新時期會議全過程管理問題探究

彭梅

[摘 要]科學(xué)性的決策離不開會議商討，當(dāng)前很多決策內(nèi)容都需要通過會議形式來進(jìn)行研究。因此，加強(qiáng)會議全過程的管理工作，優(yōu)化會議管理模式，有助于提升會議效率。通常而言，新時期會議全過程管理工作需要從開會目標(biāo)、會議組織、會議流程、會后紀(jì)要、監(jiān)管落實等幾個主要方面，構(gòu)建良好的會議管理模式。本文闡述了新時期會議管理的內(nèi)在相關(guān)，分析了當(dāng)前會議全過程管理中存在的難點(diǎn)，提出了會議全過程管理的核心價值，最后提出管理策略。

[關(guān)鍵詞]新時期;會議全過程;管理問題

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.11.049

1 新時期對會議管理的內(nèi)在要求分析

1.1 會議全過程管理維護(hù)會議利益手段的多樣性

會議全過程管理是調(diào)整會議效率手段主要的手段之一，對于會議利益的維護(hù)作用更加明顯。當(dāng)前我國的會議全過程管理主導(dǎo)力量不明確，在會議全過程管理中帶有明顯的外力干涉痕跡，同時由于當(dāng)前會議管理體制的差異性，我國的會議全過程管理更多的要承擔(dān)決策任務(wù)，并注重對于會議過程的調(diào)整。因此會議全過程管理在強(qiáng)化會議中的調(diào)整手段具有多樣性，其調(diào)整有益于會議內(nèi)部管理的調(diào)整方式完善，充分提升會議效率和質(zhì)量。

1.2 會議全過程管理整合功能的獨(dú)特性

會議全過程管理工作是一個統(tǒng)一的整體，其內(nèi)部不同組成部位之間存在著密切的關(guān)聯(lián)，在會議全過程管理的范疇下，會議的整體性表現(xiàn)在其動態(tài)性上，因此會議全過程管理在會議中具有獨(dú)特的整合功能。在會議中，沖突的發(fā)生是不可避免的，利益沖突在一定程度上削弱了會議管理的整體性，會議全過程管理的利益整合作用可以消解會議活動中的利益沖突，形成整體性的會議力量，從而創(chuàng)造最大的會議利益。再者，會議全過程管理在會議中的作用日趨復(fù)雜化，會議全過程管理的作用主體是會議視野中的自然人，而在會議中，人是具有兩面性的主體，尤其是在利益面前，人類會忽視公共利益而逃避自身的責(zé)任，并且在會議中更加容易出現(xiàn)兩極分化，因此會議全過程管理要發(fā)揮其整合作用對于整個會議都至關(guān)重要，同時其整合功能的發(fā)揮也并非易事。會議全過程管理的整合性體現(xiàn)在對于會議各種利益的協(xié)調(diào)，均衡存在著利益沖突的雙方，從而維護(hù)會議的正常運(yùn)行，保證大多數(shù)人的會議利益和會議人格。

1.3 強(qiáng)化會議人員的參與性

會議全過程管理是指對會議全過程管理的取得、開發(fā)、保持和使用等方面進(jìn)行有效的計劃、組織、激勵和控制活動。它是把人看成一種關(guān)鍵資源，始終承認(rèn)會議參與人是一個會議中的主體，強(qiáng)調(diào)會議中的交流和溝通工作，讓會議參與者更多參與會議的商討和決策，培養(yǎng)員工對會議的責(zé)任和認(rèn)同感。新時期會議全過程管理的重要性體現(xiàn)在：①良好的會議全過程管理可以發(fā)揮人才的潛力，為其成長提供良好的工作環(huán)境，從而激發(fā)其工作積極性，提高會議管理的工作效率;②會議全過程管理能夠優(yōu)化會議內(nèi)部工作，是會議開展的依據(jù)和前提。

2 當(dāng)前會議過程管理中存在的難點(diǎn)

2.1 會議人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜

會議管理承擔(dān)的工作量較大，因此其會議工作人員較多，既有會議現(xiàn)場的主持人員、操作人員，也有專門的管理人員，同時這些人員的素質(zhì)和學(xué)歷各不相同，給會議全過程管理管理工作的開展帶來了困難。通過對某會議現(xiàn)場人員的調(diào)查顯示，在會議中參與會議的人的學(xué)歷較為復(fù)雜，對于構(gòu)建合理的管理機(jī)制帶來了困難。

