紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

張暉

摘 要：信息時(shí)代中信息技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，信息時(shí)代環(huán)境下人們的生活方式、工作方式、學(xué)習(xí)方式等都產(chǎn)生了巨大的變化。檔案管理工作也越來越趨向于電子化、網(wǎng)絡(luò)化，趨向于利用現(xiàn)代信息技術(shù)。電子檔案管理方式就在信息時(shí)代環(huán)境下應(yīng)運(yùn)而生了。但是對(duì)于我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理中的紙質(zhì)檔案管理而言，電子檔案管理方式的出現(xiàn)怎樣才能很好的進(jìn)行二者融合，就成為當(dāng)下檔案管理工作中的一大難題了。只有將二者充分進(jìn)行融合，發(fā)揮出二者各自的優(yōu)勢(shì)，才能進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；管理；融合；

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-09-00-01

一、紙質(zhì)檔案管理概況

（一）檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求。紙質(zhì)檔案具有唯一性特點(diǎn)，這一特點(diǎn)能夠展現(xiàn)出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質(zhì)檔案在多年來的發(fā)展成熟過程中，逐漸形成了自身科學(xué)有效的管理機(jī)制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質(zhì)檔案是檔案資料記錄的原始內(nèi)容，是不可涂改和不可復(fù)制的。

（二）紙質(zhì)檔案管理中的存儲(chǔ)和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡(jiǎn)單。紙質(zhì)檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數(shù)字化和現(xiàn)代化的設(shè)備就能直接明了的展現(xiàn)出來。在長(zhǎng)時(shí)間的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理方式是大多數(shù)檔案工作者比較容易接受的。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案管理無(wú)論在什么情況下都能實(shí)現(xiàn)檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。

二、電子檔案管理概述

（一）電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現(xiàn)代信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案資料進(jìn)行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案的最大特點(diǎn)就是占據(jù)的空間面積小。以現(xiàn)在的電子檔案管理的儲(chǔ)存載體量來計(jì)算，一個(gè)U盤的儲(chǔ)存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個(gè)U盤就可以存儲(chǔ)大約20480頁(yè)到1310720頁(yè)的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個(gè)打火機(jī)大小。

（二）電子檔案管理可以多樣化進(jìn)行管理。多樣化管理是依靠貯存內(nèi)容的多樣化而實(shí)現(xiàn)的。電子檔案管理不單單是進(jìn)行文字?jǐn)?shù)據(jù)工作的管理，同時(shí)也可以對(duì)圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲(chǔ)存于同一個(gè)儲(chǔ)存載體上面。這樣的儲(chǔ)存方式改變了紙質(zhì)檔案管理中只可以進(jìn)行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。

三、電子檔案與紙質(zhì)檔案相比的優(yōu)勢(shì)

紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的一種檔案。電子檔案是由數(shù)字電子計(jì)算機(jī)處理的檔案，具有保存和利用價(jià)值。電子檔案本身依賴于計(jì)算機(jī)識(shí)別、處理并儲(chǔ)存，以電子文件的形式存在。當(dāng)前，作為高新技術(shù)產(chǎn)物的電子檔案越來越引起人們的關(guān)注和重視，自然是因?yàn)樗衅洳豢商娲膬?yōu)勢(shì)。

（一）電子檔案的載體形式多樣，可以是磁帶、磁盤、光盤等形式，打破了以往紙質(zhì)檔案單一的以紙張為載體的傳統(tǒng)。并且相對(duì)于紙質(zhì)檔案占用庫(kù)房空間大這個(gè)缺點(diǎn)來說，電子檔案容量大、體積小，可以大大節(jié)省檔案的庫(kù)房空間。從而很大程度上解決了檔案保存與存儲(chǔ)空間的矛盾。

（二）電子檔案是直接由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，省去了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作中的立卷、歸檔、分類等環(huán)節(jié)，使檔案信息的處理快捷、方便，節(jié)省了大量的整檔時(shí)間。并在提供利用上提高了利用率，方便了利用者。另外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的利用，需要利用者親自到檔案館查找、閱讀，而電子檔案可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，使異地利用成為可能，也省掉了查閱者路途奔波的時(shí)間。

