如何利用財務共享信息系統(tǒng)提升大型企業(yè)的管理

郎倩

摘要：大型企業(yè)經(jīng)歷了快速發(fā)展之后，如何提高財務內(nèi)控水平就變得非常重要，過去企業(yè)管理者往往通過選拔財務管理人員的辦法解決，但是隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，地域的不斷擴張，標準化的財務共享信息系統(tǒng)的需求變得非常迫切，本文通過研究如何在財務共享信息系統(tǒng)中通過植入標準化的審批流、財務授權和統(tǒng)一的主數(shù)據(jù)管理等方法，加強企業(yè)的財務內(nèi)控，從而提升企業(yè)的管理水平。實踐證明，通過財務共享信息系統(tǒng)的建設和應用，不僅可以有效地解決財務共享的問題，對企業(yè)的管理提升，特別是企業(yè)管理中流程和財務授權的標準化，主數(shù)據(jù)的統(tǒng)一應用和管控，具有極大的現(xiàn)實意義。

關鍵詞：財務共享 信息系統(tǒng) 大型企業(yè)

一、財務共享信息系統(tǒng)建設的背景和意義

隨著集團多項目、多基地、多業(yè)務、跨國界發(fā)展格局的基本形成，給集團財務管理工作帶來巨大的挑戰(zhàn)。一是集團的快速發(fā)展，特別是多業(yè)務、跨國界、跨區(qū)域的分子公司的增加，導致財務管理難度加大，處在不同地域的公司財務基礎工作的規(guī)范通過行政管理的方式顯然已經(jīng)不再適用；二是每家公司均設立財務部并配置完整的財務人員，導致公司成本的上升；三是大部分財務人員既做會計核算，又做財務管理，缺乏專業(yè)化分工所帶來的高附加值，難以在戰(zhàn)略財務和業(yè)務財務上有所作為。財務共享中心的建設從根本上解決了這個問題。

財務共享中心的建設，不僅僅是實現(xiàn)了人員上的集中，最重要的是建設了一套全電子化的信息化系統(tǒng)。當前國內(nèi)外的財務共享服務已開始應用，其中以下幾個較為典型的實施案例。摩托羅拉公司于1999年在天津成立“亞洲財務結算中心”，隨著業(yè)務的擴大，更名為摩托羅拉全球會計服務中心，它承擔了公司90%的全球應付賬款業(yè)務。輝瑞公司作為全球最大的制藥公司之一，在大連成立了全球財務共享服務中心亞太部分，將會計處理業(yè)務集中在此，如此各個國家的機構就能夠?qū)Ｗ⒂谄浜诵臉I(yè)務。2008在西安，中興通訊全球服務共享中心正式掛牌成立。將財務的基礎業(yè)務向西安集中，將進一步促進集團管理降低成本、優(yōu)化資源配置，提高效率，增強企業(yè)的核心競爭力。

寶鋼集團是中央企業(yè)中最先實現(xiàn)財務共享的企業(yè)集團，中興通訊在實現(xiàn)了財務共享之后，首先是實現(xiàn)了財務信息系統(tǒng)的統(tǒng)一，其次是財務人員減少了三分之一，有效地降低了成本，財務共享的實施，對寶鋼集團規(guī)?；?jīng)營和提高上市公司的財務報告的質(zhì)量，也起到了積極的作用。

高度集成各類財務應用軟件，區(qū)分不同崗位對系統(tǒng)的使用，建立全集團統(tǒng)一的財務共享服務平臺是很有必要性的。應用統(tǒng)一的財務共享軟件，使財務信息與業(yè)務流程融為一體，可以有效地提高企業(yè)內(nèi)部控制的水平。企業(yè)通過引進或自行開發(fā)的手段，使用財務與業(yè)務一體化的財務共享軟件，實現(xiàn)對整個集團的經(jīng)營管理全過程的信息流、財務授權、資金流、支付流的集成和數(shù)據(jù)共享，保障企業(yè)預算、結算、監(jiān)控等財務管理工作規(guī)范化、高效化。財務管理信息系統(tǒng)是整個企業(yè)管理信息系統(tǒng)的核心子系統(tǒng)，加快財務管理信息化建設，不僅要對建立財務管理信息系統(tǒng)實行規(guī)劃，而且，必須對整個管理信息系統(tǒng)進行整體規(guī)劃。加強和提升會計信息化技術，創(chuàng)新財務管理，加強預算管理，完善成本核算制度，在財務管理方面摸索到了一條發(fā)展的有效途徑，信息技術將為財務管理騰飛的翅膀。