2.2 會議的頻繁性

當(dāng)前我國的會議頻繁性較大，會議的頻繁性較強(qiáng)，參與會議的隊伍通常會隨著會議項目而不斷流動，雖然會議現(xiàn)場的會議時間固定，但是由于會議現(xiàn)場管理的混亂，造成了會議效率低下，同時下屬的會議管理部門也根據(jù)會議項目的具體情況而組建，從而造成了管理機(jī)構(gòu)的不確定，造成了管理工作難以開展。此外會議隊伍人員的頻繁性較強(qiáng)，往往會議項目的位置發(fā)生變動，其會議隊伍也會相應(yīng)發(fā)生變動。

2.3 會議評價信息的收集困難

會議的目的是通過會議評價信息的收集來完成決策的科學(xué)性的評估，同時傳達(dá)相關(guān)的政策信息，但是在當(dāng)前的會議管理中，存在著會議評價信息收集困難的現(xiàn)象，為會議全過程管理帶來了諸多的不便。尤其是在一些會議中，由于缺乏有效的溝通和交流方式，會議管理機(jī)構(gòu)的各項管理措施很難及時傳達(dá)到會議現(xiàn)場，此外這些會議現(xiàn)場的監(jiān)督力量較為薄弱，缺乏有效的監(jiān)管，也造成了會議全過程管理全面評價的困難。

3 會議全過程管理在會議中的核心價值

3.1 追求會議生活中的“實質(zhì)公平”

會議全過程管理追求的終極目標(biāo)是會議的實質(zhì)公平，這也是會議全過程管理的核心價值，在會議中，要理解公平的意義，就要結(jié)合其會議關(guān)系，并協(xié)調(diào)會議全過程管理和其他法律的關(guān)系，才能真正把握住會議全過程管理中的公平原則。通常而言會議中的公平離不開會議制度的束縛，同時公平原則的實現(xiàn)要建立在保證會議效率的基礎(chǔ)上，而且公平的范疇要覆蓋到整個會議中，擴(kuò)大會議公平的會議影響力。會議全過程管理強(qiáng)調(diào)會議中的總體效益公平，同時要求個人會議行為符合總體會議的發(fā)展需要，通過國家強(qiáng)制性的調(diào)節(jié)配置功能，改變會議中存在的不公平現(xiàn)象，在實現(xiàn)個人利益的同時，也實現(xiàn)了會議中的實質(zhì)公平。

3.2 強(qiáng)調(diào)會議生活中的“自由”

會議全過程管理追求自由價值，雖然相對于民法而言，會議全過程管理追求自由的熱情相對不足，但是會議全過程管理依然給會議提供了足夠自由的空間，但是這種自由通常是以犧牲個人自由去爭取整體自由，以便于保證其會議發(fā)展的無障礙性。同時會議全過程管理的自由是以會議責(zé)任為本位，強(qiáng)調(diào)在自由的環(huán)境下，形成和諧的會議發(fā)展結(jié)構(gòu)，這也是會議全過程管理追求的最高目標(biāo)之一，此外通過對會議主體的規(guī)范，為會議競爭提供自由有序的環(huán)境，實現(xiàn)全會議的公平正義。

4 新時期會議全過程管理的策略

4.1 建立治理結(jié)構(gòu)和內(nèi)控體系

治理機(jī)構(gòu)是全過程會議管理的原動力，良好的治理機(jī)構(gòu)能夠為會議管理提供有力的支撐，同時會議管理的量化和控制都應(yīng)當(dāng)建立在完善的內(nèi)控體系上。當(dāng)前建立治理結(jié)構(gòu)和內(nèi)控體系是我國會議全過程管理中重點(diǎn)解決的問題。因此會議機(jī)構(gòu)要解決會議管理機(jī)構(gòu)不足的問題，也要健全治理結(jié)構(gòu)，從本質(zhì)上增強(qiáng)對于會議管理的“硬約束”能力，同時建立獨(dú)立的權(quán)利制度、內(nèi)部控制制度，逐步形成以會議管理部門為核心的會議管理組織體系。

