淺議如何運用學籍檔案為高校學生做好認證服務

胡曉彤

【摘 要】學籍檔案是高校檔案館藏的重要內(nèi)容之一，各高校的師生

出國、工作、就業(yè)等諸多方面都需要通過查考學籍檔案出具權威性的認證材料。認證服務已成為學籍檔案利用價值的主要體現(xiàn)方式。本文通過加強檔案認證服務工作的管理手段和工作環(huán)節(jié)，實現(xiàn)學籍檔案資源的開發(fā)利用。

【關鍵詞】認證 認證服務 學籍檔案

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2015.07.218

學籍檔案是高校檔案館藏的重要內(nèi)容之一，也是高校學生一生中的第一份檔案，它是一個人學生時期的學習、生活和基本素質(zhì)的原始記錄，是非常寶貴且不可再生的資源，具有法律憑證的作用。何加強學籍檔案管理工作，使學籍檔案在認證服務工作起到應有的作用，是高校檔案管理工作者要思考的問題。

一、檔案認證工作是一種社會需求和以人為本的價值體現(xiàn)

隨著世界范圍的金融危機的蔓延、國內(nèi)就業(yè)壓力的增大，高校畢業(yè)生出國繼續(xù)深造、工作的人數(shù)逐年上升，使我國成為“留學大年”，學歷認證工作已經(jīng)成為一種社會需求，為畢業(yè)生出國深造提供認證服務已成為高等學校檔案工作的共性問題。這種社會需求主要反應在四個層面：一是政府層面開展認證工作以滿足來自社會的需求，為了進一步維護國家學歷制度和學歷證書的嚴肅性；二是各專門行業(yè)對認證工作的需求，如會計師、工程師、營養(yǎng)師、評估師等專業(yè)技術型人員資格認證的需求；三是國內(nèi)外各專業(yè)機構對認證的需求，如國外三大認證機構對來國學習深造的我國留學生進行學習資質(zhì)的認證。四是個人對認證的需求，如個人申請科研基金等實際需求而對本人申請資格的認證等。這些社會認證需求在高校檔案的認證工作主要體現(xiàn)在對“人”的一種證明、認可，高校檔案認證服務工作具有個性化的特點，應“以人為本”。

二、檔案認證工作是一種誠信活動，也是學籍檔案價值的彰顯

1.“認證”的英文原意是一種出具證明文件的行動。具體就是由可以充分信任的第三方證實某一經(jīng)鑒定的產(chǎn)品或服務符合特定標準或規(guī)范性文件的活動。這就是說，第三方的認證活動必須公開、公正、公平，才能有效。這就要求第三方必須有絕對的權力和威信，必須獨立于第一方和第二方之外，必須與第一方和第二方?jīng)]有經(jīng)濟上的利害關系，才能獲得雙方的充分信任。高校檔案館不僅擁有本校所有畢業(yè)生的原始記錄—學籍檔案這一信息資源，同時也是國家認可的第三方的“認證機構”。所以，高校檔案館的認證服務工作是一種誠信活動。

2.檔案利用工作是整個檔案工作的根本意義所在，體現(xiàn)了檔案形成時“以備查考”的原始目的。而檔案部門也正是通過檔案利用實現(xiàn)了與社會的聯(lián)系，也只有通過利用工作與社會互動，才能從真正意義上判斷整個檔案的優(yōu)劣，才能知道基礎工作是否真的切合利用者需求，同時發(fā)現(xiàn)工作漏洞。目前學籍檔案的利用工作涉及到的有學歷、學位、成績等認證工作，主要集中于人才錄用和選拔、出國留學和移民、各種升學考試、專業(yè)技能認定及補發(fā)學歷證明等方面。高校檔案館的認證工作具體內(nèi)容包括：學歷認證工作，即利用學籍檔案這一館藏資源，承擔來自駐華使領館、國內(nèi)、國外認證機構和用人單位的各類不同性質(zhì)的畢業(yè)生學歷、學位、成績單等認證工作。除直接與國外學校、專業(yè)認證機構和使領館的業(yè)務接觸外，還負責出具教育部學位認證中心、全國學位與研究生教育發(fā)展中心、國內(nèi)各省教育廳用人單位，各省高校就業(yè)指導中心等機構的認證工作；負責出具國外ECFMG 、WES、LSAT等考試認證機構的認證報告等等。高校學歷認證工作的流程有接待（來訪、來電、來函）、調(diào)檔和核實、出具各類認證材料等工作環(huán)節(jié)。高校檔案認證工作不僅是學籍檔案資源利用的直接體現(xiàn)方式，也充分發(fā)揮了學籍檔案的憑證價值。

