探討如何做好財務檔案管理工作

孔艷玲

摘 要：財務檔案，是指機關、企業(yè)單位、事業(yè)單位等在經(jīng)濟活動進行過程中，對于財務活動的真實反映和原始記錄。是各個單位對于自身的經(jīng)濟業(yè)務過程的第一手重要資料和研究依據(jù)。也是單位發(fā)展的重要借鑒資源之一。而在這個健康發(fā)展的過程中，財務檔案作為一個單位經(jīng)營等各項經(jīng)濟活動的直接記述，對于其的管理、審計和應用也逐漸為各單位檔案工作者們所重視。也逐漸成為了財務工作的一個重點難點

關鍵詞：財務檔案；管理；問題；措施；

中圖分類號：F253.7 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

一、財務檔案管理工作中存在的問題

改革開放后，我國社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，并在各方面取得了巨大進步。各項管理工作也逐漸完善起來，并取得了很大成就。財務檔案管理作為管理工作的重要組成部分，也在不斷進步，取得了很好的成績。但在管理工作中依然存在很多問題，主要有以下幾點：

（一）缺乏財務檔案管理意識或管理意識薄弱。記錄單位財務信息的的財務檔案是本單位運營情況的真實寫照，財務將各種財務信息收集并整理歸檔，使之成為單位管理人員進行科學決策的重要參考依據(jù)。但是很多財務管理人員或者企單位的管理層缺乏財務檔案管理的意識或者財務管理意識薄弱，導致很多財務信息的遺漏或遭到損害。其中不乏重要的財務資料和信息，這些財務資料和信息的遺失或損害會直接或間接影響單位的正常運行，從而給單位造成不同程度的經(jīng)濟損失。

（二）缺乏專業(yè)管理人員。目前，只有在大型企事業(yè)單位才設有專門的人員來管理財務檔案，并在財務檔案管理工作上有明確的分工。其他企業(yè)很少設有專門的工作人員管理財務檔案，且管理分工非常混亂，管理部門之間、管理人員之間的職責分工不明確。管理工作的缺位、越位、錯位等現(xiàn)象普遍存在。

（三）財務歸檔工作不規(guī)范。目前很多單位的財務歸檔工作不規(guī)范，難以實現(xiàn)全面歸檔和全面管理。歸檔的內(nèi)容大多只限于收集憑證，制作賬表等簡單的管理工作，對單位經(jīng)營的各種合同、登記憑證等缺乏有效的管理，或者對檔案資料歸檔不合理，保存不完整等。而正規(guī)的財務檔案管理工作除了對賬表及報表的進行歸檔外，還應對企業(yè)單位的經(jīng)濟合同、各類票據(jù)領用登記表、資產(chǎn)評估報告、檢驗資產(chǎn)報告、各種審計報告等進行歸檔，并送往專門的檔案室保存完整。目前財務檔案管理工作中存在的這些不規(guī)范行為，企業(yè)領導應引起足夠的重視。

（四）財務檔案管理的基礎設施不完整。屬于財務檔案管理的檔案資料宜儲存在專門的檔案室，以便整理歸檔和查找。但目前我國大多企業(yè)單位，除一些大型企事業(yè)單位外，沒有設立專門的財務檔案管理室進行檔案管理?；蛘呒词乖O有檔案室，但里面的基礎設施也相當有限，有些只有檔案架子和桌椅.

（五）財務檔案的管理體制不完善。實踐中可以得知，很多的財務檔案管理負責部門沒有系統(tǒng)的分類，存放，利用制度和規(guī)章。有些單位覺得這些文件已經(jīng)使用，不再具有利用價值。而且對檔案學的最基本知識都毫不了解，憑直覺辦事，使得很多常規(guī)的工作都有著很大的內(nèi)耗。投入大，效率低。

（六）從事財務檔案管理的人員不專業(yè)。實際操作中，很多財務檔案管理的工作竟然是由后勤來完成了。這些人員基本沒有必須的業(yè)務素養(yǎng)和專業(yè)的檔案管理和財務工作常識。

二、對于做好單位財務檔案管理工作的幾點淺見

（一）強化財務檔案管理意識。首先，從單位領導到具體檔案工作的操作人員，應該從財務檔案保管意識上著手改變，來對財務檔案管理工作的水平進行提高。財務檔案管理人員首先應認識到財務檔案管理對于單位發(fā)展戰(zhàn)略、單位文化建設和單位核心凝聚力起到的重要作用，重視單位財務檔案管理的積極作用。進而使單位領導層對于財務檔案管理對于整個單位生產(chǎn)經(jīng)營和經(jīng)濟活動的重要性產(chǎn)生積極認識。由上而下對于檔案意識有著較大提高，能夠把財務檔案管理工作形成財務和檔案管理的日?；ぷ髁腥雴挝还ぷ鞯亩唐谌粘讨腥?。其次，財務檔案管理的工作人員應當對自己的檔案管理意識進行提升并緊跟時代發(fā)展潮流。認識到財務檔案管理工作不僅僅對于檔案保存具有重要作用，而且對于單位財務工作也有著重要的監(jiān)督作用。

（二）設立專人負責財務檔案管理工作。財務檔案管理工作關系企業(yè)單位領導的決策，針對很多單位領導忽略財務檔案管理工作的行為，建議管理者重視財務檔案管理工作，并設專人負責該項工作。重視培養(yǎng)財務檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，組織相關的培訓，提高管理人員的業(yè)務能力。使其掌握財務檔案管理的流程，并注重細節(jié)，將檔案編號入冊，便于查找。若企業(yè)的檔案不多，則可將整理好的檔案統(tǒng)一交至檔案室儲存，并分類擺放。

（三）注重財務檔案的分類。利用先進的信息技術，將財務檔案資料科學歸類，建立財務檔案數(shù)據(jù)庫，逐漸轉(zhuǎn)化舊的管理模式，實現(xiàn)電子文件歸檔的電子化，是財務檔案管理的必然趨勢。財務檔案分類細化，

（四）定期培訓，提升財務檔案管理人員素質(zhì)。一個合格的財務檔案管理工作者，應該要求其具有財務人員的從業(yè)資格和檔案管理人員的從業(yè)資格。只有具有這兩方面的專業(yè)知識，才能真正做好財務和檔案兩方面的工作，才能了解工作重心，使財務檔案的真正意義得到充分地挖掘。此外，財務檔案管理人員應注重自身業(yè)務技能和水平的不斷提升。定期參加技能培訓。緊跟技術發(fā)展步伐。以對財務檔案管理工作的日新月異有所適應。

（五）完善財務檔案管理的基礎設施。完善財務檔案管理的基礎設施，并加大對基礎設施建設的投入是提高財務檔案管理的有效途徑。如設置專門的財務檔案管理室，并優(yōu)化檔案室環(huán)境，完善檔案室的基礎設備，這些基礎設施的配備和完善，是提高財務檔案管理水平的有力保障。

總而言之，作為一個高度系統(tǒng)化的工作，現(xiàn)階段我國的財務檔案管理制度還不夠完善。隨著市場經(jīng)濟改革的進一步深化，其中的隱性問題也將逐漸浮出水面。財務檔案管理制度的加強，不僅對于單位檔案的完善有著重要作用，對單位財務的公平、公正和公開也是一個有力的保障。做好財務檔案的研究和分析工作，大到對單位發(fā)展大方向，大戰(zhàn)略的制定；小到對一時一事財務工作的監(jiān)督，都有著不可忽略的重要作用。

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