新形勢(shì)下高校研究生教學(xué)秘書工作淺析

孫松玉 柯振杰 宮敬

摘 要：研究生教學(xué)秘書隊(duì)伍是高校研究生教學(xué)管理工作的基層執(zhí)行者，是學(xué)校建設(shè)的基本隊(duì)伍之一。與社會(huì)上的其他管理工作的性質(zhì)不同，它是一項(xiàng)管理、服務(wù)與育人相結(jié)合的特殊工作。新形勢(shì)下，研究生教學(xué)秘書隊(duì)伍的和諧、穩(wěn)定與發(fā)展，對(duì)保障高校正常的教學(xué)、科研秩序至關(guān)重要。該文從工作內(nèi)容、特點(diǎn)等方面介紹了研究生教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀，分析了新形勢(shì)下研究生教學(xué)秘書工作中存在的問(wèn)題及原因，最后就如何提高研究生教學(xué)秘書工作水平提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：研究生教學(xué)秘書 教學(xué)管理 工作現(xiàn)狀 工作水平

中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2015）06（c）-0219-02

研究生教學(xué)秘書是高校一線研究生管理者，是穩(wěn)定教學(xué)秩序、規(guī)范教學(xué)管理過(guò)程的重要教學(xué)管理行政人員。其工作水平的高低將直接影響到教學(xué)管理工作水平，而高校的教學(xué)管理工作對(duì)保證研究生培養(yǎng)質(zhì)量至關(guān)重要。因此，在高校管理體制改革不斷深入的新形勢(shì)下，對(duì)研究生教學(xué)秘書工作的思考與探討值得進(jìn)行研究。該文以筆者所在的中國(guó)石油大學(xué)（北京）為例，對(duì)高校研究生教學(xué)秘書工作進(jìn)行了分析。

1 新形勢(shì)下研究生教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀

1.1 工作內(nèi)容

（1）招生工作：招生宣傳、招生簡(jiǎn)章、接待考生咨詢、組織各類研究生復(fù)試和錄取、入學(xué)資格審查等。

（2）培養(yǎng)工作：協(xié)助制定各學(xué)科培養(yǎng)方案及個(gè)人培養(yǎng)計(jì)劃、研究生教務(wù)管理（包括全院排課、選課、考試、補(bǔ)考、成績(jī)登錄及試卷存檔等）、畢業(yè)資格審查、學(xué)籍信息管理、聯(lián)合培養(yǎng)等。

（3）學(xué)位工作：協(xié)助遴選及重新認(rèn)定博碩導(dǎo)、組織和審查論文開題、全日制專業(yè)碩士出入站管理、組織學(xué)位論文送審及答辯、協(xié)助學(xué)位分委員會(huì)做好學(xué)位論文評(píng)定工作、組織學(xué)位授予、相關(guān)材料報(bào)送歸檔等。

（4）學(xué)科建設(shè)：協(xié)助做好學(xué)科（學(xué)位點(diǎn)）的規(guī)劃和建設(shè)、學(xué)位點(diǎn)申報(bào)、學(xué)科評(píng)估等工作。

1.2 工作特點(diǎn)

（1）特殊性和服務(wù)性[1]。

研究生教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)工作是研究生教學(xué)管理，因此，他們要接受研究生院的領(lǐng)導(dǎo)，而其行政隸屬關(guān)系在學(xué)院?jiǎn)挝唬瑥亩麄兙途哂辛穗p重領(lǐng)導(dǎo)的身份特殊性。研究生教學(xué)秘書工作的主要內(nèi)容是服務(wù)，而他們所服務(wù)的對(duì)象卻是特殊的，在知識(shí)分子薈萃的高校，面對(duì)職稱、年齡、閱歷等各異的師生群體，使他們的服務(wù)難度增大。

（2）繁雜性和輔助性。

繁雜性主要體現(xiàn)為既有常規(guī)性的教學(xué)管理工作[2]，又有一些突發(fā)性的教學(xué)異常情況，范圍涉及教學(xué)管理工作的各個(gè)方面，并有很多可能涉及師生的切身利益。輔助性是研究生教學(xué)秘書的基本特征。院系領(lǐng)導(dǎo)除了要完成院系的行政職務(wù)工作外，還有繁重教學(xué)和科研任務(wù)，因此，領(lǐng)導(dǎo)在工作中也不可能面面俱到，這就需要秘書當(dāng)其助手，提醒、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成研究生教學(xué)管理工作。