三、檔案認證工作需學籍檔案材料做堅實的基石

1.當前，學歷認證業(yè)務主要通過兩個途徑一是在教育部官方網(wǎng)站查詢相關認證信息；另一個是在高校的相關網(wǎng)站上查詢。而我國教育部在1991年才開展認證工作，在2001年才建立全國高校畢業(yè)生信息網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，提供的相關畢業(yè)生信息只有2001年以后的。這樣就出現(xiàn)了有部分認證信息比如自考、成教等其他國家承認學歷的教育形式因一些不是個人的原因、問題查不到；還有建國后的高中、大學畢業(yè)信息在網(wǎng)上也不能查到等情況。這種情況下，作為記載學生原始信息的學籍檔案就發(fā)揮了主要作用，高校檔案館也是通過查閱學籍檔案完成各種特殊的認證服務工作的。

2.社會上學歷文憑造假、販賣案件時有發(fā)生，破壞了國家高等教育學歷制度的嚴肅性，造成了極為不好的影響。

學籍檔案是學生時期的一個重要記錄，它可以全面了解學生在某個歷史階段中的真實的歷史情況。以齊全完整、準確的學籍檔案材料為依據(jù)，提供可信度很強的認證服務，在畢業(yè)生的定職、晉級、出國等方面起憑證作用，就可以有效防止當今社會上不法之徒假造學歷證書的惡行，發(fā)揮打假的作用。

四、檔案認證工作需要建立夯實的學籍資源系統(tǒng)和完善的認證服務體系

1.檔案認證工作需要既熟悉檔案業(yè)務知識，又有服務創(chuàng)新意識的檔案人才。同時檔案服務人員在認證工作中需樹立高度的責任心和敬業(yè)精神，要兢兢業(yè)業(yè)，任勞任怨，不為任何利益所誘惑，秉公辦事，熱情接待回母校辦理出國留學、就業(yè)及各種證明的畢業(yè)生，為廣大畢業(yè)生提供優(yōu)良服務，使畢業(yè)生在走出校門后，感受到來自母校的關懷和溫暖，為他們的就業(yè)、留學提供幫助。在認證工作中還要開拓視野，不斷創(chuàng)新認證服務工作方式、方法，提升自身綜合的文化底蘊和外語水平，賦予“檔案人”新的內(nèi)涵。

2.加強檔案認證工作管理手段和工作環(huán)節(jié)，制定相關工作規(guī)范，為認證工作提供有序工作保障。在一定程度上杜絕和遏制了虛假學歷證書在社會上的泛濫，為構建誠信社會、促進用人機制的完善，維護高等學校的聲譽，發(fā)揮了一定的作用。

3.加強學籍檔案現(xiàn)代化管理手段，為檔案認證工作服務。

隨著人們法律意識的加強，“用法維權”成為一個不爭的事實。作為檔案提供利用的信息源——學籍檔案涉及范圍廣、數(shù)量大、內(nèi)容復雜，提供利用又需要及時、準確；作為檔案提供利用的主要形式——認證服務也呈現(xiàn)由校內(nèi)向校外、由學校利用向社會利用的發(fā)展趨勢，這就使得學籍檔案朝著規(guī)范化、網(wǎng)絡化的管理方向發(fā)展。運用現(xiàn)代化的手段管理學籍檔案是網(wǎng)絡化時代的要求，也是高校學籍管理現(xiàn)代化的重要標志。

參考文獻

[1]高校檔案管理的問題與對策分析 《齊齊哈爾學報》2008年29 李玉萍

[2]淺談高校檔案管理存在的問題與對策 《廣西大學學報》2008年2黃錦旺

[3]加強高校學歷認證工作的思考 《山西檔案》2008年 增刊 石瑛