“特此通知”的用法探析

王安應

通知是《黨政機關公文處理工作條例》中規(guī)定的15個法定文種之一，它的制作和處理一直為人們津津樂道，在使用過程中也常常出現(xiàn)這樣那樣的問題。近日，筆者應邀到一單位去作有關公文寫作與處理的講座，在翻閱該單位歷年的《文件匯編》時，發(fā)現(xiàn)每一份通知的末尾都有一個“特此通知”。那么，該做法是否正確呢？如果欠妥或者不正確又該怎么做呢？

一、標注“特此通知”的目的和意義

“特此通知”與“此令”“此告”“請批示”“特此函達”“望即函復”“特此通告”“特此批復”“請認真貫徹執(zhí)行”“以上意見如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地區(qū)執(zhí)行”等同屬結(jié)束用語。應用文中的結(jié)束用語有兩種：一種是沒有實際意義的，比如書信中跟“此致”連用的“敬禮”，就只是一個敬辭;一種是有實際意義的，比如公文中的結(jié)束語，或用以表達愿望，或用以提出要求，或用以重申強調(diào)。

通知中使用“特此通知”這一結(jié)束語，一般有以下作用：

一是表示重視。發(fā)文機關在闡述完正文內(nèi)容后，鄭重其事地以“特此通知”結(jié)束全文，表明所通知事項十分重要，發(fā)文機關十分重視;同時也是公文莊重性、嚴肅性的體現(xiàn)。二是表示強調(diào)?！冬F(xiàn)代漢語詞典》對“特此”的解釋是“公文、書信用語，表示為某件事特別在這里通知、公告、奉告等等”。通知以“特此通知”作結(jié)，不僅表明發(fā)文機關很重視，也有提請收文對象予以特別關注，認真貫徹落實通知事項之意。

三是行文結(jié)構(gòu)的需要。公文的結(jié)尾，要求簡明扼要，意盡即止，并注意與開頭相呼應。而使用約定俗成、形式固定的公文專用語這種定型式結(jié)尾方式，恰是公文結(jié)尾的一種常見形式。有了“特此通知”，通知就算是有了一個“尾”，文本從結(jié)構(gòu)上也就完整了。

二、“特此通知”使用中的常見問題

“特此通知”在實際公文活動中的使用，主要存在以下問題：一是濫用。就像筆者所見到的那個單位，每一份通知都用“特此通知”，這里邊極少數(shù)可能是恰當?shù)?，大多?shù)可能是多余的。二是位置錯誤。有的置于正文之后下一段的頂格位置，有的置于正文之后下一段居中或靠右的位置，有的甚至置于發(fā)文機關名稱和成文日期的正上方。三是標點使用不當。“特此通知”后到底用不用標點符號，學術界爭論很大、莫衷一是，這造成了實際使用中的嚴重混亂：有的用標點，有的不用標點;有的用句號，有的用感嘆號;有的甚至用黑體加以突出。

三、“特此通知”的正確使用

那么，“特此通知”到底該如何使用呢？這里需要弄清楚下面幾個問題。

一是在什么情況下需要使用，在什么情況下不需要使用。簡短明了、精煉準確，這是公文寫作的基本要求。因此，“特此通知”的使用應遵循這樣一條原則：能不用就不用，能少用就少用。一般來說，下面幾種情況不需要使用“特此通知”。

1.印轉(zhuǎn)類通知中一般不用。這里主要是指批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知和印發(fā)、發(fā)布有關規(guī)章、文件的通知。這類通知講究開門見山、直奔主題、意盡言止，因此無需贅言。例如：

國 務 院

關于印發(fā)《國務院工作規(guī)則》的通知

國發(fā)〔2013〕16號

各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構(gòu)：

《國務院工作規(guī)則》已經(jīng)2013年3月20日召開的國務院第1次全體會議通過，現(xiàn)予印發(fā)。

國務院

2013年3月23日

2.正文開頭已經(jīng)寫明了“現(xiàn)將……情況通知如下：”的一般不用。這主要是為了避免前后重復，同時也為了使行文顯得簡短精要，收到文約而事豐的效果。通知中有這種情況的占絕大多數(shù)，所以絕大多數(shù)通知不用寫特定結(jié)束語。例如：《國務院辦公廳關于繼續(xù)做好房地產(chǎn)市場調(diào)控工作的通知》（國辦發(fā)〔2013〕17號）因為開頭有“為繼續(xù)做好今年房地產(chǎn)市場調(diào)控工作，促進房地產(chǎn)市場平穩(wěn)健康發(fā)展，經(jīng)國務院同意，現(xiàn)就有關問題通知如下：”這樣的表述，所以結(jié)尾再沒有使用也不能使用“特此通知”。

