新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法

宋淑芹

所有單位的工作要想正常進(jìn)行必然離不開檔案管理，對醫(yī)院來說更是具有較強的特別性與重要性，無論是管理形式還是檔案形式，都可以體現(xiàn)出其所具備的特征。要想順利實施醫(yī)院各項工作、解決醫(yī)院運行與發(fā)展中所面臨的困難、以及順利開展醫(yī)院運行管理工作，檔案管理工作就必須具有規(guī)范性與高效性。

醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要材料，是醫(yī)院珍貴的財富，因為它包括了所有的發(fā)展資料、醫(yī)療文件以及工作記錄。醫(yī)院檔案不但能夠讓我們對以前的治療數(shù)據(jù)有著準(zhǔn)確的掌握，還能幫助我們對醫(yī)院的發(fā)展情況進(jìn)行準(zhǔn)確把握。醫(yī)院以前的檔案管理已經(jīng)無法滿足新醫(yī)改隨著社會發(fā)展而逐步提高的要求了。所以人們對如何改進(jìn)檔案管理、發(fā)揮其作用、并促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展也越來越關(guān)注。

醫(yī)院檔案管理存在的問題

管理方式落后。管理設(shè)備與技術(shù)落后是我國醫(yī)院普遍存在的問題。醫(yī)院在檔案管理上并不具有系統(tǒng)性與科學(xué)性，并且對檔案管理的內(nèi)容沒有做出統(tǒng)一的要求，也沒有統(tǒng)一的管理制度與管理標(biāo)準(zhǔn)。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中受到了廣泛應(yīng)用。不過，還有很多醫(yī)院依然采用可以節(jié)約成本的手工管理方式，這種傳統(tǒng)的管理方式根本無法達(dá)到社會發(fā)展的需求，并且還對檔案的利用與收集有著嚴(yán)重的制約。

管理意識較差。管理人員的職責(zé)意識直接影響著管理工作中檔案管理是否合理有序。由于很多醫(yī)院的檔案管理人員并不具有較強的管理意識、創(chuàng)新的思維模式，對檔案的觀念依然停留在只保存層面上，導(dǎo)致無法對檔案資源進(jìn)行合理有效的利用。

管理員素質(zhì)低。我國很多的醫(yī)院只重視醫(yī)療技術(shù)人員的能力水平，對檔案管理人員的素質(zhì)并沒有太高的要求。由于重視程度較低，導(dǎo)致檔案管理人員基本不具備應(yīng)有的管理水平。加之對檔案人員能力的培訓(xùn)并不積極，也就造成管理能力落后的現(xiàn)象。

醫(yī)院檔案管理改進(jìn)的必要性

醫(yī)院檔案管理工作基本分為后勤檔案管理與醫(yī)療檔案管理兩大類。醫(yī)院裝修、招標(biāo)、綠化、設(shè)計以及建設(shè)等方面；日常運行中的清潔消毒、食堂運行、水電氣以及設(shè)施運行；還有不是醫(yī)院中心項目的外包信息檔案都屬于后勤檔案管理范圍，而醫(yī)療檔案的管理工作則是整理與記載日常醫(yī)療服務(wù)工作。

隨著時代信息化的發(fā)展，基于新醫(yī)改環(huán)境下，對醫(yī)院檔案進(jìn)行有效管理，是醫(yī)院快速發(fā)展與正常運轉(zhuǎn)的保障。檔案管理工作不僅影響著醫(yī)院的發(fā)展與運行，它也是醫(yī)院管理工作的核心。只有對檔案進(jìn)行合理有效的管理，才能優(yōu)化醫(yī)院的醫(yī)療水準(zhǔn)與管理水平。

醫(yī)院檔案管理改進(jìn)的方法

完善管理機制。要想使檔案管理水平得到進(jìn)一步提高，就必須加強檔案法的意識性，并增強對檔案管理的學(xué)習(xí)。特別是醫(yī)院的管理層，不僅對檔案管理的重要性要有充分的認(rèn)知；還要將檔案管理作為醫(yī)院管理的關(guān)鍵，與醫(yī)院的規(guī)劃建設(shè)齊頭并進(jìn)；為了檔案管理工作能更好地進(jìn)行，也要通過大力宣傳獲取員工的支持。建立與完善檔案管理制度對檔案管理工作而言是必要的，只有管理制度具備科學(xué)性才能帶動檔案管理發(fā)展。一個完善的管理機制可以在檔案管理中，有效避免隨意性的出現(xiàn)。醫(yī)院都應(yīng)該依照自身發(fā)展情況，結(jié)合實際，確定系統(tǒng)的、完整的、適合自身的管理機制。