（3）時(shí)效性和規(guī)律性。

研究生日常管理工作雖然涉及面廣，內(nèi)容繁雜，但這些工作一般都在一定的周期內(nèi)。另外，涉及例如：課程安排、考試、學(xué)籍管理等研究生教務(wù)管理的工作，工作步驟程序基本都類似，有一定的規(guī)律。

（4）原則性和協(xié)調(diào)性。

這個(gè)特殊的崗位是一份原則性極強(qiáng)的工作，必須頭腦清晰，冷靜客觀地反映和處理情況。其工作很可能會(huì)涉及部分老師學(xué)生的個(gè)人利益，這就要求他們?cè)谕瓿赡稠?xiàng)工作的時(shí)候必須把握好自己的原則和尺度。

1.3 素質(zhì)能力要求

（1）協(xié)調(diào)溝通和寫作能力。

研究生教學(xué)秘書作為學(xué)校與學(xué)院之間、師生之間的橋梁和紐帶，經(jīng)常要與研究生院、院系領(lǐng)導(dǎo)、教師及學(xué)生打交道，離不開有效的協(xié)調(diào)和溝通[3]。在日常工作中，研究生教學(xué)秘書必不可少地要撰寫或檢查修改一些教學(xué)文書，如：通知、申請(qǐng)、總結(jié)等，因此必須積累并加強(qiáng)寫作能力。

（2）計(jì)算機(jī)和外語(yǔ)水平。

計(jì)算機(jī)的普遍使用實(shí)現(xiàn)研究生教學(xué)秘書的工作的數(shù)字化管理，大大提高了資料的準(zhǔn)確性和工作效率。因此，必須能夠熟練地使用計(jì)算機(jī)，利用網(wǎng)絡(luò)和教學(xué)管理系統(tǒng)軟件實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化[4]。

（3）創(chuàng)新能力。

在各領(lǐng)域的思想、方法、技術(shù)、手段不斷出新，而且傳播迅速的新形勢(shì)下，學(xué)校正朝國(guó)際化方向發(fā)展，作為研究生教學(xué)秘書，要不斷學(xué)習(xí)、分析，在實(shí)踐中總結(jié)新方法、新觀點(diǎn)與新理論，推動(dòng)教學(xué)管理工作。

（4）身心素質(zhì)要求。

研究生教學(xué)秘書工作繁雜、高壓重責(zé)，既有常規(guī)性的教學(xué)管理工作，又有一些突發(fā)性的教學(xué)異常情況。這就要求他們不僅要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，更需要健全的身心素質(zhì)—— 強(qiáng)健的體魄，良好的心理素質(zhì)。

2 研究生教學(xué)秘書工作存在的問(wèn)題及原因分析

（1）對(duì)研究生教學(xué)秘書工作重視不夠。

高校一般比較重視專任教師科研隊(duì)伍的建設(shè)，而對(duì)于教學(xué)管理隊(duì)伍建設(shè)只重視高、中層管理人員的配置，經(jīng)常忽略研究生教學(xué)秘書管理工作基層隊(duì)伍的建設(shè)。教學(xué)管理隊(duì)伍與教師科研隊(duì)伍相比，在工資待遇、職稱評(píng)定等方面普遍較差，個(gè)人發(fā)展空間有限，從而導(dǎo)致了工作積極性不高，秘書人員流動(dòng)過(guò)快，隊(duì)伍穩(wěn)定性差。

（2）人員專業(yè)化程度不高。

研究生教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)、工作性質(zhì)，決定了他們必須擁有專業(yè)化水平[5]。部分高校把教學(xué)管理作為事務(wù)性工作，對(duì)研究生教學(xué)秘書工作缺乏適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)和指導(dǎo)，研究生教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、崗位培訓(xùn)也成了學(xué)校管理的盲點(diǎn)。由于大部分研究生教學(xué)秘書的學(xué)歷偏低、專業(yè)不對(duì)口，而且缺乏必要的業(yè)務(wù)知識(shí)和先進(jìn)管理技能（如：外語(yǔ)和計(jì)算機(jī)水平等），使得研究生管理水平得不到提升。