財務共享信息系統(tǒng)對企業(yè)提高內(nèi)控的管理作用：財務共享信息系統(tǒng)對提高企業(yè)內(nèi)控的作用應該說是明顯的，特別是對統(tǒng)一工作流、財務授權管理、主數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理、費用標準控制、會計憑證規(guī)范、資金支付安全等方面，具有明顯的管理提升的作用。

二、財務共享信息系統(tǒng)提升企業(yè)管理的主要途徑

（一）統(tǒng)一支付審批模式，為大型企業(yè)集團快速發(fā)展奠定基礎

對于大型企業(yè)來講，快速的擴張，首先帶來的問題如何將現(xiàn)有企業(yè)的管理文化和程序，快速的復制到新設立的公司或區(qū)域中去，并覆蓋到全集團，信息化為此帶來了可能。在現(xiàn)有的成熟和管理典范企業(yè)的管理經(jīng)驗的基礎上，總結出一套成熟的審批流系統(tǒng)，并將它迅速復制到新設立公司中去，這樣可以將現(xiàn)有的企業(yè)文化和管理迅速滲透到集團的企業(yè)中去，加強集團對這些企業(yè)的影響。財務共享信息系統(tǒng)通過在全集團實現(xiàn)財務共享，推廣財務共享信息系統(tǒng)，可以以低成本的方式快速的實現(xiàn)財務支付流程在全集團的規(guī)范和統(tǒng)一，因此，財務共享信息系統(tǒng)不僅僅是一個財務的信息系統(tǒng)，更是一個管理的信息系統(tǒng)。

大型企業(yè)的快速發(fā)展，信息化和財務共享是內(nèi)控的重要手段，特別是面向境外和偏遠地區(qū)的快速擴張，企業(yè)的管理者往往更加倚重財務共享的信息化系統(tǒng)，因為這套信息系統(tǒng)中的審批流系統(tǒng)將使各公司的審批流趨于一致，也使新設立的公司能夠迅速到融入企業(yè)的管理文化中來，同時也減少了新設立公司的管理成本

（二）統(tǒng)一管控的財務授權，是財務內(nèi)控的重要手段

財務共享信息系統(tǒng)上線之前，各公司的財務授權主要是依靠人工控制，這樣對于運行財務授權相對簡單的公司來說，財務共享一般還可以清楚的記得每個部門經(jīng)理和公司領導的財務授權，但是對于一些財務授權比較復雜的公司，財務人員往往很難記得清楚，例如有一些大型的公司，往往存在一個人有多項兼職的情況，一位領導在職能部門和在項目公司或分公司的財務授權會有所不同，有時在不同的業(yè)務領域財務授權也有所不同。在使用財務共享系統(tǒng)之前，往往將財務授權的審核責任賦予了財務核算人員，這樣對財務審核人員的要求就非常高，在使用財務共享系統(tǒng)之后，財務核算人員不再需要審核每筆支付的財務授權，回歸財務核算人員核算的初始職責。

一般企業(yè)的財務授權管理，是財務內(nèi)控的核心內(nèi)容之一，大部分企業(yè)均有財務授權管理制度，并且按級設置了財務授權體系，財務授權制度一般要經(jīng)過公司董事會審批，事實上一般公司領導和董事會很難判斷本公司財務部門制訂的財務授權管理制度是否合理，是否在集團的框架之內(nèi)，那么財務共享信息系統(tǒng)通過將集團統(tǒng)一的財務授權管理系統(tǒng)植入財務共享信息系統(tǒng)，各公司只需要在現(xiàn)有的框架內(nèi)調(diào)整各崗位或人員的財務授權金額即可，這樣做將有效將集團層的財務授權的管理的精神落實到各下屬公司，有效地加強了企業(yè)財務的內(nèi)部控制。

