信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的有效應(yīng)用研究

韓玲

摘要：隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，多樣化的信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到人們的生活和工作當(dāng)中，也在學(xué)校檔案管理當(dāng)中發(fā)揮出了比較大的應(yīng)用作用。在當(dāng)前的學(xué)校檔案管理當(dāng)中，由于檔案數(shù)量的不斷增加和內(nèi)容復(fù)雜化，利用信息技術(shù)是十分必要的，這樣不僅可以省去人力和時(shí)間，還可以保證檔案管理有效性。在應(yīng)用信息技術(shù)之后，我國學(xué)校的檔案管理水平都得到了不斷提升。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；學(xué)校檔案管理；有效應(yīng)用；問題；對(duì)策

隨著信息技術(shù)和科學(xué)技術(shù)的不斷應(yīng)用，各行各業(yè)都大量應(yīng)用了信息技術(shù)，大大提升了經(jīng)濟(jì)效益和工作效率。信息技術(shù)不僅應(yīng)用到了我國商業(yè)發(fā)展區(qū)域當(dāng)中，還應(yīng)用到了我國學(xué)校檔案管理當(dāng)中，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備之后，可以大大解決檔案信息繁瑣性問題，減少工作流程，節(jié)省人力和物資，更重要的一點(diǎn)是，從根本上提升了檔案資料保管效率[1]。因此進(jìn)行學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀和信息技術(shù)應(yīng)用情況研究是十分必要的。

一、傳統(tǒng)學(xué)校檔案管理模式弊端研究

對(duì)于學(xué)校發(fā)展來說，檔案管理是非常重要的，檔案可以說是學(xué)校的核心內(nèi)容和數(shù)據(jù)庫，因此有效落實(shí)檔案管理工作十分必要，要想提升學(xué)校檔案管理效率，必須加強(qiáng)檔案管理，還應(yīng)不斷引進(jìn)信息技術(shù)和智能化設(shè)備，提升數(shù)據(jù)查詢效率，使得查詢者可以在較短時(shí)間內(nèi)獲取自己需要的資料。但如果仍舊實(shí)施傳統(tǒng)學(xué)校檔案管理模式的話，就會(huì)導(dǎo)致很多問題出現(xiàn)。

傳統(tǒng)學(xué)校檔案管理模式應(yīng)用弊端比較多，第一，管理效率比較低，學(xué)校工作人員和學(xué)生數(shù)量是比較多的，學(xué)校檔案內(nèi)容也非常多，如果按照傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行工作的話，會(huì)導(dǎo)致管理流程繁瑣化，無法有效落實(shí)信息保管工作，最終大大降低檔案管理效率。第二，保密性比較低，大量的工作需要大量的人員進(jìn)行管理和整理，因此檔案內(nèi)容保密性也會(huì)下降。第三，信息查詢和檔案維護(hù)工作不好落實(shí)，時(shí)間長了，檔案會(huì)越來越多，內(nèi)容也會(huì)越來越復(fù)雜，單單依靠人工檔案管理的話，不利于后期檔案信息的快速檢索和維護(hù)[2]。

二、 信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)應(yīng)用到了學(xué)校檔案管理當(dāng)中，應(yīng)用信息技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案的智能化管理和高效管理，解決一系列檔案管理問題，應(yīng)用優(yōu)勢主要體現(xiàn)在兩大方面。

第一，在應(yīng)用信息技術(shù)之后，可以形成現(xiàn)代化的學(xué)校檔案管理系統(tǒng)，在這個(gè)管理系統(tǒng)當(dāng)中，有著多樣化的檔案管理軟件，功能非常多也非常強(qiáng)大。在學(xué)校檔案管理工作落實(shí)當(dāng)中，可以有效應(yīng)用多種管理軟件，大大提升了工作效率和問題解決速度，另外還可以降低錯(cuò)誤數(shù)據(jù)出現(xiàn)率，利于相關(guān)數(shù)據(jù)修改。

