企業(yè)檔案管理制度建設(shè)之我見

張靜

摘要：企業(yè)檔案管理制度是規(guī)范和推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作有效運(yùn)行的基礎(chǔ)和前提。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 制度 檔案管理

現(xiàn)代化的企業(yè)管理制度對企業(yè)的生存發(fā)展有著重要的意義，不僅能夠改善企業(yè)生產(chǎn)環(huán)境，而且能減少浪費(fèi)提升經(jīng)濟(jì)效率，可以說現(xiàn)代化管理建設(shè)是企業(yè)轉(zhuǎn)型升級發(fā)展的必由之路。企業(yè)檔案管理作為企業(yè)管理的子系統(tǒng)，也要與時(shí)俱進(jìn)。建立一套規(guī)范的、完善的、科學(xué)的企業(yè)檔案管理制度，有利于加強(qiáng)企業(yè)檔案信息資源建設(shè)和創(chuàng)新服務(wù)建設(shè)，從而進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)的市場競爭力。

近年來我國的企業(yè)體制機(jī)制、業(yè)務(wù)組合、市場布局、產(chǎn)品形態(tài)與企業(yè)文化等方面不斷優(yōu)化創(chuàng)新，企業(yè)內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)、人力資源狀況和管理方式也發(fā)生了深刻變化。為加強(qiáng)傳統(tǒng)管理與現(xiàn)代企業(yè)管理的有機(jī)融合，這就要求我們對企業(yè)原有制度進(jìn)行系統(tǒng)梳理和評估，不斷整合完善各項(xiàng)規(guī)章制度，加快標(biāo)準(zhǔn)化制度體系構(gòu)建、完善制度管理機(jī)制。所以，企業(yè)檔案管理制度的建設(shè)也要提上日程。

1 建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的必要性

企業(yè)檔案工作自從產(chǎn)生之日起就是與企業(yè)相伴而行的，企業(yè)的發(fā)展需要檔案工作，這一點(diǎn)是毋庸諱言的。在市場經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)面臨的形勢更為復(fù)雜，檔案工作不僅為企業(yè)的日常管理與生產(chǎn)活動(dòng)提供服務(wù)，而且還能在發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛的時(shí)候維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度是企業(yè)改革中的重要內(nèi)容，也是企業(yè)檔案工作保持健康發(fā)展的必然階段。①企業(yè)改革需要檔案管理制度的創(chuàng)新。檔案為企業(yè)調(diào)整組織和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)提供重要的信息和依據(jù)。②社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，對檔案工作提出更新更高的要求，為檔案事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展創(chuàng)造了機(jī)遇。③現(xiàn)代企業(yè)制度的建立對檔案工作也提出了新的要求。檔案部門要積極探索檔案工作發(fā)展的新思路，著手進(jìn)行改革，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的創(chuàng)新。

2 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的作用

①市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步深入，現(xiàn)代企業(yè)制度的確立，要求檔案以情報(bào)、信息的形態(tài)為企業(yè)現(xiàn)實(shí)活動(dòng)服務(wù)。由于各企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營、技術(shù)、管理形態(tài)的不同，不僅檔案工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置、運(yùn)行機(jī)制不同，而且在檔案管理的形態(tài)、方式、手段上也會(huì)有所區(qū)別，企業(yè)要根據(jù)自身情況，在充分借鑒傳統(tǒng)企業(yè)檔案規(guī)范化管理制度上建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度，縮短檔案的利用周期。

②隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的歸類范圍也在不斷地變化著。部分企業(yè)檔案建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，設(shè)施落后，檔案業(yè)務(wù)難以開展，信息的公開程度低，處于較為封閉、閑置的狀態(tài)，在共享性上與資源集聚、信息流動(dòng)的現(xiàn)代管理理念不相適應(yīng)，這就需要檔案人員科學(xué)的管理，使檔案能夠有效地應(yīng)用。

③現(xiàn)代企業(yè)檔案管理要以“統(tǒng)一指導(dǎo)、分級保管”為原則，檔案管理為企業(yè)產(chǎn)品的技術(shù)創(chuàng)新提供了信息保障，規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理制度對于提升企業(yè)的核心競爭力有著積極的意義。

④現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度將更多地引入效益觀念，實(shí)行對內(nèi)以價(jià)值計(jì)算服務(wù)水平，對外走經(jīng)營之路，向?qū)崿F(xiàn)檔案信息商品化過渡。

⑤現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的基本條件是檔案部門能夠真正獨(dú)立地?fù)碛泻托惺贡O(jiān)督、指導(dǎo)、檢查的權(quán)利。

3 如何建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度

3.1 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度是現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)容之一，是企業(yè)管理的基礎(chǔ)。檔案工作可以為企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營決策、宣傳教育、政治穩(wěn)定等方面提供可靠依據(jù)和重要參考，因此企業(yè)要根據(jù)戰(zhàn)略規(guī)劃，圍繞企業(yè)檔案工作的方針、目標(biāo)及管理模式，建立規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理系統(tǒng)。

3.2 企業(yè)主管部門必須切實(shí)對檔案工作重視起來，設(shè)立專門的部門和專業(yè)人員開展檔案管理工作，實(shí)行檔案分級保管。傳統(tǒng)的檔案格局已經(jīng)逐漸發(fā)生了改變，企業(yè)要解放思想，樹立檔案直接為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)的觀念，以發(fā)展的眼光來看待企業(yè)檔案管理，實(shí)行檔案信息資源開發(fā)責(zé)任制，強(qiáng)化落實(shí)，抓住重點(diǎn)，在做好常規(guī)工作的同時(shí)，拓展渠道，調(diào)整接收范圍，定期開展檔案利用服務(wù)意見征詢活動(dòng)，保證檔案服務(wù)透明、快捷、方便、高效，確定企業(yè)檔案管理的優(yōu)勢并加以完善和提高。

3.3 盡快建立和完善檔案服務(wù)機(jī)制。企業(yè)要強(qiáng)化檔案的管理工作，自主決定檔案的存毀、出售或轉(zhuǎn)讓。企業(yè)要改善檔案服務(wù)條件，拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，滿足新形勢下企業(yè)對檔案利用與管理的要求，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資產(chǎn)的保值和增值。

3.4 加快企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化步伐。由于時(shí)代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，為了適應(yīng)新形勢，要結(jié)合企業(yè)檔案管理和利用的特點(diǎn)，建立行之有效的科學(xué)管理、安全防范和應(yīng)急處置機(jī)制，對紙質(zhì)檔案實(shí)體進(jìn)行數(shù)字化處理，加大檔案管理的資金投入，大力搞好檔案館舍建設(shè)，建立健全檔案管理制度，實(shí)行檔案安全管理目標(biāo)責(zé)任制，定期進(jìn)行檔案安全檢查，確保檔案的安全，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍的建設(shè)，培養(yǎng)和選用檔案計(jì)算機(jī)管理專門人才，加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，使其在結(jié)構(gòu)、功能、容量等方面都能適應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

總之，建立企業(yè)檔案管理制度，就是為了檔案管理走向系統(tǒng)化，程序化和標(biāo)準(zhǔn)化，使得檔案管理有法可循，有章可依。有了這種制度，也使得企業(yè)管理更方便，更高效。企業(yè)檔案管理制度就是要統(tǒng)一指導(dǎo)、分級管理、職能獨(dú)立、講求效益。

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