（三）統(tǒng)一主數(shù)據(jù)和財務核算信息管理，是財務信息系統(tǒng)標準化和快速復制的基礎

統(tǒng)一的主數(shù)據(jù)管理是企業(yè)加強內(nèi)部控制、統(tǒng)一管理標準，以及后續(xù)加強數(shù)據(jù)分析的基礎，企業(yè)多個信息系統(tǒng)，必須要實現(xiàn)主數(shù)據(jù)的同步管理，從而使各個信息系統(tǒng)的主數(shù)據(jù)來源一致。

財務共享信息系統(tǒng)一般需要從公司的ERP系統(tǒng)中調(diào)用采購類的供應商主數(shù)據(jù)、客戶主數(shù)據(jù)、銀行主數(shù)據(jù)；財務類的預算主數(shù)據(jù)、會計憑證相關主數(shù)據(jù)等，筆者試圖將財務共享信息系統(tǒng)變成財務核算系統(tǒng)的輔助系統(tǒng)，即將前端業(yè)務與財務核算業(yè)務通過一定的邏輯有機的結合在一起，這樣可以有效地提高財務核算和支付的準確性和效率，也有效地降低財務作假可能性。經(jīng)過研究表明，對于采購類、預算類、成本類等大部分的主數(shù)據(jù)的調(diào)用，一般在員工發(fā)起申請的時候就應該實現(xiàn)，這樣就可以保證在整個流程中數(shù)據(jù)的一致性，但是對會計憑證和支付相關的主數(shù)據(jù)同步，也可以在財務核算環(huán)節(jié)實現(xiàn)?？傊?，對于主數(shù)據(jù)的調(diào)用，筆者主張在業(yè)務發(fā)生的第一步就實現(xiàn)。

財務共享信息系統(tǒng)的起點和終點應該都是公司ERP系統(tǒng)，中廣核財務共享系統(tǒng)的主數(shù)據(jù)全部來自于公司ERP系統(tǒng)，包括ERP系統(tǒng)人資系統(tǒng)的組織機構、人員歸屬、人員級別，商務系統(tǒng)的供應商信息，銷售系統(tǒng)的客戶信息，財務系統(tǒng)的會計科目、銀行信息等，主數(shù)據(jù)的一致是財務安全性和規(guī)范性的基礎。

財務共享信息系統(tǒng)與公司ERP系統(tǒng)預算數(shù)據(jù)的同步，包括預算凍結和釋放的功能，是實現(xiàn)財務共享工作的基礎。眾所周知，財務共享一般共享公司都分布地域較廣，人員之間大部分并不熟悉，如果支付申請到了財務共享中心的會計核算環(huán)節(jié)，才發(fā)現(xiàn)記賬的成本對象沒有預算，再與業(yè)務財務或者發(fā)起人協(xié)調(diào)預算的調(diào)整，是非常困難的，因此在財務共享信息系統(tǒng)中，必須要設置發(fā)起環(huán)節(jié)預算凍結和會計環(huán)節(jié)預算釋放的功能。

供應商支付信息的自動傳輸，企業(yè)財務共享中心，實際上是一個小型的銀行結算中心，供應商支付信息從財務共享信息系統(tǒng)在銀行的網(wǎng)銀系統(tǒng)的自動傳輸，可以有效地保證支付信息的準確性，也徹底改變了公司出納工作的流程，公司出納將由操作人員，轉變?yōu)橘Y金審核人員，同時系統(tǒng)自動生成的支付信息，較手工錄入支付信息，信息質(zhì)量也有了質(zhì)的飛躍。

在大型企業(yè)中，統(tǒng)一的主數(shù)據(jù)和財務核算信息管理，是企業(yè)財務核算管理的基礎，也使財務信息系統(tǒng)的快速復制成為了可能，因為企業(yè)的信息化的實施過程中，將不再需要向一些業(yè)務和系統(tǒng)均不太熟悉的人調(diào)研所謂的系統(tǒng)需求，從而開發(fā)出來一套半成熟的系統(tǒng)，業(yè)務財務信息系統(tǒng)的實施已經(jīng)有了標準版，信息系統(tǒng)實施容易只需要按照標準進行實施，后臺審核人員也根據(jù)標準對實施的成果進行檢查即可，財務信息系統(tǒng)的快速復制，也將極大地降低企業(yè)信息化的成本。

參考文獻：

朱慧.提升管理水平 財務共享顯初效[J].廣東核電，2012（12-13），第5版.

（作者單位：中國廣核電力股份有限公司）