第二，對(duì)于智能化學(xué)校檔案管理工作來說，必須選擇專業(yè)水平高的人員擔(dān)任和負(fù)責(zé)，檔案管理人員不僅應(yīng)當(dāng)具備較高的專業(yè)水平，還應(yīng)當(dāng)具備較高的職業(yè)道德，可以有效解決學(xué)校檔案管理人員管理水平低、素質(zhì)差的問題。

三、信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用問題

信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用優(yōu)勢是比較大的，但在當(dāng)前的智能化學(xué)校檔案管理工作當(dāng)中，還存在一些尚待解決的問題，主要包括三大問題。

第一，在轉(zhuǎn)變學(xué)校檔案管理模式之后，導(dǎo)致一些問題出現(xiàn)。智能化學(xué)校檔案管理需要依靠計(jì)算機(jī)和相關(guān)信息化設(shè)備完成，這樣就會(huì)導(dǎo)致很多電子文件和數(shù)據(jù)出現(xiàn)，還會(huì)導(dǎo)致檔案載體改變，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變，雖然也可以大大提升檔案管理效率，但也會(huì)導(dǎo)致一系列檔案管理問題出現(xiàn)[3]。

第二，我國當(dāng)前的學(xué)校檔案管理?xiàng)l文比較少，也沒有對(duì)智能化檔案管理要求進(jìn)行明確規(guī)定，導(dǎo)致智能化檔案管理工作失去標(biāo)準(zhǔn)。

第三，在應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理之后，電子文件成了主要的檔案管理內(nèi)容，但這些電子文件復(fù)制率和修改率更高，不利于提升學(xué)校檔案準(zhǔn)確性和完整性。

四、 優(yōu)化信息化檔案管理模式的對(duì)策

要想解決當(dāng)前信息化檔案管理的相關(guān)問題，可以制定并實(shí)施以下對(duì)策，優(yōu)化信息化檔案管理模式。

第一，要不斷提升信息化檔案管理的水平，要在明確當(dāng)前學(xué)校檔案管理相關(guān)問題的基礎(chǔ)上，制定專門化的標(biāo)準(zhǔn)，要從各個(gè)管理流程入手，實(shí)現(xiàn)管理工作標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)，還要提升檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，保證檔案標(biāo)準(zhǔn)足夠完善，并實(shí)現(xiàn)專門化標(biāo)準(zhǔn)的有效落實(shí)[4]。只有有效建立檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案智能化建設(shè)，才能從根本上提升信息化檔案管理效率。

第二，要加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，要在保證學(xué)校檔案相關(guān)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和完整性的基礎(chǔ)上應(yīng)用信息技術(shù)，提升信息化檔案管理質(zhì)量[5]。

第三，要進(jìn)行辦公智能化建設(shè)，在應(yīng)用信息技術(shù)之后，檔案管理工作和計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)的關(guān)系更加密切，只有實(shí)現(xiàn)辦公智能化建設(shè)，才能完善立卷方法，提升檔案管理準(zhǔn)確高效性，才能提升遺漏數(shù)據(jù)補(bǔ)充效率，避免文件變質(zhì)問題出現(xiàn)，利于后期數(shù)據(jù)檢索和查詢[6]。

第四，要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，雖然在應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理之后，管理人員的專業(yè)水平都得到了提升，但還必須定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，不斷拓展檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)面，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感，提升其業(yè)務(wù)能力。

結(jié)語

綜上所述，信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的有效應(yīng)用意義比較大，但在當(dāng)前的信息化學(xué)校檔案管理工作當(dāng)中還存在一些問題，必須不斷完善信息化檔案管理系統(tǒng)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從根本上提升檔案管理效率。（作者單位：河北省滄州職業(yè)技術(shù)學(xué)院辦公室）

參考文獻(xiàn)：

[1]陶改蘭.信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用及其作用[J].山西檔案，2009，（1）：70-71.

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[3]鄭玉環(huán).淺析信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用[J].中國信息技術(shù)教育，2014，（6）：84-85.

[4]蘇友華.淺談信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用[J].黑龍江檔案，2012，（3）：104-104.

[5]劉方.信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用[J].實(shí)驗(yàn)教學(xué)與儀器，2011，28（4）：62-63.

[6]于霞.芻議學(xué)校檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用[J].新校園（上旬刊），2014，（8）：233-233.