔案文件安全性得到有效的保障。同時，隨著電子文件簽署技術(shù)的發(fā)展與應用，可對檔案電子文件資料信息的真?zhèn)芜M行認定與識別，為保障檔案管理中電子檔案文件的真實可靠性提供了保障。同時，運用網(wǎng)絡化的檔案管理方法，可實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡傳輸，而且傳輸?shù)某杀镜?、速度快，網(wǎng)絡傳輸?shù)臋n案信息不走樣。網(wǎng)絡化的檔案管理方法是實現(xiàn)檔案信息化管理的必經(jīng)途徑。

（二）注重科學管理，正確看待檔案管理工作。檔案管理作為一項信息資源管理工作，對于單位在信息時代中的快速發(fā)展所起到的巨大作用是不可估量的。因此單位領導必須重視起檔案管理工作，加大對檔案管理工作的關注力度和精力投入，積極引進高素質(zhì)專業(yè)人才，實施科學管理措施，提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

（三）健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。必須根據(jù)單位和檔案管理實際情況，依據(jù)國家相關法律法規(guī)，建立起來的規(guī)章制度，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。做到既約束領導，又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到功過分明，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

（四）現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)。檔案管理工作不僅僅是單位發(fā)展的基礎，在社會大環(huán)境中也扮演著非常重要的角色。在現(xiàn)今條件下，檔案管理工作的重點應該是集中在數(shù)字化、網(wǎng)絡化和信息化建設上，這些內(nèi)容都需要先進的現(xiàn)代化人才來作為依托，因此加強對現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)，引入高新技術(shù)人才，對檔案管理工作人員的知識結(jié)構(gòu)進行調(diào)整，加強檔案管理專業(yè)化人才的培養(yǎng)，是非常重要的工作。要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才。

三、檔案管理現(xiàn)代化的意義

（一）方便管理和查詢。傳統(tǒng)的手工檔案管理方法為整理、組卷、歸檔、編制檢索工具和使用，這過程均由人工來完成，工作量極大，工作周期漫長且效率低下。在日常使用過程中查詢方式一般采用人工查找，使用者查詢耗時長。在現(xiàn)代化的檔案管理方式下，利用計算機硬件和軟件技術(shù)對檔案進行分類整理、組卷和歸檔，工作效率大大增加。利用人性化、多條件的檢索工具使檔案的檢索方便、快捷，準確率極高。

（二）檔案資源共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案 般只是某單位內(nèi)部獨自擁有，要想共享資源就必須通過“調(diào)檔”，這一過程需要耗費大量的人力、物力和財力，導致檔案流通速度慢、利用率低。而采用現(xiàn)代化檔案管理，利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)，可使檔案資源信息及時傳遞到任何需要的部門。有了檔案管理的現(xiàn)代化，檔案利用者就可以在不同的地點隨時查詢所需的檔案信息，而不必專程到檔案館查詢，大大提高了工作效率。

（三）節(jié)省檔案存儲空間。隨著存儲技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代化的檔案管理可將紙質(zhì)檔案制成電子檔案，這些電子檔案被儲存到光盤或硬盤中。光盤或硬盤的體積很小，容量卻很大，隨著科技的發(fā)展，可以預見一個幾英寸大小的硬盤即可存儲整個檔案館的資料信息，這樣，體積龐大的紙質(zhì)檔案被分類儲存到光盤或硬盤中，大大節(jié)省了存儲空間，也節(jié)省了人力資源。

四、結(jié)束語

檔案現(xiàn)代化管理工作對信息利用要求非常高，需要對檔案管理有非常明確的認識和了解，采取科學的管理制度，制定相應的管理規(guī)范，加強人員素質(zhì)建設，提升檔案管理的科技含量，從而實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。需要廣大的檔案工作者積極開拓，以先進的管理技術(shù)和現(xiàn)代化的手段科學管理檔案，迅速準確而有效的為社會現(xiàn)代化建設服務。