（3）高校教學(xué)秘書工作與新的教學(xué)管理體制脫節(jié)。

研究生招生規(guī)模的擴(kuò)大，特別是學(xué)分制管理的實(shí)行，每個(gè)研究生的學(xué)習(xí)計(jì)劃和學(xué)習(xí)進(jìn)程各不相同，從學(xué)生注冊(cè)，到選課、上課、考試等都具有極大的不確定性，他們的工作任務(wù)因此更加繁重。而往往在實(shí)際工作中，研究生教學(xué)秘書習(xí)慣性被動(dòng)地按照領(lǐng)導(dǎo)“指示”來(lái)簡(jiǎn)單地處理研究生管理中的各項(xiàng)日常事務(wù)，工作上缺乏主動(dòng)性和創(chuàng)新性。

3 對(duì)研究生教學(xué)秘書工作的幾點(diǎn)建議和體會(huì)

（1）尊重研究生教學(xué)秘書工作，努力改善工作環(huán)境。

學(xué)校和學(xué)院應(yīng)充分尊重并支持研究生教學(xué)秘書的工作，布置工作時(shí)盡量減少不必要的工作環(huán)節(jié)。研究生教學(xué)秘書作為一線服務(wù)者，應(yīng)多聽取他們?cè)诨鶎拥捏w會(huì)和意見(jiàn)，并對(duì)其工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)給予批評(píng)指正。合理計(jì)算工作量，適當(dāng)提高薪金待遇[5]。許多學(xué)校對(duì)研究生教學(xué)秘書工作量的算法沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，崗位津貼分配水準(zhǔn)不盡相同，這種現(xiàn)象會(huì)挫傷部分研究生教學(xué)秘書工作的積極性。因此，建議高校根據(jù)實(shí)際，制定合理分配方案和標(biāo)準(zhǔn)。

（2）有計(jì)劃地培訓(xùn)和交流，不斷提高研究生秘書的業(yè)務(wù)水平。

學(xué)校應(yīng)給每一位研究生教學(xué)秘書提供科學(xué)的培訓(xùn)、不斷學(xué)習(xí)和掌握研究生教育的各項(xiàng)新方針政策、進(jìn)修和經(jīng)驗(yàn)交流的機(jī)會(huì)；適當(dāng)組織外出借鑒、學(xué)習(xí)兄弟院校的先進(jìn)管理理論和經(jīng)驗(yàn)，讓每一位研究生秘書都感受到自己所良好的發(fā)展前景，有效地提高研究生教學(xué)秘書的整體素質(zhì)和工作熱情[2]。

（3）引入激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)研究生秘書的工作積極性[6]。

將研究生教學(xué)秘書的工作業(yè)績(jī)、能力和態(tài)度作為個(gè)人年度考核、評(píng)職稱、晉升等參考依據(jù)。對(duì)工作業(yè)績(jī)突出、管理能力強(qiáng)、態(tài)度認(rèn)真的人員給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)工作的積極性。同時(shí)，對(duì)懶散、無(wú)責(zé)任心的人員應(yīng)堅(jiān)決按章處理。從而調(diào)動(dòng)他們工作積極性，提高高校研究生教學(xué)秘書隊(duì)伍整體水平。

（4）完善管理制度，進(jìn)行質(zhì)量隨機(jī)抽查，保證研究生的培養(yǎng)質(zhì)量。

制定有效的規(guī)章制度，確保研究生管理工作的制度化、規(guī)范化。發(fā)揮研究生院的職能監(jiān)督作用，加強(qiáng)地對(duì)各學(xué)院的研究生管理工作的檢查，并結(jié)合日常管理中存在的問(wèn)題，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)批評(píng)指正，提高研究生管理水平和研究生培養(yǎng)質(zhì)量。

4 結(jié)語(yǔ)

新形勢(shì)下研究生招生規(guī)模壯大，管理體制改革不斷深入，研究生教學(xué)管理工作水平對(duì)研究生培養(yǎng)和辦學(xué)質(zhì)量的影響日益彰顯。培養(yǎng)建立一支勤奮、進(jìn)取、務(wù)實(shí)、創(chuàng)新的新型研究生教學(xué)秘書隊(duì)伍對(duì)于高校研究生培養(yǎng)工作的順利有效的開展具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義和戰(zhàn)略意義。因此在研究生教學(xué)秘書加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，個(gè)人素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平得到提高的基礎(chǔ)上，學(xué)校管理部門也需要建立科學(xué)合理的績(jī)效考核體系、健全隊(duì)伍激勵(lì)機(jī)制、全面規(guī)劃和落實(shí)隊(duì)伍的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)、制定有效規(guī)章制度并加強(qiáng)監(jiān)督。

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