（三）相對(duì)于紙質(zhì)檔案容易損壞、老化的缺點(diǎn)，電子檔案有很好的復(fù)用性。電子檔案重復(fù)利用多次也不會(huì)有任何損失和破壞。電子檔案的重復(fù)利用在另一程度上也增長(zhǎng)了紙質(zhì)檔案的壽命。

四、紙質(zhì)檔案與電子檔案相比的優(yōu)勢(shì)

（一）傳統(tǒng)檔案學(xué)理論強(qiáng)調(diào)，檔案文獻(xiàn)必須有原始性，即必須是原生載體和原真內(nèi)容，以確保檔案文獻(xiàn)的歷史憑證價(jià)值。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就具備原始性與真實(shí)性兩個(gè)方面。一是通過內(nèi)容與原載體的結(jié)合來確認(rèn)；二是通過文件的固定結(jié)構(gòu)與格式來確認(rèn)。紙質(zhì)檔案一旦形成，其所記載的數(shù)據(jù)，信息就不易更改。而計(jì)算機(jī)更改數(shù)據(jù)、信息可以做到完全不被覺察，因此紙質(zhì)檔案的生命力在于它在很大程度上保護(hù)了原始數(shù)據(jù)，信息安全、可靠。

（二）檔案不同于一般的文字材料，不是所有網(wǎng)上辦公形成的數(shù)據(jù)都可作為檔案，而是必須經(jīng)過篩選具有保存價(jià)值的材料。紙質(zhì)檔案的表現(xiàn)和存儲(chǔ)形式直觀簡(jiǎn)單明了，并具有方便保存閱讀等特點(diǎn)。紙張記錄材料的穩(wěn)定性特點(diǎn)更是電子檔案所不具備的。

五、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

（一）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的必要性。紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點(diǎn)以及信息時(shí)代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質(zhì)檔案管理?yè)碛辛藱n案管理的基本特點(diǎn)，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲(chǔ)量、方便攜帶、方便利用等特點(diǎn)。信息時(shí)代環(huán)境下電子檔案管理模式已經(jīng)深入人心，其電子化和信息化等特點(diǎn)更是社會(huì)發(fā)展的必然選擇。但是紙質(zhì)檔案管理有著長(zhǎng)久以來科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w系，這是電子檔案管理無(wú)法取代的。因此紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理在當(dāng)下信息時(shí)代環(huán)境下都擁有了彼此無(wú)法替代的特點(diǎn)和作用，將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。

（二）紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合。紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當(dāng)中實(shí)現(xiàn)二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進(jìn)行采用紙質(zhì)檔案管理方法的同時(shí)也采用電子檔案管理方法。通過二者的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行融合，確保二者在管理工程中的無(wú)縫銜接，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)通通結(jié)合起來，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合實(shí)施策略如下： 1、針對(duì)已經(jīng)保存的紙質(zhì)檔案可以通過拍照、復(fù)印、掃描等進(jìn)行信息化處理制作成為相對(duì)應(yīng)的電子檔案。2、建立健全紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合機(jī)制，檔案管理工作人員原則上要按照融合機(jī)制進(jìn)行檔案管理工作。通常在查閱和檢索檔案資料的時(shí)候利用電子檔案進(jìn)行，減少紙質(zhì)檔案的使用磨損。3、將二者都作為一種檔案資料的展現(xiàn)形式展現(xiàn)給利用者，滿足利用者對(duì)于檔案資料的需求。

檔案事業(yè)的發(fā)展離不開檔案室的工作質(zhì)量提高，檔案事業(yè)才能提高。新時(shí)期檔案事業(yè)只有適應(yīng)變革才能有所發(fā)展。紙質(zhì)檔案與電子檔案在當(dāng)前以及今后相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)時(shí)期將互為補(bǔ)充，取長(zhǎng)補(bǔ)短，長(zhǎng)期并存。紙質(zhì)檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)。紙質(zhì)檔案保存反映歷史真實(shí)面目的可靠記錄，電子檔案可以發(fā)揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性。數(shù)字時(shí)代電子檔案和紙質(zhì)檔案相輔相成，相得益彰，為社會(huì)發(fā)揮其巨大的作用。