重視管理人員素質(zhì)培養(yǎng)。醫(yī)院檔案管理的水平直接受到檔案管理人員水平的影響。只有建設(shè)一支穩(wěn)定的檔案管理隊伍，才能改進(jìn)檔案管理。醫(yī)院的人才培訓(xùn)中應(yīng)包含對檔案管理人員的培訓(xùn)，這樣才能有效提升人員的專業(yè)能力。人員的思想價值觀一定要正確，從而才能更好地服務(wù)于科研與醫(yī)院臨床工作。檔案管理人員在具備了較強的專業(yè)能力的同時，還要在思想上敢于創(chuàng)新。對檔案管理工作不斷進(jìn)行創(chuàng)新與改進(jìn)，對各種資料積極進(jìn)行整理，可以為使用者提供更便捷的查閱。檔案管理的好壞受管理人員專業(yè)水平的制約，所以在選擇管理人員時要挑選工作能力強、思想積極、專業(yè)水平高的人員。

管理系統(tǒng)現(xiàn)代化。對檔案進(jìn)行有效管理，不僅可以服務(wù)于醫(yī)院業(yè)務(wù)的患者，還能為醫(yī)院帶來良好的社會效益與經(jīng)濟效益。未來醫(yī)院檔案管理的發(fā)展，必然離不開現(xiàn)代化管理技術(shù)。所以，應(yīng)該先引進(jìn)作為現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施的計算機；繼而建立具有防蟲、防潮、防火等功能的檔案儲存室?，F(xiàn)代化的管理系統(tǒng)在提高工作效率的同時，還能最大化的削減物力與人力。具有儲存量大、保密度高等特點的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)是醫(yī)院發(fā)展的必然趨勢。

促進(jìn)檔案發(fā)展的主要動力是完善的科技力量。在網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)上建立院領(lǐng)導(dǎo)主管、部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、管理人員直管的管理模式，是現(xiàn)今社會管理體系中較為完善的管理系統(tǒng)。這種管理模式，有利于各部門工作職能的貫徹執(zhí)行，可以有效避免檔案流失。

加強創(chuàng)新意識。檔案管理人員只有具備了創(chuàng)新精神，才能促使檔案管理工作在現(xiàn)代化快速發(fā)展的時代取得良好的成績。要想檔案管理工作走可持續(xù)性發(fā)展道路，管理人員就必須在原有的、陳舊觀念上取其精華、去其糟粕，不斷推陳出新。激發(fā)管理人員的危機感、使其對工作始終保持最大的熱枕是加強其創(chuàng)新意識的主要途徑。

積極調(diào)研，加強合作。 檔案管理人員為了更好地服務(wù)于科研與臨床工作，要深入臨床一線，對檔案信息進(jìn)行核實與了解，挖掘并整理有價值的信息。為了增強檔案的利用率，還要積極查找檔案在利用過程中的不足與問題。檔案管理人員還要自覺加強與各部門的交流，以期實現(xiàn)資源共享的目標(biāo)。

考核制度要具有科學(xué)性。作為具有長期性與連續(xù)性的工作，檔案管理必須具備科學(xué)的考核制度與嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對檔案管理工作進(jìn)行直接管理，對管理人員實行獎罰分明的管理制度。只有檔案管理人員的管理體制明確了，醫(yī)院檔案管理工作才能更快更好的發(fā)展。

醫(yī)院應(yīng)該充分結(jié)合新醫(yī)改的要求與目標(biāo)，對現(xiàn)有的檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)分析，建立健全檔案管理機制并不斷增強管理人員的素質(zhì)，加大對后勤檔案管理工作與醫(yī)療管理工作的重視度，才能促進(jìn)醫(yī)院管理水準(zhǔn)的提升，并在未來發(fā)展中繼續(xù)走可持續(xù)發(fā)展道路。

（作者單位：唐山市第五醫(yī)院）