論如何提高檔案管理的質(zhì)量和效率

崔勝利

摘要：社會的發(fā)展給檔案管理工作提出了新的更高的要求，但在對檔案管理工作中普遍存在一種錯誤的認識，即檔案管理工作是可有可無，或輕或重，無足輕重的工作，這充分表現(xiàn)出一部分人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。其實，檔案管理工作的重要性是不言而喻，對機關(guān)企事業(yè)單位的管理制度、人才利用、經(jīng)濟效益的提高和健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。為此，做好檔案管理工作，出色地完成檔案的管理和保存是促進國家發(fā)展的必要前提。

關(guān)鍵詞：檔案管理 質(zhì)量 效率

前言

在檔案管理中，管理人員能否規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化地管理檔案，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化是現(xiàn)階段管理檔案的重要任務(wù)和目標(biāo)。但是由于檔案管理工作具有定的枯燥性、繁瑣性，為此在規(guī)范化的管理過程中便存在著定的困難。這就需要我們在檔案管理過程中不斷搞好檔案管理的硬件落實的同時還要做好檔案管理人員的培訓(xùn)，建立健全相應(yīng)的管理制度，以此來規(guī)范化檔案管理工作。

一、闡述規(guī)范檔案管理、做好檔案管理工作的重要意義

對于一個企業(yè)或者是一個國家機關(guān)來說，檔案管理作用看起來沒有大的作用和貢獻，但是在實際發(fā)展中卻關(guān)系到是否能夠健康發(fā)展。在企業(yè)或國家機關(guān)中，檔案管理工作也是其重要的工作組成部分，檔案管理工作的質(zhì)量和效率會影響整個機關(guān)和企業(yè)的工作質(zhì)量，也是維護和保護歷史發(fā)展的一項關(guān)鍵性的工作。在檔案管理過程中，科學(xué)性的管理辦法是檔案順利管理的保障，是個企業(yè)和單位管理水平的體現(xiàn)。更是檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的科學(xué)依據(jù)。

為此，我們在檔案管理過程中，一方面要能夠保證及時地向領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的檔案依據(jù)，另一方面還要使我們的檔案管理工作有利于社會各方面的發(fā)展，為科學(xué)健康的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。隨著我國經(jīng)濟制度的全面發(fā)展，以及科學(xué)技術(shù)的不斷提高，我們檔案管理工作也要及時進行工作理念以及工作方式的轉(zhuǎn)變，作為從事檔案管理的人員，我們必須有勇氣去探索和嘗試新的檔案管理辦法，從而尋找到最適宜當(dāng)代社會發(fā)展的檔案管理辦法，以促進企業(yè)或機關(guān)單位的科學(xué)發(fā)展，不斷促進經(jīng)濟社會的發(fā)展，發(fā)揮出檔案管理的巨大意義。

二、闡述規(guī)范檔案管理、優(yōu)化管理質(zhì)量的有效方式

正因為規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作具有以上重要的意義和作用，我們就必須重視起這個并不起眼的工作，在檔案管理過程中要不斷學(xué)習(xí)和總結(jié)經(jīng)驗，充分利用現(xiàn)代化的管理手段來完善檔案管理工作，在實際工作中，我認為我們可以從以下幾點著手來不斷規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)我們的檔案管理工作。

（一）完善檔案管理制度，從而規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作。檔案的形式多種多樣，種類又十分繁多。例如，在日常檔案中就有文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案和電子檔案等，在管理過程中要真正實行規(guī)范化的管理，就必須為管理人員建立健全管理的依據(jù)和制度，確保管理人員在管理每種檔案的時候都能夠有理有據(jù)，以便形成規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理習(xí)慣。因為我們生活在社會主義制度下的中國社會大背景之下，我們在建立制度的時候一定要以《中華人民共和國檔案法》為主要指導(dǎo)原則和建立依據(jù)，首先從我們管理檔案的硬件設(shè)施入手，為檔案管理工作建設(shè)特定的專用的房間和設(shè)備，并且為存放檔案設(shè)置專門的柜子或是架子，從而便于查找工作的進行，而且能夠使檔案存放更加得整齊，管理更加得科學(xué)，有利于檢索工作的高效率開展。而且對于這些硬件設(shè)施我們一定要注重其清潔衛(wèi)生，經(jīng)常進行維護。然后就是要重視建檔工作的網(wǎng)絡(luò)化，有專門的負責(zé)人負責(zé)，在相關(guān)制度的指導(dǎo)下，有專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理人員進行網(wǎng)絡(luò)檔案的儲存和管理，利用計算機管理的優(yōu)勢將各個檔案進行整理、分類和立卷，并且簡明扼要地做好記錄，以便輕松地保管和查找。最后，我們一定要制定嚴格的檔案查看和借閱制度，杜絕隨意翻看和任意更改的行為。

（二）貫徹“以我為主”的立卷歸檔原則，促進檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。在檔案管理過程中，那些十分相近的、重復(fù)的公文以及立卷組合的無序性都是阻礙檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。想要高效率地實現(xiàn)檔案管理的質(zhì)量和效率，我們就必須探索出切實可行的方法來解決這個關(guān)鍵性的問題。“以我為主”的立卷歸檔方式能夠在實質(zhì)上解決這個問題，快速實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。也就是說在我們立卷的時候一定要以本單位形式的文件為主，不斷推進檔案管理的質(zhì)量和效率。這就要求我們檔案管理人員在堅持相關(guān)管理制度的基礎(chǔ)上，還要準(zhǔn)確地把握文件的立卷歸檔的實效性，及時完成現(xiàn)行文件的歸檔任務(wù)，確保歸檔準(zhǔn)確無誤；同時要明確立卷歸檔的重點，從而進行合理立卷。在自己的工作中一定要十分仔細和認真，分清文件和資料，注重區(qū)別內(nèi)容、形式和作用的不同。最后我們還要在堅持以我為主的原則下，注重有效地維護檔案管理的完整性。重視工作中的重點和難點，分清主次，把握好管理的方向，促使檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

（三）健全文書以及電子文件之間的連接工作，確保規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理檔案

在計算機技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，計算機強大的功能和優(yōu)勢已經(jīng)被各個領(lǐng)域應(yīng)用。而且計算機的網(wǎng)絡(luò)功能更是為我們的工作帶來了很多的便利。在我們檔案管理工作中，隨著計算機的產(chǎn)生，電子文件也成為了檔案中的 份子，它與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有著很大的差別。在檔案管理過程中，電子文件一般情況下都是以脫機的方式進行整理和保存，運用存儲量十分龐大的軟磁盤進行保存。為此我們一定要選擇質(zhì)量較好的磁盤，以便能夠長時間地保存，增強檔案管理的壽命。同時我們也要做好電子文件和文書檔案之間的轉(zhuǎn)換，把握好各自的特點，發(fā)揮出各自的優(yōu)勢，共同促使檔案管理工作的質(zhì)量不斷提高，共同規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化我們的檔案管理工作。

三、結(jié)束語

總之，在檔案管理過程中，我們一定要運用科學(xué)的理論依據(jù)，建立健全管理制度，結(jié)合現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)來推進檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進程。