3.通知本身已經(jīng)有了結(jié)尾部分的一般不用。通知的結(jié)束語，除了使用專用術語“特此通知”外，還常用以下三種寫法。（1）總結(jié)式結(jié)尾：總結(jié)全文內(nèi)容，以深化觀點，加深讀者印象;（2）希望式結(jié)尾：發(fā)出號召，提出希望，展望未來，激勵斗志;（3）說明式結(jié)尾：說明生效與施行時間、適用對象及有關事項。如果通知已經(jīng)以這幾種方式收束全文，后面就沒有必要書寫“特此通知”了。例如《國務院辦公廳關于2014年部分節(jié)假日安排的通知》（國辦發(fā)明電〔2013〕28號）的結(jié)尾是這樣寫的：節(jié)假日期間，各地區(qū)、各部門要妥善安排好值班和安全、保衛(wèi)等工作，遇有重大突發(fā)事件，要按規(guī)定及時報告并妥善處置，確保人民群眾祥和平安度過節(jié)日假期。這里采用的就是希望式結(jié)尾，所以后面就不再用特定結(jié)束語了。

除了上面幾種情況外，根據(jù)行文目的和內(nèi)容需要，是可以以“特此通知”作結(jié)的。這種情況下通知的事項相對比較重要，如重要的人事任免、機構(gòu)調(diào)整、預算決算執(zhí)行完成情況等;有時，也可能是出于保持公文結(jié)構(gòu)完整的需要而使用。例如：

重慶市人民政府

關于牟延林等7位同志職務任免的通知

渝府人〔2006〕24號

各區(qū)縣（自治縣、市）人民政府，市政府各部門：

經(jīng)2006年8月25日市人民政府第80次常務會議決定：

任命

牟延林為重慶市教育委員會副主任（正廳局級）;

鐘燕為重慶市教育委員會副主任;

張偉、李憲為重慶市監(jiān)察局副局長;

章勇武為重慶市交通委員會副主任（試用期1年）;

陳流汀為重慶郵電大學校長。

免去

牟延林的重慶文理學院院長職務;

陳流汀的重慶市教育委員會副主任職務;

聶能的重慶郵電大學校長職務。

特此通知

二○○六年八月二十五日

二是“特此通知”當標注在什么位置。關于這個問題，目前學術界已經(jīng)達成共識，即標注在正文結(jié)束后的下一行前面縮進兩個字的位置。其他諸如居中、靠右一側(cè)或置于發(fā)文機關名稱正上方都是錯誤的。

三是“特此通知”后標點的使用問題。首先要明確的是要不要標注標點的問題。盡管這是一個不起眼的小問題，但這個問題不僅涉及公文的規(guī)范化，也涉及語言文字的規(guī)范化，所以應該也必須有一個明確的結(jié)論，以消除人們在實際工作中的困惑。筆者認為，還是加上標點比較好。理由如下：

一方面，可以借助現(xiàn)代漢語中短語和句子這兩個概念加以說明。黃伯榮、廖序東主編的《現(xiàn)代漢語》指出，短語是語義和語法上都能搭配而沒有句調(diào)的一組詞，是造句的備用單位，大多數(shù)短語加上句調(diào)可以成為句子;句子是具有一個句調(diào)，能夠表達出一個相對完整意思的語言單位?？梢?，有無句調(diào)是短語和句子的主要區(qū)別。那么，“特此通知”這個特定結(jié)束語是短語還是句子呢？如果是短語就不需要加標點，是句子自然就得加上標點?！冬F(xiàn)代漢語詞典》對“結(jié)束語”的解釋是：“文章或正式講話末了帶有總結(jié)性的一段話?！眳切略壬凇豆恼娜卣f與公文正文格式化導論——公文寫作一讀通》中也將結(jié)束語明確地稱為結(jié)束句：“公文中常用‘特此某某一類結(jié)束句?！薄疤卮送ㄖ睂儆诠牡慕Y(jié)束語，這毫無疑問;同時，它又是作為句子甚至獨立的段落出現(xiàn)，自然應該加上句末標點。

另一方面，可以從其他結(jié)束語之后標點的使用情況加以說明。公文中除了有許多由單一短語構(gòu)成的特定結(jié)束語之外，還有不少由兩個短語或分句構(gòu)成的特定結(jié)束語，比如“以上請示妥否，請批示”“當否，請批復”“以上意見如無不妥，請批轉(zhuǎn)……貫徹執(zhí)行”“妥否，請予函復”等等。實際工作中，這些結(jié)束語后面都是加了標點的，兩個短語或分句間加逗號，句末加句號。這既符合語言規(guī)范化的要求，也成為一種習慣做法，大家一般都沒有異議。既然這些結(jié)束語后面可以而且應該加標點，那么“特此通知”的后面為什么不加呢？加上又有什么不好呢？難道真像有些學者說的那樣加個標點就不簡潔了嗎？

在明確了“特此通知”后面要不要加標點這個問題后，還要解決加什么標點的問題。我們知道，句子分陳述句、疑問句、祈使句和感嘆句，句末標點一般使用句號、問號或感嘆號。“特此通知”后面使用問號顯然不妥，因為它沒有任何疑問的成分，因此就只能使用句號或感嘆號了。而實際工作中，人們的困惑就在于使用句號還是感嘆號。筆者認為，“特此通知”之意為“特別在這里通知一下”或“特地在這里加以通知”，它是不帶有濃厚感情色彩的——帶有濃厚的感情色彩也不符合表達的要求，所以使用句號比較適宜。實際工作中，許多單位的公文其實也是這么標的。

（摘自《應用寫作》）