4.2 重視利益沖突，保障獨(dú)立性

當(dāng)前會議管理工不具備獨(dú)立性，從而造成了會議管理中存在著較大的利益沖突，尤其是部分會議管理的不足造成“會而不決”的現(xiàn)象，造成了其控制會議管理能力的下降。因此在會議全過程管理工作，要重視委托代理管理和道德會議管理等問題，采用獨(dú)立的會議管理管理體系。首先是要保證會議管理管理部門和內(nèi)控部門的分工，保證其工作的獨(dú)立性，同時也要增強(qiáng)兩個部門之間的合作。其次要求會議管理部門保證會議管理信息的全面性、準(zhǔn)確性、即時性，為會議管理工作提供良好的基礎(chǔ)。此外會議管理部門要把握工作的重點(diǎn)，把工作重點(diǎn)放在信息的采集和整合上，為會議的進(jìn)行提供科學(xué)的決策指導(dǎo)。最后要根據(jù)相關(guān)的管理辦法，對于會議管理執(zhí)行狀況進(jìn)行跟蹤檢查，保證管理工作的成效性。

4.3 進(jìn)行管理思維的創(chuàng)新

會議的管理者要充分認(rèn)識到創(chuàng)新的重要性，要充分認(rèn)識到全過程管理工作的重要性，端正會議管理工作意識，消除會議內(nèi)部的不健全制度。研究調(diào)查顯示，部分會議的管理體系不健全，依然擺脫不了傳統(tǒng)的會議思維，思維的落后造成了會議管理的落后，在管理工作中出現(xiàn)了一系列的問題，同時又缺乏相應(yīng)的專業(yè)管理知識，使會議管理徹底進(jìn)入了混亂。因此，為了避免會議出現(xiàn)的這一問題，會議管理者首先要轉(zhuǎn)變思維方式，從全過程的管理入手，并針對會議自身制定完備的管理流程，對于會議人員培訓(xùn)等方面進(jìn)行重新的規(guī)定，提高會議的整體效率水平。

4.4 進(jìn)行管理模式的創(chuàng)新

管理模式的創(chuàng)新是會議管理制度創(chuàng)新的關(guān)鍵，在會議的管理制度革新中，要把握住工作的重點(diǎn)，一方面是對于會議中人才的管理，創(chuàng)新的關(guān)鍵是人才的使用，對于會議內(nèi)部的管理制度改革要采用優(yōu)秀的人才執(zhí)行，并給予其充分的支持，對于會議中存在的管理弊端，要拋棄人情的觀念;另一方面對于會議事務(wù)的管理，要根據(jù)事情的重要性，進(jìn)行等級分割，并把管理工作安排到位。

4.5 建立領(lǐng)導(dǎo)能力強(qiáng)的管理層

會議的管理者是會議的導(dǎo)航者，引導(dǎo)著會議向著正確的方向發(fā)展，管理者的素質(zhì)直接決定了會議管理制度的質(zhì)量，一個優(yōu)秀管理層能把會議在爭端的邊緣拯救回來，并繼續(xù)發(fā)展壯大，相反，一個不合格的管理層會把會議帶入混亂中。因此，會議要任用優(yōu)秀的高層管理人才，對于會議的管理制度要加強(qiáng)全過程管理，保證會議在正常的軌跡上發(fā)展。

4.6 控制會議數(shù)量、提高會議質(zhì)量

控制會議數(shù)量構(gòu)成了事前控制的工作內(nèi)容，這將直接影響到企業(yè)辦公經(jīng)費(fèi)的節(jié)約問題。因此要會議全過程的管理重點(diǎn)是控制會議數(shù)量管理，根據(jù)會議的必要性和召開形式確定會議數(shù)量，避免形式主義的出現(xiàn)。再者要提高會議質(zhì)量，在會議管理中要圍繞決議與實效間的匹配度來開展會議，加強(qiáng)會議前后的控制工作。

5 結(jié) 論

總之，新時期的會議全過程管理要充分了解管理模式定位，并采用有效的管理措施來進(jìn)行會議內(nèi)容的創(chuàng)新，保證會議管理思維和管理模式符合當(dāng)前的時代要求，從而全面提高會議全過程的工作優(yōu)化，同時要從會議形式、會議核心價值等方面入手，構(gòu)建完整的會議流程，根據(jù)會議工作內(nèi)容制定相應(yīng)的會議管理工作，加強(qiáng)會議管理的執(zhí)行力度，從而保證會議全過程的高效運(yùn)行。

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